O que é folha de verificação e como utilizá-la para melhorar processos

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre o que é folha de verificação! Deixe nos comentários o que achou.)

Você sabe o que é folha de verificação?

Talvez nunca tenha ouvido falar no termo, mas trata-se de uma ferramenta de gestão da qualidade em processos muito importante. Afinal, está diretamente relacionada aos dados reais de processos na empresa.

Como sabemos, a coleta de dados é parte importante de uma boa gestão e de um planejamento estratégico eficientes. Em determinados momentos, a análise de um dado pode mostrar oportunidades de melhoria. Ou, também, mostrar erros e problemas, o que ajuda na percepção do que deve ser feito para evitá-los.

Acontece que muitas vezes a forma como se coleta esses dados pode ser bem difícil. Nessa hora, a folha de verificação aparece como uma solução para otimizar a rotina e fazer com que as informações, principalmente de erros, não passem despercebidas.

A folha de verificação, também conhecida como lista de verificação, é uma das sete ferramentas da qualidade, que foram reunidas e sistematizadas de forma conjunta pela primeira vez por Kaoru Ishikawa. 

Quer mais detalhes?

Então, acompanhe o artigo e saiba o que é folha de verificação, suas vantagens e desvantagens e como utilizá-la.

A Siteware preparou um template 100% gratuito de folha de verificação para você. Baixe agora:

O que é folha de verificação?

A folha de verificação nada mais é do que um formulário simples planejado para coletar e apresentar dados. É conhecida, também, por outros nomes, como lista de verificação, checklist, lista de recolhimento, dentre outros.

A ideia é que seja um modelo de fácil preenchimento contendo vários itens a serem verificados rapidamente. Pode ser para checar processos de produção, para verificar e contar itens defeituosos ou mesmo para identificar as causas e a localização desses problemas.

É a maneira mais estruturada e simplificada de coletar informações específicas, possibilitando uma análise posterior mais clara.

Você desconfia de determinado defeito em uma linha de produção? Então, com uma folha de verificação, pode entender exatamente se há defeito, onde está e quantas vezes ocorre.

Geralmente, a folha de verificação é a primeira ferramenta que possibilita essa observação. Ela questiona processos e, por meio de uma amostra definida pela empresa, revela se há variações nesses processos.

Além disso, permite o planejamento, quando você enxerga claramente os problemas. Assim, também possibilita a padronização de processos, incentivando ações para garantir essa prática.

Você sabe o que é análise de causa raiz? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube, ele vai te mostrar outras maneiras de detectar problemas e suas soluções:

Para que serve a folha de verificação?

A folha de verificação é uma importante ferramenta da qualidade. Sua utilização é importante para diversas empresas.

As folhas de verificação podem ser usadas para:

1- Verificar a distribuição do processo de produção

Coleta dados de amostras de produção em tempo real, verificando especificações e variações em produtos.

2- Verificar a frequência de situações

Determina quantas vezes cada defeito ou situação prejudicial à produção pode estar ocorrendo.

3- Localizar defeitos

Mais do que números de defeitos, ela mostra exatamente onde está o problema.

Se você estipular o preenchimento por manchas, sujeiras ou riscos, por exemplo, no final da verificação saberá qual deles está sendo o tipo de defeito que mais ocorre.

Também pode saber o local exato em uma peça onde os defeitos ocorrem, caso seja este o objetivo.

4- Classificar defeitos

Definir se os defeitos acontecem mais de dia, de noite ou em qualquer outra categoria (como uma máquina, unidade, operador etc.).

Isso te ajuda a ter uma visão geral de situações prejudiciais.

Como utilizar a folha de verificação?

As folhas de verificação costumam ser utilizadas para registrar informações sobre o desempenho de determinado processo. A ferramenta pode ser importante para a padronização da coleta de dados na sua empresa.

Para utilizá-la, você precisa definir 5 coisas principais:

1. O que exatamente você quer observar, ou seja, qual o objetivo principal dessa coleta de dados. Exemplos: quantos defeitos, onde estão, se uma ação foi concluída como deveria, etc.;
2. Período que você deseja coletar os dados (diariamente, semanalmente ou mensalmente), além de variáveis como manhã, tarde ou noite;
3. Os tipos de folha de verificação a serem utilizados (se será composto de números, marcadores – como com um ‘X’ -, entre outros);
4. A pessoa responsável pela coleta de dados e se ela está ciente do objetivo da verificação;
5. A quantidade de dados ideal para coletar (o tamanho da amostra).

A partir de então, você poderá criar uma tabela de fácil preenchimento, que será a folha de verificação.

Exemplos de folha de verificação

Para utilizar uma folha de verificação, basta anotar a frequência dos itens observados, aqueles que definiu como objetivo para verificar em busca de conclusões.

Para melhor entendimento, separamos dois exemplos para você:

Veja este exemplo de uma folha de verificação:

Veja outro exemplo de uma fábrica de camisas que queria saber quais os defeitos mais recorrentes em seu produto:

Vantagens e desvantagens da folha de verificação

A folha de verificação é considerada uma ferramenta que busca a qualidade em processos, portanto, geralmente, é benéfica. A única desvantagem seria o processo demorado, caso a amostra necessária seja muito ampla. Isso demandaria mais tempo e até mesmo recursos.

Mas, na grande maioria dos casos, utilizar uma folha de verificação trará vantagens para sua empresa. Afinal, estamos sempre em busca de melhores resultados finais.

7 vantagens da folha de verificação

1. Identifica causas de problemas e com que frequência estão acontecendo;
2. Estrutura organizada e padronizada para a coleta de dados;
3. Fácil interpretação visual;
4. Otimiza tempo na busca por dados concretos;
5. Análise inicial que permite uma investigação mais profunda sobre problemas e soluções;
6. Relação direta com outras ferramentas de qualidade, como diagrama de dispersão e outros dados de causa e efeito;
7. Busca constante por melhorias com base em um arquivo de fácil preenchimento e visualização.

A partir de uma folha de verificação, você consegue ver onde está o problema, quando está ocorrendo e com que frequência. Descobriu?

Então é hora de partir para a ação e buscar as melhores soluções!

Leia também: Você sabe o que é FCA (Fato Causa Ação) e como solucionar problemas recorrentes com ela?

O STRATWs ONE é um software de gestão de performance corporativa robusto e muito fácil de usar. Ele permite acompanhar processos e o desempenho das equipes com praticidade e transparência. Com isso, você descobre rapidamente as oportunidades de melhoria.

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs ONE: