Como escolher a Metodologia de Gerenciamento de Projetos ideal para sua equipe

Você já se sentiu perdido diante da variedade de metodologias de gerenciamento de projetos disponíveis? Bom, saiba que você não está sozinho. Muitos líderes enfrentam essa mesma dificuldade. A pressão por resultados rápidos, a resistência da equipe à mudança e a preocupação com custos tornam a escolha da metodologia certa ainda mais desafiadora.

No entanto, não precisa se preocupar, pois os métodos para gerenciar projetos não são nenhum bicho de sete cabeças. Muito pelo contrário. Eles foram desenvolvidos para ajudar e não complicar a sua rotina.

Neste artigo, além de te ajudar a entender as principais metodologias de gerenciamento de projetos, ainda te ajudo a escolher qual a melhor para sua empresa. Confira!

Quais são as principais metodologias de gerenciamento de projetos?

Escolher as metodologias de gerenciamento de projetos certas para sua equipe pode parecer uma tarefa complexa, especialmente quando há tantas opções disponíveis no mercado. Metodologias como Ágil, Scrum, Kanban, e Lean têm ganhado destaque, mas qual delas faz mais sentido para o seu time?

O que é realmente necessário para garantir que os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento?

Se você está começando a se aprofundar no tema, eu entendo perfeitamente a confusão que isso pode gerar. Aqui, vou apresentar de maneira objetiva e prática as metodologias mais comuns, para que você possa tomar uma decisão mais informada.

1- Scrum

O Scrum é uma das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares dentro do universo Ágil, e seu foco é entregar resultados de forma rápida e iterativa, ao mesmo tempo em que cria uma estrutura clara e um fluxo de trabalho contínuo.

A principal diferença entre o Scrum e outras abordagens Ágeis é que ele oferece um conjunto bem definido de roles, eventos e artefatos para guiar a execução do projeto. Sua aplicação é especialmente eficaz quando você tem equipes que precisam trabalhar em colaboração constante e entregar incrementos frequentes de valor.

Te explico ele por partes.

O processo do Scrum é estruturado em torno de sprints (ciclos de desenvolvimento), que geralmente duram de 1 a 4 semanas. A ideia é dividir o trabalho em partes pequenas e alcançáveis, permitindo que a equipe se concentre em entregar resultados tangíveis de forma contínua.

É importante destacar ainda que esta é uma das metodologias de gerenciamento de projetos que enfatiza a transparência, a adaptação constante e a inspeção.

Personagens no Scrum:

• Scrum Master: responsável por garantir que todos os processos sejam seguidos corretamente e que a equipe esteja removendo obstáculos durante os sprints. Ele é o facilitador e o guardião do processo.
• Product Owner (PO): o responsável por representar os interesses dos stakeholders e definir as prioridades do produto, gerenciando o backlog de tarefas.
• Time de Desenvolvimento: equipe multifuncional que trabalha para entregar o incremento de produto ao final de cada sprint. Cada membro é responsável por tarefas específicas, mas todos colaboram para atingir os objetivos do sprint.

Eventos no Scrum:

• Sprint: a unidade de trabalho que dura de 1 a 4 semanas, onde a equipe trabalha para entregar um incremento do produto. A cada sprint, um novo ciclo de trabalho começa.
• Reunião de Planejamento do Sprint (Sprint Planning): antes de cada sprint, a equipe se reúne para definir o que será entregue, com base no backlog de tarefas do Product Owner.
• Daily Scrum (Reunião Diária): reuniões curtas, de até 15 minutos, onde cada membro da equipe compartilha o que fez no dia anterior, o que fará no dia atual e se há algum obstáculo.
• Revisão do Sprint (Sprint Review): no final de cada sprint, a equipe apresenta o que foi feito e o progresso alcançado para os stakeholders, coletando feedback.
• Retrospectiva do Sprint (Sprint Retrospective): após a revisão, a equipe se reúne para discutir o que funcionou bem, o que pode ser melhorado e como implementar melhorias no próximo sprint.

2- Kanban

O Kanban é uma das metodologias de gerenciamento de projetos bastante utilizadas e é popularmente chamada de quadro de cartões. Isso porque ele se baseia na visualização do fluxo de trabalho e na gestão contínua das tarefas, sendo uma ferramenta mais visual que as demais que eu separei aqui para você.

Na prática, ele foca em otimizar o processo de trabalho diário, garantindo que a equipe seja capaz de lidar com a carga de trabalho de forma equilibrada e eficiente.

O Kanban é uma das metodologias de gerenciamento de projetos que tem origem no sistema de produção da Toyota, onde ele foi utilizado para gerenciar o fluxo de trabalho nas linhas de montagem. Na sua adaptação para o gerenciamento de projetos, o foco está na visualização das tarefas e na constante melhoria do fluxo de trabalho. A palavra Kanban, que significa “cartão” em japonês, se refere aos cartões visuais usados para representar cada tarefa no quadro.

Assim, o objetivo principal do Kanban é aumentar a visibilidade do trabalho e melhorar o fluxo de tarefas, garantindo que o time consiga lidar com a carga de trabalho sem sobrecarregar ninguém.

Mas vamos entender por partes

Quadro Kanban: o quadro é dividido em colunas, que geralmente representam as diferentes etapas do fluxo de trabalho. As colunas típicas são:

• Backlog (ou To Do): tarefas a serem feitas.

• Em Progresso (ou Doing): tarefas que estão sendo trabalhadas.

• Concluído (Done): Tarefas finalizadas.

À medida que as tarefas são realizadas, os cartões são movidos da esquerda para a direita.

Existem ainda algumas “regras” no Kanban.

• Limitação do WIP (Work In Progress): o Kanban implementa a limitação do WIP, ou seja, a quantidade de tarefas que podem estar em progresso ao mesmo tempo. Isso evita que a equipe se sobrecarregue e garante que as tarefas sejam finalizadas antes de iniciar outras.
• Cartões Kanban: cada tarefa ou item do backlog é representado por um cartão. Esse cartão contém informações como o nome da tarefa, a descrição e quem é o responsável por ela. Além disso, o cartão pode ter outras informações importantes, como prazos, prioridade, entre outras.
• Reuniões de acompanhamento: embora o Kanban seja menos estruturado que o Scrum, as equipes ainda podem realizar reuniões regulares para revisar o progresso das tarefas e discutir melhorias no processo. Essas reuniões ajudam a identificar gargalos e áreas que precisam de ajustes.

3- Lean

A premissa central do Lean é que todo processo contém desperdícios, seja em tempo, recursos ou esforço, e a chave para o sucesso está em identificá-los e eliminá-los. Ao fazer isso, a equipe consegue não apenas otimizar os processos, mas também entregar mais valor ao cliente, de forma mais rápida e eficaz.

Por isso, o Lean é uma das metodologias de gerenciamento de projetos que é centrada em cinco princípios fundamentais, que ajudam as equipes a alcançar uma operação mais eficiente:

1. Definir o valor: o primeiro passo no Lean é entender o que é realmente valioso para o cliente. Isso ajuda a equipe a focar em atividades que agreguem valor e a eliminar tudo o que não é necessário para o cliente.
2. Mapear o fluxo de valor: identificar todos os passos necessários para entregar um produto ou serviço ao cliente, e mapear esses processos para visualizar onde estão os desperdícios. O objetivo é analisar cada etapa e encontrar oportunidades para eliminá-los.
3. Criar fluxo contínuo: após eliminar desperdícios, a próxima etapa é garantir que as tarefas fluam de forma contínua, sem interrupções. O objetivo é reduzir o tempo de espera entre as etapas e evitar gargalos no processo.
4. Estabelecer o sistema puxado: no Lean, o trabalho é “puxado” de acordo com a demanda, ao invés de ser “empurrado” com base em previsões ou planos fixos. Isso significa que as tarefas só são iniciadas quando há necessidade real, evitando o acúmulo de trabalho desnecessário.
5. Buscar a perfeição: o princípio final do Lean é o compromisso com a melhoria contínua. A ideia é que, ao identificar e eliminar desperdícios, a equipe se aproxima da perfeição, e esse processo nunca termina. As equipes devem constantemente procurar novas formas de otimizar seus processos.

Como escolher a melhor para sua equipe?

Escolher as metodologias de gerenciamento de projetos certas pode ser um desafio, especialmente quando sua equipe enfrenta resistência à mudança, pressão por resultados rápidos e limitações de recursos. É comum que líderes se sintam perdidos diante de tantas opções disponíveis, como Ágil, Scrum, Kanban e Lean. Neste momento, é essencial adotar uma abordagem estratégica para tomar a decisão mais adequada.

1. Avalie o contexto do seu projeto

Antes de escolher uma metodologia, é fundamental entender o contexto do seu projeto. Pergunte-se:

• Qual é o nível de experiência da equipe? equipes com experiência em metodologias específicas podem implementar essas abordagens de forma mais eficaz.
• Qual é a complexidade do projeto? projetos simples podem se beneficiar de metodologias mais diretas, enquanto projetos complexos podem exigir abordagens mais estruturadas.
• Quais são os prazos e recursos disponíveis? metodologias como o Ágil podem ser eficazes em ambientes com prazos apertados e recursos limitados.

2. Considere a Cultura da Sua Equipe

A cultura organizacional desempenha um papel crucial na adoção de uma metodologia. Se sua equipe valoriza flexibilidade e adaptação, metodologias ágeis como Scrum ou Kanban podem ser mais adequadas. Por outro lado, se a equipe prefere estrutura e previsibilidade, abordagens tradicionais como o modelo em cascata podem ser mais eficazes.

3. Analise exemplos de empresas reais

Observar como outras empresas enfrentaram desafios semelhantes pode fornecer insights valiosos:

• Zara: adotou práticas ágeis para responder rapidamente às mudanças nas tendências de moda, permitindo lançamentos rápidos e eficientes.
• Spotify: Implementou o modelo de Squads, que combina elementos de Scrum e Kanban, para promover autonomia e colaboração entre equipes multifuncionais.
• Falconi: Utiliza o método PDCA (Plan-Do-Check-Act) para promover a melhoria contínua e a eficiência operacional em seus projetos.

4. Realize um piloto

Antes de implementar uma metodologia em larga escala, considere realizar um projeto piloto. Isso permite testar a abordagem escolhida em um ambiente controlado, identificar potenciais desafios e ajustar a metodologia conforme necessário.

5. Invista em treinamento e capacitação

Independentemente da metodologia escolhida, é crucial investir em treinamento para sua equipe. Isso garante que todos compreendam os princípios e práticas da metodologia, aumentando as chances de sucesso na implementação.

Próximos passos

O STRATWs One é uma plataforma de gestão estratégica desenvolvida para integrar e otimizar os processos de gerenciamento de projetos em equipes de diferentes setores.

Com funcionalidades que abrangem desde a definição de metas e acompanhamento de KPIs até a gestão de tarefas e projetos, o STRATWs One permite que as equipes adotem metodologias de forma flexível e eficiente.

Seja utilizando métodos Ágeis, Scrum, Kanban ou Lean, a plataforma se adapta às necessidades específicas da sua equipe, proporcionando visibilidade total e controle sobre o progresso de cada projeto, ao mesmo tempo em que facilita a comunicação e a colaboração entre todos os envolvidos.