O que é Brainstorming?

O significado literal de Brainstorm é “tempestade de ideias”. Assim, remete a uma técnica de deixar fluir pensamentos sem julgamentos entre uma equipe. Essa técnica foi criada em 1942 e pode ser utilizada em diversos ambientes e situações, com o objetivo de criar novas maneiras de enxergar problemas, de ter ideias de marketing, de definir causas e suas possíveis soluções. Além disso, pode-se explorar a criatividade dos participantes para o surgimento de novas ideias.

Ao contrário do que se costuma pensar, o Brainstorming não deve ser realizado como um bate-papo, no qual as ideias simplesmente podem “cair do céu”.

É importante ter um ambiente propício para que as contribuições dos participantes aconteçam. Por isso, é melhor executado quando há um roteiro mediado por um coordenador e a divisão do processo entre etapas.

Dessa forma, um Brainstorming bem construído é uma técnica útil em agregar conhecimento para os participantes e auxiliar na gestão de problemas.

O Brainstorm entra na fase de Planejamento da metodologia PDCA, focada na Análise do Processo e no Plano de Ação. Assim, é possível determinar as causas que agem sobre o problema e também contra-atacar esses problemas com a criação de planos de ação.

A fase de Planejamento do PDCA também abrange o Estabelecimento da Meta/Identificação do Problema e Análise do Fenômeno, que não se encaixam no uso do Brainstorming por focarem numa análise mais aprofundada do problema/meta e sua própria identificação.

Como fazer brainstorming passo a passo

Agora sim, você vai ver como fazer brainstorming passo a passo.

Para o sucesso de uma reunião de Brainstorming, é necessário que exista um Coordenador para gerenciar as quatro etapas da técnica.

Ele deve ser uma pessoa com experiência sobre o assunto tratado e deve focar na explicação detalhada de cada etapa. Assim, garantindo que elas fiquem claras aos colaboradores, para que não exista nenhuma precipitação ou desordem.

O coordenador também deve garantir com que o ambiente seja adequado para que nenhuma contribuição seja ridicularizada, prezando pela liberdade de expressão e participação dos colaboradores.

Seu papel é de ser um facilitador e criador de um ambiente confortável para todos.

O Brainstorming pode ser realizado dividindo-se em 4 etapas.

É interessante não as estender demais, ou pelo menos fazer com, no máximo, 50 minutos de duração para que o processo não se torne cansativo e difícil de prestar atenção. Se não for possível encurtar as reuniões, é aconselhado dividir o desenvolvimento das etapas em mais encontros, se necessário.

Utilizar o roteiro de etapas proposto aqui no Brainstorm não é obrigatório. Mas é uma dica interessante para garantir maior sucesso no envolvimento das pessoas e no entendimento e resolução dos problemas. Então, vamos ver como fazer brainstorming passo a passo:

1ª etapa: Explicação da Meta/Problema

O Coordenador explica ao grupo qual é a meta ou problema a ser analisado. Assim, todas as informações disponíveis sobre o objeto de estudo devem ser entregues aos colaboradores. Dessa forma, a preparação para o Brainstorming será feita da forma mais completa e didática possível. Feito isso, é aconselhado fazer uma reflexão inicial sobre os fatores que influenciam o problema. Além de pensar sobre as diversas perspectivas que envolvem tanto a causa do problema quanto a sua solução.

Nessa etapa, pode ser utilizado o diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Espinha de Peixe, que auxilia na exposição das causas e dá uma visibilidade ao problema. Por exemplo, o problema analisado é a falta de engajamento dos funcionários de uma empresa. O diagrama pode ser feito da seguinte forma:

2ª etapa: Determinação das causas

É nessa fase que surge o apontamento das possíveis causas que provocaram o ocorrido, de forma organizada e horizontal (todos têm as mesmas oportunidades de opinarem). O Coordenador deve induzir os colaboradores a refletirem sobre essas possíveis causas, trocando informações sobre elas e esclarecendo dúvidas sobre sua importância.

Seguindo o exemplo, nessa etapa pode ser feita a distribuição de post-its para todos os participantes, nos quais eles possam escrever as possíveis causas que imaginam influenciar o problema. Dessa forma, a participação das pessoas se torna mais horizontal e justa, já que os menos interativos podem se expressar da mesma forma e o receio de julgamentos também é diminuído.

3ª etapa: Hierarquização das causas

Após a leitura das possíveis causas para o problema, os participantes devem determinar a importância das mesmas e refletir sobre elas. Nessa etapa, é possível usar o método dos 5 Porquês para aprofundar e encontrar a raiz dos problemas citados.

A utilização dos papeis ou post-its também pode ser útil nessa etapa. Se duas ou mais pessoas tiverem escrito a mesma causa, é importante considerá-la em prioridade. O Coordenador terá esse papel de ler o que foi escrito e organizar por relevância, assunto etc. Ele tem o papel de classificar as causas apontadas.

4ª etapa: Criação do plano de ação

Depois de definidas as causas mais e menos importantes, é hora de criar contramedidas para contornar a situação. É importante questionar quais dessas ações terão mais impacto, quais são as mais fáceis, rápidas, seu custo financeiro etc.

É possível utilizar o sistema dos papeis novamente, na qual eles são entregues para os participantes, que escrevem o que acreditam ser necessário para solucionar o problema.

Se houver uma grande variação de ações, pode ser um sintoma de que as causas ainda não foram bem determinadas, portanto, é preciso voltar à etapa anterior. Se isso não acontecer, é sinal de que o Brainstorming está sendo bem-sucedido e que é preciso hierarquizar também essas contramedidas.

É interessante utilizar aqui a metodologia 5W2H, geralmente criada em formato de tabela (como mostrado abaixo), que consiste em se fazer algumas perguntas diante das ações pensadas para determinado problema, sendo elas: what (o que), why (por quê), where (onde), who (quem), when (quando), how (como) e how much (quanto).

O que?

Aumentar o engajamento dos colaboradores.

Por quê?

O desempenho tem caído e a rotatividade de funcionários é maior do que o desejado.

Como?

Viabilizando uma cultura organizacional que acolha os colaboradores e incentive seu desempenho.

Onde?

Em toda a organização.

Quem?

CEOs, gerentes etc.

Quando?

A partir da data do Brainstorming.

Quanto?

Definir quanto custam as ações de engajamento para a empresa.

Criamos um vídeo com o resumo das etapas para você consultar quando quiser, confira abaixo. Se inscreva no nosso Canal do Youtube para ter acesso à mais vídeos como esse.

Conclusões

Dessa forma, é importante focar em cada etapa do Brainstorm, dando atenção à opinião de todos os participantes e prezando pela boa organização realizada pelo mediador. Assim, o resultado do processo será enriquecedor e positivo.

Em brainstormings malsucedidos, é possível notar que alguns erros foram cometidos durante o desenvolvimento da técnica, que acabam resultando na dispersão da equipe ou na limitação da contribuição dos envolvidos.

Deve existir um cuidado para que a dinâmica social não seja dominada por indivíduos que intimidam a participação dos outros ou pelo medo de sofrer julgamento pelas próprias ideias. Se isso ocorrer, não tem como fazer brainstorming passo a passo, ele ficará comprometido.

É importante criar um ambiente confortável e igualitário para todos os participantes para que o Brainstorm seja realmente eficiente.

Gostou de aprender como fazer brainstorming passo a passo? Implemente em sua empresa e conte-nos se deu certo nos comentários!