Gestão Estratégica

Como implantar o gerenciamento de rotina do trabalho em uma empresa?

Como implantar o gerenciamento de rotina do trabalho em uma empresa?

Publicação : 18/07/2017

Por Siteware

9 min

gerenciamento de rotina do trabalho
gerenciamento de rotina do trabalho

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre gerenciamento de rotina do trabalho! Deixe nos comentários o que achou.)

O gerenciamento de rotina do trabalho é imprescindível para empresas que pretendem melhorar a sua performance e otimizar os resultados obtidos diariamente. A desorganização reduz a produtividade e ocasiona baixa qualidade de serviços e produtos. Além disso, ela traz diminuição e lentidão na eficiência operacional.

Por isso, é importante buscar técnicas no mercado que visam melhorar a gestão de rotina do trabalho. Consequentemente, elas impulsionam a qualidade na performance das equipes em superar os desafios que se apresentam no cotidiano.

Você também pode gostar:

 

Entre os males que afetam a rotina de uma empresa, estão:

  • Falta de foco;
  • Dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas;
  • Procrastinação;
  • Etc.

Para ajudar a superar esses desafios, existem técnicas eficientes que devem ser aplicadas na rotina de um empresa. Quer saber quais são? Continue a leitura e confira como fazer o gerenciamento de rotina do trabalho.

O que é gerenciamento de rotina do trabalho e como implementar em sua empresa

1- Afinal, o que é gerenciamento de rotina do trabalho?

O gerenciamento de rotina engloba um conjunto de ações e verificações contínuas para que os colaboradores consigam desenvolver, de maneira satisfatória, as atividades apresentadas.

2- Mantenha uma padronização nos processos

Nesse sentido, é de vital importância que todos esses processos estejam no mesmo padrão, assim, obtendo maior velocidade, confiança e coesão na hora de pôr em prática as tarefas.

Padronizar os processos também é benéfico para o trabalho em equipe, pois, dessa forma, uma mesma tarefa pode ser executada por diferentes colaboradores que já estarão familiarizados com o mesmo padrão. O que torna a equipe mais colaborativa.

3- Defina os projetos

Definir os projetos é muito importante quando se trata de cumprimento das rotinas traçadas. Desse modo, é possível alcançar os objetivos pretendidos dentro de um tempo aceitável.

Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para obtenção de metas maiores.

4- Categorize as rotinas operacionais

Esta é uma estratégia muito valiosa no que tange o aumento do desempenho para executar tarefas rotineiras. Ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.

Dessa forma, o gestor pode medir períodos para serem realizadas todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um período maior em obrigações semelhantes.

5- Monitore o desempenho

Para que o gerenciamento de rotina dê certo, uma grande determinante se encontra no monitoramento de desempenho do grupo, do indivíduo e da empresa em relação a dados projetos.

Para um monitoramento de desempenho eficaz, é necessário ter controle de tarefas e cobrança, não sendo assim, é quase impossível ocorrer uma melhora perceptível na performance corporativa.

Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.

Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe, fazendo uso de check-lists, planilhas, tabelas e outras ferramentas para liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.

Graças ao monitoramento de desempenho é possível também verificar ineficiências e dificuldades na execução de variadas rotinas, bem como alterá-las, ampliá-las ou dividi-las entre os membros das equipes.

6- Divida as rotinas de acordo com as prioridades

Uma forma de melhorar o gerenciamento de rotina do trabalho e otimizar o fluxo no ambiente de trabalho é dividir as rotinas por critérios claros e objetivos. Separar as atividades críticas das normais, é um bom exemplo disso.

Outra possibilidade é utilizar sistemas baseados em tempo, ou seja, os trabalhos que estiverem com a data de entrega mais próxima serão priorizados, em detrimento dos com prazos mais longos.

Uma outra forma de classificação de rotina de uma empresa se dá sobre os recursos envolvidos. Por exemplo, quanto maior, mais importante. Ainda podemos classificar pelo grau de impacto que um recurso traz para o funcionamento da empresa e pelo nível de necessidade e dificuldade de colaboração entre profissionais, mantendo, por exemplo, tarefas individuais para depois das coletivas.

7- Delegue as tarefas

Um dos princípios básicos do gerenciamento de rotina é a execução correta das atividades dentro do período programado. Assim, é necessário abandonar vícios centralizadores em razão de uma eficiência no cumprimento dos prazos.

Dessa forma, é de vital importância delegar rotinas para os demais colaboradores se baseando em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.

O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as habilidades dos liderados ou colegas de equipe, promovendo esse conceito entre todos os membros do time.

Já sobre a prioridade dos procedimentos, refere-se a repassar primeiro as atividades que não demandam atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem maiores problemas.

Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao demandar tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues. Essa má escolha pode gerar um efeito negativo, pois ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, aumentando as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.

8- Use ferramentas para melhorar o gerenciamento de rotina

É um fato que a aplicação do gerenciamento de rotina otimiza procedimentos e processos operacionais. Sendo assim, pode-se facilitar a adoção de ferramentas que objetivem melhorar o fluxo interno e promover a rotina de hábitos que aperfeiçoem a disciplina dos colaboradores.

Um bom exemplo é a utilização de agendas, planilhas, notas e variadas ferramentas organizacionais que ajudam no controle da rotina diária.

A adoção de um sistema de recompensa é outro exemplo interessante e que colabora com a gestão. Com outras palavras, para cada período de obrigação cumprido e metas alcançadas, uma recompensa poderá ser concedida aos colaboradores ou à equipe.

Essa prática possibilita mudar a cultura da empresa de forma gradativa, tornando a equipe e o ambiente mais organizado, colaborativo e com maior capacidade de execução. Além disso, desenvolve qualidade como disciplina e trabalho em equipe.

A gestão de rotina do trabalho deve fazer parte da cultura da empresa e estar presente em todas as áreas da organização. Dessa forma, a empresa estará mais preparada para lidar com mudanças, entregar resultados de forma consistente, ter organização física e visual e manter os colaboradores motivados.

Gostou do artigo sobre gerenciamento de rotina do trabalho? Quer receber mais conteúdos como esse em primeira mão? Então siga-nos nas redes sociais. Estamos no Facebook, Twitter e LinkedIn.

Pretende implementar rotinas e trabalho em sua empresa? Veja dicas de como gerenciar essa processo de mudança baixando estes infográficos:

A Siteware desenvolveu o STRATWs One, um software de Gestão de Performance Corporativa que conta, entre diversas outras funções, com um módulo de avaliação de performance individual, o que pode auxiliar muito na criação de planos de carreira e sucessão.