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O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é imprescindível para empresas que pretendem melhorar sua performance e otimizar os resultados obtidos.
A desorganização reduz a produtividade e ocasiona baixa qualidade de serviços e produtos. Além disso, diminui a eficiência operacional, tornando os processos mais lentos e morosos.
Para evitar que um cenário como este aconteça, é importante buscar técnicas no mercado que visam melhorar a gestão de rotina do trabalho, impulsionando a qualidade na performance das equipes e a superação dos desafios que se apresentam no cotidiano.
Entre os males que afetam a rotina de uma empresa, estão:
Você vivencia algum deles em seu negócio? Provavelmente sim.
Para ajudar a superar seus desafios, existem técnicas eficientes que devem ser aplicadas na rotina da empresa. Quer saber quais são?
Continue a leitura e confira como fazer o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia.
O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é um conjunto de ações e verificações contínuas realizadas por líderes ou funcionários-chave. O objetivo é assegurar que os colaboradores consigam desenvolver, de maneira satisfatória, as atividades apresentadas, bem como contornar eventuais adversidades inerentes ao dia a dia corporativo.
Quer saber mais sobre gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia? Dê o play no vídeo abaixo!
Ter uma rotina bem definida e gerenciada é fundamental para empresas que buscam a produtividade e a alta performance. Isso porque processos controlados e organizados minimizam a incidência de imprevistos e permitem que o funcionário enxergue, de forma sistêmica, suas prioridades, estabelecendo cronogramas efetivos e consistentes.
Quer conhecer mais sobre a importância da rotina do trabalho no dia a dia? Veja algumas vantagens adicionais a seguir.
Estabelecer uma rotina de trabalho é essencial para empresas que valorizam a comunicação fluida entre times e setores. Afinal, é impossível identificar oportunidades de colaboração ou mesmo entregar informações-chave prontamente a setores parceiros quando não há domínio sobre as tarefas em desenvolvimento, bem como sobre projetos e iniciativas prioritárias e estratégicas.
Ter as atividades em andamento bem organizadas é essencial para o cumprimento de prazos e o alcance de metas.
Com um bom gerenciamento de rotina, os colaboradores conseguem sistematizar suas tarefas, estabelecer urgências, compreender a grandiosidade das demandas e dedicar tempo e energia de forma equilibrada e pertinente a cada uma.
Imagine, por exemplo, que um funcionário deixe de desenvolver o relatório de resultados do seu setor. Sua justificativa é o fato de não ter um bom dashboard de tarefas, o que fez com que ele investisse erroneamente seu tempo na categorização de documentos no arquivo (uma demanda pouco prioritária e altamente operacional).
Os prejuízos em um caso assim seriam grandes, não é mesmo?
Funcionários que gerenciam sua rotina com efetividade se sentem menos sobrecarregados e, consequentemente, menos propensos a quadros como burnout e estresse organizacional.
O benefício é percebido na medida em que as atividades são compreendidas de forma integral, e que o colaborador é capaz de dividir seu tempo de acordo com o esforço demandado por cada uma.
De igual maneira, uma boa gestão ajuda a identificar casos de sobrecarga e a sanar a questão antes que traga consequências graves à saúde mental do funcionário.
O ditado não mente: a pressa é, de fato, inimiga da perfeição. Quando um time trabalha desorganizado, acaba tendo que “apagar incêndios” de forma constante.
Como consequência, faz com que os resultados estejam passíveis a erros, enganos e deslizes decorrentes da falta de atenção.
Para implementar o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia em sua empresa, você deve:
Vamos detalhar cada passo a seguir!
Para um bom gerenciamento da rotina de trabalho do dia a dia, é de vital importância que todos os processos estejam no mesmo padrão. Dessa forma, obtém mais velocidade, confiança e coesão na hora de pôr em prática as tarefas.
Padronizar os processos também é benéfico para o trabalho em equipe. A prática faz com que uma mesma tarefa possa ser executada por diferentes colaboradores que já estarão familiarizados com o mesmo padrão, o que torna a equipe mais colaborativa.
Definir os projetos é muito importante quando se trata de cumprimento das rotinas traçadas. A partir daí, é possível alcançar os objetivos pretendidos obedecendo a um intervalo de tempo aceitável.
Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para a obtenção de metas maiores.
Esta é uma estratégia muito valiosa no que tange ao aumento do desempenho para executar tarefas rotineiras. A prática ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades.
Dessa forma, o gestor pode medir períodos para a realização de todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um prazo maior em obrigações semelhantes.
Para que o gerenciamento de rotina dê certo, um grande determinante se encontra no monitoramento de desempenho do grupo, do indivíduo e da empresa em relação a dados e projetos.
Para um monitoramento de desempenho eficaz, é necessário ter controle de tarefas e cobrança. De outra forma, é quase impossível que ocorra uma melhora perceptível na performance corporativa.
Essa estratégia se torna ainda mais imprescindível no começo, quando a conservação do status quo e o aumento da pressão por mudanças estão arraigados na rotina das equipes.
Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe por meio de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas que ajudam a liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.
Graças ao monitoramento de desempenho, é possível também verificar ineficiências e dificuldades na execução de variadas rotinas, bem como alterá-las, ampliá-las ou dividi-las entre os membros das equipes.
Uma forma de melhorar o gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia é dividir as rotinas por critérios claros e objetivos. Separar as atividades críticas das normais é um bom exemplo de segmentação.
Outra possibilidade é lançar mão de sistemas baseados em tempo, ou seja, os trabalhos que estiverem com a data de entrega mais próxima serão priorizados em detrimento dos com prazos mais longos.
Mais uma forma de classificação de rotina de uma empresa se dá sobre os recursos envolvidos. Por exemplo, quanto maior o projeto, mais importante.
Ainda podemos classificar as demandas pelo grau de impacto que um recurso traz para o funcionamento da empresa e pelo nível de necessidade e dificuldade de colaboração entre profissionais, mantendo, por exemplo, tarefas individuais para depois das coletivas.
Você pode segmentar todas as tarefas que receber diariamente em:
Pronto! Assim, depois de identificar cada uma, você consegue saber exatamente como organizar a rotina de trabalho!
Seu objetivo principal é priorizar as tarefas urgentes e resolvê-las rapidamente, eliminar as atividades circunstanciais e ganhar tempo extra para resolver assuntos importantes.
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Um dos princípios básicos do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é a execução correta das atividades no período programado. Assim, é necessário abandonar vícios centralizadores em prol de uma eficiência no cumprimento dos prazos.
Dessa forma, é de vital importância delegar rotinas para os demais colaboradores se baseando em dois critérios: habilidade dos profissionais e prioridade dos procedimentos.
O critério sobre a habilidade dos profissionais refere-se à entrega das funções de acordo com as capacidades profissionais e pessoais dos liderados ou colegas de equipe.
Já a prioridade dos procedimentos refere-se a repassar primeiro as atividades que não demandam atenção especial e podem ser realizadas por outras pessoas sem problemas.
Um dos erros comuns que muitos líderes cometem ao demandar tarefas é a escolha de um colaborador sem as qualidades necessárias para executar as tarefas entregues.
Essa má escolha pode gerar um efeito negativo, pois ineficiência ou erros no cumprimento de rotinas operacionais acabam, muitas vezes, aumentando as incertezas do administrador em descentralizar as atividades.
Manter o espaço de trabalho em ordem é fundamental para organizar a rotina corporativa. Para você ter uma ideia, estima-se que uma pessoa gasta, em média, 50 minutos de um dia à procura de informações.
Para evitar que a estatística se multiplique na sua empresa, mantenha documentos, papéis, revistas e livros organizados.
Para isso, use gavetas, armários, caixas e etiquetas (elas são importantes) para ajudar a identificar o material que a equipe precisa acessar com facilidade.
É um fato que a aplicação do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia otimiza procedimentos e processos operacionais.
Sendo assim, uma alternativa é a adoção de ferramentas que objetivem melhorar o fluxo interno e promover a rotina de hábitos que aperfeiçoem a disciplina dos colaboradores.
Um bom exemplo é o uso de agendas, planilhas, notas e variadas ferramentas organizacionais que ajudam no controle da rotina diária.
A adoção de um sistema de recompensa é outro exemplo interessante e que colabora com a gestão. Com outras palavras, para cada período de obrigação cumprido e metas alcançadas, uma recompensa pode ser concedida aos colaboradores ou à equipe.
Tal prática possibilita mudar a cultura da empresa de forma gradativa, tornando a equipe mais produtiva e o ambiente mais organizado, colaborativo e com mais capacidade de execução. Além disso, desenvolve qualidade como disciplina e trabalho em equipe.
Após ler este artigo até aqui, gostaríamos de te fazer um convite à reflexão: como você gostaria que fosse sua rotina de trabalho?
Deixe-nos adivinhar. Você acredita que a gestão de rotina do trabalho do dia a dia deve fazer parte da cultura da empresa, estando presente em todas as áreas da organização. Acertamos?
Você também sabe que, dessa forma, a empresa estará mais preparada para lidar com mudanças, entregar resultados de forma consistente, ter organização física e visual e manter os colaboradores motivados. Mais um acerto?
Se você tem pensamentos como estes, saiba que está na hora de implementar o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia em sua empresa.
Para te ajudar, separamos algumas dicas de como gerenciar este processo de mudança disponíveis em materiais completos e gratuitos:
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