Monitoramento de resultados: dicas práticas para aprender a fazer

O monitoramento dos resultados é uma fase imprescindível da gestão estratégica, mas que pode ficar perdida no fluxo de atividades do dia a dia. Você já deve ter ouvido a máxima de Peter Drucker “o que não pode ser medido não pode ser melhorado”. Bem, para medir é necessário monitorar.

Para fazer esse controle dos seus resultados, você vai precisar definir indicadores. Ou seja, critérios que demonstram o progresso de uma determinada atividade. O melhor é que eles sejam definidos no início da fase de modelagem dos processos. Assim, será possível acompanhar a evolução das atividades desde o começo e ter uma série histórica mais completa.

Se você está começando agora, comece com poucos indicadores. Com o passar do tempo você vai conquistar mais intimidade com as métricas, vai dominar a atividade de monitoramento e poderá ir acrescentando outros KPIs gradualmente.

Você pode tirar as suas dúvidas sobre os indicadores baixando gratuitamente o nosso kit que tem tudo e mais um pouco sobre KPIs:

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Neste artigo, você vai conhecer algumas das melhores metodologias para monitoramento de resultados para aumentar a eficiência e melhorar o desempenho da sua empresa. Boa leitura!

A importância do monitoramento de resultados 

Ainda é comum o pensamento de que, se os resultados foram alcançados, não é preciso se preocupar com o caminho até ali. Mas essa é uma mentalidade que pode levar a grandes perdas no curto e médio prazo.

Em primeiro lugar, quando você observa apenas o seu ponto de partida e o seu ponto de chegada, você não tem como saber se está no caminho certo ao longo da trajetória. Vamos fazer uma comparação: quem já participou de rally ou trekking sabe que ao longo do caminho existem alguns pontos de checagem, que indicam que você está no caminho certo. Se você passa muitos quilômetros sem encontrar um desses pontos, pode saber que pegou a direção errada em algum momento.

No mundo da gestão, os KPI funcionam como esses pontos de checagem. Eles indicam, ao longo do caminho, se você está se aproximando da sua meta. A grande vantagem é poder fazer ajustes em tempo hábil e corrigir o que não está funcionando bem. Dessa forma, em vez de chegar ao fim do ano e ver que a meta não foi atingida, é possível ajustar as ações no segundo trimestre e correr atrás do tempo perdido.

Um segundo aspecto que torna o monitoramento de resultados uma atividade indispensável é o registro dos processos. Os KPI fornecem dados importantes, que podem ser usados na elaboração do próximo planejamento estratégico, ou como inspiração para a resolução de problemas. Você pode buscar ocorrências parecidas na série histórica e ver o que foi feito para corrigir (ou até mesmo para não repetir algo que não tenha funcionado bem).

Metodologia de monitoramento e avaliação de resultados

Agora que você já sabe porque é fundamental realizar o monitoramento de resultados, está na hora de colocar a mão na massa. A seguir, vamos ensinar uma metodologia de monitoramento e avaliação de resultados que você pode pode começar a implementar de forma simples e eficiente.

1. Estabeleça as metas

O primeiro passo, antes de começar a monitorar os resultados, é estabelecer a estratégia da empresa. Para onde a organização deseja caminhar, quais são as prioridades? Lembre-se que boas metas precisam ser SMART, ou seja:

• Specific = específicas
• Measurable = mensuráveis
• Achievable = alcançáveis
• Relevant = relevantes
• Temporal = contextualizadas no tempo

No vídeo a seguir, você entende mais sobre as metas:

O melhor caminho para isso é fazer uma boa análise do contexto atual, tanto interno quanto externo. Você pode usar uma análise PEST para ajudá-lo a identificar os principais pontos. A partir daí, pode fazer uma projeção realista para a empresa.

2. Identifique os indicadores

Com as metas definidas, é hora de escolher quais são os melhores indicadores para fazer o monitoramento de resultados. De forma simples, os KPI (Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Performance) são critérios que permitem identificar o progresso das ações.

Escolher bons KPI é o segredo para um monitoramento eficiente das ações. Quem irá indicar os indicadores mais pertinentes são os próprios dados da empresa. Faça uma análise dos sistemas de gestão usados, o histórico de dados que esses sistemas já coletaram e observe quais informações são mais relevantes.

Use o nosso material gratuito, e você terá um dashboard de KPIs pronto em pouco tempo:

• [E-book] Como criar o seu dashboard de indicadores de desempenho em 3 dias

3. Utilize as ferramentas corretas

Existem várias formas de fazer o acompanhamento desses dados e você deve escolher aquela que funciona melhor para a sua empresa. Atualmente, existem softwares de gestão de indicadores que tornam o trabalho muito mais simples e eficiente. Mas você pode começar com uma boa planilha, como esta que preparamos e você pode baixar gratuitamente:

• [PLANILHA] Acompanhamento de Indicadores

4. Inclua o monitoramento dos resultados na rotina

Não adianta cumprir todos os passos, ter as planilhas mais bem elaboradas ou usar o software mais moderno, se você só olha para os seus indicadores uma vez no ano. O monitoramento dos resultados deve estar na rotina de trabalho da empresa e deve ser feito de forma periódica e constante.

Esse contato próximo com os indicadores permite identificar rapidamente quando alguma coisa não está saindo de acordo com o planejado. Além disso, você consegue corrigir os eventuais erros de forma muito mais rápida e mudar estratégias que não estão tendo sucesso.

5. Faça relatórios

Não deixe os dados perdidos sem a devida compilação. A elaboração de relatórios é importante para que essas informações sejam analisadas em conjunto. Isso vai permitir a geração de insights para o negócio, que poderão ser usados na delineação de estratégias futuras.

Os softwares mais modernos e completos de gestão de indicadores geram os relatórios automaticamente e têm dados em tempo real. Tudo o que você precisa fazer é definir quais informações quer extrair, e o software faz o trabalho.

Essa é uma das grandes vantagens do STRATWs One, plataforma de gestão de indicadores desenvolvida pela Siteware. Com ela, o monitoramento de resultados torna-se mais simples, rápido e eficiente. Você consegue visualizar os dados em uma interface user friendly com informações sempre atualizadas.

O STRATWs One transforma em processos a metodologia de gestão da sua empresa. Para cada processo, você pode escolher os KPIs mais adequados e monitorá-los ao longo do tempo. Por ser um software simples de operar e que automatiza uma série de tarefas, os seus colaboradores terão mais tempo livre para se dedicar a outras questões mais estratégicas da empresa.

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