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Aprenda a diferença entre gestão de projetos e processos e aumente a eficiência da sua empresa

Aprenda a diferença entre gestão de projetos e processos e aumente a eficiência da sua empresa

Publicação : 22/11/2017

Por Siteware

14 min

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre projetos e processo! Deixe nos comentários o que achou.)

A gestão de projetos e processos é uma das partes fundamentais para que as empresas alcancem o sucesso em suas atividades.

Os processos e projetos são ações que constroem a rotina e o funcionamento da organização. Eles dão sustentação ao trabalho e o propósito da equipe, independentemente do ramo ou do porte da empresa.

Você sabe a diferença entre gestão de projetos e processos, seus conceitos e qual a relação entre eles? Neste artigo, vamos explicar o conceito de cada um, apontando características individuais e dando dicas de gerenciamento.

Continue a leitura para saber qual a diferença entre gestão de projetos e processos e as boas práticas fundamentais para o crescimento do seu negócio!

Qual a diferença entre gestão de projetos e processos: entenda e implemente em seu negócio

Projeto e processo: quais as diferenças?

 

Gestão de Projetos e Processos

Embora os dois conceitos sejam comumente confundidos e estejam diretamente interligados, eles apresentam algumas diferenças fundamentais. Os projetos e os processos (também chamados de operações) diferem, principalmente, no quesito temporalidade. Enquanto os projetos são temporários e exclusivos, os processos são contínuos e repetitivos.

O conceito de gestão de processos, então, envolve uma sequência de atividades rotineiras que, juntas, compõem a maneira pela qual a empresa funciona. São ações repetitivas e padronizadas que acarretam sempre em um mesmo resultado. O objetivo é realizar um produto ou um serviço para um cliente ou mercado específico, que será reproduzido sistematicamente. Com os processos, as empresas conseguem otimizar as suas operações, já que os procedimentos estão bem estabelecidos e não é preciso inventar a roda a cada nova ação.

São características de um processo:

  • Ser um trabalho contínuo e rotineiro;
  • Gerar resultados constantes e padronizados;
  • Ser permanente e replicável;
  • Corresponder à forma pela qual a organização trabalha;
  • Agregar valor às entregas para clientes.

Já um projeto, de acordo com o PMI Project Management Institute, instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos –, se dá por um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Ou seja, um projeto é construído com o objetivo de alcançar uma meta pontual dentro da empresa, algo que não precisará ser repetido. Ele pode, inclusive, ser usado para melhorar um processo ou conjunto de processos.

São características de um projeto:

  • Ser temporário e único;
  • Possuir início, meio e fim;
  • Romper com o “status quo” dos processos;
  • Gerar um resultado único, como um produto ou uma melhoria em processos;
  • Ter sua elaboração progressiva;
  • Estar conectado a um ou mais processos da organização;
  • Possuir um escopo e recursos definidos.

Qual a diferença entre gestão de projetos e processos, afinal?

Depois de entendermos melhor quais são as diferenças entre esses dois conceitos, fica mais fácil compreender qual a diferença entre a gestão de projetos e processos.

A gestão dos processos da empresa é a ação de implementar, monitorar e melhorar todos os processos da empresa. Grande parte das tarefas no dia a dia de uma organização podem ser transformadas em processos, e cabe à Gestão de Processos realizar essa mudança.

A equipe de processos precisa estar atenta aos diferentes setores, de forma a identificar onde é possível implementar um processo, ou melhorar algum já existente. A emissão das folhas de pagamento, por exemplo, pode ser um processo. Caso ele já tenha sido implementado, cabe à equipe de processos verificar constantemente o que pode ser melhorado, de forma a aumentar a eficiência.

Já a gestão de projetos é algo mais localizado. A equipe de gestão de projetos fica dedicada a um projeto por vez, e deve observar a realização daquela tarefa específica. Esses profissionais podem até circular por diferentes setores da empresa, mas fazem isso de forma mais pontual.

Por exemplo, se a empresa precisa implementar um novo sistema de processamento dos dados. O projeto vai envolver diferentes setores da empresa, mas o foco da equipe de projetos será no planejamento dessa transição, de forma que a mudança não gere transtornos para o funcionamento da organização.

Baixe nosso Infográfico com 10 dicas para gerenciar seus projetos 

No exemplo acima, o projeto teve como resultado a implementação de uma mudança no dia a dia da empresa. Mas é perfeitamente possível que um projeto seja a criação de um novo processo, ou a melhoria de um processo já existente na empresa.

Com os exemplos de projetos e processos citados fica mais fácil entender a diferença entre gestão de projetos e processos, não é verdade? Então vamos nos aprofundar um pouco mais no assunto.

Tipos de processos nas empresas

Agora que você já sabe a diferença entre gestão de projetos e processos, vamos exemplificar alguns dos tipos de processos existentes nas organizações.

1. Processos primários/essenciais

São os processos considerados mais importantes, por entrarem em contato direto com o cliente. Eles são os mais valiosos de uma organização porque têm como objetivo entregar valor a esses clientes. São eles, também, que fazem a ponte entre empresa e mercado. Por isso, precisam ser executados da melhor maneira possível.

Os processos primários estabelecem a percepção de valor que os clientes têm da empresa. Portanto, as formas nas quais eles são executados são o que definem como o público enxerga a empresa, de acordo com sua missão, seus valores e sua promessa de serviço.

2. Processos de apoio/suporte 

Esses são os processos que complementam os processos primários. Eles são formalmente estabelecidos e oferecem o apoio e o reforço de que os processos essenciais necessitam.

A diferença entre esses tipos de processo e os primários é que eles estão necessariamente ligados aos primeiros e, por isso, não conferem valor ou relacionamento direto ao cliente.

3. Processos gerenciais/de gestão

Esses processos são os que coordenam as atividades dos processos anteriores. Eles também são formalmente estabelecidos e não oferecem valor ao cliente diretamente.

Seu principal objetivo é medir, monitorar e controlar os processos, de forma que eles aconteçam da maneira mais eficaz e benéfica para a empresa. Os processos de gerenciamento do negócio têm influência direta no controle da qualidade e, consequentemente, na produtividade.

Como fazer uma boa gestão de projetos e processos?

A execução da rotina dos processos deve ser intrinsecamente acompanhada pela constante melhoria dos mesmos. De acordo com Vicente Falconi, consultor de gestão e criador do INDG (Instituto de Desenvolvimento Gerencial), a rotina é essencial para o bom funcionamento das organizações.

“A padronização e o treinamento das pessoas devem ser feitas à exaustão. É importante nunca colocar ninguém pra trabalhar sem que ela se sinta segura no que vai fazer.”

Além de investir no treinamento da equipe, é importante ter em mente três tipos de ações quando se busca a excelência na gestão de projetos e processos:

  1. Ações que corrijam e previnam possíveis erros nos processos;
  2. Ações de melhoria, que desenvolvam processos;
  3. Criações de novos projetos, que complementem os processos já existentes.

A primeira e a segunda são mais focadas na gestão do dia a dia, que demandam menos esforços da equipe, mas que também trazem resultados proporcionalmente mais lentos. A implementação dessas ações é feita por planos de ações e, logo após, a gestão deve se encarregar de atualizar os padrões das atividades.

Gestão de Projetos e Processos

O uso de indicadores de desempenho (KPIs)

Para melhorar o desempenho das atividades na gestão de projetos e processos, é importante utilizar indicadores e metas bem desenvolvidas. Os indicadores (KPIs) são fortes aliados do sucesso de uma empresa. Quando bem utilizados, são úteis para aumentar o aprendizado, enriquecer as análises e o autoconhecimento da empresa, além de serem influenciadores para a geração de ideias.

Os KPIs, no entanto, devem ser bem escolhidos e acompanhados para não se tornarem “vilões”. Quando mal utilizados, podem se tornar uma forma de burocratizar processos e pressionar os colaboradores.

O segredo é juntar todas as informações relevantes da gestão e organizá-las, de forma que seja possível agrupar e monitorar as mais relevantes, de acordo com os processos rotineiros da organização.

Dessa forma, será mais fácil visualizar os pontos fortes e os pontos fracos dos processos. É aí que entra em ação a gestão de projetos, criando propostas que impulsionem melhorias e inovações nos processos rotineiros e essenciais da empresa.

Quer saber um pouco mais sobre o uso de KPIs? Leia aqui!

Por que investir na gestão de projetos e processos?

Ter uma equipe responsável pela gestão de projetos é um investimento para empresas que desejam deslanchar seus processos. A otimização dos processos deve ser contínua e constante, trazendo mudanças graduais e de mais fácil absorção no dia a dia da organização.

Já os projetos são ações que garantem mudanças mais “drásticas”, e que, por isso, demandam mais esforços e recursos. Ter um time qualificado que crie e gerencie essas estratégias é fundamental para inovar e estar sempre à frente no mercado.

Saiba como construir um bom projeto

1. Seja confiante!

Antes de tudo, você precisa acreditar no que será construído.

2. Tenha objetivos definidos

O projeto só funcionará se você tiver metas estabelecidas e, o mais importante, que estejam de acordo com a realidade.

3. Tenha uma boa equipe

Escolha as pessoas certas para formarem a equipe. Especialistas e gestores são importantes, mas integrar outros colaboradores ajuda no engajamento da ação.

4. Esclareça os objetivos

Realize uma reunião de kick off, definindo pontos principais. Esclareça o projeto da melhor forma possível, defina bem os papéis de cada colaborador e planeje a utilização dos recursos.

5. Execute!

Não se esqueça de analisar os indicadores durante todo o processo de execução, para corrigir erros que, acredite, irão acontecer durante o processo.

6. Faça uma análise de cenário

Identifique os riscos do projeto, avalie os impactos e, se for necessário, comunique as mudanças a todas as pessoas que serão impactadas por elas.

7. Monitore e controle

Para cada risco previamente analisado, construa planos B. Estabeleça prazos, se comunique bem com a equipe e finalize o projeto.

8. Faça ajustes

Atualize as definições dos processos após o projeto e mensure os ganhos que as ações trouxeram para a organização.

Quer saber mais dicas para desenvolver bons projetos? Acesse nosso infográfico exclusivo. É só clicar aqui!

Gestão de processos e projetos: lições aprendidas

Fixe o conteúdo deste artigo assistindo o vídeo abaixo:

Dessa forma, para melhorar a gestão de projetos e processos, os esforços colocados nas atividades do dia a dia que compõem os processos devem ser sustentados por constantes otimizações, que vão de acordo com a estratégia da empresa. Esses, somados aos projetos, garantem a melhoria contínua dos produtos e serviços.

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