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Ouça o nosso conteúdo sobre gestão de projetos e aproveite!
Uma boa gestão de projetos está atrelada a um gerenciamento estratégico de pessoas, recursos operacionais e financeiros, o que garante que a entrega do produto, serviço ou resultado seja concluída da melhor forma possível. No entanto, nem sempre isso é possível, seja porque a liderança não conta com uma visão estratégica dos projetos ou porque há falhas na gestão.
Pensando nisso, neste artigo listamos as 10 melhores práticas de gestão de projetos que são fundamentais para atingir a meta, seja por meio de ferramentas ou outras técnicas.
Assim, cada vez que for começar um novo projeto, revise esta lista para se certificar de que você não está negligenciando um pequeno detalhe que poderia ajudar no caminho rumo ao sucesso do projeto.
Continue a leitura e aproveite!
Antes de falarmos sobre a gestão de projetos, é importante ter muito bem definido o que é um projeto.
Dessa forma, um projeto é um empreendimento temporário que tem um começo e um fim definidos e é executado para criar um produto, serviço ou resultado único. Em outras palavras, um projeto é uma iniciativa planejada e organizada para alcançar um conjunto específico de objetivos dentro de determinados parâmetros, como prazo, orçamento, escopo e qualidade.
Aprofunde seus conhecimentos e leia também: 5 ferramentas de acompanhamento de projetos para alcançar grandes resultados
Gestão de projetos é a disciplina de planejar, organizar, controlar e monitorar com sucesso os projetos e atividades a fim de alcançar objetivos específicos dentro de um prazo determinado. Nesse cenário, será comum que a gestão de projetos passe por várias etapas, indo desde a concepção do projeto, indo até a conclusão e avaliação.
Além disso, para que o líder possa ter sucesso nesse acompanhamento, é comum que empresas façam uso de softwares e ferramentas para apoiar na gestão de projetos.
Dessa forma, por meio do planejamento, organização e aplicação desses pilares, diferentes áreas de uma empresa conseguem monitorar todo o projeto, o que facilita a integração de toda a equipe da empresa, tornando um grande diferencial competitivo para a organização.
A gestão de projetos é um processo essencial em empresas que buscam eficiência. Por isso, separamos para você um artigo com os 6 melhores softwares para gestão de projetos: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados
Frequentemente mencionados como os fundamentos essenciais para o sucesso na condução de projetos, os pilares da gestão de projetos podem variar dependendo da abordagem adotada. No entanto, normalmente eles são:
A seguir, confira 10 boas práticas na gestão de projetos para você mapear e aplicar no planejamento da sua organização.
Desde o primeiro dia de cada projeto, você precisa comunicar as metas e objetivos para todos os envolvidos. Não apenas para algumas pessoas, mas para todas as partes interessadas.
Isso inclui envolver pessoas-chave, como membros da equipe, gerentes, patrocinadores de projetos, clientes e usuários relevantes.
Porém, por mais que seja necessário atualizar as pessoas sobre o projeto, nem sempre será necessário envolvê-las em cada etapa. É a lógica, por exemplo, que aplicamos na Matriz RACI, a matriz de responsabilidades.
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A gestão de projetos está sujeita a diferentes níveis de risco ao longo do ciclo. É por isso que você deve ter uma equipe de resposta, que possa ajudar a manter o planejamento no verde e evitar ir para o amarelo (ou ao temido vermelho) nos indicadores de gestão escolhidos para monitorar os resultados.
Assim, defina uma equipe de resposta ao risco como a primeira linha de defesa para quando problemas surgirem.
Com o objetivo de gerenciar um projeto bem-sucedido, você precisa alinhar todos os seus interessados com uma reunião inicial, o chamado kick-off do projeto.
Para isso, você deve incluir todos os que vão ter uma participação no projeto em suas respectivas áreas de conhecimento, principalmente os gestor de projetos. Além disso, quanto mais cedo eles se atentarem à organização de toda a gestão de projetos, melhor.
Dessa forma, é importante certificar-se de que todos os colaboradores estão conscientes do projeto desde o início. Essa é uma maneira simples, mas eficaz, para conduzir o seu planejamento para a produção de maneira saudável.
Como deve funcionar a mente de um bom gestor de projetos? Veja abaixo:
Um problema comum na gestão de projetos é esclarecer quem é responsável pelo quê. Um documento de trabalho detalhado pode eliminar toda incerteza e confusão.
Nele, você deve oficializar qual nível de trabalho precisa ser feito por qual grupo ou indivíduo. Assim, todos terão uma compreensão clara do nível de esforço envolvido.
Para criar essa responsabilidade no seu projeto, use documentos de definição de trabalho detalhado ou uma matriz de responsabilidades e faça com que todas as partes interessadas estejam de acordo.
Formalizar o plano de trabalho do seu projeto é fundamental para cumprir os prazos e atingir metas. Ou seja, sem um plano de trabalho detalhado, você abre margens para atrasos e outras complicações.
Como um gerente de projeto, você já viu alguma tarefa decair por alguns dias, ou pior, por algumas semanas? Por que isso aconteceu? O que levou isso a acontecer? Como evitar que isso aconteça novamente?
A fim de responder a estas perguntas, você precisa se basear nas evidências durante a execução do seu gerenciamento de projetos.
Por isso, é fundamental que você documente tudo o que acontece ao longo da execução do seu planejamento: etapas do projeto, impasses, mudanças de planos, dependências de tarefas e outros.
Isso também garante a segurança de todos os dados necessários e auxilia na tomada de decisões melhores.
Em um ambiente de trabalho, o seu time deve estar aberto para feedbacks. Essa cultura ajuda a identificar pontos que podem ser melhorados e, também, a reconhecer as qualidades de cada colaborador.
Como gerente de projeto, seu trabalho é garantir o sucesso do projeto. Por isso, pedir feedback é uma ótima maneira de aumentar as chances de sucesso e melhorar suas habilidades de gestão.
Caso sua empresa tenha uma cultura de feedbacks consolidada, não deixe de dar este retorno aos seus colaboradores.
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Às vezes, dizer “sim” a cada novo projeto ou tarefa que surge é tentador. No entanto, esta é uma maneira fácil de se sobrecarregar com projetos – o que torna impossível a prática de metodologias ágeis de gestão.
Dessa forma, sempre que você tiver um novo pedido dentro do seu projeto, é sua responsabilidade mostrar como isso afetará seu cronograma ou orçamento.
Nesse caso, dizer “não”, mesmo que de forma temporário, poderá ser bastante necessário, até para não impactar nos resultados a curto, médio e longo prazo dos objetivos já definidos.
Novas sugestões geralmente significam uma mudança no âmbito original do projeto. Se isso acontecer, então é uma boa prática fazer com que todos assinem um novo documento de acordo.
Deste modo, as várias partes interessadas terão uma compreensão clara do novo âmbito de trabalho e do seu impacto para o projeto em geral, além do acordo documentado eliminar possíveis transtornos se os prazos precisam ser restabelecidos.
Além disso, a gestão de projetos implica perceber quando a mudança de rotas se faz necessária. Isso pode acontecer por uma mudança inesperada, ou por um erro de planejamento não identificado anteriormente.
Uma vez que seu projeto for concluído, é hora de refletir e ver como você pode otimizar os próximos projetos para o sucesso. Realizar uma reunião de encerramento é uma oportunidade perfeita para reunir todos os membros para discussão.
Nesta reunião, vocês podem debater sobre as lições aprendidas com o andamento do projeto, entendendo as dificuldades e quais fatores podem ter atrasado a realização do planejamento.
E lembre-se: a otimização contínua do seu gerenciamento de trabalho pode resultar em uma economia de tempo e dinheiro em projetos futuros.
Veja qual é a diferença entre processos e projetos:
A gestão de projetos tem sido adotada em diversos setores das empresas. O objetivo de uma gestão de projetos bem-sucedida é a de gerar um resultado de qualidade, dentro do prazo, custo e recursos estabelecidos.
Existem diversas metodologias de gestão de projetos que podem auxiliar no gerenciamento dos projetos. Saiba quais são as 5 principais:
Veja como fazer uma EAP – Estrutura Analítica de Projeto:
Os benefícios da gestão de projetos podem ser grandes para uma organização. Desenvolver e implementar processos eficientes para lidar com os desafios da gestão de projetos pode ajudar a garantir o sucesso do projeto, aprimorar o desempenho organizacional e resultar em benefícios como apertar o orçamento, garantir o cumprimento de prazos ou ajudar a cumprir metas.
A gestão de projetos também melhora a comunicação interna, pois usa documentos e relatórios padronizados, como os documentos de referência do projeto, que descrevem as principais características e fornecem orientações importantes.
A boa documentação pode ajudar a minimizar os problemas de tomada de decisão e ajudar a aumentar a produtividade. Além disso, esses documentos também são úteis para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com o propósito e os objetivos do projeto, bem como para acompanhar o progresso do projeto e avaliar o desempenho.
A gestão de projetos também permite otimizar a alocação de recursos, já que os líderes de projetos podem monitorar o desempenho e identificar e gerenciar as prioridades do projeto. Estes fatores ajudam a maximizar o uso de recursos, garantindo que as partes interessadas estejam alinhadas e possam trabalhar de forma eficaz e eficiente.
Por fim, a gestão de projetos ajuda as organizações a entregar produtos e serviços de qualidade melhor, com a garantia de que os objetivos de negócios sejam alcançados. Ajuda a mensurar com precisão os resultados, processo de tomada de decisão e a gerenciar facilmente o ciclo de vida do projeto, tornando-se uma ferramenta crítica para alcançar o sucesso organizacional.
Com todos esses benefícios, é fácil entender a importância da gestão de projetos para qualquer empresa ou área.
Leia também: Conheça os 7 melhores softwares de gestão empresarial para TOP líderes
Um gestor de projetos, também conhecido como gerente de projetos, desempenha um papel fundamental na condução bem-sucedida de um projeto desde o seu início até a conclusão.
O papel do gestor de projetos envolve uma variedade de responsabilidades que visam garantir que o projeto seja executado de forma eficaz, eficiente e dentro dos parâmetros estabelecidos.
Algumas das tarefas rotineiras incluem:
1- Definição de objetivos, escopos, cronogramas e orçamentos dos projetos;
2- Atribuir responsabilidades dentro das equipes;
3- Toma medidas corretas, quando necessário, para garantir o projeto no caminho certo;
4- Identificação de potenciais riscos nos projetos;
5- Tomada de decisões importantes.
A gestão de projetos é um campo vital para o fomento da inovação nas organizações. Isso porque ela atua como uma ponte entre a concepção criativa de novas ideias e sua implementação efetiva.
Além disso, na essência da gestão de projetos, está a capacidade de transformar visões inovadoras em realidades tangíveis, levar transformações e garantir que as ideias não permaneçam apenas no papel, mas se convertam em resultados concretos e valiosos.
Dessa forma, um dos aspectos fundamentais da gestão de projetos na promoção da inovação é sua abordagem estruturada. Esta estrutura oferece um esqueleto sobre o qual as ideias inovadoras podem ser construídas e desenvolvidas. No entanto, isso só acontece quando a empresa conta com um software robusto na sua gestão de projetos.
Assim, a gestão de projetos fornece ferramentas e técnicas para planejar, executar, monitorar e concluir projetos com sucesso. Essas ferramentas permitem que as equipes de projeto gerenciem recursos, tempo, escopo e riscos de forma eficaz, maximizando assim as chances de sucesso da inovação.
Essas dicas te ajudaram a refletir sobre o desenvolvimento de projetos? Então, confira mais essa dica: a melhor forma de colocar tudo isso em prática é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status de todo o seu planejamento, permitindo um gerenciamento dos processos e monitoramento de toda a evolução do cronograma.
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