Metodologias de Gestão

Otimize processos com a metodologia Kanban

Otimize processos com a metodologia Kanban

Publicação : 10/08/2016

Por Siteware

9 min

O método Kanban foi formulado por David J. Anderson e é uma abordagem ao processo evolutivo e ao sistemas de mudança em uma organização.

Em termos leigos, a metodologia Kanban seria definido como:

  1. Um modo de organizar o caos que cerca as equipes tornando a necessidade de priorizar tarefas e manter o foco claras para todos.
  2. Uma maneira de descobrir e resolver problemas no seu processo e workflow para que possa fazer entregas consistentes aos seus clientes.

O Kanban consegue atingir esses objetivos introduzindo restrições ao processo para otimizar o fluxo de valor. Se você tem um ótimo fluxo de tarefas e atividades, mas o que está sendo feito não tem valor, então seu trabalho foi em vão.

Se o valor do seu negócio não está fluindo na sua empresa e para seus consumidores consistentemente, seu negócio não deve estar desempenhando da melhor maneira. Além disso, mudando o foco para o fluxo, a metodologia Kanban ajuda a ajustar seu cérebro para valorizar mais concluir do que começar tarefas.

Quer conhecer outras metodologias ágeis como o Kanban? Assista ao nosso vídeo no qual te contamos quais são as principais metodologias ágeis e como aplicá-las:

Metodologia Kanban: Pare de começar e comece a terminar!

o que é kanban

Parece bom senso, certo? Mas a maioria de nós é programada para associar valor àquilo que começa a desenvolver. O método Kanban nos lembra de parar de começar várias tarefas e começar a concluir.

Existem, no método, 9 pontos que você precisa saber. Eles estão divididos entre quatro princípios básicos (como você precisa pensar) e cinco propriedades (o que você precisa fazer).

Princípios Básicos

1. Comece com o que você faz agora

A metodologia Kanban não receita um procedimento específico. Você pode aplicá-lo sobre o workflow existente em sua empresa para trazer clareza aos seus problemas e você possa introduzir mudanças positivas ao longo do tempo. Assim, se torna muito fácil implementar o método, pois você não precisa fazer muitas mudanças.

2. Busque mudanças incrementais e evolutivas

Esta é uma abordagem à gestão da mudança que foi desenhada para obter o mínimo de resistência. Deste modo, o método incentiva mudanças evolutivas e incrementais no seu sistema atual que sejam pequenas e contínuas. Mudanças radicais são evitadas, pois geralmente encontram grande resistência.

3. Respeite os processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes

O método reconhece o valor existente nos processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes, você tem pontos no seu modo de fazer as coisas que funcionam bem e devem ser preservados. A metodologia não proíbe a mudança, mas não a faz necessária também. Se você quiser fazer mudanças, que sejam incrementais, pois estas não geram medo que pode ser impeditivo do progresso. Pequenas alterações no curso são mais fáceis do que alterar o processo completamente.

“Os três primeiros princípios foram criados para evitar a resistência emocional à mudança” – David J Anderson

4. Incentive atitudes de liderança em todos os níveis

Esta atitude é encorajada por várias metodologias e o Kanban não é exceção. Você não precisa ser um supervisor/coordenador ou um executivo para ser um líder. Algumas das lideranças mais inspiradoras surgem na linha de frente da sua equipe, através de atitudes diárias de “pessoas comuns”. Todos devem alimentar um mindset de melhoria contínua para atingir a melhor performance enquanto equipe/departamento/empresa. Esta não deve ser uma atitude apenas da gerência.

Propriedades 

1. Visualize o workflow

Você deve entender o que é preciso para levar um item do pedido à entrega. O objetivo do método Kanban é fazer mudanças positivas para otimizar o fluxo de trabalho em sua empresa. Somente após entender como o fluxo de trabalho funciona no momento, você pode começar a pensar em melhorá-lo fazendo os ajustes necessários.

Efetuar mudanças antes de entender o cenário é como colocar o carro à frente dos bois e pode levá-lo a fazer escolhas que sejam, no melhor caso, inúteis e, no pior caso, prejudiciais.

O modo mais comum de visualizar seu workflow é utilizando cartões e colunas, onde estas representam passos do seu fluxo.

workflow Kanban

É importante lembrar que não existe um workflow correto ou categorias corretas para os seus projetos. O método Kanban não indica um fluxo específico, se conversarmos com 5 pessoas de 5 empresas diferentes, provavelmente, encontraríamos 5 workflows distintos.

2. Limitar o trabalho em andamento

Limitar a quantidade de atividades em desenvolvimento implica em um sistema de “troca de faixa” em partes ou em todo o fluxo.

O ponto fundamental é que a quantidade de tarefas em andamento em cada etapa do fluxo seja limitada e que o trabalho novo “mude de faixa” para a próxima etapa, assim que houver disponibilidade. Estas restrições iluminarão com mais rapidez as áreas mais problemáticas do seu workflow para que você possa identificar e resolver os problemas. Limitar as tarefas em andamento é um dos pilares principais da metodologia Kanban.

3. Gerenciar o fluxo

O objetivo de criar um sistema de processos Kanban é criar mudanças positivas. Mas antes de criar mudança, você deve sabe o que mudar. Você descobre o que mudar ao entender como o seu fluxo está correndo, analisar as áreas problemáticas onde o trabalho evolui menos e definir as mudanças para, então, implementá-las.

Repita o processo para ver qual efeito suas mudanças tiveram sobre seu sistema, pois é preciso saber se as mudanças tiveram impacto positivo ou negativo sobre o que queria mudar. É um ciclo sem fim.

4. Torne as políticas processuais conhecidas

Você não consegue melhorar algo que não entende. O processo precisa ser definido, publicado e socializado – explícita e sucintamente. Sem um entendimento explícito de como as coisas funcionam e como o trabalho é feito, qualquer discussão acerca de problemas tende a ser emocional e subjetiva.

Quando todos compreendem o que você está fazendo agora e quais são seus objetivos, você pode começar a tomar decisões que lhe movam em uma direção positiva. As escolhas serão mais racionais, empíricas e as discussões dos problemas mais objetivas. Desse modo, você facilita o consenso acerca de sugestões de melhorias.

5. Melhore colaborativamente

Melhoria contínua é uma parte-chave do uso correto do processo Kanban. Se você não está melhorando continuamente, mas faz todas as outras partes da metodologia Kanban, você está fazendo isso errado.

Quando os times têm um entendimento compartilhado sobre o trabalho, o fluxo, processos e riscos, fica mais fácil para que possam construir uma compreensão única do problema e sugerir medidas de melhoria que são propostas em consenso.

Curtiu as dicas de como utilizar o processo Kanban para otimizar seus processos? Confira, também, cinco passos para acabar com a procrastinação na sua equipe!

Texto escrito por:

Cecília DutraRelações Públicas por formação, apaixonada por tecnologia, antenada às novidades e analista de marketing na Siteware.