Como fazer o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia

Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre gerenciamento de rotina do trabalho!

Já é de conhecimento de todos que a desorganização reduz a produtividade e ocasiona na baixa qualidade dos serviços e produtos de todas as empresas. Não é à toa que o gerenciamento de rotina do trabalho se tornou uma prática imprescindível para empresas focadas na melhoria contínua.

Entre os males que afetam a rotina de uma empresa se destacam a falta de foco, dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas e procrastinação, por exemplo

Para evitar que esse cenário aconteça, é importante buscar técnicas no mercado que visam melhorar a gestão de rotina da organização, impulsionando a qualidade na performance das equipes e a superação dos desafios que se apresentam no cotidiano.

Para ajudar a superar seus desafios, existem técnicas eficientes que devem ser aplicadas na rotina da empresa. Quer saber quais são?

Continue a leitura e confira como realizar o gerenciamento de rotina de trabalho do dia a dia.

O que é gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia?

O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia de uma empresa é um conjunto de práticas e métodos usados para assegurar que as atividades cotidianas sejam executadas de forma eficiente, eficaz e consistente, visando o alcance dos objetivos organizacionais. Esse gerenciamento envolve o planejamento, a organização, a liderança e o controle das atividades diárias.

O objetivo é assegurar que os colaboradores consigam desenvolver, de maneira satisfatória, as atividades apresentadas, bem como contornar eventuais adversidades inerentes ao dia a dia corporativo.

Quer saber mais sobre gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia? Dê o play no vídeo abaixo! 

Quais são as dificuldades enfrentadas pelas empresas na ausência da gestão da rotina?

A gestão da rotina é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, pois ela assegura a consistência, a eficiência e a qualidade das operações diárias. Empresas que falham ou negligenciam a implementação do gerenciamento de rotina eficaz podem enfrentar várias dificuldades, que impactam negativamente sua produtividade, sua cultura organizacional e, por fim, seus resultados financeiros.

Algumas dessas dificuldades comuns incluem:

1. Baixa produtividade, eficiência e qualidade

Sem processos claramente definidos e otimizados, os funcionários podem perder tempo com tarefas desnecessárias ou repetitivas, diminuindo a produtividade geral e a eficiência operacional da empresa.

Além disso, a falta de padrões e procedimentos claros pode levar a variações significativas na qualidade do trabalho ou dos produtos, afetando a satisfação do cliente e a reputação da marca.

2. Comunicação e tomada de decisão ineficazes

Sem um gerenciamento de rotina que inclua canais de comunicação claros e eficientes, as informações podem se perder ou ser mal interpretadas, levando a erros, mal-entendidos e conflitos internos.

Dessa forma, a ausência de processos estruturados dificulta a coleta e análise de dados, essenciais para a tomada de decisões informadas e baseadas em evidências.

3. Colaboradores desengajados

A falta de clareza nas expectativas, responsabilidades e objetivos pode levar a um ambiente de trabalho desmotivador, resultando em alta rotatividade de funcionários e dificuldades em atrair talentos.

Nesse cenário, a ausência de uma cultura de melhoria contínua implementada no gerenciamento de rotina pode tornar a organização resistente à mudança, dificultando a adaptação a novas tecnologias, processos ou mercados.

4. Má gestão do tempo e aumento de custos

Sem uma rotina organizada, a empresa pode encontrar dificuldades em priorizar tarefas e projetos, resultando em prazos perdidos e oportunidades desperdiçadas.

Além disso, ineficiências e erros resultantes de uma gestão da rotina deficiente podem levar a retrabalho e desperdícios, aumentando os custos operacionais.

A importância do gerenciamento de rotina no trabalho

Ter um gerenciamento de rotina no trabalho bem definida e gerenciada é fundamental para empresas que buscam a produtividade e a alta performance. Isso porque processos controlados e organizados minimizam a incidência de imprevistos e permitem que o funcionário enxergue, de forma sistêmica, suas prioridades, estabelecendo cronogramas efetivos e consistentes.

Quer conhecer mais sobre a importância da rotina do trabalho no dia a dia? Veja algumas vantagens adicionais a seguir.  

1- Gerenciamento de rotina e a comunicação facilitada

Estabelecer um gerenciamento de rotina de trabalho é essencial para empresas que valorizam a comunicação fluida entre times e setores. Afinal, é impossível identificar oportunidades de colaboração ou mesmo entregar informações-chave prontamente a setores parceiros quando não há domínio sobre as tarefas em desenvolvimento, bem como sobre projetos e iniciativas prioritárias e estratégicas. 

2- Redução de atrasos e do descumprimento de metas

Ter as atividades em andamento bem organizadas é essencial para o cumprimento de prazos e o alcance de metas. 

Com um bom gerenciamento de rotina, os colaboradores conseguem sistematizar suas tarefas, estabelecer urgências, compreender a grandiosidade das demandas e dedicar tempo e energia de forma equilibrada e pertinente a cada uma. 

Imagine, por exemplo, que um funcionário deixe de desenvolver o relatório de resultados do seu setor. Sua justificativa é o fato de não ter um bom dashboard de tarefas, o que fez com que ele investisse erroneamente seu tempo na categorização de documentos no arquivo (uma demanda pouco prioritária e altamente operacional). 

3- Preservação da saúde mental

Funcionários que realizam o gerenciamento de rotina com efetividade se sentem menos sobrecarregados e, consequentemente, menos propensos a quadros como burnout e estresse organizacional. 

Além disso, o benefício do gerenciamento de rotina é percebido na medida em que as atividades são compreendidas de forma integral, e que o colaborador é capaz de dividir seu tempo de acordo com o esforço demandado por cada uma.

De igual maneira, uma boa gestão ajuda a identificar casos de sobrecarga e a sanar a questão antes que traga consequências graves à saúde mental do funcionário. 

4- Redução de erros e deslizes

O ditado não mente: a pressa é, de fato, inimiga da perfeição. Quando um time trabalha desorganizado e sem gerenciamento de rotina, acaba tendo que “apagar incêndios” de forma constante. 

Como consequência, faz com que os resultados estejam passíveis a erros, enganos e deslizes decorrentes da falta de atenção. 

Como implementar o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia em sua empresa?

Para implementar o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia em sua empresa, você deve: 

1. manter a padronização nos processos; 
2. definir os projetos;
3. categorizar as rotinas operacionais;
4. monitorar o desempenho;
5. dividir as rotinas de acordo com as prioridades;
6. delegar tarefas;
7. organizar o espaço de trabalho;
8. usar ferramentas para melhorar o gerenciamento de rotina.

Vamos detalhar cada passo a seguir! 

1- Mantenha a padronização nos processos

Para um bom gerenciamento de rotina de trabalho do dia a dia, é de vital importância que todos os processos estejam no mesmo padrão. Dessa forma, obtém mais velocidade, confiança e coesão na hora de pôr em prática as tarefas.

Padronizar os processos também é benéfico para o trabalho em equipe. A prática faz com que uma mesma tarefa possa ser executada por diferentes colaboradores que já estarão familiarizados com o mesmo padrão, o que torna a equipe mais colaborativa.

2- Defina os projetos

Definir os projetos é muito importante quando se trata de cumprimento das rotinas traçadas. A partir daí, é possível alcançar os objetivos pretendidos obedecendo a um intervalo de tempo aceitável.

Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para a obtenção de metas maiores.

3- Categorize as rotinas operacionais

Esta é uma estratégia muito valiosa no que tange ao aumento do desempenho para executar tarefas rotineiras. A prática ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.

Dessa forma, o gestor pode medir períodos para a realização de todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um prazo maior em obrigações semelhantes.

4- Monitore o desempenho

Para que o gerenciamento de rotina dê certo, um grande determinante se encontra no monitoramento de desempenho do grupo, do indivíduo e da empresa em relação a dados e projetos.

Para um monitoramento de desempenho eficaz, é necessário ter controle de tarefas e cobrança. De outra forma, é quase impossível que ocorra uma melhora perceptível na performance corporativa.

Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.

Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe por meio de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas que ajudam a liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.

Graças ao gerenciamento de rotina, é possível também verificar ineficiências e dificuldades na execução de variadas rotinas, bem como alterá-las, ampliá-las ou dividi-las entre os membros das equipes.

5- Divida as rotinas de acordo com as prioridades

Uma forma de melhorar o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia é dividir as rotinas por critérios claros e objetivos. Separar as atividades críticas das normais é um bom exemplo de segmentação.

Outra possibilidade é lançar mão de sistemas baseados em tempo, ou seja, os trabalhos que estiverem com a data de entrega mais próxima serão priorizados em detrimento dos com prazos mais longos.

Mais uma forma de classificação de rotina de uma empresa se dá sobre os recursos envolvidos. Por exemplo, quanto maior o projeto, mais importante.

Ainda podemos classificar as demandas pelo grau de impacto que um recurso traz para o funcionamento da empresa e pelo nível de necessidade e dificuldade de colaboração entre profissionais, mantendo, por exemplo, tarefas individuais para depois das coletivas.

Exemplo prático de priorização

Você pode segmentar todas as tarefas que receber diariamente em: 

• Urgentes: aquelas que têm um curto prazo para serem entregues.
• Importantes: que demandam tempo para serem desenvolvidas corretamente.
• Circunstanciais: são dispensáveis e fazem com que você perca tempo.

Pronto! Assim, depois de identificar cada uma, você consegue saber exatamente como organizar a rotina de trabalho! 

Seu objetivo principal é priorizar as tarefas urgentes e resolvê-las rapidamente, eliminar as atividades circunstanciais e ganhar tempo extra para resolver assuntos importantes.

Você também pode gostar:

• Kit completo: Métodos de produtividade
• Infográfico: 10 boas práticas de gerenciamento de projetos
• Planilha: Acompanhe os planos de ação da sua empresa

6- Delegue as tarefas

Um dos princípios básicos do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é a execução correta das atividades no período programado. Assim, é necessário abandonar vícios centralizadores em prol de uma eficiência no cumprimento dos prazos.

Dessa forma, é de vital importância delegar rotinas para os demais colaboradores se baseando em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.

O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as capacidades profissionais e pessoais dos liderados ou colegas de equipe.

Já a prioridade dos procedimentos refere-se a repassar primeiro as atividades que não demandam atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem problemas.

Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao demandar tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues. 

Essa má escolha pode gerar um efeito negativo, pois ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, aumentando as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.

7- Organize o espaço de trabalho

Manter o espaço de trabalho em ordem é fundamental para organizar a rotina corporativa. Para você ter uma ideia, estima-se que uma pessoa gasta, em média, 50 minutos de um dia à procura de informações. 

Para evitar que a estatística se multiplique na sua empresa, mantenha documentos, papéis, revistas e livros organizados.

Para isso, use gavetas, armários, caixas e etiquetas (elas são importantes) para ajudar a identificar o material que a equipe precisa acessar com facilidade.

8- Use ferramentas para melhorar o gerenciamento de rotina

É um fato que a aplicação do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia otimiza procedimentos e processos operacionais. 

Sendo assim, uma alternativa é a adoção de ferramentas que objetivem melhorar o fluxo interno e promover a rotina de hábitos que aperfeiçoem a disciplina dos colaboradores.

Um bom exemplo é o uso de agendas, planilhas, notas e variadas ferramentas organizacionais que ajudam no controle da rotina diária.

A adoção de um sistema de recompensa é outro exemplo interessante e que colabora com a gestão. Com outras palavras, para cada período de obrigação cumprido e metas alcançadas, uma recompensa pode ser concedida aos colaboradores ou à equipe.

Tal prática possibilita mudar a cultura da empresa de forma gradativa, tornando a equipe mais produtiva e o ambiente mais organizado, colaborativo e com mais capacidade de execução. Além disso, desenvolve qualidade como disciplina e trabalho em equipe.

Gerenciamento de rotina e o PDCA

O PDCA (Plan-Do-Check-Act) é um método iterativo de quatro passos utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos.

Esse método é intrinsicamente conectado ao gerenciamento de rotina e à cultura de melhoria contínua nas empresas devido à sua estrutura flexível, mas sistemática, que promove uma abordagem proativa para a resolução de problemas e a otimização de processos.

Vamos explorar como cada etapa do PDCA se relaciona com a gestão da rotina e a melhoria contínua:

1. Plan (Planejar)

Nesta fase, são identificados problemas ou oportunidades de melhoria, e são estabelecidos objetivos claros. Também se desenvolve um plano de ação detalhado para abordar os problemas identificados. No contexto do gerenciamento de rotina, isso significa definir padrões operacionais e metas de desempenho claras, essenciais para a consistência e eficácia das atividades diárias.

2. Do (Executar)

A fase de execução envolve a implementação do plano de ação. Isso inclui a realização das tarefas conforme planejado, a comunicação eficaz das mudanças e o treinamento dos envolvidos para garantir que os novos processos sejam corretamente adotados.

No gerenciamento de rotina, a execução eficaz assegura que as atividades do dia a dia sejam realizadas de acordo com os padrões estabelecidos, promovendo a eficiência e reduzindo variabilidades.

3. Check (Verificar)

Neste estágio, os resultados da fase de execução são monitorados e avaliados em relação aos objetivos estabelecidos. A coleta e análise de dados são cruciais aqui para entender se as mudanças implementadas estão produzindo os resultados desejados.

Na gestão da rotina, essa verificação contínua permite a identificação de desvios, ineficiências e áreas que necessitam de ajustes, sendo um componente crítico para a manutenção da qualidade e eficiência operacional.

4. Act (Agir)

Por fim, a fase de ação envolve fazer ajustes com base nos resultados da fase de verificação. Isso pode incluir a realização de mudanças para melhorar processos ou a implementação de novas estratégias para alcançar os objetivos desejados.

No âmbito da gestão da rotina, isso se traduz em ajustes contínuos nos processos de trabalho para aprimorar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade da organização.

Tecnologia como aliada no gerenciamento de rotina no trabalho do dia a dia

Pensa em incrementar o seu gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia com a ajuda de uma ferramenta tecnológica? 

Então aqui vai a nossa dica! 

Um sistema de avaliação de desempenho permite que todos os processos rotineiros relacionados a RH sejam feitos em um único lugar, colaborando para uma gestão de talentos conectada e estratégica, automatizando as tarefas de forma muito simples.

Por meio de um sistema de gestão de pessoas, você oferece mais autonomia ao RH, com processos mais automatizados que estimulam a cultura de feedbacks com uma gestão de talentos inteligentes.

E um dos melhores sistemas do mercado é o STRATWs One, que permite a você rodar todo o ciclo de avaliação em um só lugar possibilitando uma análise rápida e estratégica dos resultados.