Como utilizar a matriz GUT ou matriz de priorização de processos?

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No dia a dia das empresas, é comum que elas tenham um grande volume de demandas. Muitas dessas tarefas, inclusive, aparecem sempre como “urgentes” e embora sejam, é preciso se atentar ao nível de prioridade dessa ação. Por isso, neste artigo, falaremos tudo sobre a matriz GUT.

Afinal, para melhorar a qualidade e organização desses processos, devemos contar com algumas ferramentas que facilitam o processo de definição das prioridades e a resolução dos problemas.

Um estudo publicado na revista Journal of Applied Behavioral Science destacou a capacidade da matriz de priorização de processos de identificar e avaliar trade-offs (compromissos) relacionados à solução de problemas complexos. 

Outro estudo, publicado na revista Strategic Management Journal, apresentou o uso dessa matriz como uma ferramenta eficaz para o planejamento estratégico, permitindo que as empresas avaliem as alternativas de solução de forma objetiva e sistemática.

Isso evidencia que a utilização da matriz GUT pode melhorar a qualidade e a eficiência dos processos de tomada de decisão.

Ela é utilizada para a priorização de tarefas e, principalmente, projetos. Além de saber priorizar projetos, é crucial acompanhar projetos de forma automatizada e eficiente.

Nesse artigo, vamos falar um pouco sobre essa matriz de priorização de processos, que é uma das grandes aliadas dos gestores e de toda a equipe para a gestão da qualidade.

Continue a leitura e confira mais sobre o assunto!

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O que é a Matriz GUT?

A matriz GUT, também chamada de matriz priorização de processos, é uma ferramenta de gestão utilizada para priorizar a resolução de problemas, tomada de decisões ou ações em uma empresa ou projeto.

O nome GUT é um acrônimo derivado das palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios utilizados para avaliar e classificar os problemas ou tarefas. A matriz ajuda a identificar quais problemas devem ser tratados primeiro, com base na pontuação atribuída a cada um desses critérios. Vamos entender cada um deles:

1. Gravidade: refere-se ao impacto que o problema pode causar se não for resolvido. Problemas que têm consequências sérias para a empresa, como perda de clientes, danos à reputação ou problemas legais, recebem uma pontuação mais alta em gravidade.
2. Urgência: indica o quão rapidamente é necessário resolver o problema. Problemas que exigem ação imediata para evitar consequências negativas são considerados urgentes e recebem uma pontuação mais alta nesse critério.
3. Tendência: refere-se à evolução do problema com o passar do tempo se nenhuma ação for tomada. Problemas que tendem a piorar rapidamente ou que crescem em escala recebem uma pontuação mais alta em tendência.

Dessa forma, a matriz GUT permite visualizar claramente quais opções são mais favoráveis diante de cada critério e quais delas têm trade-offs mais significativos.

Assim, a Matriz GUT ajuda a agilizar as tomadas de decisão ao definir, com esses três critérios, o nível de importância de cada ação. Assim sendo, a ferramenta pode ser aplicada em qualquer tipo de organização e nas mais diversas situações que demandam priorização ou organização.

Em geral, a utilização da matriz GUT pode melhorar a qualidade das decisões tomadas e aumentar a eficiência dos processos de tomada de decisão. Consequentemente, a organização ganha mais competitividade no mercado.

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Quando surgiu a Matriz GUT?

A matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981 e, por isso, também é conhecida como matriz Kepner Tregoe. Hoje, é um dos métodos mais utilizados para a melhoria da qualidade.

Geralmente, a matriz de priorização é integrada a outros métodos de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento estratégico, análise SWOT ou, ainda, com outras ferramentas, como o 5W2H, para dar mais prioridade na hora de construir um plano de ação para cada problema.

Nessa perspectiva, a utilização do método deve ser feita em conjunto com toda a equipe, de modo que diversos pontos de vista sejam analisados e possam se integrar para atingir o sucesso.

Como funciona a matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta prática e simples de entender. Vamos começar falando sobre cada um dos três critérios:

#1 Gravidade

A primeira letra “G” se refere à Gravidade do problema que está sendo avaliado. Esse critério busca analisar o impacto ou a intensidade que a situação em questão possui, para ter uma noção quantitativa e, também, qualitativa de como o problema pode se refletir na empresa.

Como padrão, leva-se em conta a seguinte escala:

1. sem gravidade;
2. pouco grave;
3. grave;
4. muito grave;
5. extremamente grave.

#2 Urgência

A Urgência está diretamente relacionada ao prazo e tempo necessário para que o problema seja resolvido. Ou seja, considera o período e a celeridade para solucionar o problema.

Uma situação que possui um deadline apertado, por exemplo, terá urgência maior do que aquela que tem um prazo de entrega maior.

Essa escala é construída da seguinte forma:

1. pode esperar;
2. pouco urgente;
3. urgente, merece atenção no curto prazo;
4. muito urgente;
5. necessidade de ação imediata.

#3 Tendência

O terceiro critério para definir as prioridades dos problemas listados na matriz GUT é a Tendência. Esse critério diz respeito ao padrão de repetir ou piorar o problema, com o passar do tempo.

Nesse caso, uma situação que poderá se agravar ainda mais terá um valor maior do que aquela que, embora possua uma urgência maior, não vai piorar com o tempo. 

É o caso, por exemplo, de uma campanha de marketing com algo errado. A lógica é que, quanto mais ela estiver sendo divulgada, maior a chance da mensagem impactar pessoas de maneira equivocada.

Tenha em mente os seguintes critérios:

1. não mudará;
2. vai piorar em longo prazo;
3. vai piorar em médio prazo;
4. vai piorar em curto prazo;
5. vai piorar rapidamente.

Como montar uma matriz GUT?

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão utilizada para ajudar na priorização de resolução de problemas, tarefas ou ações. Ela classifica os itens a serem tratados com base em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Vamos detalhar um passo a passo para ajudar você a montar uma Matriz GUT efetivamente:

1. Identificação dos problemas

Primeiro, liste todos os problemas, tarefas ou ações que precisam ser resolvidos. Este é um brainstorming inicial, então inclua tudo o que vier à mente, sem se preocupar ainda com a priorização.

Em um primeiro momento ter muitas ações para serem priorizadas pode ser perigoso, mas isso vai te dar parâmetros para definir o que é realmente grave, urgente e pode se repetir muitas vezes, por isso, não se preocupe e liste todos os problemas.

2. Aplicação dos critérios GUT

O segundo passo é aplicar os três critérios para para cada problema, tarefa ou ação listada. Um problema na linha de produção, por exemplo, pode ter uma gravidade 3, urgência 4 e tendência 3.

• Gravidade: a importância do problema. Quanto mais grave, maior o impacto negativo se não resolvido. Classifique de 1 a 5, sendo 5 extremamente grave.
• Urgência: a necessidade de tempo. Avalie quão rápido é preciso agir. Classifique de 1 a 5, sendo 5 extremamente urgente.
• Tendência: o potencial de piora do problema com o tempo. Se nada for feito, o problema aumenta? Classifique de 1 a 5, sendo 5 um problema que se agrava muito rapidamente.

3. Cálculo dos scores

Para cada item, multiplique os valores atribuídos para Gravidade, Urgência e Tendência (G x U x T). O resultado será o score do problema, tarefa ou ação. Este score ajudará a determinar a prioridade de cada item.

Um problema com gravidade 4, urgência 3 e tendência 2, por exemplo, tem o score 24.

4. Priorização

Organize os problemas, tarefas ou ações em ordem decrescente de score. Aqueles com os maiores scores devem ser tratados primeiro, pois representam os problemas mais críticos que necessitam de atenção imediata.

5. Plano de ação

Para os itens de maior prioridade, desenvolva um plano de ação detalhado. Isso deve incluir o que será feito, quem será responsável, quais recursos serão necessários e um cronograma.

Leia mais: Plano de ação: como montar um em 7 passos para uma empresa

6. Monitoramento e ajuste

Após a implementação das ações, é crucial monitorar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode incluir a reavaliação dos scores GUT para os problemas não resolvidos ou a adição de novos problemas à lista.

Dicas úteis:

• Seja objetivo na avaliação de Gravidade, Urgência e Tendência. Isso ajuda a manter a consistência.
• Reavalie periodicamente a lista de problemas e a Matriz GUT, especialmente após resolver alguns dos problemas mais críticos, pois as prioridades podem mudar.
• Comunique-se claramente com a equipe ou stakeholders sobre como as decisões de priorização foram tomadas, e mantenha todos a par do progresso.

Como se calcula?

O cálculo desta matriz é realizado atribuindo-se uma pontuação para cada fator. A gravidade representa a importância da tarefa ou problema, a urgência traduz a necessidade de se tomar uma ação imediata e a tendência denota a direção da situação, se está melhorando ou piorando. 

Cada fator é avaliado em uma escala de 1 a 5, sendo que, quanto maior a pontuação, maior é a prioridade da tarefa ou do problema. Após atribuir as pontuações, é feito o cálculo final da matriz, multiplicando-se cada fator.

Por exemplo, se a gravidade é 4, a urgência é 5 e a tendência é 2, o resultado final será 4 x 5 x 2 = 40. Ele pode ser comparado com o cálculo de outras tarefas ou problemas, permitindo a priorização e a tomada de decisões mais eficiente.

Exemplo 1: Departamento de TI da Empresa

• Situação: O sistema de gestão da empresa apresenta falhas recorrentes.
  • Gravidade (5): As falhas no sistema podem causar perda de dados e afetar todos os departamentos.
  • Urgência (5): A correção é necessária imediatamente para evitar prejuízos.
  • Tendência (4): Se não for corrigido, o problema pode se agravar e afetar outros sistemas integrados.
  • Pontuação GUT: 5 x 5 x 4 = 100

Exemplo 2: Gestão de Projetos em uma Agência de Marketing

• Situação: Um cliente está insatisfeito com os prazos de entrega.
  • Gravidade (4): A insatisfação do cliente pode resultar em perda de negócios futuros.
  • Urgência (5): A situação precisa ser resolvida no próximo projeto.
  • Tendência (3): Se não for tratada, a reputação da agência pode ser prejudicada.
  • Pontuação GUT: 4 x 5 x 3 = 60

Priorizando com a matriz GUT

Como já mencionamos, depois de dar um valor para cada critério da matriz, o próximo passo é multiplicar os valores (G x U x T) para encontrar um valor. 

Quanto maior for esse valor, maior será a prioridade do problema. Confira todo o conteúdo de como montar a matriz GUT com alguns exemplos na imagem a seguir:

A matriz GUT é apenas uma das várias ferramentas que podem ser utilizadas nesse tipo de análise que busca priorizar os diferentes tipos de problema.

Além dela, fatores como Rapidez, Autonomia e Benefício (Matriz R.A.B) podem ser usados com base no foco da equipe e do problema analisado.

A lógica é que seu time tenha uma ferramenta capaz de quantificar o nível de urgência dos problemas, levando em consideração os aspectos que são padrões para todos.

Em outras palavras, aquelas demandas que precisam ser resolvidas com urgência, mas nem tanto, deixam de entrar na frente das que devem ser entendidas como prioridade.

Qual o objetivo da matriz GUT?

O objetivo principal da matriz GUT é ajudar a equipe de gerenciamento de projetos a alocar seus recursos de forma mais eficiente, garantindo que as questões mais urgentes e importantes sejam abordadas com prioridade.

Além disso, a matriz permite que o time identifique tendências e previna problemas antes que eles se tornem críticos, melhorando a eficiência e a eficácia do processo de gerenciamento de projetos.

Em resumo, essa é uma ferramenta valiosa para equipes de gerenciamento de projetos que buscam priorizar questões e problemas, alocando recursos de forma mais assertiva. 

Ao usá-la, as equipes podem ter uma visão mais clara da situação e tomar decisões informadas para garantir o sucesso de seus projetos.

Ademais, a matriz GUT evita que os colaboradores percam tempo com tarefas que não são relevantes para o negócio e, com isso, a empresa ganha em agilidade e objetividade. Como resultado, há uma maior satisfação dos clientes da organização.

Quais são os benefícios de se usar a Matriz GUT?

Até aqui, já ficou claro que a matriz GUT é vital para a tomada de decisão em gerenciamento de projetos ou em outros contextos organizacionais, certo? 

Para complementar, os benefícios incluem:

• priorização: permite priorizar problemas ou oportunidades de acordo com sua importância e urgência. Isso ajuda a garantir que a equipe esteja focando seus esforços nos aspectos mais críticos da situação;
• comunicação assertiva: fornece uma visualização clara dos problemas e oportunidades, tornando mais fácil a compreensão e discussão dos próximos passos;
• alinhamento de objetivos: ao identificar claramente as metas de alta prioridade, a matriz GUT ajuda a garantir que todos na equipe estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos, o que pode levar a uma colaboração mais eficiente.

Em resumo, essa é uma ferramenta poderosa para auxiliar os gestores a priorizar suas ações, comunicar os objetivos e assegurar o alinhamento deles, levando a resultados mais eficientes e efetivos.

Como utilizar a matriz de priorização de processos em sua empresa?

Para começar a utilizar essa matriz, é necessário reunir a equipe para um brainstorming inicial, no qual serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados.

No próximo passo, os colaboradores devem fazer suas avaliações e enumerar os problemas, conforme as notas e seus respectivos pesos, tal como explicado anteriormente.

Um ponto importante é que, ao trazer isso para o time, destaca-se que nenhum problema é menos ou mais importante, apenas o nível de priorização é maior ou menor.

Nesse cenário, todos os colaboradores entendem que seus problemas são importantes e, em algum momento, eles serão resolvidos. No entanto, existem aqueles com um grau de prioridade maior.

Siga o passo a passo para construir uma Matriz GUT em sua empresa:

1. Construa a tabela colocando nas linhas todos os problemas a serem analisados;

2. Classifique os problemas para cada uma das variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência) levando em consideração a numeração apresentada anteriormente;

3. Multiplique as três notas e construa um ranking de problemas com os resultados;

4. Dê prioridade aos problemas com maior nota analisando seus pontos fracos;

5. Por fim, elabore um plano de ação para contra-atacar esses problemas!

Se preferir, baixe agora mesmo o conteúdo contendo o template da Matriz GUT e também da 5W2H para criar planos de ação e priorizá-los, levando em consideração os critérios da ferramenta, conforme explicado.

Uma outra ferramenta que pode te ajudar nessa etapa é a Matriz RACI. Com ela, fica muito mais fácil definir os responsáveis para cada ação que vão atuar no seu plano de ação, deixando claro quem serão os responsáveis, aprovado, consultado e informado, melhorando e organizando toda a comunicação da organização.

Próximos passos

Se você chegou até aqui, sabe que a matriz GUT de priorização é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização. 

Aliás, a metodologia pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Com a solução, pode-se unir o pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados, além de acompanhar facilmente diversos indicadores do negócio, de maneira realmente estratégica.