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O que é 5W2H e como ela pode aumentar produtividade?

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metodologia 5WH

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A busca por uma maior produtividade e entrega de qualidade é uma das grandes preocupações da maioria dos profissionais, nos dias de hoje. No entanto, com a rotina agitada das empresas, é muito comum encontrarmos esses profissionais com dificuldades para dar conta de todas as tarefas durante o horário comercial. Por isso, precisamos falar sobre a 5W2H.

Isso porque, nesses cenários cada vez mais competitivos, tem crescido a busca por ferramentas que ajudem na organização dos afazeres e melhorem a produtividade. Dessa forma, as pessoas buscam maneiras de se organizar melhor e realizar a gestão do tempo no trabalho com ajuda da tecnologia.

Neste artigo, vamos entender o que é essa metodologia, o que significa 5W2H, seu conceito e como aplicá-lo para trazer melhores resultados para a sua empresa. Boa leitura!

O que é 5W2H?

o que é 5w2h

O 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em um conjunto de sete diretrizes que ajudam na organização das tarefas, com o foco na melhoria contínua.

Assim, a metodologia 5W2H usa sete perguntas, que visam a ajudar os profissionais a desenvolverem o planejamento de projetos, de estratégias ou de atividades com mais praticidade e clareza. Seguindo essa lógica, todos os envolvidos conseguem entender melhor o que se espera deles.

Dessa forma, o 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam com a letra W:

  1. What (O que)
  2. Why (Por que)
  3. Where (Onde)
  4. Who (Quem)
  5. When (Quando)

Enquanto o 2H se refere às duas perguntas do método 5W2H iniciadas com a letra H:

  1. How (Como)
  2. How much (Quanto custa)

Em busca de construir um plano de ação eficaz? Baixe agora mesmo o nosso template da ferramenta 5W2H e aproveite!

template 5w2h

Confira a explicação de cada uma das diretrizes da metodologia:

  • What (o que fazer): qual é o projeto, a estratégia, ou atividade que está sendo planejada, ou qual é o objetivo que você deseja alcançar?
  • Why (por que fazer): por que isso precisa ser feito? É importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai melhorar algum processo? Qual?
  • Where (onde será feito): será dentro ou fora da empresa? Se for responsabilidade de um setor específico ou departamento, qual é?
  • Who (por quem será feito): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?
  • When (quando): quando cada uma das atividades começarão e para quando é o prazo para terminá-las? (o ideal, aqui, é construir um cronograma detalhado).
  • How (como fazer): quais serão as etapas e ações para alcançar o objetivo definido? Aqui, uma boa ideia é utilizar também o quem e o quando, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo uma data de término específica para elas.
  • How much (quanto custará fazer): qual será a despesa para cumprir todas as tarefas planejadas? Avalie bem os recursos humanos e materiais necessários e estime quanto eles vão custar.
o que é 5w2h

Vantagens de empregar a técnica 5W2H:

As vantagens do 5W2H são muitas. Aqui, resumimos apenas algumas das vantagens da ferramenta da qualidade 5W2H.

A princípio, como a técnica 5W2H é bastante objetiva, ela pode ser utilizada por empresas de todos os portes. Além disso, ela não necessita de uma equipe técnica especializada. Assim, qualquer colaborador pode se valer dela.

Dessa forma, gestores competentes são capazes de responder às 7 perguntas do 5W2H de maneira detalhada, organizando um bom planejamento sem perda de tempo nem incluindo informações desnecessárias em diferentes tarefas do dia a dia.

Destacamos principalmente a importância da diretriz How (como fazer?). Para responder a essa pergunta, é essencial saber estabelecer metas e prazos precisos, além disso, deve-se definir muito bem os responsáveis pela realização de cada tarefa.

Assim, como em todo bom planejamento, esses aspectos ajudarão a equipe a se manter alinhada quanto às etapas que cada um precisa cumprir para atingir o objetivo especificado.

Mas, afinal, como fazer o 5W2H para elaborar um plano de ação? E o que é 5W2H, exatamente?

Como fazer o 5W2H?

Agora que você já sabe o que é 5W2H é hora de colocar em prática.

Em geral, usamos uma planilha 5W2H, com as perguntas (o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto) listadas na primeira coluna. Assim, as respostas explicativas são colocadas na segunda coluna.

Também podemos encontrar diversas ferramentas voltadas para a gestão de planos de ação no mercado, como o STRATWs One, da Siteware.

O importante é ter um documento em que tudo esteja bem descrito, de maneira que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades.

Outro ponto importante é compartilhar as informações. Por isso, usar esses documentos, sejam planilhas eletrônicas ou arquivos de texto, compartilhados na nuvem, é uma excelente ideia.

Dessa forma, qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de cada uma das perguntas quando quiser e de onde estiver. Assim, a comunicação é muito mais ágil e confiável.

Além disso, caso seja feita alguma modificação no planejamento, ela automaticamente será atualizada nos documentos compartilhados. Com isso, todos estarão sempre a par das últimas novidades, evitando-se, assim, erros e confusões.

Dica bônus: seja detalhista em cada resposta das 7 perguntas!

E é aí que está uma das maiores vantagens da ferramenta. Ao especificar bem os detalhes nas respostas, você diminui as chances de ocorrer equívocos de interpretação ou erros de atribuição (quando alguém pensa que a responsabilidade era de outra pessoa, sendo que, na verdade, era dela, por exemplo).

Consequentemente, minimizamos a probabilidade de acontecer algum mal-entendido ou confusão, evitando o retrabalho e contribuindo para a produtividade do time.

Para facilitar o entendimento, acompanhe o nosso exemplo. Suponha que a sua empresa precise adquirir novos tablets para a equipe de vendas utilizar em visitas aos clientes.

A ferramenta levaria a respostas como etas:

  • What (o que fazer) — Adquirir 5 novos tablets para a equipe de vendas.
  • Why (por que fazer) — A equipe de vendas precisa de tablets para demonstrar as soluções da empresa para os clientes em visitas, contando com a facilidade e a mobilidade desses equipamentos.
  • Where (onde será feito) — Departamento de vendas.
  • Who (por quem será feito) — Colaborador A e Colaborador B.
  • When (quando) — Início: Segunda-feira (incluir data). Término: Quarta-feira (incluir data).
  • How (como fazer):
  1. Pesquisar modelos de tablets com, pelo menos, 32GB de armazenamento, tela de 7,9 polegadas e com conexões Wi-Fi e 4G, que tenham o melhor custo/benefício.
  2. Responsáveis: Colaborador A e Colaborador B.
  3. Prazo: Segunda-feira (incluir data).
  4. Pesquisar preços de tablets nas principais lojas de varejo online.
  5. Responsável: Colaborador A.
  6. Prazo: Terça-feira (incluir data).
  7. Pesquisar preços de tablets no comércio local.
  8. Responsável: Colaborador B.
  9. Prazo: Terça-feira (incluir data).
  10. Adquirir 5 tablets do mesmo modelo na loja em que foi encontrado o melhor preço.
  11. Responsáveis: Colaborador A e Colaborador B.
  12. Prazo: Quarta-feira (incluir data)
  • How much (quanto custará fazer) — R$ 15.000,00 (estimado).

No entanto, não pense que o trabalho estará finalizado depois que todas as perguntas do 5W2H estiverem respondidas.

Após a primeira etapa, o gestor precisa acompanhar o andamento das tarefas para saber se é necessário adicionar, modificar ou eliminar alguma etapa para chegar no objetivo dentro do prazo combinado.

Por isso, a tabela pode ser alterada sempre que for preciso, sendo que os envolvidos sempre devem ser notificados quando isso acontecer.

Assim, o método 5W2H é apenas um de muitos modos de se desenvolver planos de ação. Existem muitos outros, por isso, disponibilizamos este vídeo. Assim, você pode conhecer alternativas ao ciclo 5W2H.

Confira o vídeo:

Quando utilizar o 5W2H?

O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você for iniciar uma nova atividade na empresa, seja ela simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses.

Daí a importância do 5W2H como uma ferramenta de produtividade extremamente versátil.

Afinal, devido ao conceito do sistema 5W2H, ele pode ser empregado em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática. Nem exige, na verdade, grandes treinamentos.

Por ser muito fácil de entender o que significa 5W2H, basta responder a suas 7 perguntas e pronto, nasce assim um ótimo plano de ação!

E se quiser saber mais sobre como fazer um plano de ação, baixe nosso planilha gratuita: Planilha de Plano de Ação

plano de ação

E, depois de entender isso, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como fazer 5W2H. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.

5W2H exemplos nas empresas de seu uso:

  • organizar um happy hour com os colegas de trabalho;
  • implementar uma mudança de tecnologia no seu departamento;
  • elaborar uma estratégia de conteúdo para os perfis da empresa nas redes sociais;
  • incentivar a criação de hábitos que aumentem a produtividade da equipe;
  • organizar a mudança dos colaboradores para um novo local de trabalho da empresa;
  • implementar um novo sistema ERP (ou CRM, etc.) para uso dos colaboradores do negócio.

Portanto, não importa o quão complicado seja o seu objetivo, a finalidade da estratégia 5W2H é trazer mais agilidade e produtividade para o processo.

Seguindo todas essas orientações com cuidado, você estará no caminho certo para otimizar o seu tempo e gerenciar melhor a sua rotina de trabalho. Tudo isso graças à metodologia 5W2H.

E então, já sabe o que é 5W2H? Percebeu por que a estratégia 5W2H pode ser uma grande aliada no aumento da produtividade?

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de negócio e de projetos?

A Siteware ajuda empresas a serem mais produtivas por meio de seu software, o STRATWs One, focado em performance, oportunidades de melhoria, gestão de reuniões e portfólio de projetos.

E as qualidades do STRATWs One são tantas que ele já é usado por mais de mil empresas e seus 162 mil colaboradores.

Assim, eles podem contar com vantagens e funções como estas:

  • Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
  • Compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
  • Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
  • Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
  • Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • Potencializar a governança corporativa;
  • Gerenciar riscos e analisar cenários;
  • Integrar pessoas, operação e estratégia;
  • Encontrar oportunidades de melhoria;
  • Aumentar a produtividade;
  • Criar, acompanhar e compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
  • Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos.

São muitas oportunidades de melhorar a performance de sua empresa.

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