Melhoria contínua: 5 principais ferramentas + 7 dicas de como implementar

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Com o mercado em constante transformação e consumidores cada vez mais exigentes em relação àquilo que as marcas têm a oferecer, nada mais natural que as empresas busquem implementar a melhoria contínua em seus processos, produtos e serviços para se manterem competitivas e relevantes.

Se você ainda não sabe o que é o ciclo de melhoria contínua e a sua capacidade de potencializar o faturamento de um negócio, continue a leitura e aprenda tudo sobre ela!

O PDCA é uma das metodologias que visa aplicar a melhoria contínua dos processos. Preparamos, para você, um template 100% gratuito! Baixe agora:

CICLO PDCA

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua, do ponto de vista organizacional, é um conjunto de ações ininterruptas para aperfeiçoar processos, produtos e serviços. Isso significa que a empresa mede e analisa a maneira como realiza tarefas, em busca de falhas, atrasos e gargalos que possam ser solucionados, levando a mais eficiência e produtividade.

Não é difícil entender o que é melhoria contínua se você a encarar como uma busca constante por oportunidades de aprimoramento e uma filosofia incorporada à cultura organizacional.

Leia mais: Como melhorar a minha empresa? Descubra o que fazer para alavancar o desempenho do seu negócio a partir de 7 dicas valiosas

Qual o princípio da melhoria contínua?

Para Edward Deming, considerado o grande mestre da melhoria contínua, seu princípio é praticar a qualidade desde o início da confecção de um produto ou entrega de um serviço, passando por todas as etapas. Assim é eliminada a necessidade de inspeção final, que detecta as falhas depois que já ocorreram.

Além disso, segundo ele, deve-se estabelecer uma constância de propósitos com foco na melhoria de forma a tornar a organização competitiva e sustentável economicamente.

Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?

O principal objetivo da melhoria contínua é permitir que a empresa desempenhe suas atividades sempre da melhor maneira possível, gerando maior valor para o cliente final. Ela possibilita a avaliação constante da qualidade de produtos e processos internos para identificar gargalos, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência.

Quais são os pilares fundamentais da melhoria contínua?

Os principais pilares do aprimoramento operacional nas empresas são: continuidade, pois é um processo cíclico; cultura organizacional, porque para implementar a melhoria é necessário que todos os níveis hierárquicos da companhia pensem e ajam assim; e benefícios para todos, afinal, ela precisa impactar positivamente todas as áreas.

Consideramos o primeiro pilar, a cultura organizacional. Pois só é possível desenvolver um olhar crítico e construtivo se todos entenderem a importância de evitar erros e melhorar processos. Dessa forma, os outros pilares podem ser construídos em uma base sólida e estruturada.

Além desses três, confira quais são os demais pilares fundamentais da melhoria contínua:

  • padronização de processos;
  • conhecimento técnico;
  • estratégia;
  • processos;
  • pessoas;
  • métodos e ferramentas para identificar e compreender os problemas.

Quais são os principais tipos de melhoria contínua?

Os principais tipos de melhoria contínua são: melhoria contínua de processos, que mapeia todas as operações internas; de produtos, analisando a eficiência e a qualidade da produção; e de serviços, com foco em melhorar a qualidade do trabalho entregue.

Entenda melhor sobre os principais tipos de aprimoramento contínuo:

  • melhoria contínua de processos: o foco está em mapear as nuances de processos internos específicos a fim de corrigir falhas e efetuar mudanças capazes de torná-los mais otimizados.
  • melhoria contínua de produtos: o objetivo é avaliar constantemente os produtos e fazer alterações que os tornem mais eficientes.
  • melhoria contínua de serviços: a intenção é melhorar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.

Vantagens de implementar a melhoria contínua na administração de negócios

As vantagens de implementar um processo de melhoria de processos, produtos ou serviços são inúmeras, como maior incentivo ao trabalho em equipe, facilitação do onboarding de novos colaboradores, aumento da produtividade, redução de custos e melhor gestão de riscos. Sem falar no maior faturamento, que é consequência das ações realizadas.

Destacamos aqui alguns dos principais motivos para adotar essa cultura dentro da gestão diária da organização.

1. Maior incentivo ao trabalho em equipe

Para promover esse processo de aprimoramento, é necessário que os colaboradores saibam e estejam dispostos a trabalhar em equipe de forma colaborativa.

Reunir profissionais com diferentes competências e pontos de vista ajuda a ter mais clareza sobre os problemas enfrentados e a encontrar as soluções mais eficazes.

2. Facilitação do onboarding de novos colaboradores

Com a implementação das ferramentas de melhoria, consegue-se padronizar processos. Isso favorece o onboarding de novos talentos, os quais poderão executar suas tarefas de acordo com os padrões de qualidade e as metodologias previamente definidas.

3. Aumento da produtividade

O ciclo de melhoria contínua contribui para que as equipes se tornem mais produtivas, fazendo mais com menos.

A produtividade em sua empresa pode ser afetada por diversos fatores, veja alguns deles:

8 HABITOS QUE ACABAM COM A PRODUTIVIDADE Melhoria contínua: 5 principais ferramentas + 7 dicas de como implementar

Veja também: Metas de produtividade: o que são e como defini-las a partir de 5 dicas fundamentais

4. Redução de custos

Por falar em “fazer mais com menos”, o aprimoramento contínuo possibilita a melhor identificação de gargalos, o que contribui para diminuição significativa de custos operacionais.

5. Melhor gestão de riscos

Dedicar-se em promover um processo de melhoria é também uma forma de gerenciar melhor os riscos, o que permite que a empresa os assuma de maneira mais calculada, previsível e prudente.

Quais são as principais ferramentas de promoção da melhoria contínua?

Existem várias ferramentas que você pode utilizar para promover o crescimento, o aprimoramento e a inovação constante dos processos, produtos e serviços da sua empresa: Business Processes Management (Gerenciamento de Processos de Negócio), Matriz BASICO, Kaizen (lean manufacturing), Diagrama de Ishikawa, Ciclo PDCA, entre outros.

Pode ser que você já conheça ou tenha ouvido falar em algumas dessas ferramentas de melhoria contínua que mostraremos a seguir. Continue a leitura e saiba como elas podem ajudar a potencializar seu negócio!

1. Business Processes Management (BPM)

O Business Processes Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma ferramenta que possibilita analisar os processos mais relevantes de uma empresa e descobrir como conduzi-los de maneira mais eficiente e eficaz.

Para isso, é feito um mapeamento dos processos a partir de fluxogramas com o objetivo de identificar pontos de melhoria.

Depois, os fluxogramas são redesenhados, corrigindo as falhas encontradas. É realizado um acompanhamento contínuo de cada operação e, se necessário, ela é desenhada novamente.

Com a ferramenta de BPM, consegue-se visualizar com mais clareza as tarefas, seus responsáveis e as entradas e saídas de cada etapa do processo.

2. Matriz BASICO

Nesta ferramenta de melhoria, os processos são analisados a partir de 6 critérios que formam o anagrama BASICO:

  • Benefícios para a empresa;
  • Abrangência;
  • Satisfação dos funcionários;
  • Investimentos necessários;
  • Cliente externo;
  • Operacionalização.

Atribua uma nota de 1 a 5 em cada critério para definir as melhorias que devem ser implementadas com prioridade.

3. Melhoria contínua e Kaizen

O Kaizen é uma das ferramentas do lean manufacturing. Essa metodologia foi desenvolvida no Japão no início da década de 1950 como forma de tentar reconstruir o país, que estava devastado ao final da Segunda Guerra Mundial.

Hoje, melhoria contínua e Kaizen são praticamente sinônimos, já que existe uma enorme relação entre os dois. Isso porque o Lean é utilizado por diferentes tipos de empresas e processos.

Kaizen significa “mudança para melhor”. Ele serve para promover a melhoria contínua pessoal, profissional e empresarial e segue a filosofia de que amanhã sempre pode ser melhor que hoje.

Para aplicar o Kaizen, deve-se:

  • focar na eliminação de desperdícios e na geração de valor;
  • padronizar os processos;
  • contar com uma equipe bem-treinada;
  • utilizar os materiais apenas quando necessário;
  • otimizar o uso dos equipamentos.

Veja mais detalhes sobre essa metodologia: O que é Kaizen? Descubra como essa metodologia japonesa pode tornar seus processos mais eficientes

4. Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que tem como objetivo encontrar a causa-raiz dos problemas. Para isso, são analisados os 6 Ms:

  • Método
  • Material
  • Mão-de-obra
  • Máquina
  • Medida
  • Meio ambiente

A intenção é entender como cada um desses 6 aspectos contribui para o problema em questão. Pode ser que o seu modelo de negócio não contemple os 6 Ms. Por isso, você pode fazer as adaptações necessárias.

Se quiser saber mais, não deixe de conferir o nosso template de Diagrama de Ishikawa.

ishikawa

5. Ciclo PDCA

Outra ferramenta clássica para promoção da melhoria contínua é o Ciclo PDCA. Ele consiste em 4 etapas que devem ser conduzidas de forma cíclica para melhorar constantemente determinado processo de negócio.

As etapas são as seguintes:

  • PLAN: planejar objetivos e metodologias para enfrentar os problemas;
  • DO: colocar o plano em prática, implementando as soluções;
  • CHECK: verificar se os resultados obtidos com a implementação das melhorias estão de acordo com o esperado;
  • ACT: fazer os ajustes necessários com base no que foi observado durante a checagem.

Se quiser saber mais, não deixe de conferir o nosso template do Ciclo de PDCA.

ciclo de pdca

Como o Seis Sigma se relaciona com a melhoria contínua?

Seis Sigma é uma metodologia estruturada que se relaciona intrinsecamente com a melhoria contínua ao proporcionar um framework sistemático para otimizar processos por meio da eliminação de defeitos e variações e da melhoria do desempenho operacional nas organizações. A relação entre o Seis Sigma e a melhoria contínua pode ser explorada sob diversas perspectivas:

1. Foco na qualidade e redução de defeitos:

O Seis Sigma visa reduzir a quantidade de defeitos e erros em um processo para um nível mínimo, especificamente para menos de 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.

2. Abordagem baseada em dados:

O Seis Sigma utiliza uma abordagem fortemente baseada em dados e estatísticas para identificar problemas e implementar melhorias, garantindo que as decisões sejam fundamentadas em informações concretas e não em suposições.

3. Metodologia DMAIC

O ciclo DMAIC do Seis Sigma fornece uma estrutura para a melhoria contínua, permitindo que as organizações identifiquem problemas, analisem causas raiz, implementem melhorias e garantam que essas melhorias sejam sustentáveis a longo prazo.

Ciclo DMAIC

Como fazer uma melhoria contínua na sua empresa?

Há como fazer uma melhoria contínua seguindo o passo a passo: mapear cada detalhe dos seus processos atuais; encontrar a causa-raiz dos problemas; analisar indicadores de desempenho; propor soluções; planejar e implementar as mudanças; avaliar constantemente os resultados; e padronizar as mudanças que foram mais eficientes.

Entenda melhor sobre cada etapa para implementar o processo de melhoria contínua com sucesso na sua empresa.

1. Mapeie seus processos atuais

O mapeamento é uma prática que permite identificar problemas e oportunidades de melhoria nos processos analisados.

Para isso, você deve definir o início do processo e seu término, além de todas as atividades intermediárias e as opções do fluxo de tarefas em função das tomadas de decisão.

Com isso, você pode criar um diagrama de processos.

Leia também: O que é workflow? Descubra agora para que ele serve e como utilizar

2. Encontre a causa-raiz dos problemas

Para melhorar processos, produtos ou serviços, é necessário combater a causa-raiz dos problemas que estão impedindo o seu bom desempenho. 

Isso pode ser feito tanto por meio do Diagrama de Ishikawa quanto da metodologia dos 5 porquês.

Confira este vídeo do nosso canal no YouTube e aprenda a encontrar a causa-raiz de um problema!

3. Analise indicadores de desempenho

Os KPIs são ferramentas valiosas que oferecem uma visão mais clara e objetiva sobre o desempenho dos aspectos que você deseja melhorar no negócio.

Para entender melhor como usar os indicadores, não deixe de conhecer uma das ferramentas de indicadores de desempenho presentes no mercado. Elas são fundamentais para todo o processo de melhoria dentro da organização.

Se quiser saber mais, baixe o nosso material e confira excelentes dicas para escolher o melhor software de gestão de indicadores.

ferramenta de kpi

4. Proponha soluções e planeje como serão implementadas

Após entender os problemas identificados, proponha as soluções mais adequadas e crie um plano de ação para implementá-las, com prazos, metas e responsáveis pelas atividades.

5. Implemente as mudanças

No próximo passo, coloque em prática o que ficou definido no plano de ação. Uma opção é implementar soluções em menor escala, como forma de teste.

Assim, caso os resultados pareçam positivos, você amplia o escopo das mudanças aos poucos até chegar ao ponto desejado.

6. Avalie os resultados obtidos

Faça uma avaliação dos resultados obtidos após a implementação das soluções. A intenção é verificar se está tudo dentro do esperado e se há necessidade de ajustes.

Padronização dos processos para a melhoria contínua

O conceito de melhoria contínua é vital para o crescimento e a eficiência das organizações. Ferramentas como o ciclo PDCA, como vimos anteriormente, são amplamente utilizadas para identificar oportunidades de melhoria e implementá-las de forma eficaz.

No entanto, para garantir que essas melhorias sejam sustentáveis e integradas às operações diárias da empresa, é essencial padronizá-las. Nesse contexto, entra em cena o método SDCA (Standardize-Do-Check-Act).

sdca

O SDCA é uma extensão do PDCA, focado na padronização das melhorias. Enquanto o PDCA é utilizado para planejar e testar mudanças, o SDCA é aplicado para consolidar essas mudanças e garantir que elas se tornem parte da rotina operacional.

Vamos explorar cada etapa do SDCA:

Standardize (Padronizar)

Esta é a etapa adicional e crucial que diferencia o SDCA do PDCA. Após identificar uma melhoria e testá-la com sucesso através do PDCA, a próxima etapa é padronizá-la. Isso envolve a criação de procedimentos e diretrizes claros que definem como a melhoria deve ser implementada de forma consistente.

A padronização assegura que todos na organização entendam a nova maneira de trabalhar e a adotem em suas rotinas diárias. Isso pode incluir a atualização de manuais de procedimentos, treinamento de funcionários e a comunicação clara das novas práticas a todas as partes relevantes.

Do (Fazer)

Nesta fase, a melhoria padronizada é implementada em larga escala. É o momento de colocar em prática os novos procedimentos e garantir que eles sejam seguidos. A fase ‘Do’ no SDCA é sobre a aplicação consistente das novas práticas em toda a organização.

Check (Verificar)

Assim como no PDCA, a fase ‘Check’ envolve a avaliação dos resultados da implementação. Aqui, a organização deve monitorar de perto os processos para garantir que a padronização está sendo seguida e para verificar se os resultados esperados estão sendo alcançados.

Esta etapa pode envolver a coleta de feedback, a análise de dados e a observação direta dos processos.

Act (Agir)

Finalmente, na fase ‘Act’, a organização toma ações com base nos resultados da fase ‘Check’. Se a padronização está funcionando bem e trazendo os resultados desejados, a prática é reforçada e mantida.

Se houver problemas ou áreas para melhoria, são feitos ajustes. Esta fase é crucial para garantir que a padronização não apenas seja implementada, mas também continuamente aprimorada.

Melhoria contínua: exemplos para se inspirar

Para encerrar este nosso guia, confira abaixo 3 cases bem-sucedidos de implementação de aperfeiçoamento contínuo para se inspirar.

Exemplos de melhoria contínua

1. Toyota

2. Berneck

3. Manserv

Ficou claro para você a importância de melhorar continuamente os processos empresariais? Os exemplos deixados anteriormente são bastante esclarecedores, e com certeza vão te direcionar.

Como dar o primeiro passo no processo de melhoria?

O primeiro passo para implementar uma cultura de melhoria na sua empresa é contar com um sistema de planejamento estratégico com o objetivo de coletar, armazenar e analisar os resultados dos processos atuais e futuros da companhia.

O acompanhamento integrado da performance corporativa e seus respectivos indicadores é um dos grandes motivos de utilizar um sistema de gestão empresarial. Além do mais, ele permite realizar análises em um só local, agilizando a tomada de decisão e tornando-a mais precisa.

O STRATWS One é um software especialmente desenvolvido para que você crie, analise e compartilhe seus indicadores de desempenho, o que é de grande valia para quem deseja melhorar seus processos.

Veja outras vantagens dessa ferramenta que a fizeram ser escolhida por mais de mil empresas e utilizada por mais de 180 mil colaboradores:

  • integrar pessoas, operação e estratégia;
  • encontrar oportunidades de melhoria;
  • fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
  • aumentar a produtividade;
  • compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
  • potencializar a governança corporativa;
  • compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
  • empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • gerenciar riscos e analisar cenários;
  • facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos.
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