Como fazer um mapeamento de processos?

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Quando pensamos no crescimento de muitas empresas, é possível perceber que, na maioria das vezes, ele não acontece de forma linear. Grande parte cresce, ganha mercado, contrata mais pessoas… mas continua operando sem clareza sobre como, de fato, seus processos acontecem.

Isso é mais comum do que parece. Na correria do dia a dia, as tarefas vão sendo executadas, os fluxos se formam de maneira orgânica e, quando menos se percebe, os gargalos, retrabalhos e desperdícios começam a surgir, impactando diretamente os resultados.

É exatamente nesse momento que surge uma pergunta fundamental: como fazer um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que permite examinar e melhorar cada processo produtivo por meio da compreensão do funcionamento de cada uma de suas etapas.

Toda organização precisa realizar a gestão por processos: sequências de tarefas ordenadas com o objetivo de entregar um produto (ou parte dele), informação ou serviço para um cliente, final ou interno.

Isso porque entender como fazer um mapeamento de processos é essencial para conquistar controle sobre a operação, garantir eficiência, melhorar a comunicação entre áreas e, principalmente, preparar a empresa para crescer de forma sustentável e escalável.

Mas como mapear processos?

Neste artigo, você vai entender o que é o mapeamento de processos, por que ele é tão importante, e, claro, vai aprender como fazer um mapeamento de processos em apenas 4 passos. Continue a leitura!

O que é o mapeamento de processos?

Antes de conhecer os 4 passos de como fazer um mapeamento de processos, é fundamental entender o que é e por que ele é tão importante para a gestão eficiente de qualquer empresa.

De forma simples, o mapeamento de processos é a técnica que permite visualizar, de maneira clara e organizada, todas as etapas que compõem um processo dentro da sua empresa. Isso inclui identificar cada atividade, quem é responsável, quais recursos são usados, e como as tarefas se conectam para entregar um resultado final.

Como assim?

Nada mais é do que controlar o passo a passo da empresa, entender como funcionam esses processos e verificar se eles cumprem os objetivos.

Com isso, é possível definir melhorias nos processos já existentes ou a implantação de novas estratégias. Essa clareza é essencial para detectar falhas, eliminar desperdícios e garantir que toda a equipe esteja alinhada na mesma direção.

Quando um líder ou gestor compreende como fazer um mapeamento de processos eficaz, ele cria uma base sólida para simplificar rotinas e acelerar a tomada de decisões. Além disso, esse mapeamento ajuda a criar um ambiente de trabalho mais colaborativo ao tornar visíveis as conexões entre áreas e reforçar a responsabilidade de cada time.

Em resumo, como fazer um mapeamento de processos é uma ferramenta estratégica, que oferece o passo inicial para melhorar a produtividade e a qualidade dos resultados, preparando a empresa para continuar crescendo, mas agora de forma sustentável e voltada para o longo prazo.

Um bom começo é seguir os 4 passos de como fazer um mapeamento de processos que vamos detalhar a seguir.

4 passos de como fazer um mapeamento de processos

Passo 1: definindo as partes interessadas

As partes interessadas são qualquer indivíduo, grupo ou população que possa ser afetada ou afetar a empresa durante o processo produtivo.

Faça uma lista de quem são suas partes interessadas: clientes, fornecedores, acionistas, comunidade, parceiros, empregados, agências fiscalizadoras etc.

Dependendo da natureza da organização, será pertinente formalizá-las no mapa do processo, embora seja suficiente colocar “clientes e partes interessadas”.

No caso de uma universidade, por exemplo, pode ser relevante diferenciar algumas partes interessadas, como pais, alunos e graduados, dependendo se há ou não processos exclusivos para cada parte interessada.

Isso será vital na hora de criar um sistema de gerenciamento de qualidade.

Passo 2: definindo os tipos de processos encontrados na empresa

Os passos 2 e 3 de como fazer um mapeamento de processos são desenvolvidos simultaneamente.

Quem define os processos é você, desde que façam sentido. Afinal, entender a ordem das tarefas do seu mapa é fundamental.

É preciso definir com clareza a sequência em que se realizam e quais as entregas que devem ser feitas para que a próxima tarefa se inicie sem atrasos. Identificar falhas e problemas que já estão acontecendo pode ser um ponto de partida da sua análise.

Não há como fazer um mapeamento de processos sem entender as diferenças entre os tipos de processos. Os comumente usados nas empresas são:

1. Processos de gestão ou estratégicos

Esse é o capitão do navio. É o processo que define o curso e toma decisões importantes.

Os processos desse nível conduzem ou congregam os esforços de todos os outros para que os objetivos da organização sejam alcançados.

As decisões que são tomadas têm um grande impacto nos outros processos, começando com a definição da missão e da visão.

2. Processos de missão

Eles são a razão de ser da organização, em outras palavras, são processos que incorporam o produto ou serviço e estão diretamente relacionados com a satisfação do cliente.

São chamados também de processos-chave.

3. Processos de suporte ou apoio

São processos que fornecem suporte ou apoio para que os outros processos atinjam os resultados desejados.

Passo 3: quais são os processos que compõem sua organização?

Preste atenção nestas perguntas:

• O que acontece quando um cliente ou parte interessada faz um pedido?
• Qual é a ação da empresa?
• Como o produto ou serviço é gerado?

Veja possíveis respostas a essas perguntas:

• Foi gerado um pedido do cliente ou parte interessada;
• É feito o contato com o cliente;
• Após a ação concluída há uma saída;
• E, consequentemente, uma nova entrada para outro processo.

Essas perguntas permitirão identificar os processos missionários da organização, isto é, que atendem a sua missão.

O resultado da interação entre os processos de suporte e os processos de missão é um produto ou serviço.

Já, como vimos, os processos estratégicos são aqueles que fornecem diretrizes aos outros.

Por exemplo, os processos de auditoria e gerenciamento são exemplos de processos estratégicos, pois definem rumos para todos os outros processos.

Todos eles atuando em conjunto é que vão trazer mais eficiência e produtividade ao negócio, daí a importância de saber como fazer um mapeamento de processos bem integrado.

Passo 4: desenhe o mapa do processo

Depois que os processos foram todos definidos, chegou a hora de, finalmente, gerar o mapa do processo. Para facilitar a sua vida, existem diversas ferramentas online de como mapear processos para você criar e editar.

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é a mais indicada para isso.

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Os benefícios de entender como fazer um mapeamento de processos

Agora que já foi ensinado como fazer um mapeamento de processos, vamos conferir os 10 principais benefícios da sua aplicação nas empresas:

• Visualizar mais do que simplesmente os processos individuais. Você pode enxergar a interação entre eles;
• Adoção de indicadores de desempenho, critérios de avaliação e a consideração da avaliação permanente dos processos;
• Estabelecimento de especificações, tolerâncias e requisitos mínimos para a execução dos processos;
• Identificação da necessidade de procedimentos, procedimentos documentados e a sequência das atividades necessárias para a execução dos processos;
• Identificação das necessidades de capacitação dos recursos humanos, níveis de conhecimento e necessidades de quantidade de pessoal;
• Identificação de desperdícios, tempos não produtivos, redundâncias, retornos desnecessários do cliente e oportunidades de ganho de tempo;
• Fornece uma linguagem comum aos participantes para tratar dos processos organizacionais;
• Torna as decisões sobre o fluxo e processos visíveis, permitindo discuti-las;
• Forma a base de um plano de implementação ao ajudar a desenhar como o fluxo total deveria operar (Já pensou em construir uma casa sem uma planta? Pois é…);
• Ajuda a identificar processos que agregam valor, tempo e duração de processo.

Próximos passos

Ficou claro para você como fazer um mapeamento de processos?

Sabemos que implementar o mapeamento de processos pode parecer complexo. Por isso, a Siteware desenvolveu um software, o STRATWs ONE, que auxilia sua empresa a tomar decisões, engajar colaboradores, gerenciar o portfólio de projetos e atingir resultados.

Ao buscar uma solução que ajude a centralizar, organizar e acompanhar todos os processos em um único lugar, é impossível não citar a nossa plataforma. Com ela, fica muito mais fácil garantir que o mapeamento não fique apenas no papel e se transforme em melhorias contínuas e entregas efetivas.

Contar com um sistema que centralize o mapeamento de processos traz inúmeros benefícios: promove a colaboração entre áreas, facilita o alinhamento estratégico, melhora a comunicação interna e acelera a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.

Além disso, a gestão dos processos mapeados deve ser contínua. É importante revisar periodicamente as etapas, ouvir feedback dos times e ajustar o que for necessário, criando uma cultura de melhoria constante e adaptação às mudanças do mercado.

Para dar o próximo passo e saber como fazer um mapeamento de processos e garantir que sua empresa evolua de forma sustentável, solicite uma demonstração gratuita.

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