O que é folha de verificação e como utilizá-la para melhorar processos?

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Talvez nunca tenha ouvido falar no termo “folha de verificação”, mas trata-se de uma ferramenta de gestão da qualidade em processos muito importante. Afinal, está diretamente relacionada aos dados reais de processos na empresa.

Como sabemos, a coleta de dados é parte importante de uma boa gestão e de um planejamento estratégico eficientes. Em determinados momentos, a análise de um dado pode mostrar oportunidades de melhoria. Ou, também, mostrar erros e problemas, o que ajuda na percepção do que deve ser feito para evitá-los.

Acontece que muitas vezes a forma como se coleta esses dados pode ser bem difícil. Nessa hora, a folha de verificação aparece como uma solução para otimizar a rotina e fazer com que as informações, principalmente de erros, não passem despercebidas.

A folha de verificação, também conhecida como lista de verificação, é uma das sete ferramentas da qualidade, que foram reunidas e sistematizadas de forma conjunta pela primeira vez por Kaoru Ishikawa. 

Quer mais detalhes?

Então, acompanhe o artigo e saiba o que é folha de verificação, suas vantagens e desvantagens e como utilizá-la.

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O que é folha de verificação? Para que ela serve?

A folha de verificação nada mais é do que um formulário simples planejado para coletar e apresentar dados. É conhecida, também, por outros nomes, como lista de verificação, checklist, lista de recolhimento, dentre outros.

Além disso, a folha de verificação é muito utilizada para padronizar a coleta de dados e facilitar a inspeção ou verificação de processos, tarefas ou itens. Dessa forma, ela é amplamente utilizada em diversos campos, como gestão da qualidade, segurança do trabalho, operações industriais, aviação, saúde, entre outros.

A ideia é que seja um modelo de fácil preenchimento contendo vários itens a serem verificados rapidamente. Pode ser para checar processos de produção, para verificar e contar itens defeituosos ou mesmo para identificar as causas e a localização desses problemas.

É a maneira mais estruturada e simplificada de coletar informações específicas, possibilitando uma análise posterior mais clara.

Se você desconfia de determinado defeito em uma linha de produção, com uma folha de verificação, você pode entender exatamente se há defeito, onde está e quantas vezes ocorre.

Isso porque, geralmente, a folha de verificação é a primeira ferramenta que possibilita essa observação. Ela questiona processos e, por meio de uma amostra definida pela empresa, revela se há variações nesses processos.

Além disso, permite o planejamento, quando você enxerga claramente os problemas. Assim, também possibilita a padronização de processos, incentivando ações para garantir essa prática.

Você sabe o que é análise de causa raiz? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube, ele vai te mostrar outras maneiras de detectar problemas e suas soluções:

Quais são os elementos básicos de uma folha de verificação?

Confira a seguir os elementos principais de uma folha de verificação:

• Título: o título deve ser claro e refletir o propósito da folha de verificação. Ele orienta o usuário sobre o que está sendo observado ou coletado.
• Cabeçalho: com data, local, informações sobre o turno e o nome do responsável.
• Corpo da Folha: uma lista dos itens ou atividades que precisam ser observados ou verificados. Por exemplo, em uma inspeção de segurança, isso poderia incluir equipamentos de proteção individual, sinalizações de segurança, etc.
• Área para marcas ou notas: espaço onde o observador fará marcações ou anotações. Isso pode incluir colunas para marcar com um “✓” ou fazer pequenas anotações sobre cada item.
• Instruções específicas: qualquer instrução adicional sobre como realizar a verificação ou sobre o que exatamente precisa ser observado. Isso ajuda a padronizar a coleta de dados entre diferentes usuários.
• Espaço para comentários finais: uma seção para observações adicionais que possam ser relevantes para entender melhor os dados coletados ou particularidades observadas durante o processo.

Para que serve a folha de verificação?

A folha de verificação é uma importante ferramenta da qualidade. Sua utilização é importante para diversas empresas.

As folhas de verificação podem ser usadas para:

1- Verificar a distribuição do processo de produção

A folha de verificação aumenta a eficiência ao minimizar o tempo gasto tentando lembrar ou determinar quais tarefas precisam ser feitas, especialmente em operações rotineiras ou repetitivas.

Ela coleta dados de amostras de produção em tempo real, verificando especificações e variações em produtos.

Além disso, em projetos ou operações que envolvem várias equipes ou departamentos, as folhas de verificação ajudam a coordenar esforços e garantir que todos estejam alinhados com os procedimentos.

2- Verificar a frequência de situações

Em contextos como controle de qualidade, a folha de verificação é usada para registrar defeitos ou problemas, facilitando a identificação de padrões de falha e áreas que precisam de melhoria.

Isso porque ela determina quantas vezes cada defeito ou situação prejudicial à produção pode estar ocorrendo.

3- Localizar defeitos

Mais do que números de defeitos, ela mostra exatamente onde está o problema.

Se você estipular o preenchimento por manchas, sujeiras ou riscos, por exemplo, no final da verificação saberá qual deles está sendo o tipo de defeito que mais ocorre.

Também pode saber o local exato em uma peça onde os defeitos ocorrem, caso seja este o objetivo.

4- Classificar defeitos

Definir se os defeitos acontecem mais de dia, de noite ou em qualquer outra categoria (como uma máquina, unidade, operador etc.).

Isso te ajuda a ter uma visão geral de situações prejudiciais.

Como se faz uma folha de verificação

Este processo envolve entender o que você precisa monitorar ou verificar, e depois estruturar essa informação de forma útil e prática. Vamos começar:

Passo 1: Defina o objetivo

Determine o que você quer alcançar com a folha de verificação. Pode ser para controle de qualidade, segurança, manutenção, inspeção de processos, etc.

Compreenda detalhadamente o processo ou a tarefa que será verificada.

Passo 2: Identifique os itens a serem verificados

Identifique todos os elementos, etapas ou itens que precisam ser verificados. Isso pode incluir equipamentos, procedimentos, segurança, qualidade, etc.

Converse com as pessoas que estão diretamente envolvidas no processo para entender suas perspectivas e sugestões.

Passo 3: Estruture a folha de verificação

Decida se a folha será uma lista simples, uma tabela, ou se terá algum formato específico (como diagramas ou fluxogramas). Coloque os itens em uma ordem lógica, como a ordem em que as tarefas são realizadas.

Para te ajudar, você pode baixar o template que deixei para você no início deste artigo!

Passo 4: Inclua detalhes relevantes

Para cada item, inclua espaço para marcações como “concluído”, “em conformidade”, “não conforme”, etc. Inclua campos para data, hora, nome do responsável pela verificação, e observações, se necessário.

Passo 5: Teste a folha de verificação

Use a folha de verificação em um período de teste para ver como ela funciona na prática. Peça feedback das pessoas que usaram a folha para identificar problemas ou áreas para melhoria.

Com base no feedback, faça os ajustes necessários para tornar a folha mais eficaz e fácil de usar. Após os ajustes, finalize a versão da folha de verificação.

Passo 6: Implemente e treine os envolvidos

Distribua a folha de verificação para uso regular. Além disso, garanta que todos os envolvidos entendam como usar a folha corretamente.

Observe como a folha de verificação está sendo usada e se está atingindo seus objetivos. Se necessário, faça atualizações periódicas na folha de verificação para refletir mudanças nos processos ou para melhorar a eficiência.

Como utilizar a folha de verificação?

As folhas de verificação costumam ser utilizadas para registrar informações sobre o desempenho de determinado processo. A ferramenta pode ser importante para a padronização da coleta de dados na sua empresa.

Para utilizá-la, você precisa definir 5 coisas principais:

1. O que exatamente você quer observar, ou seja, qual o objetivo principal dessa coleta de dados. Exemplos: quantos defeitos, onde estão, se uma ação foi concluída como deveria, etc.;
2. Período que você deseja coletar os dados (diariamente, semanalmente ou mensalmente), além de variáveis como manhã, tarde ou noite;
3. Os tipos de folha de verificação a serem utilizados (se será composto de números, marcadores – como com um ‘X’ -, entre outros);
4. A pessoa responsável pela coleta de dados e se ela está ciente do objetivo da verificação;
5. A quantidade de dados ideal para coletar (o tamanho da amostra).

A partir de então, você poderá criar uma tabela de fácil preenchimento, que será a folha de verificação.

Exemplos de folha de verificação

Para utilizar uma folha de verificação, basta anotar a frequência dos itens observados, aqueles que definiu como objetivo para verificar em busca de conclusões.

Para melhor entendimento, separamos dois exemplos para você:

Veja este exemplo de uma folha de verificação:

Veja outro exemplo de uma fábrica de camisas que queria saber quais os defeitos mais recorrentes em seu produto:

Vantagens e desvantagens da folha de verificação

A folha de verificação é considerada uma ferramenta que busca a qualidade em processos, portanto, geralmente, é benéfica. A única desvantagem seria o processo demorado, caso a amostra necessária seja muito ampla. Isso demandaria mais tempo e até mesmo recursos.

Mas, na grande maioria dos casos, utilizar uma folha de verificação trará vantagens para sua empresa. Afinal, estamos sempre em busca de melhores resultados finais.

7 vantagens da folha de verificação

1. Identifica causas de problemas e com que frequência estão acontecendo;
2. Estrutura organizada e padronizada para a coleta de dados;
3. Fácil interpretação visual;
4. Otimiza tempo na busca por dados concretos;
5. Análise inicial que permite uma investigação mais profunda sobre problemas e soluções;
6. Relação direta com outras ferramentas de qualidade, como diagrama de dispersão e outros dados de causa e efeito;
7. Busca constante por melhorias com base em um arquivo de fácil preenchimento e visualização.

Quais outras ferramentas podem ser usadas juntos à folha de verificação?

Integrar a folha de verificação com outras ferramentas ou metodologias pode aumentar significativamente sua eficácia. Duas ferramentas bastante utilizadas em conjunto são o Diagrama de Ishikawa e a Análise Pareto.

Confira mais sobre:

Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito ou Espinha de Peixe)

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe, é uma ferramenta que ajuda a identificar, explorar e exibir visualmente as possíveis causas de um problema específico. É particularmente útil para análise de processos e melhoria contínua.

Como Integrar com a folha de verificação:

• Identificação de problemas: use a folha de verificação para identificar e registrar problemas ou não conformidades.
• Análise de causa: após identificar um problema recorrente com a folha de verificação, utilize o Diagrama de Ishikawa para analisar suas possíveis causas.
• Ação corretiva: baseado na análise, implemente ações corretivas e monitore os resultados, usando a folha de verificação para avaliar a eficácia dessas ações.

Análise de Pareto (Princípio 80/20)

A Análise de Pareto, baseada no Princípio de Pareto ou regra 80/20, é uma técnica que ajuda a identificar quais problemas (geralmente 20%) estão causando a maioria (80%) das dificuldades. É frequentemente representada por um gráfico de barras que ajuda a visualizar e priorizar problemas ou causas.

Como integrar com a folha de verificação:

• Coleta de dados: utilize a folha de verificação para coletar dados sobre diferentes tipos de problemas ou defeitos.
• Priorização com Pareto: faça uso da Análise de Pareto para identificar quais problemas registrados na folha de verificação são os mais frequentes ou têm o maior impacto.
• Foco nas áreas chave: concentre esforços de melhoria nas áreas identificadas pela Análise de Pareto, e use a folha de verificação para monitorar progressos e eficácia das ações implementadas.

Próximos passos

A partir de uma folha de verificação, você consegue ver onde está o problema, quando está ocorrendo e com que frequência. Descobriu?

Então é hora de partir para a ação e buscar as melhores soluções!

Leia também: Você sabe o que é FCA (Fato Causa Ação) e como solucionar problemas recorrentes com ela?

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