No universo da gestão de projetos, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se destaca como uma bússola para orientar a turbulentas execução de projetos. Esse guia tem apoiado e orientado por anos gerentes de projetos e demais profissionais da área nos mais diferentes cenários e possibilidades.
Não é à toa que o PMBOK é reconhecido mundialmente por estabelecer padrões de excelência na gestão de projetos, servindo como uma referência essencial para a obtenção de certificações respeitadas, como a PMP (Project Management Professional). Com sua abordagem estruturada e baseada em processos, o guia PMBOK não apenas aumenta a eficiência e a eficácia no gerenciamento de projetos, mas também fornece uma linguagem comum para profissionais de projetos ao redor do mundo.
Por isso, neste post, te ajudo a entender o que é de fato o gerenciamento de projetos PMBOK, os grupos que formam esse guia e quais as áreas de conhecimento do gerenciamento que precisamos dominar para alcançar os melhores resultados no gerenciamento de projetos.
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O gerenciamento de projetos PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), é um guia ou documento que contém a terminologia padrão, melhores práticas e diretrizes dos processos referentes ao gerenciamento de projetos.
Ele foi definido e desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), um instituto americano focado em trabalhar ações da área de gerenciamento de projetos.
Atualmente, o guia PMBOK está na sétima edição. Inclusive, ele foi criado para evoluir ao longo do tempo. Por isso, é reconhecido internacionalmente como um recurso essencial para os gerentes de projeto que querem se manter sempre atualizados.
O guia PMBOK organiza o conhecimento em gerenciamento de projetos em torno de grupos de processos e áreas de conhecimento. São cinco os grupos de processos:
Além disso, o PMBOK detalha dez áreas de conhecimento, que incluem integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, risco, aquisições e gerenciamento de stakeholders. Cada área de conhecimento contém processos que precisam ser gerenciados e conduzidos ao longo do ciclo de vida do projeto.
Não, o PMBOK por si só não é uma metodologia. É um guia que compila um conjunto de melhores práticas, normas, terminologias e diretrizes reconhecidas para a gestão de projetos. O PMBOK é projetado para oferecer aos profissionais de gerenciamento de projetos um framework abrangente que descreve os processos essenciais para levar um projeto do início ao fim de forma eficaz.
Dessa forma, metodologias de projeto são sistemas de princípios, técnicas e procedimentos usados para gerenciar um projeto. Metodologias como Agile, Scrum, Lean, PRINCE2, entre outras, fornecem estruturas mais prescritivas e detalhadas sobre como realizar o trabalho, incluindo etapas específicas, técnicas e ferramentas para alcançar os objetivos do projeto.
Por outro lado, o PMBOK fornece um conjunto de diretrizes e práticas padrão para o gerenciamento de projetos. É um guia que descreve os fundamentos necessários para gerenciar um projeto de maneira eficiente, cobrindo áreas de conhecimento e grupos de processos de gerenciamento de projetos.
O PMBOK se relaciona intimamente com o ciclo de gerenciamento de projetos, fornecendo uma estrutura detalhada que guia os profissionais através das várias fases desse ciclo. Isso porque o ciclo de gerenciamento de projetos é composto por fases sequenciais que começam com a concepção do projeto e seguem por meio do planejamento, execução, monitoramento e controle, até a conclusão do projeto.
Dessa forma, o PMBOK detalha práticas recomendadas, processos e diretrizes que se alinham a cada uma dessas fases, assegurando que os gerentes de projeto tenham um roteiro claro para a entrega bem-sucedida de projetos.
Confira:
Na fase de iniciação, o PMBOK fornece diretrizes para definir o projeto ou uma fase do projeto, desenvolvendo um documento de iniciação do projeto ou termo de abertura do projeto (Project Charter) e identificando os stakeholders. Esta fase estabelece a visão e os objetivos do projeto, que são cruciais para o seu sucesso.
O guia PMBOK aborda extensivamente a fase de planejamento, detalhando processos para o desenvolvimento de planos abrangentes que cobrem escopo, cronograma, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e engajamento dos stakeholders. O planejamento eficaz é fundamental para definir a base contra a qual o progresso do projeto será medido.
Durante a fase de execução, o PMBOK orienta sobre como coordenar pessoas e recursos para implementar o plano de projeto. Abrange a gestão de equipes, a execução de planos de projeto e a garantia de que as entregas estão alinhadas com os objetivos do projeto.
Esta fase envolve o rastreamento, a revisão e a regulamentação do progresso e do desempenho do projeto. O PMBOK destaca a importância de medir o desempenho, gerenciar mudanças e manter o projeto no caminho certo em relação ao seu plano. Processos de monitoramento e controle são aplicados ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
O guia fornece procedimentos para concluir todas as atividades em todos os grupos de processos para encerrar formalmente o projeto ou uma fase do projeto. Inclui a documentação das lições aprendidas e a liberação dos recursos do projeto.
Por esse motivo, o guia PMBOK é uma ferramenta importante para aspirantes a gerentes de projetos, especialmente aqueles que desejam obter certificações CAPM (Profissional Técnico Certificado em Gerenciamento de Projetos) ou certificação PMP (Credencial de Profissional de Gerenciamento de Projetos).
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Dentro do guia PMBOK, os cinco grupos de processos podem ainda ser divididos em dez áreas de conhecimento (já foram 9 em algumas edições anteriores). Elas se sobrepõem durante as diferentes fases de um projeto.
Veja a lista e um resumo de cada uma delas:
A integração é referente ao processo de combinar ou unir as várias partes móveis de qualquer projeto. Assim, será mais fácil trabalhar em direção a um objetivo comum.
Aqui se destaca a importância que tem a comunicação com os participantes do projeto.
O escopo aparece para garantir que cada projeto inclua todo o trabalho necessário. Ele deve ser identificado no início do projeto, assim, evita-se que o escopo do projeto se expanda conforme o tempo passa.
Também chamado de gerenciamento de tempo em edições anteriores, o cronograma visa manter uma sequência de eventos precisa e atualizada. Dessa forma, busca-se o cumprimento de prazos e responsabilidade, porém, podem ocorrer ajuste dos prazos, se necessário.
Os custos se referem ao planejamento, orçamento e controle dos aspectos financeiros dos projetos.
Assim, é possível manter os custos com mão-de-obra, materiais e equipamentos dentro do orçamento inicialmente aprovado.
A qualidade representa o estabelecimento de políticas e objetos do nível de satisfação de certos parâmetros mínimos. Isso deve ser feito no início do projeto.
Assim, as verificações recorrentes podem ser feitas para garantir que o projeto satisfaça as necessidades de todos.
Também chamada de recursos humanos em algumas edições, ela representa a delegação de tarefas específicas aos membros da equipe do projeto.
O foco é utilizar conhecimento, experiência e habilidades de cada um da maneira mais proveitosa possível.
As comunicações determinam a maneira mais eficiente de distribuir, monitorar, controlar e armazenar informações com todos os envolvidos.
Um plano de gerenciamento de riscos deve ser feito para cada projeto, identificando, analisando e controlando riscos, estabelecendo também um plano de resposta para tratar de problemas que possam surgir.
As aquisições se referem à obtenção dos produtos ou serviços necessários para concluir o projeto.
Os subconjuntos nesta área de conhecimento incluem planejamento de aquisições, planejamento de solicitações, seleção de fornecedores, administração e encerramento de contratos.
A gestão das partes interessadas entrou como área de conhecimento na quinta edição do gerenciamento de projetos PMBOK.
Ela faz a identificação de todas as pessoas ou equipes envolvidas no projeto. Além disso, define que papel eles estarão desempenhando, quais são suas expectativas e quais estratégias de gerenciamento serão empregadas.
A origem do PMBOK remonta ao início dos anos 1980, quando o PMI identificou a necessidade de padronizar e documentar as práticas e conhecimentos específicos à gestão de projetos. O objetivo era criar um guia que servisse como uma referência autorizada e abrangente para profissionais da área, abordando os princípios fundamentais da gestão de projetos de forma sistemática e estruturada.
O desenvolvimento do PMBOK começou com a compilação e análise de práticas de gestão de projetos utilizadas em diversas indústrias. Um comitê de voluntários, formado por membros experientes do PMI e profissionais reconhecidos na área de gestão de projetos, foi responsável pela criação do guia.
Eles se dedicaram a identificar e descrever os processos, ferramentas e técnicas que são considerados melhores práticas na área.
A primeira edição do PMBOK foi publicada em 1996. Desde então, o guia passou por várias revisões e atualizações, refletindo as mudanças nas práticas de gestão de projetos, as novas tecnologias e as tendências emergentes na área. Essas revisões são realizadas por especialistas na área de gestão de projetos e baseiam-se em feedback da comunidade de prática, pesquisas e tendências do mercado.
A cada nova edição, o PMBOK se tornou mais abrangente e detalhado, evoluindo de um documento relativamente simples para um guia extenso que cobre todos os aspectos do gerenciamento de projetos. O guia é organizado em torno de grupos de processos de gerenciamento de projetos e áreas de conhecimento, fornecendo um framework que pode ser aplicado a projetos de qualquer tamanho, setor ou complexidade.
O PMBOK é reconhecido mundialmente como um padrão de gerenciamento de projetos, e sua metodologia é adotada por empresas e organizações em todo o mundo. Ele serve como base para várias certificações profissionais em gerenciamento de projetos oferecidas pelo PMI, incluindo a certificação Project Management Professional (PMP), uma das mais prestigiadas na área de gerenciamento de projetos.
Conhecer e aplicar todos os detalhes do guia PMBOK parece ser uma tarefa quase impossível. Mas a verdade é que ele será muito útil sempre que você tiver uma dúvida sobre as melhores práticas na gestão de projetos.
A PMI sempre informa que você deve saber adaptar e selecionar o conhecimento que necessita em cada projeto. Assim, a teoria pode ajudá-lo a descobrir maneiras melhores de fazer as coisas e colocar tudo em prática.
A verdadeira vantagem de utilizar o gerenciamento de projetos PMBOK é garantir que a metodologia seja a mais simples, rápida e fácil de usar. Dessa forma, você aplicará o rigor suficiente para otimizar os resultados do projeto, sem sobrecarregar os participantes, mas usando as melhores metodologias, na medida certa.
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SCRUM e PMBOK são dois recursos valiosos no mundo do gerenciamento de projetos, cada um oferecendo perspectivas e abordagens distintas. Enquanto o SCRUM é uma metodologia ágil focada em gestão e desenvolvimento de projetos iterativos e incrementais, principalmente em ambientes de software, o PMBOK é um guia abrangente de melhores práticas, processos e terminologia em gerenciamento de projetos.
Apesar de suas diferenças, SCRUM e PMBOK podem ser conectados e complementares em muitos aspectos do gerenciamento de projetos.
Além disso, a integração do SCRUM com o PMBOK permite que as organizações tirem proveito da agilidade e da eficiência do SCRUM, ao mesmo tempo em que mantêm a estrutura e a disciplina proporcionadas pelas práticas e áreas de conhecimento cobertas pelo PMBOK.
Além disso, enquanto o SCRUM foca na entrega incremental do produto e na maximização do valor para o cliente, o PMBOK cobre uma gama mais ampla de áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, como gerenciamento de riscos, aquisições e integração.
A utilização conjunta de SCRUM e PMBOK pode proporcionar uma abordagem mais holística ao gerenciamento de projetos.
O módulo de portfólio de projetos do STRATWs One pode ser uma ferramenta poderosa para alinhar a gestão de projetos com as práticas recomendadas pelo PMBOK, ajudando organizações a otimizarem seus processos de gerenciamento de projetos e a alcançarem melhores resultados.
Ao incorporar princípios do PMBOK, o STRATWs One facilita o alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos globais da empresa, promove a eficiência na alocação de recursos e melhora a comunicação e a colaboração entre equipes.
O STRATWs One promove a integração dos processos de gerenciamento de projetos, desde a iniciação até o encerramento, conforme recomendado pelo PMBOK. A plataforma permite a fácil configuração de workflows de projetos, garantindo que todas as etapas sejam executadas de acordo com as melhores práticas.
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