Diagrama de Pareto: o que é, quais os benefícios e como usá-lo?

O Diagrama de Pareto foi utilizado pela primeira vez em 1941. De lá para cá essa ferramenta se tornou destaque no universo corporativo por conseguir identificar relações de causa e consequência, ajudando a identificar a causa raiz dos problemas, para que sejam solucionados. 

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Essa afirmação se torna ainda mais relevante por se tratar de uma técnica estatística que, ao identificar quais processos podem levar ao sucesso de um empreendimento, facilita a tomada de decisões.

Nesse cenário, ele se tornou uma das ferramentas da qualidade indispensáveis para líderes e gestores focados em resolver as dores na rotina.

Se você sente que o desempenho da sua empresa não é satisfatório, continue a leitura desse artigo. Assim, vai descobrir:

• o que é diagrama de Pareto; 
• como essa ferramenta funciona;
• para que ela serve; 
• quando usar o diagrama de Pareto; 
• passo a passo de como fazer um para o seu negócio. 

Continue lendo e confira!

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Afinal, o que é diagrama de Pareto?

O diagrama de Pareto é uma ferramenta que utiliza de recursos gráficos para estabelecer uma proporção de 80/20 para concluir a relação entre diferentes situações. A lógica é que, normalmente, 80% dos problemas acontecem por causa de 20% das causas. Ou seja, caso você resolva as suas principais dores de cabeça, 80% dos problemas serão resolvidos.

Veja estes exemplos da lei de Pareto:

• 80% das reclamações de clientes decorrem de 20% dos produtos/serviços;
• 80% dos atrasos nas entregas partem de 20% dos possíveis motivos para atrasos;
• 80% do faturamento da empresa decorre de 20% da sua força de trabalho;
• 80% do seu lucro é proveniente de 20% de seus produtos ou serviços;
• 80% do custo total de seu estoque decorre de apenas 20% dos produtos.

Por isso, o Diagrama de Pareto é uma ferramenta útil para a tomada de decisões e a alocação eficiente de recursos, pois ajuda a direcionar esforços para as causas mais impactantes, maximizando o retorno sobre o investimento.

Isso porque a liderança sabe que investir na solução de um problema que tem gerado 80% dos problemas irá agilizar e potencializar as ações.

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Quem criou o Diagrama de Pareto?

A Análise de Pareto surgiu com base em uma observação do economista italiano Vilfredo Pareto no início do século XX. Ele concluiu que 80% da riqueza italiana provinha de apenas 20% da população.

Ao prosseguir com suas pesquisas, Pareto descobriu que isso também acontecia em outros países. Seguindo essa lógica, nós podemos trazer essa análise para dentro do universo empresarial.

Na década de 1940, Joseph Juran documentou e reconheceu formalmente o diagrama para o mundo do empreendedorismo. Dessa forma, surge o princípio que possui ainda outros nomes, como “Princípio 80/20” ou “Regra de Pareto“.

Para que serve o Diagrama de Pareto?

O principal objetivo da regra 80/20 é para priorizar demandas que devem ser tratadas com maior prioridade em um determinado contexto.

Ao usar um diagrama de Pareto, sua empresa pode identificar, por exemplo, seus principais grupos de problemas internos, para criar um plano de ação para solucioná-los.

Além disso, essa ferramenta considera o número de ocorrências e a sua probabilidade de ocorrência, assim como a magnitude do impacto de cada problema / ponto de melhoria identificado. 

Assim, ao usar essa ferramenta, sua empresa pode trabalhar de forma mais inteligente e intuitiva, deixando de lado ações sem foco e com pouco impacto. Como toda boa estratégia, é importante manter um diálogo entre todos na organização, pois as decisões devem ser tomadas coletivamente. 

Ela funciona de maneira semelhante a Matriz GUT, que por meio da gravidade, urgência e tendência, te ajuda a identificar quais são os problemas que devem ser priorizados.

Quando usar o diagrama de Pareto na sua empresa?

Essa ferramenta deve ser utilizada quando for preciso estabelecer as prioridades da empresa. Ou seja, para identificar o que precisa ser resolvido primeiro e o que pode ficar para depois, sem causar grandes problemas ou prejuízos, maximizando os resultados por meio das ações mais práticas.

Ele também pode ser aplicado nos casos em que é necessário identificar a frequência de determinadas ocorrências, como muitas reclamações dos clientes. 

Nesse cenário em particular, a ferramenta ajuda a descobrir quais são as principais causas disso e a partir dai, desenvolver um plano de ação.

Quais os benefícios do diagrama de Pareto?

O principal benefício da regra 80/20 é para identificar as prioridades do seu negócio. Por isso, ele é muito utilizado em empresas quando se quer fazer um controle de qualidade sobre os produtos e serviços. Mas ele também é essencial para a melhora na tomada de decisões.

Tenha em mente que quando um gestor possui um cenário completo sobre os problemas que possui e prioriza a sua resolução, fica muito mais fácil evitar possíveis crises e criar estratégias mais assertivas. 

Quando se sabe quais atitudes levam a um determinado objetivo, a ação se concentra apenas nestas atitudes e elimina as ações que são “irrelevantes”.

Se o maior objetivo de uma empresa é, por exemplo, melhorar a relação com o seu público-alvo na divulgação da marca, não descobrir quem é ele e o que ele busca, pode impactar no número de vendas.

Utilizar essa metodologia, nesse caso, consiste em segmentar a clientela. Ou seja, listar quem são os seus clientes pela ordem em que mais consomem ou entram em contato com a sua empresa e, a partir daí, criar ações direcionadas para eles.

Na prática, isso minimiza os esforços, ajuda a melhorar o brainstorming e a interação da equipe, reduz a quantidade de recursos investidos no que é desnecessário e gera resultados mais lucrativos.

Como funciona o diagrama de Pareto na gestão empresarial?

Para entender como funciona o diagrama de Pareto na sua gestão empresarial, é importante entender que existem dois tipos de defeitos quando analisamos o gráfico. São eles: pouco vitais e muito triviais.

Os pouco vitais estão relacionados com um grupo pequeno de problemas que resultam em grandes e importantes perdas.

Por outro lado, existem os muito triviais, que estão no grupo de muitos problemas que acarretam poucas perdas. A ferramenta funciona para identificar esses dois tipos e orientar a tomada de decisões.

Dessa forma, um dos benefícios em aplicar o diagrama na gestão é que a ferramenta ajuda a encontrar quais são esses dois grupos. Isso ajuda na criação de uma prioridade na hora de solucioná-los, por meio de uma matriz GUT, por exemplo.

Como fazer um diagrama de Pareto? Passo a passo simples 

Confira como fazer diagrama de Pareto em 5 passos bem práticos:

1. Defina seu objetivo

O primeiro passo para construir o Diagrama de Pareto é definir claramente seu objetivo, ou seja, o que você deseja realizar a partir de um fato. Você pode escolher esse problema a partir da frequência das ocorrências, por exemplo.

Alguns insights que você pode escolher para te ajudar a resolver diferentes tipos de problema:

• Eliminar desperdícios em algum setor;
• Reduzir os custos operacionais do negócio;
• Equilibrar os níveis de estoque;
• Minimizar os índices de reclamações de clientes;
• Melhorar o clima organizacional da empresa.

2. Faça o levantamento dos dados

Com o objetivo bem delimitado do seu diagrama, deve-se reunir o máximo de informações e dados a seu respeito.

Por exemplo: se você estiver buscando as razões para o aumento nas reclamações e cancelamentos de clientes, é essencial listar e reunir todas as informações que se tem a esse respeito.

Dessa forma, faça uma análise com base em um determinado período. O ideal é que esse prazo não seja demasiadamente curto, já que isso pode gerar distorção nos dados. Por isso, recomenda-se que ele seja de, no mínimo, quatro meses, dependendo da situação.

A lógica é levantar todos os dados relacionados à ação para ajudar você na construção do diagrama.

3. Categorize os problemas

Recorrendo mais uma vez ao exemplo recém-citado, que é encontrar os problemas que geram reclamação de clientes, é importante separar os problemas encontrados por categorias, como a falha no atendimento e os problemas com o produto/serviço em si.

Essa medida torna a análise de dados muito mais ágil e precisa. Ela pode ajudá-lo a concluir que 20% de uma determinada reclamação conduz a 80% de todas as queixas apresentadas, por exemplo.

4. Elabore uma tabela com os dados

Após reunir todas essas informações para o seu princípio de Pareto, é necessário transportá-las para uma tabela. 

Sabendo dessa necessidade, disponibilizamos exclusivamente para nossos leitores uma planilha totalmente automatizada para ajudar na construção da análise.

Nessa tabela, você deve lançar todos os problemas encontrados, todas as suas possíveis causas e a porcentagem acumulada que isso representa. O próximo passo é organizar a tabela em ordem decrescente. Logo em seguida, é necessário acrescentar uma coluna que determine o percentual acumulado de cada ocorrência.

5. Encontre os 20% que correspondem a 80% dos resultados

Com os dados em mãos e facilmente visualizados por meio da tabela (ou de um gráfico), basta analisar com que frequência cada problema se repete. Com isso, você deve mensurar que tipo de impacto ele tem nos resultados da empresa.

As conclusões são tão úteis que, no caso em análise, é possível identificar o tipo de cliente que mais consome seu produto/serviço e o perfil que reclama mais. 

Com esse tipo de informação é possível planejar e estratégias de intervenção, buscando minimizar os fatores que influenciam essas queixas.

Além disso, por exemplo, quando você descobre qual é o público que corresponde a 80% de suas vendas, você tem em mãos uma informação valiosa e estratégica. 

Caso tenha restado qualquer dúvida, assista ao vídeo abaixo para ver como utilizar essa ferramenta na prática:

E depois que identificar a lógica dos problemas?

Após identificar a causa principal que está gerando a maior parte dos problemas em um contexto empresarial, utilizando o Diagrama de Pareto, o próximo passo é desenvolver e implementar uma estratégia eficaz de resolução de problemas.

A ferramenta 5 porquês, por exemplo, vai te ajudar a chegar a causa raiz daquele problema específico e isso permitirá que o seu time atue em cima de um problema e não de um sintoma.

Ao definir que as reclamações dos seus clientes acontecem porque o atendimento está com longos prazos de espera, você pode buscar aumentar o número de atendentes, por exemplo.

Depois, utilize o brainstorming com sua equipe para desenvolver soluções potenciais para a causa principal. Considere soluções criativas e fora da caixa, mas também seja pragmático sobre o que é viável dentro das limitações de recursos da empresa.

Com outras ferramentas, como a Matriz GUT, priorize as melhores soluções para solucionar o seu problema.

Posteriormente, desenvolva um plano de ação detalhado para implementar a solução escolhida. Defina metas claras, prazos, responsabilidades e recursos necessários. Certifique-se de que o plano seja realista e tenha marcos claros para monitoramento do progresso.

Limitações e cuidados ao usar o Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta robusta para a identificação e priorização de problemas, mas, como qualquer ferramenta, possui limitações. Ao adotá-lo em processos decisórios, é essencial estar ciente de seus potenciais desafios e proceder com cautela. Aqui estão algumas limitações e precauções associadas:

1. Generalização da regra 80/20: enquanto a famosa regra 80/20 é um bom ponto de partida, é uma generalização. Em algumas situações, a distribuição pode ser 70/30, 90/10 ou outra combinação. É crucial não se apegar rigidamente a essa proporção, mas sim focar na ideia principal de que uma minoria das causas pode levar à maioria dos problemas.
2. Negligenciar “pequenos” problemas: só porque algo não está no topo do Diagrama de Pareto não significa que deva ser completamente ignorado. Algumas causas “menores” podem ser sintomas de problemas maiores subjacentes ou podem crescer em significância ao longo do tempo.
3. Dependência excessiva de dados passados: O Diagrama de Pareto é baseado em dados históricos. Enquanto esses dados fornecem informações valiosas, eles nem sempre podem prever tendências futuras ou mudanças emergentes no ambiente de negócios.
4. Interpretação superficial: a simples identificação das principais causas de um problema não é suficiente. Os gestores devem se aprofundar para entender o porquê dessas causas ocorrerem e como elas podem ser verdadeiramente resolvidas.
5. Uso isolado de outras ferramentas: o Diagrama de Pareto é ainda mais eficaz quando usado em conjunto com outras ferramentas de análise, como o Diagrama de Ishikawa. Usá-lo isoladamente pode levar a uma visão unilateral dos problemas.
6. Falha na Atualização: os ambientes empresariais são dinâmicos. Os problemas e suas causas podem mudar com o tempo. Portanto, é vital revisitar e atualizar o Diagrama de Pareto regularmente.

Integrando o Diagrama de Pareto com outras ferramentas da qualidade

O Diagrama de Pareto, por si só, é poderoso para identificar e priorizar problemas. No entanto, sua eficácia é ampliada quando combinado com outras ferramentas da qualidade. Vamos explorar como o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA se integram ao Diagrama de Pareto:

1- Diagrama de Pareto e Diagrama de Ishikawa:

Após usar o Diagrama de Pareto para identificar os principais problemas, o Diagrama de Ishikawa pode ser utilizado para investigar suas causas-raiz. Esse diagrama, com sua estrutura em forma de espinha de peixe, ajuda a categorizar e detalhar possíveis causas de um problema específico.

O Diagrama de Pareto destaca “o quê” precisa de atenção, enquanto o Diagrama de Ishikawa investiga “por que” o problema ocorre, proporcionando um entendimento mais profundo das questões.

2- Diagrama de Pareto e Ciclo PDCA:

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Deming, é uma metodologia de melhoria contínua que envolve quatro etapas sequenciais: Planejar (Plan), Fazer (Do), Verificar (Check) e Agir (Act). Cada etapa desempenha um papel crucial na identificação e solução de problemas, bem como na implementação de melhorias.

No início do ciclo PDCA, na fase de Planejar, a empresa deve coletar dados sobre o problema que deseja resolver. Esses dados podem incluir queixas de clientes, defeitos de produtos, atrasos nos processos, entre outros.

Com essas informações em mãos, a empresa pode utilizar o diagrama de Pareto para categorizar e priorizar essas causas. Nesse caso, o diagrama de Pareto ajuda a identificar quais são as causas que mais contribuem para o problema, permitindo que a empresa concentre seus esforços nas causas principais, que representam a maior parte do impacto.

Próximos passos

Como é possível perceber, o passo a passo de como fazer um diagrama de Pareto é bastante simples. Apesar da teoria parecer complexa, não é preciso grandes habilidades e conhecimentos para colocá-la em prática.

Isso fica ainda mais simples quando você possui um aplicativo de sistema de planejamento estratégico, que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Com esse sistema de gestão empresarial, você acompanha o desempenho corporativo, o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

Então, se você está procurando um software que possui todas essas características e que ainda ajude na criação do princípio de Pareto, você precisa conhecer o STRATWs One. Ele permite aos gestores organizarem.