O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

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O método PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Planejar-Fazer-Checar-Agir) emerge como uma solução fundamental para as empresas que desejam aprimorar seus processos, produtos e serviços de maneira sistemática e eficaz. Originário dos princípios da gestão da qualidade total, o PDCA oferece uma abordagem iterativa e cíclica que permite às organizações otimizar suas operações continuamente.

A aplicação do PDCA é particularmente relevante para empresas que buscam não apenas resolver problemas pontuais, mas também instituir uma cultura de melhoria contínua. Este método, ao ser incorporado nas rotinas organizacionais, capacita as equipes a identificar oportunidades de melhoria, implementar mudanças de forma controlada, monitorar os resultados e ajustar as estratégias conforme necessário.

Se você está interessado em saber tudo sobre o método PDCA, como fazer e incorporar na sua empresa, continue a leitura deste conteúdo e confira!

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CICLO PDCA O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

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O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas e oito passos, utilizado para solucionar problemas que não são facilmente visualizados na solução de problemas nas empresas e é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos.

Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Dessa forma, suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções.

Se você quer entender ainda melhor o que é Ciclo PDCA, então, assista a este vídeo:

Como o PDCA é um método interativo, você deve estar se perguntando: o que é isso? É simples. É um tipo de processo que, a cada repetição, é possível alcançar um resultado diferente.

Esses resultados, por sua vez, serão utilizados nas vezes seguintes de forma cumulativa.

Dessa forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo que traz resultados diferentes e complementares a cada utilização, o que faz com que ele seja um método utilizado nas melhorias e alcançar o sucesso na resolução de problemas.

Mas por que esse processo é importante? Simples! Porque possibilita a identificação de problemas, o que torna mais simples o processo de reparação . Além disso, o Ciclo PDCA contempla o acompanhamento dos resultados na “etapa C”, fator importante na gestão.

comparativo pdca
Quadro comparativo de PDCA, DMAIC, A3 e 8D

Dessa forma, o método PDCA pode ser usado tanto na implantação de novas ideias quanto para solução de problemas. Além disso, ajuda na identificação de problemas ou na melhoria contínua e pode ser desdobrado em todos os níveis de uma organização, desde a direção até a operação.

Ficou claro para você o que é Ciclo PDCA? Então, confira as 4 etapas do PDCA:

pdca O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

Como o Ciclo PDCA surgiu?

O Ciclo PDCA também é chamado de ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores.

O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método do Ciclo PDCA, nos anos 1920. Mas o modelo do Ciclo PDCA foi se tornar famoso apenas nos anos 1950, principalmente no Japão, graças ao professor americano William Deming. Ele é considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

  1. Perceber a dificuldade;
  2. Localizar o problema;
  3. Definir o problema;
  4.  Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas;
  5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo a ferramenta de Qualidade PDCA um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Mas seu uso foi aprimorado. Assim, hoje a ferramenta do Método PDCA é uma das principais para a compreensão dos processos e para a solução de problemas.

O método do Ciclo PDCA passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência. E pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

Clareza da estratégia

Quais benefícios o ciclo PDCA traz para seu negócio?

São muitos os benefícios que o ciclo PDCA traz para uma empresa. Logo abaixo vamos citar os principais deles:

  • melhoria contínua: esse é um método de melhoria contínua que permite identificar e solucionar problemas de maneira eficaz. Por meio dela é possível que as equipes trabalhem de maneira sistemática e estruturada para alcançar objetivos de melhoria.
  • solução eficaz de problemas: com essa metodologia os gestores conseguem identificar as causas raízes de problemas e desenvolver soluções efetivas. Isso resulta em processos mais eficientes e na resolução de problemas que estejam prejudicando a qualidade do produto ou o desempenho do negócio.
  • aumento da eficiência: o ciclo PDCA permite identificar desperdícios em processos e eliminá-los, gerando em uma melhoria na eficiência do negócio.
  • melhoria da qualidade: é possível monitorar continuamente a qualidade dos produtos ou serviços e fazer ajustes para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.
  • envolvimento da equipe: com essa metodologia o gestor consegue envolver toda a equipe na melhoria contínua, gerando um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.
  • tomada de decisão informada: como Ciclo PDCA as equipes baseiam suas decisões em dados e mensuração, o que pode resultar em decisões mais informadas e efetivas.

Em resumo, o ciclo PDCA ajuda os gestores a alcançarem os objetivos de melhoria contínua, solucionar problemas eficazmente, aumentar a eficiência, melhorar a qualidade, envolver a equipe e tomar decisões informadas.

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma método científico utilizado para garantir a melhoria contínua de processos e resultados em um negócio. Ele oferece uma metodologia sistemática e estruturada para identificar problemas, investigá-los, desenvolver soluções e monitorar resultados.

Dessa forma, as equipes conseguem trabalhar de maneira eficaz para solucionar problemas e melhorar processos de maneira contínua.

Ao usar o ciclo PDCA, os gestores conseguem basear suas decisões em dados e mensuração, o que resulta em decisões mais informadas e efetivas. 

Ademais, ele permite monitorar continuamente o desempenho e fazer ajustes quando necessário para alcançar objetivos.

Segundo a pesquisa “The History and Development of the PDCA Cycle” publicada na revista “Quality Progress”, o ciclo PDCA se tornou conhecido como uma ferramenta eficaz para a melhoria contínua de processos em diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e governo.

Além disso, a pesquisa “The PDCA Cycle: A Tool for Continuous Improvement in Healthcare Organizations” publicada na revista “Joint Commission Journal on Quality and Patient Safety“, destaca a importância do uso do ciclo PDCA em organizações de saúde, onde ele tem sido amplamente utilizado para aprimorar a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes.

Em resumo, o ciclo PDCA é uma ferramenta valiosa que garante a melhoria contínua de processos e resultados, possibilitando que as equipes alcancem resultados significativos e melhorem continuamente suas operações.

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Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados. Ele é aplicável tanto em pequenas empresas quanto em grandes organizações, em setores de produção ou de serviços.

Algumas das situações em que o ciclo PDCA é frequentemente utilizado incluem:

  • Identificação e solução de problemas: ajuda a identificar a causa raiz de problemas e desenvolver soluções para eles.
  • melhoria de processos: é útil para melhorar processos existentes, seja na produção, nos serviços ou na gestão da empresa.
  • implementação de novos projetos ou iniciativas: o ciclo PDCA é usado para planejar, implementar e monitorar novos projetos ou iniciativas, garantindo que eles alcancem seus objetivos e resultados esperados.

Em resumo, o ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados.

Ele é uma ferramenta flexível e versátil que pode ser aplicada em várias situações diferentes, dependendo das necessidades da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduz como:

  • Planejar;
  • Fazer;
  • Verificar;
  • Agir em função do resultado.

Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Existe a possibilidade de utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. Confira a seguir a aplicação em cada etapa:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na identificação e análise do problema e proposição de uma solução (plano). O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer propostas para resolver o problema e/ou melhorar os resultados.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo.

Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que as melhorias sejam alcançadas e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso.

Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”.

Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

2. Observação do problema

Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Nesta etapa procura-se estratificar os dados para permitir uma melhor análise do problema, e identificar focos de atuação. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema (na etapa 4) bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo nos focos que eu entrei?

É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

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PLANILHA DIAGRAMA DE ISHIKAWA 1 O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de propor ações para resolver as causas do problema.

Alguns modelos de Plano de Ação, como o 5W2H, são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente O Que precisa ser feito, Quem será o Responsável e Quando deverá ser concluída cada Tarefa planejada.

Preparamos um vídeo sobre plano de ação completo para ajudar na hora de passar essa etapa:

Leia também: Acompanhe os Planos de Ação da sua empresa de forma simples! Conheça o STRATWs One

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.

Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado.

É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK do ciclo PDCA, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta.

Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do ciclo PDCA. Mas isso é feito na próxima etapa.

4ª etapa: AÇÃO

Nesta última etapa, em função dos resultados checados na etapa anterior, define-se se será necessário executar novamente o método (um novo “Giro do PDCA”) (no caso dos resultados não terem sido  alcançados) ou se as boas práticas identificadas serão padronizadas. É importante compartilhar o aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema corra risco de reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança.

2. Conclusão

É neste momento que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos futuros.

Porque adotar o PDCA?

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

pdca bem estruturada x armadilha

Para que essas vantagens do ciclo PDCA surjam com seu uso, é necessário que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que as ferramentas utilizadas sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo deve ser utilizado sempre que necessário! Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA e sua importância, é hora de aplicar para obter melhores resultados! Veja aqui em mais detalhes um passo a passo sobre como fazer um ciclo PDCA.

Ciclo PDCA

PDCA e SDCA: qual a diferença?

O método SDCA (Standardize-Do-Check-Act) é uma abordagem gerencial focada na padronização e manutenção de processos já estabelecidos dentro de uma organização. A ideia central do SDCA é garantir que os processos existentes sejam executados de maneira consistente e eficiente, mantendo os padrões de qualidade e desempenho.

Normalmente o SDCA é utilizado após uma melhoria ser encontrada enquanto rodava o PDCA. Dessa forma, ajuda a padronizar a melhoria para o restante da empresa ou no setor.

sdca

O ciclo começa com a “Standardize” (Padronizar), onde são definidos e documentados os padrões de operação. Segue-se a fase “Do” (Fazer), na qual os processos são executados conforme os padrões estabelecidos. Em “Check” (Checar), o desempenho é avaliado para garantir que os padrões estão sendo mantidos. Por fim, em “Act” (Agir), são feitas correções para resolver quaisquer desvios ou problemas identificados.

Dessa forma, a relação entre SDCA e PDCA é intrínseca e complementar. Enquanto o PDCA é utilizado para introduzir melhorias e mudanças nos processos, o SDCA é aplicado para manter e padronizar essas melhorias.

Uma vez que um processo é otimizado através do PDCA, o SDCA entra em ação para garantir que os novos padrões sejam consistentemente aplicados e mantidos.

Assim, o SDCA atua como um mecanismo de sustentação das melhorias alcançadas pelo PDCA, garantindo que os benefícios das mudanças sejam preservados a longo prazo.

PDCA e CAPDo: qual a diferença?

A relação entre o CAPDo e o PDCA é de complementaridade, mas com uma abordagem inicial diferente. Enquanto o PDCA começa com um planejamento estruturado seguido pela implementação e análise, o CAPDo inicia com uma análise da situação atual e ações corretivas imediatas, seguidas por planejamento e implementação.

Essa abordagem do CAPDo é particularmente útil em situações onde é necessário responder rapidamente a problemas críticos ou quando uma compreensão profunda da situação atual é essencial antes de se desenvolver um plano de ação.

O CAPDo pode ser visto como uma forma de preparar o terreno para o PDCA. Ao começar com a análise e correção imediata, o CAPDo ajuda a estabilizar o ambiente e fornece insights valiosos que podem ser usados na fase de planejamento do PDCA.

Assim, o CAPDo pode ser utilizado para lidar com questões urgentes e preparar a organização para um processo de melhoria contínua mais estruturado e de longo prazo, conforme proposto pelo PDCA.

Usando a tecnologia a seu favor

Conforme vimos neste artigo, o ciclo PDCA é fundamental para garantir a melhoria nos processos do seu negócio. Mas para ter mais eficiência é essencial contar com uma boa ferramenta de gestão.

Pois, um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Esse é um software de gestão de performance corporativa capaz de unir seu pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados.

Com ele é possível acompanhar facilmente diversos indicadores do seu negócio. Assim, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação.

O STRATWs One conta com 160 mil usuários em cerca de mil empresas no Brasil e no mundo.

Clareza da estratégia