Como executar um plano de ação e acompanhar seus resultados

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Como executar um plano de ação? Essa é uma dúvida para você ou você domina esse assunto?

A verdade é que muitos executivos sabem como executar e fazer o acompanhamento de plano de ação. Mas a questão é que alguns esquecem o quão importante para um planejamento estratégico os planos de ação são, e ignoram o devido processo.

Veja algumas dicas de como gerar mais resultados com essa tão importante ferramenta e fortalecer uma cultura de atingimento de metas com seus colaboradores.

Aproveite e se inspire em um plano de ação de uma empresa pronto para usar. Para isso, siga seus passos para ter certeza de como executar um plano de ação sem erros.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um documento que prepara e organiza as etapas necessárias para a realização de qualquer objetivo. Nele, é descrito como um objetivo deve ser alcançado, listando as tarefas, responsáveis e recursos necessários.

Além disso, planos de ação também são utilizados para mitigar riscos e resolver problemas. É imprescindível para organizar qualquer processo, pois são as etapas definidas que levarão ao sucesso.

Os planos de ação são usados para priorizar as atividades com o objetivo de otimizar o tempo. Eles documentam as etapas a serem executadas para atingir um objetivo, assim como os recursos necessários para cada tarefa, prazos e responsáveis.

Além dos benefícios já citados, um plano de ação é importante para alcançar resultados consistentes, pois fornece a estrutura e o planejamento para alcançar certos resultados. Por isso, saber como executar um plano de ação é fundamental para qualquer planejamento bem-sucedido.

Como executar um plano de ação

Saber como executar um plano de ação é essencial para qualquer empresa. Através de planos de ação é possível desenvolver projetos com responsáveis, prazos e etapas bem definidas.

Por isso, preparamos um passo a passo com 5 dicas de como executar um plano de ação:

1. Visibilidade do plano de ação

O primeiro passo é a visibilidade. Não basta apenas fazer um plano de ação. É necessário um acompanhamento de plano de ação frequente e o desdobramento detalhado das atividades.

Um excelente momento para checar o andamento de um plano de ação é em uma reunião de resultados. Geralmente é nessas horas que são identificados os desvios de meta e discutidos os caminhos a seguir.

O plano de ação, nesse caso, age como uma solução para o desvio e torna mais real o atingimento da meta.

Assim, o sucesso dos planos de ação estabelecidos na sua equipe também deve-se ao estabelecimento de uma rotina e um prazo para que eles sejam finalizados. Além disso, da disponibilidade de meios para sua execução.

Por exemplo, se a ação de um colaborador é realizar um treinamento para melhorar sua comunicação, é seu papel também:

• Verificar e disponibilizar verbas do orçamento para isso;
• Indicar pessoas que já tem essa experiência;
• Definir uma metodologia de execução.

Entre outras providências.

Lembre-se que o plano de ação faz parte de um todo e ele serve como uma “ponte” entre o estabelecimento da meta e seu atingimento. Para saber como executar um plano de ação é preciso conhecer algumas metodologias, como:

• Diagrama de Pareto;
• Diagrama de Ishikawa que ajuda a identificar a causa-raiz do desvio da meta;
• 5W2H é uma metodologia para estabelecer meios de realizar a ação.

Estabeleça prazos que estejam condizentes com a rotina da sua equipe. As metas e prazos devem ser alcançáveis, para não gerar frustração nos integrantes do time.

Veja este exemplo de como executar um plano de ação de uma empresa elaborado com ajuda da matriz de Ishikawa:

2. Meta de plano de ação?

Sua equipe não dá tanta importância ao plano de ação, mas e as metas?

Isso se dá ao simples fato de que o objetivos e metas costumam motivar mais as pessoas, pois estão diretamente ligadas ao objetivo final. Seja ele um melhor desempenho na empresa para uma promoção, um programa de remuneração variável ou simplesmente por uma cultura organizacional consolidada em resultados.

Já os planos de ação não estão tão diretamente ligados assim. Então, por que não criar uma meta de concluir os planos de ação?

Mostrando a importância dos planos de ação, ao estabelecer metas de conclusão, melhora a urgência dos colaboradores em realizá-los. Crie metas mensuráveis, que podem ser desdobradas para indicadores de desempenho.

Para isso, um cronograma de execução pode ser fundamental para a revisão periódica e acompanhamento de plano de ação. Assim, conforme as necessidades mudem, um plano de ação deve ser ajustado.

Confira estas dicas de como criar metas da maneira correta com as Metas SMART:

3. Formato do plano de ação

Qual o melhor formato para planejar e acompanhar o plano de ação?

Existem empresas que simplesmente pegam um papel e escrevem à mão as ações que precisam ser realizadas.

Não precisamos nem citar os inúmeros riscos que essa atitude oferece, certo? Um papel pode ser perdido, jogado no lixo. Mesmo que isso não ocorra, nenhum planejamento que é escrito em um papel é levado realmente a sério.

Ele vai ser facilmente esquecido, sem ter evidências para provar que um dia existiu.

Além disso, temos o Excel, que pode ser bom para realizar a metodologia 5W2H. Isso por oferecer algo mais visual e que pode ser salvo. Então fica registrado. Mas é o jeito mais efetivo?

Para que as pessoas da sua equipe realmente planejem um plano de ação com responsáveis finais, cronograma, causa-raiz e metas vinculadas, um software pode ser fundamental para criar essa importância e comprometimento.

Com um sistema, o gestor pode ver quais planos de ação estão em andamento. E, assim, até mandar e-mails lembrando que alguns ainda não foram concluídos ou que o prazo está atrasado.

4. Exemplo de um plano de ação de uma empresa pronto:

Criamos um exemplo de um plano de ação de uma empresa pronto, para você se inspirar na hora de montar o seu e saber direitinho como executar um plano de ação:

Como executar um plano de ação – exemplo pronto:

• What – o que fazer: Contratar cursos EAD online para capacitação dos colaboradores da área de vendas.
• Why  – porque fazer: O RH usou a matriz de competências e detectou que a força de vendas precisa desenvolver uma série de habilidade como negociação, prospecção e qualificação de leads, entre outras.
• Where – onde será feito: A pesquisa de cursos será feita online e os cursos serão disponibilizados na intranet da empresa.
• Who – por quem será feito: Pelo coordenador de RH e dois analistas da área.
• When – quando: A pesquisa começa imediatamente, a seleção dos cursos deve ser apresentada em 15 dias para a diretoria, que tomará uma decisão 7 dias depois. A implementação do primeiro curso deve acontecer 45 dias após essas definição.
• How – Como fazer: Pesquisar cursos na internet, colher recomendações de quem já os fez, pedir “trial” dos cursos, solicitar visitas de representantes das empresas, se possível e definir os orçamentos de ao menso 5 alternativas possíveis.
• How much – quanto custará fazer: A verba não deve ultrapassar R$ 7.500,00 por mês durante o primeiro ano.

Note neste exemplo de plano de ação de uma empresa pronto, que as respostas, inicialmente, podem ser mais amplas. Depois, você pode detalhar individualmente, para cada participante, como ele deve realizar o plano de ação, em relação a todas as tarefas e atividades individuais.

Para isso, você pode acrescentar colunas em uma planilha e colocar o nome de cada integrante da equipe. Em seguida, responda as perguntas 5W2H para cada um deles. Assim, ficará muito mais fácil para todos entenderem quais as suas responsabilidades individuais e como realizar o plano de ação.

Veja como pode ficar essa planilha:

Quer saber ainda mais sobre como executar um plano de ação?

Então, assista a este vídeo exclusivo da Siteware em nosso canal no YouTube:

5- Estratégia e priorização

Não ter um plano de ação torna suas metas extremamente suscetíveis a erros. Por outo lado, ter um plano de ação que não é eficiente e não aproxima o colaborador da meta, também.

Ter evidências de que o plano de ação está contribuindo para as metas é fundamental em uma cultura voltada para resultados. Para isso, saber como executar um plano de ação que priorize o tempo e coloque esforços em atividades práticas que podem ser medidas é o que as empresas devem buscar.

Assim, será possível evidenciar a importância à essa ferramenta de gestão.

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