Como aplicar o Kaizen? Descubra em 7 passos

No contexto organizacional, entender como aplicar o Kaizen oferece aquilo que a maioria dos empreendedores procura: diminuição de custos e aumento da produtividade.

Por isso ele pode ser aplicado em diversos tipos e portes de negócios e seus respectivos setores. Geralmente, os líderes optam por utilizar essa ferramenta em áreas que impactam significativamente o faturamento da empresa.

Antes de tirar todas suas dúvidas sobre esse método, tenha em mente que ele é um processo mais lento, que acontece de forma contínua.

Isso porque, ao contrário do que muitos pensam, melhorar não exige grandes revoluções. Como aplicar o Kaizen propõe justamente o oposto: com pequenas melhorias diárias, realizadas por toda a equipe, sua empresa pode ter resultados promissores a médio e longo prazo. Por conta disso, é uma metodologia que deve ser inserida na cultura organizacional da companhia.

Aproveite este artigo para descobrir o que é e como aplicar o Kaizen na sua empresa de forma eficiente!

O que é a filosofia Kaizen?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa e significa “mudança para melhor”. Esse conceito defende a promoção de melhoria contínua em diferentes aspectos da vida: pessoal, familiar, social e profissional.

A filosofia Kaizen surgiu na década de 1950. Naquela época, o Japão ainda lutava para se recuperar da derrota sofrida na Segunda Guerra Mundial e superar as graves dificuldades econômicas devido às grandes perdas no conflito.

Além disso, durante a ocupação norte-americana, logo no início do pós-guerra, as condições de trabalho eram extremamente precárias.

Quando os EUA deixaram o solo japonês, o governo do país deu início a vários estudos que tinham como objetivo promover ações capazes de fortalecer a indústria e reerguer a economia do Japão.

Assim, foi criado um sistema de melhoria contínua. O foco desse sistema eram os processos internos das empresas e os colaboradores que prestavam serviços para elas.

Masaaki Imai é um dos principais responsáveis por esse movimento e considerado por muitos como o pai do Kaizen.

Autor do livro “Kaizen – The secret to Japan ‘s competitive success” e fundador do Kaizen Institute, Masaaki levou seus ensinamentos e suas práticas para todo o mundo. Para ele, o trabalho em equipe deve prevalecer sobre o individual.

Diversas empresas entenderam como aplicar o Kaizen e usam o método para a melhoria contínua. A Toyota, por exemplo, conseguiu incorporar essa filosofia em suas rotinas e é uma das empresas mais bem-sucedidas e competitivas mundialmente.

Como funciona o Kaizen?

O Kaizen é regido por alguns princípios a fim de implantar melhorias diariamente, de forma gradual para não prejudicar o equilíbrio da companhia. A ideia é desenvolver um sistema em que os processos evoluam constantemente, criando padrões de qualidade e sua correta mensuração. A partir dos resultados, os ajustes são realizados.

Entenda como aplicar o Kaizen de acordo com seus princípios:

• Eliminação de desperdícios;
• Envolvimento de todos os colaboradores: da base até o topo;
• Aumento da produtividade sem grandes investimentos;
• Gestão visual e transparente para que todos os problemas sejam visíveis a todos;
• Atenção voltada ao local onde se cria valor de fato (“chão de fábrica” ou ambiente de trabalho);
• Foco nos processos;
• Prioridade às pessoas;
• Aprender fazendo.

Mas como aplicar o Kaizen na prática? Confira agora um passo a passo para você incorporar essa filosofia na sua empresa.

Confira também como implementar a melhoria contínua e leia: Guia completo sobre melhoria contínua: tipos, ferramentas, como implementar e exemplos

Como aplicar o Kaizen em 7 passos

Há como aplicar o Kaizen na empresa seguindo 7 passos principais: defina o líder do projeto; determine os participantes da equipe; identifique as oportunidades de melhorias; estabeleça metas e objetivos; construa um plano de ação; execute as tarefas e atividades do planejamento; e monitore e analise os resultados.

Uma boa notícia para quem deseja utilizar essa ferramenta é que pensar em como aplicar o Kaizen não precisa de grandes investimentos. Para que dê certo, é fundamental que todos os colaboradores se envolvam no processo, desde os funcionários de base até os cargos de diretoria.

A aplicação do Kaizen tem como base o ciclo PDCA, ou seja:

• Planeje (Plan): desenvolva uma hipótese;
• Faça (Do): execute o experimento;
• Verifique (Check): avalie os resultados;
• Aja (Act): aperfeiçoe sua experiência e dê início a um novo ciclo.

Dominar o PDCA é fundamental para entender como aplicar o Kaizen. Assista o vídeo abaixo e saiba mais:

Agora que você compreendeu esse pilar, vamos ao passo a passo de como aplicar o Kaizen na sua empresa!

1. Defina o líder do projeto

Antes de dar início ao seu projeto de melhoria contínua, é preciso definir quem será a pessoa responsável por liderar esse projeto.

O líder escolhido assumirá o papel de atualizar os demais membros da equipe sobre a evolução dos processos e direcionar as ações de acordo com os resultados.

2. Escolha a equipe

A melhoria contínua é um esforço coletivo. Por isso, o segundo passo de como aplicar o Kaizen é a formação das equipes que vão executar as ações de melhoria.

É interessante que os grupos sejam compostos por profissionais de diferentes setores da empresa. Assim, por meio dessa multidisciplinaridade, será possível utilizar diferentes técnicas para solucionar problemas distintos.

Além disso, ao participar ativamente do processo de melhoria, cada colaborador se sente responsável pelos processos

3. Identifique oportunidades de melhoria

A aplicação do Kaizen envolve também a identificação de oportunidades de melhoria.

As equipes devem se reunir para descobrir falhas processuais e analisar todos os problemas que precisam ser solucionados.

Você pode usar ferramentas como os 5 Porquês ou o Diagrama de Ishikawa para investigar causas de falhas, atrasos, desperdícios e retrabalhos.

4. Estabeleça metas e objetivos

Outra dica de como aplicar o Kaizen é estabelecer metas e objetivos para resolução dos problemas apontados.

Essa etapa é importante para que as equipes saibam onde elas devem chegar, ou seja, quais resultados elas devem perseguir.

Mas, lembre-se de que as metas e objetivos precisam estar dentro do padrão SMART, o que significa que elas devem ser Específicas (Specific), Mensuráveis (Measurable), Alcançáveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e com Prazo determinado (Time-based).

Continue aprendendo: Exemplos de metas SMART: entenda o que é na prática e como você pode implementar na sua empresa

5. Construa o plano de ação

As melhorias só serão alcançadas se houver um plano para guiar as ações coletivas e individuais.

As equipes precisam saber o que será feito, quando será feito, por quem será feito, onde será feito, quanto vai custar fazer, qual o orçamento disponível etc.

Ferramentas como o 5W2H são ótimas para esse momento, pois organizam as tarefas de forma simples e visual. Um bom plano de ação evita retrabalhos, já que alinha as expectativas e permite acompanhar o andamento das atividades com mais precisão.

As respostas para essas e outras perguntas ajudam a compor o plano de ação, ferramenta essencial para a aplicação do Kaizen.

6. Execute as atividades

Aqui não tem muito segredo. Depois de definir o plano de ação, é só colocá-lo em prática. Cada um deve fazer sua parte, ajudando o próximo quando necessário e respeitando o orçamento e os prazos definidos.

Caso algo não saia como o esperado, o importante é comunicar rapidamente e buscar, em conjunto, soluções viáveis. Afinal, o Kaizen valoriza o erro como oportunidade de melhoria.

7. Monitore e avalie os resultados

É fundamental que todo o processo de melhoria contínua passe por análises e acompanhamento dos resultados.

Por se tratar justamente de um processo contínuo, é imprescindível monitorar constantemente a evolução das ações para, se necessário, efetuar os devidos ajustes.

Veja também: 4 exemplos de indicadores de desempenho

Como é feito o Kaizen?

O Kaizen é feito de etapas que seguem como base o ciclo PDCA: planeje, faça, verifique e aja. Considerado uma das principais ferramentas de Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta), ele visa encontrar meios e ações que reduzem custos e otimizem processos para elevar a produtividade, a segurança e a qualidade.

Próximos passos: coloque o Kaizen em prática!

Agora que você já sabe o que é e como aplicar o Kaizen, que tal colocar essa filosofia em prática na sua empresa?

Para aplicá-la, basta contar com um software de gestão de projetos para visualizar o status de todas as etapas, potencializando a gestão da equipe e mensuração dos resultados.

Usar um sistema de gestão empresarial é essencial para reduzir custos e elevar a produtividade de todos, especialmente do líder. Isso porque, com ele, é possível centralizar os indicadores de desempenho em um só local e monitorá-los constantemente.

Essa prática resulta em uma tomada de decisão mais ágil, eficiente e focada na melhoria contínua do setor.

O STRATWS One é um software de gestão de performance corporativa ideal para monitorar as atividades e o andamento dos processos. Assim, ao buscar saber como aplicar o Kaizen, será muito mais fácil fazer os ajustes e promover a melhoria contínua.

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