Como identificar oportunidades de melhoria na empresa?

Oportunidades de melhoria podem ser identificadas, no entanto, isso não significa que elas sejam de fato encontradas dentro das organizações. Isso porque, ao seguir o fluxo das tarefas e rotinas, os colaboradores e lideranças acabam ficando no operacional, sem tempo para pensar sobre como é possível melhorar.

Por isso, é bastante comum que as empresas trabalhem com metodologias e ritos para explorar a identificação de oportunidades de melhoria. Você sabe quais são?

Neste conteúdo, além de te apresentar alguns deles, trago ainda a diferença entre ocorrências e não conformidades, como a ISO 9001 dialoga com a identificação de oportunidades de melhoria, quais as principais metodologias e o que fazer depois. Continue a leitura e confira!

O que é oportunidades de melhoria?

Oportunidades de melhoria refere-se a qualquer situação, processo, produto ou serviço dentro de uma organização que pode ser aprimorado. Dessa forma, mesmo que algo esteja funcionando conforme as especificações ou atendendo aos padrões estabelecidos, quase sempre há espaço para melhorias que podem resultar em maior eficiência, maior satisfação do cliente, redução de custos, entre outros benefícios.

Além disso, a busca contínua por oportunidades de melhoria é fundamental para a chamada melhoria contínua, um dos pilares centrais da Gestão da Qualidade. Ao identificar e agir sobre essas oportunidades, as organizações podem se adaptar, evoluir e permanecer competitivas em um ambiente de negócios em constante mudança.

Como as oportunidades de melhoria surgem?

As oportunidades de melhoria surgem de várias fontes e situações, tanto internas quanto externas à organização.  Em termos de Gestão da Qualidade, as oportunidades de melhoria são frequentemente identificadas por meio de:

• Auditorias de qualidade: durante uma auditoria, os processos são revisados para garantir a conformidade com os padrões estabelecidos, e qualquer desvio pode ser visto como uma oportunidades de melhoria.
• Feedback dos clientes: os clientes podem apontar áreas onde o produto ou serviço não atendeu completamente às suas expectativas, indicando uma oportunidade de melhoria.
• Revisões de processo: analisando os processos regularmente por meio de metodologias como PDCA, as organizações podem identificar ineficiências ou processos redundantes que podem ser melhorados.

• Inovação e tecnologia: as mudanças tecnológicas ou inovações na indústria podem revelar novas maneiras de realizar tarefas ou oferecer produtos e serviços, criando oportunidades de melhoria.
• Análise de dados e indicadores: por meio  da análise de dados, as organizações podem identificar tendências, variações ou áreas de subdesempenho que sinalizam uma oportunidade de melhoria.
• Benchmarks e comparações da indústria: comparando-se com outras organizações ou padrões da indústria, é possível identificar áreas onde a organização pode estar atrasada e, portanto, apresentar oportunidades de melhoria.
• Reuniões de equipe e brainstorming: as equipes que trabalham diretamente em processos específicos muitas vezes têm uma visão clara das ineficiências e podem oferecer ideias valiosas para melhorias.
• Avaliações de desempenho: tanto a nível individual quanto de equipe, as avaliações podem revelar pontos fracos ou áreas de subdesempenho que precisam ser abordadas.

O que são ocorrências e não conformidades?

Ocorrências e não conformidades são termos frequentemente utilizados na Gestão da Qualidade e em sistemas de gestão em geral. 

Ao identificar e analisar esses eventos ou situações, as organizações podem aprender com os erros, implementar ações corretivas e aprimorar seus sistemas e processos. Esta abordagem proativa contribui para a mitigação de riscos, redução de custos e melhoria da satisfação do cliente.

Ambos referem-se a situações indesejadas ou inesperadas, mas têm nuances distintas em seus significados:

Ocorrências

Este termo é geralmente usado para descrever qualquer evento ou situação que ocorre, independentemente de ser esperado ou não. Em contextos específicos, uma ocorrência pode se referir a um evento que precisa ser investigado ou registrado.

Por exemplo, em ambientes de segurança, uma ocorrência pode ser um incidente ou evento que precisa ser documentado, como um acidente de trabalho ou uma falha de equipamento.

Não conformidades

Este termo tem uma definição mais específica e é frequentemente usado em sistemas de gestão da qualidade. Uma não conformidade ocorre quando um produto, processo ou sistema não atende a uma especificação, padrão, procedimento ou requisito estabelecido. Em outras palavras, algo não está conforme deveria estar.

Não conformidades podem ser descobertas por meio de auditorias, inspeções, revisões de processos ou feedbacks dos clientes.

Dependendo da gravidade e da natureza da não conformidade, pode ser necessário tomar ações corretivas para resolver a situação e garantir que ela não se repita no futuro.

Como enxergar a oportunidade de melhoria diante de ameaças e não conformidades?

Transformar ameaças e não conformidades em oportunidades de melhoria é um dos aspectos centrais da mentalidade de melhoria contínua. Reconhecer essas situações como chances para crescer e aprimorar processos requer uma combinação de cultura organizacional, metodologia e perspectiva.

Algumas abordagens para enxergar oportunidades de melhoria nessas circunstâncias que se destacam são:

• Cultura de aprendizado: é fundamental que a organização tenha uma cultura que valorize o aprendizado e não puna erros de forma punitiva. Os erros e não conformidades devem ser vistos como oportunidades para aprender e crescer.
• Análise das causas raízes: quando ocorre uma não conformidade, é essencial ir além dos sintomas superficiais e identificar a causa raiz do problema. Ao fazer isso, a organização pode implementar soluções efetivas que evitam a recorrência da mesma não conformidade no futuro.
• Avaliação SWOT: o SWOT é uma ferramenta de análise (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – em português: Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças) pode ajudar a organização a entender suas vulnerabilidades (ameaças e fraquezas) e transformá-las em áreas de oportunidade.

• Feedback construtivo: encorajar feedbacks abertos e construtivos de todos os stakeholders (clientes, colaboradores, fornecedores, etc.) ajuda a identificar áreas problemáticas antes que se tornem crises maiores.
• Flexibilidade e adaptação: organizações que são flexíveis e adaptáveis estão melhor preparadas para transformar desafios em oportunidades. Ter processos e sistemas ágeis permite ajustar rapidamente quando surgem ameaças ou não conformidades.
• Investimento em treinamento: equipar os colaboradores com as habilidades e conhecimentos necessários para reconhecer e lidar com não conformidades e ameaças pode transformar esses desafios em oportunidades para inovação e otimização.
• Sistemas de feedback contínuo: ter sistemas onde os colaboradores podem relatar não conformidades, erros ou áreas de melhoria promove uma mentalidade proativa em relação à oportunidades de melhoria contínua.
• Planejamento proativo: ao antecipar potenciais ameaças ou não conformidades, a organização pode desenvolver planos para abordá-las antes que se tornem problemas maiores. Isso permite uma abordagem mais estratégica e menos reativa.

O que seria uma proposta de melhoria?

Uma proposta de melhoria é um documento ou apresentação formulada para sugerir alterações ou aprimoramentos em um processo, produto, serviço ou sistema dentro de uma organização. Ela é originada a partir da identificação de oportunidades de melhoria, que pode surgir de feedbacks, auditorias, análises de desempenho ou outras fontes.

No núcleo de uma proposta de oportunidades de melhoria, encontra-se a definição clara do problema ou área que exige aprimoramento. Essa definição é frequentemente acompanhada de uma análise da causa raiz para entender as origens do problema.

Com base nesse entendimento, são estabelecidos os objetivos da proposta e são delineadas as soluções específicas que abordarão o problema identificado. Ao propor uma solução, é crucial considerar os benefícios esperados, como a redução de custos, aumento da eficiência ou aprimoramento da satisfação do cliente.

Por outro lado, também é vital avaliar possíveis riscos ou desafios que possam surgir na implementação da proposta, bem como os recursos necessários para colocá-la em prática. 

Normalmente, a proposta detalha um plano de implementação, especificando como a solução será introduzida, e inclui métricas de avaliação para medir o sucesso após sua implementação.

Finalmente, é essencial que a proposta tenha mecanismos para coletar feedback e revisar o impacto da melhoria sugerida, garantindo que ela alcance seus objetivos e traga benefícios reais para a organização.

O que é oportunidade de melhoria ISO 9001?

A ISO 9001 é a norma internacional que estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade (SGQ). Ela é focada em garantir a satisfação do cliente por meio da entrega consistente de produtos e serviços de qualidade e da melhoria contínua dos processos internos de uma organização.

No contexto da ISO 9001, uma “oportunidade de melhoria” refere-se a qualquer situação ou descoberta que não seja necessariamente uma não conformidade, mas que, se abordada ou implementada, pode melhorar a eficiência, eficácia ou satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço prestado pela organização.

Além disso, a identificação de oportunidades de melhoria é uma parte fundamental do compromisso da ISO 9001 com a melhoria contínua.

Metodologias para identificação de oportunidades de melhoria

A identificação de oportunidades de melhoria é crucial para qualquer organização que busca otimizar seus processos, aumentar a satisfação do cliente e alcançar melhores resultados. Diversas metodologias foram desenvolvidas ao longo do tempo para auxiliar nessa tarefa. Algumas das mais conhecidas e amplamente utilizadas incluem:

1- PDCA

O PDCA é um ciclo iterativo de gestão que visa a melhoria contínua de processos e produtos. Ele atua na identificação e implementação de oportunidades de melhoria da seguinte forma:

• Plan (Planejar): nesta fase inicial, é identificado um problema ou uma oportunidades de melhoria. Define-se um objetivo, analisam-se os processos atuais e planeja-se a ação para resolver o problema ou aproveitar a oportunidade.
• Do (Executar): as ações planejadas são implementadas em uma escala controlada. Isso pode envolver testar uma nova ferramenta, método ou processo para abordar a oportunidade de melhoria identificada.
• Check (Verificar): após a execução, os resultados são analisados para determinar se a ação implementada teve o efeito desejado e se a melhoria foi alcançada. Compara-se o resultado obtido com o resultado esperado.
• Act (Agir): com base na análise da fase de “Check“, a empresa decide se o novo método deve ser adotado em larga escala, se deve ser ajustado e testado novamente, ou se deve ser descartado. Se a melhoria for bem-sucedida, ela é padronizada e integrada ao processo regular.

2- Six Sigma

O Six Sigma é uma metodologia focada na redução de defeitos e na melhoria da qualidade dos processos. Para identificar e implementar oportunidades de melhoria, o Six Sigma utiliza principalmente o ciclo DMAIC:

• Define (Definir): identifica-se o problema ou a área de oportunidades de melhoria, definindo claramente os objetivos e escopo do projeto.
• Measure (Medir): coletam-se dados do processo atual para estabelecer uma linha de base de desempenho. Isso ajuda a compreender a extensão do problema e a identificar variações.
• Analyze (Analisar): os dados coletados são analisados para identificar as causas raízes dos problemas ou variações. Ferramentas estatísticas são frequentemente utilizadas para entender padrões e relações.
• Improve (Melhorar): com base na análise, soluções são propostas e implementadas para abordar as causas raízes identificadas. Testes piloto ou experimentos podem ser realizados para garantir a eficácia das soluções.
• Control (Controlar): uma vez que as melhorias são validadas, são estabelecidos controles para garantir que os novos processos se mantenham estáveis e consistentes. Isso pode envolver a criação de gráficos de controle, treinamento de pessoal ou a implementação de procedimentos padrão.

3- Kaizen

O Kaizen é uma filosofia japonesa que se traduz como “melhoria contínua“. Em termos empresariais, refere-se a atividades que envolvem todos os funcionários, desde os executivos até os trabalhadores da linha de frente, no esforço contínuo para melhorar todos os aspectos da empresa. 

Por meio dessa abordagem prática e orientada à ação, o Kaizen incentiva uma mentalidade onde a melhoria contínua é parte integrante da cultura empresarial, e oportunidades de melhoria são constantemente identificadas e abordadas.

4- 5S

O 5S é uma metodologia originária do Japão, voltada para a organização e padronização do local de trabalho. Ele atua na identificação e implementação de oportunidades de melhoria através dos seguintes passos:

• Seiri (Classificar): separação e eliminação de itens desnecessários no local de trabalho. Isso identifica excessos e reduz o desperdício.
• Seiton (Ordenar): organizar os itens restantes de maneira lógica e eficiente, garantindo que cada coisa tenha seu lugar. Isso ajuda a identificar irregularidades rapidamente.
• Seiso (Limpar): limpar o local de trabalho regularmente para manter um ambiente limpo, o que ajuda a identificar problemas como vazamentos ou desgastes mais rapidamente.
• Seiketsu (Padronizar): estabelecer padrões para as três primeiras etapas, garantindo que todos sigam as mesmas diretrizes e práticas. Isso facilita a identificação de desvios ou não conformidades.
• Shitsuke (Sustentar): cultivar a disciplina e a responsabilidade entre os funcionários para manter o sistema 5S em andamento. Isso ajuda a manter a cultura de oportunidades de melhoria contínua e a identificar oportunidades de aprimoramento constantemente.

5- Análise SWOT

A Análise SWOT é uma ferramenta estratégica que ajuda organizações a identificar suas Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). 

Ao combinar uma compreensão clara de suas capacidades internas (forças e fraquezas) com uma análise do ambiente externo (oportunidades e ameaças), a análise SWOT proporciona uma visão abrangente que pode guiar a empresa na identificação de áreas que necessitam de melhoria e no desenvolvimento de estratégias para capitalizar oportunidades e enfrentar desafios.

Ela atua na identificação de oportunidades de melhoria da seguinte forma:

Forças (Strengths): ao identificar seus pontos fortes, a empresa pode alavancar essas vantagens competitivas para maximizar seus benefícios.

Fraquezas (Weaknesses): ao reconhecer suas vulnerabilidades ou áreas em que pode não se sair tão bem, a empresa tem uma visão clara de onde precisa melhorar, dando direção para as áreas de foco.

Oportunidades (Opportunities): ao analisar o ambiente externo, a empresa pode identificar novos mercados, tendências ou mudanças que possam ser aproveitadas para seu benefício.

Ameaças (Threats): reconhecer potenciais desafios ou riscos externos permite que a empresa se prepare e crie estratégias para mitigar ou superar esses desafios.

6- Gemba Walk

A Gemba Walk é uma prática originária da filosofia Lean, onde líderes e gestores vão ao “gemba” – o lugar real onde o trabalho acontece (como o chão de fábrica ou qualquer área operacional) – para observar, aprender e identificar oportunidades de melhoria.

Dessa forma, a Gemba Walk posiciona os líderes e gestores em um ambiente onde eles podem testemunhar diretamente as operações diárias, permitindo que identifiquem oportunidades de melhoria de forma prática e colaborativa.

Ela atua da seguinte forma:

• Observação direta: ao invés de confiar apenas em relatórios ou métricas, os gestores veem os processos em ação, percebendo ineficiências, desperdícios ou desafios que talvez não sejam evidentes a distância.
• Interagir com a equipe: a Gemba Walk permite que os gestores conversem diretamente com aqueles que estão na linha de frente, proporcionando insights valiosos sobre os desafios diários e sugestões de oportunidades de melhoria.
• Identificar desperdícios: na filosofia Lean, qualquer atividade que não agregue valor ao cliente é considerada um desperdício. Ao observar o trabalho em ação, é mais fácil identificar e entender esses desperdícios.
• Promover a cultura de oportunidades de melhoria contínua: ao realizar regularmente as Gemba Walks, os líderes demonstram seu compromisso com a melhoria contínua e incentivam a equipe a fazer o mesmo.

7- Análise de causa raiz

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual que ajuda a identificar e explorar as possíveis causas raízes de um problema específico. 

O Diagrama de Ishikawa oferece uma representação visual estruturada das possíveis causas de um problema, permitindo que as empresas identifiquem e atuem proativamente sobre as áreas de melhoria.

Ele atua na identificação de oportunidades de melhoria da seguinte forma:

• Identificação do problema: o problema ou efeito é registrado no lado direito do diagrama, representando a “cabeça do peixe”.
• Categorização das causas: as principais categorias de causas, muitas vezes referidas como os “6 Ms” (Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Material e Mão de Obra), são desenhadas como “espinhas” principais saindo da espinha central do diagrama.
• Exploração de subcausas: Para cada categoria principal, causas mais específicas são exploradas e registradas como “espinhas” menores. Isso cria um mapeamento detalhado de possíveis causas relacionadas ao problema.
• Análise em equipe: a construção do diagrama é frequentemente um exercício colaborativo, envolvendo pessoas de diferentes áreas, garantindo uma visão abrangente do problema.
• Identificação de oportunidades: ao visualizar e entender as causas e subcausas potenciais de um problema, as equipes podem direcionar esforços para abordar as causas raízes, resultando em melhorias significativas.

8- Mapa de Fluxo de Valor

O Mapa de Fluxo de Valor (VSM, do inglês “Value Stream Mapping“) é uma ferramenta visual usada para representar e analisar o fluxo de materiais e informações através de um processo ou sistema. Ele ajuda a identificar desperdícios e ineficiências.

Ao visualizar e analisar o processo completo usando o VSM, as empresas podem obter uma compreensão clara de onde estão as ineficiências e, assim, priorizar e implementar melhorias de forma eficaz.

A atuação na identificação de oportunidades de melhoria acontece da seguinte forma:

• Representação visual do fluxo: o VSM mostra todas as etapas do processo, desde a matéria-prima até o produto final, incluindo tanto as atividades que agregam valor quanto as que não agregam.
• Identificação de desperdícios: ao mapear o fluxo, é possível identificar áreas de espera, excesso de estoque, movimentações desnecessárias e outros tipos de desperdícios típicos da filosofia Lean.
• Tempo de ciclo e lead time: o mapa destaca quanto tempo cada etapa leva e permite identificar gargalos no processo onde ações de melhoria podem ser necessárias.
• Fluxo de informações: o VSM não apenas mapeia o fluxo de materiais, mas também o fluxo de informações, mostrando como as decisões são tomadas e como a informação se move pela organização.
• Desenvolvimento de um estado futuro: após identificar as áreas de melhoria no “estado atual” do VSM, as equipes podem projetar um “estado futuro” otimizado, eliminando desperdícios e melhorando o fluxo.

9- FMEA

O FMEA, ou Análise dos Modos de Falha e seus Efeitos, é uma abordagem sistemática para identificar potenciais modos de falha em um produto ou processo e avaliar os riscos associados a essas falhas.

Por meio do FMEA, as empresas antecipam e identificam onde e como um produto ou processo pode falhar, bem como as consequências dessas falhas para os clientes ou para a operação. Ao considerar a gravidade, a ocorrência e a capacidade de detecção de cada falha, a empresa pode priorizar quais falhas precisam ser abordadas primeiro.

Assim, em vez de reagir a problemas depois que ocorrem, o FMEA permite que as empresas sejam proativas, otimizando o design do produto ou o processo antes da implementação.

Isso conduz a uma maior confiabilidade, redução de custos associados a defeitos e, consequentemente, uma melhor satisfação do cliente. 

Como dar o primeiro passo no processo de oportunidades de melhoria?

O primeiro passo para implementar uma cultura de oportunidades de melhoria na sua empresa é contar com um sistema de planejamento estratégico com o objetivo de coletar, armazenar e analisar os resultados dos processos atuais e futuros da companhia.

O acompanhamento integrado da performance corporativa e seus respectivos indicadores é um dos grandes motivos de utilizar um sistema de gestão empresarial. Além do mais, ele permite realizar análises em um só local, agilizando a tomada de decisão e tornando-a mais precisa.

O STRATWS One é um software especialmente desenvolvido para que você crie, analise e compartilhe seus indicadores de desempenho, o que é de grande valia para quem deseja melhorar seus processos.

Veja outras vantagens dessa ferramenta que a fizeram ser escolhida por mais de mil empresas e utilizada por mais de 180 mil colaboradores:

• integrar pessoas, operação e estratégia;
• encontrar oportunidades de melhoria;
• fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• aumentar a produtividade;
• compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
• potencializar a governança corporativa;
• compartilhar informações com agilidade e transparência;
• usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
• gerenciar riscos e analisar cenários;
• facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos.