Metodologias de Gestão

Metodologia 5 porquês: descubra a causa real dos problemas

Metodologia 5 porquês: descubra a causa real dos problemas

Publicação : 12/09/2017

Por Siteware Siteware

6 min

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre metodologia 5 porquês! Deixe nos comentários o que achou.)

A metodologia 5 porquês, também conhecida como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua nas empresas. Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.

Seu criador, Taiichi Ohno, foi arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950 e descreveu o método em seu livro Toyota Production System: Beyond Large-scale Production como sendo a base da abordagem científica da empresa.

Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização e, com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à raiz do problema com clareza.

Nesse texto, vamos mostrar como e por que utilizar a metodologia 5 porquês. Confira!

Tudo sobre a metodologia 5 porquês

Como utilizar a regra dos 5 Porquês?

Assim como uma criança que tem a curiosidade atiçada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar por que várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação.

Alguns fatos precisarão de cinco ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos. Perguntar cinco vezes não é uma regra imutável, isso vai depender da complexidade do problema que está sendo analisado pela equipe.

Por exemplo, uma empresa está com dificuldade nas entregas de produtos. Após algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque. Essa falha foi identificada como um problema interno da própria organização, e não de seus entregadores.

Dessa forma, usando a metodologia 5 Porquês a empresa poderá alterar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. As questões feitas para chegar à raiz do problema poderiam ser:

  1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
  2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
  3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
  4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
  5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Veja outro exemplo prático do uso da metodologia na imagem abaixo:

metodologia 5 porques

Por que o método 5 Porquês é útil?

No dia a dia, é comum resolvermos os problemas de acordo com seus sintomas, já que é difícil encontrar tempo e habilidade para aprofundar neles. Com a ferramenta 5 porquês, torna-se mais fácil e prático obter um resultado satisfatório na solução de problemas.

Dessa forma, a metodologia 5 Porquês foca na causa dos ocorridos e evita com que eles reapareçam em outras situações. Um truque simples e eficiente para eliminar falhas pequenas, porém constantes, que atrapalham o desenvolvimento dos processos.

Esse método faz com que a equipe reflita sobre os problemas de forma mais aprofundada. Focando em chegar numa causa raiz, os sintomas dos problemas se unem para mostrar o que realmente está causando a falha. Sendo assim, fica muito mais fácil chegar numa solução para os problemas.

Investir na análise do problema também faz com que a equipe se una, o que é algo essencial para o desenvolvimento das atividades de uma empresa. Para uma análise em grupo mais metódica e organizada, você pode utilizar das reuniões de Brainstorming.

Quando usar os 5 porquês

Esse é um método interessante para ser utilizado em conjunto quando o grupo se depara com um problema complexo, já que diferentes pessoas podem chegar a diferentes respostas para o mesmo problema.

Fazendo reuniões e discutindo em grupo, será mais fácil chegar a um consenso sobre as causas dos problemas e, assim, ter uma visão mais clara de qual caminho tomar.

Para que a análise 5 Porquês seja bem-sucedida, a equipe precisa ser completamente honesta em suas respostas, além de ter sempre em mente que essa metodologia é complementar a outras de maior complexidade. Para analisar e refletir sobre os problemas da sua empresa não deixe de fazer o download gratuito do nosso template dos 5 porquês!

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Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.