Plano de ação: como montar um em 7 passos para uma empresa

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Você sabe como montar um plano de ação? É fundamental para uma empresa ter um plano para atingir metas em seus projetos e obter os melhores resultados. Nesse cenário, o plano de ação pode ser utilizado tanto para alcançar um planejamento a longo prazo, quanto também para realizar uma mudança de rota.

Por isso, a criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe é uma atividade que todos os gestores em algum momento precisam fazer.

Leia também: Ferramentas de tomada de decisão: como escolher a ideal para o seu negócio?

E o desafio está em conquistar os liderados e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

Por isso, neste post, vamos conversar sobre como elaborar um plano de ação eficiente e engajar sua equipe.

Antes, veja um material 100% gratuito que a Siteware preparou para você. Trata-se de um template da ferramenta 5W2H, usada para elaborar planos de ação. Baixe agora:

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia definida para definir metas e objetivos, as atividades que devem ser realizadas, apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e acompanhar o andamento de um projeto, para que se possa atingir os melhores resultados.

Dessa forma, um plano de ação costuma ser encontrado em um documento ou conjunto de passos organizados que descrevem como alcançar um objetivo específico ou resolver um problema. É uma ferramenta essencial no planejamento e gestão, ajudando a guiar a execução eficaz e eficiente de tarefas e atividades necessárias para atingir metas pré-definidas.

Normalmente um plano de ação conta com os seguintes elementos:

• objetivo;
• descrição do problema ou situação;
• metas e resultados esperados;
• ações necessárias;
• responsabilidades;
• recursos necessários;
• cronograma e sequência de atividades;
• avaliação e monitoramento.

Como criar um plano de ação simples passo a passo:

A estrutura de um plano de ação deve seguir estas etapas que, aliás, também são um excelente roteiro para a apresentação de um plano de ação. Antes de continuar lendo nosso artigo, veja o vídeo abaixo e aprenda dicas para colocar seu plano em prática:

1. Saiba aonde quer chegar

O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar o planejamento estratégico da empresa. Você, como líder, guia suas ações pelos objetivos corporativos.

Comece listando a forma com que a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da empresa.

Portanto, tanto você como sua equipe irão saber como suas atitudes cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas.

Isso ajuda a engajar o time, tendo uma visão do seu papel no todo.

2. Crie metas mensuráveis

Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o próximo passo é a criação de metas mensuráveis.

O objetivo do plano de ações precisa ser definido claramente, afinal um plano de ação serve para atingir metas.

Pense em metas que permitam à sua equipe visualizar o que foi realizado. Assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos objetivos. Caso não sejam atingidas, você poderá cobrar e avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo.

Mais adiante vamos mostrar uma ferramenta que mostra como fazer um plano de metas para seus projetos.

3. Liste as tarefas a serem executadas

É importante que todas as atividades necessárias para o atingimento do objetivo sejam listadas e atribuídas a um responsável. Assim, juntamente a equipe, liste todas as tarefas e atividades a serem realizadas.

Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas principais atividades relacionadas e depois converse sobre elas com cada um deles.

Dessa maneira, todos têm claras quais as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.

4. Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras. Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas.

Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza sobre as atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.

Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade no gerenciamento. Permite acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitando acompanhar o progresso da meta ou tarefa.

5. Decida os prazos para as entregas cotidianas

Sem prazos específicos, não tem como fazer um projeto de ação e o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo. Algumas tarefas podem nunca ser concluídas.

As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos. Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas.

Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência.

Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe. Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída.

6. Crie uma representação visual para o seu plano de ação

Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano, como o método Kanban. Esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.

Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.

7. Acompanhe as ações com frequência

Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe, e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento frequente um hábito. Cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam fazendo sua parte.

Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe. Não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu acompanhamento.

Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado ou deixado de lado.

Não permita que isso aconteça.

Afinal, para que serve o plano de ação, se não como guia para que a capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da interrupção indesejada.

Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.

Você achou essas instruções um pouco complexas?

Teve dificuldade de visualizar, na prática, como desenvolver um plano de ação?

Fique tranquilo!

Antes de mostrarmos outras metodologias de como montar plano de ação, selecionamos alguns materiais visuais, como exemplo de plano de ação pronto e até uma apresentação de plano de ação modelo.

Exemplos e modelos de plano de ação prontos ou para completar:

Modelo de plano de ação em PPT:

Modelo de plano de ação: template

Esses são alguns exemplos e modelos bastante simples de estruturas de um plano de ação.

Vamos mostrar, a seguir, algumas metodologias e ferramentas que podem te ajudar a descobrir como criar um bem mais completo.

5W2H: Plano de ação “o quê, quando, onde, como e porquê”  

Você sabe como criar um plano de ação, passo a passo, fazendo essas 5 perguntas?

Na verdade, se você reparar com atenção, as respostas a esses questionamentos têm uma forte relação com as etapas de um plano de ação que apresentamos acima.

A ideia é responder cada uma dessas perguntas e, com isso, definir:

• O que será feito? São os objetivos e as metas do plano de ação.
• Quando será feito? São as datas e o cronograma.
• Onde será executado? Nesse caso, trata-se de especificar os locais onde a ação ocorrerá, que podem ser uma sala específica (ou várias) da empresa, sites e ferramentas na internet ou um local externo.
• Como? Qual metodologia será empregada? Que critérios serão usados? Existe uma ferramenta que todos devem usar, um manual de boas práticas ou norma ISO? Quais são as etapas do projeto?
• Por que estamos fazendo isso? É necessário deixar claro qual benefício a realização do projeto trará para a empresa, como agregará valor ao negócio e aos clientes.

O plano de ação 5W2H é uma metodologia bastante utilizada e tem origem na metodologia de como criar um plano de ação chamada de 5W, que depois evolui para 5W2H e que corresponde a estas perguntas em inglês:

• What = o que fazer
• Why = por que
• Where = onde
• Who = quem
• When = quando
• How = como
• How much = quanto

Saiba tudo sobre como criar um plano de ação dessa forma acessando este post do nosso blog: O que é 5W2H e como essa ferramenta pode aumentar a produtividade.

Como fazer um plano de ação com ajuda de outras ferramentas

Como prometido, aqui vão algumas dicas de ferramentas de gestão que podem ajudar você:

1- Definindo metas SMART

Esta ferramenta auxilia na etapa de um plano de ação referente à definição de seus objetivos.

Eles devem se basear nas letras que formam a palavra SMART (inteligente, em inglês), veja como funciona:

• Específica (Specific): a meta não pode ser genérica e ampla, sem trazer referências para a equipe. Ela precisa ser bem objetiva, ter foco e detalhar sem sombra de dúvidas onde se quer chegar.
• Mensurável: o ideal é que a meta seja representada por um número a ser atingido. Para isso, deve ser uma grandeza que se consiga medir sem dificuldades nem demoras.
• Atingível: metas além da possibilidade da equipe só levam a desmotivação. É fundamental definir metas ambiciosas, mas nunca impossíveis.
• Relevante: a meta, ao ser alcançada, deve trazer algum benefício importante para que os objetivos estratégicos da organização sejam atingidos.
• Temporal: é fundamental definir o tempo em que se espera atingir a meta.

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Além disso, confira este infográfico exclusivo e entenda melhor como usar essa ferramenta em seu plano de ação:

2- PDCA: Plano de ação de melhoria da empresa

O método PDCA trata especificamente de como elaborar um plano de ação passo a passo para uma empresa melhorar seus processos.

Ele se divide em 4 etapas, novamente conforme as letras em inglês da sigla:

• Plan = Planejar: descubra o problema, a sua causa raiz, planeja as melhorias e desenvolva um plano de ação.
• Do = Fazer: essa etapa é para engajar os colaboradores e executar o planejamento.
• Check = Checar: verifique os resultados e analise se tudo correu realmente como esperado.
• Act = Agir: as coisas correram bem? Ótimo, a melhoria do processo será implantada definitivamente. Não funcionou? Reinicie seu ciclo PDCA!

Veja mais detalhes, acesse: Melhore sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo

3- Método Ver e Agir

Apesar de tudo que falamos sobre como elaborar um plano de ação e quais são suas etapas, nem sempre é fácil enxergar quais são os problemas e como resolvê-los.

Para ajudar você, trouxemos mais uma ferramenta, o método Ver e Agir.

Veja os passos  a seguir:

• Defina: faça um levantamento dos problemas da empresa por meio de reuniões com a equipe, já pensando em possíveis soluções.
• Priorize: ordene os problemas mais graves com ajuda da Matriz de Priorização GUT e da Matriz de Eisenhower.
• Descreva: analise com a equipe as causas dos problemas e pense em possíveis ações para solucioná-los, assim como os recursos necessários.
• Execute: todos os envolvidos estão de acordo com o que deve ser feito? Então, coloquem a mão na massa!
• Monitore e recolha dados: acompanhe e monitore a evolução dos trabalhos, verifique se estão no caminho certo e faça os ajustes necessários.

Outra ferramenta que pode auxiliar na execução de um plano de ação é o Diagrama de Ishikawa. Para saber mais sobre ele, leia o artigo a seguir: Diagrama de Ishikawa: o que é e como fazer!

O que fazer durante e após o plano de ação?

Quando se trata de implementar um plano de ação, o acompanhamento contínuo e a avaliação pós-implementação são cruciais para garantir o sucesso e o alcance dos objetivos estabelecidos. Aqui estão algumas dicas e estratégias para efetivamente monitorar e avaliar seu plano de ação.

Durante o plano de ação

1. Estabeleça marcos regulares: divida o plano de ação em etapas menores com marcos claros, além de indicadores de sucesso. Isso não só facilita o gerenciamento, mas também permite monitorar o progresso de forma mais eficaz e posteriormente validar se o objetivo do plano de ação foi alcançado.

2. Utilize ferramentas de acompanhamento: utilize ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso. Isso pode incluir softwares específicos, planilhas ou até sistemas de gerenciamento de tarefas.

3. Reuniões de progresso: realize reuniões regulares de acompanhamento com a equipe envolvida no plano de ação. Essas reuniões são oportunidades para discutir desafios, ajustar estratégias e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos.

4. Feedback contínuo: encoraje o feedback contínuo de todos os envolvidos. Isso ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente, além de promover a comunicação aberta.

5. Flexibilidade para ajustes: Esteja preparado para fazer ajustes no plano conforme necessário. A adaptabilidade é chave para lidar com imprevistos e garantir que o plano permaneça no caminho certo.

Após o plano de ação

1. Avaliação de resultados: compare os resultados alcançados com os objetivos estabelecidos inicialmente. Isso envolve analisar dados quantitativos e qualitativos para avaliar o sucesso do plano.

2. Revisão de feedbacks e relatórios: Analise os feedbacks recebidos durante a implementação e os relatórios finais para entender os pontos fortes e as áreas que precisam de melhorias.

3. Lições aprendidas: documente as lições aprendidas durante o processo. Isso é vital para melhorar futuros planos de ação e para o desenvolvimento contínuo da equipe e da organização.

4. Compartilhe os resultados: comunique os resultados do plano de ação para todas as partes interessadas. Isso não só promove transparência, mas também reconhece o esforço da equipe.

5. Plano de ação contínuo: considere a necessidade de um plano de ação contínuo ou de acompanhamento, especialmente se alguns objetivos não foram totalmente alcançados ou se surgiram novas oportunidades.

Como a tecnologia pode ajudar em um plano de ação?

Executar um plano de ação é crucial para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, é preciso organização, documentação e dados confiáveis para que a tomada de decisão seja correta.

Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Ele é um software de gestão desenvolvido pela Siteware que possibilita a execução de diversas ferramentas de plano de ação, como PDCA, 5w2h e Diagrama de Ishikawa.