Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Você já trabalhou em um local onde as etapas eram feitas de maneira desordenada ou distribuídas sem considerar as reais aptidões de cada colaborador? 

Padronizar processos não significa apenas manter tudo na linha ou conforme o gestor espera, mas sim facilitar o trabalho de todos dentro de uma empresa, fazendo com que o cliente perceba essa organização ao receber o produto ou serviço.

Saiba o que é a padronização de processos, como ela vai ajudar a melhorar os resultados do seu negócio, a partir de quais métodos você pode realizá-la e quais ferramentas facilitam essa execução. Boa leitura!

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos é uma prática fundamental no gerenciamento de operações de uma empresa, que consiste em estabelecer procedimentos e normas consistentes para a execução de tarefas e atividades. Este conceito é crucial para garantir que as operações sejam realizadas de maneira eficiente, previsível e uniforme, independentemente de quem as executa ou quando são realizadas.

No cerne da padronização de processos está a ideia de criar um conjunto de procedimentos bem definidos que podem ser repetidos. Isso significa documentar as etapas de cada processo, definir padrões de qualidade e desempenho, e estabelecer métodos claros para a realização de cada tarefa.

O objetivo é reduzir a variabilidade de resultados nas operações, o que, por sua vez, aumenta a eficiência, melhora a qualidade e facilita a formação e integração de novos colaboradores.

Um aspecto importante da padronização de processos é que ela permite que as empresas identifiquem mais facilmente áreas de ineficiência e oportunidades de melhoria.

Ao ter um entendimento claro de como as coisas devem ser feitas, torna-se mais simples detectar quando e onde os desvios ocorrem. Isso é particularmente valioso em ambientes que buscam a melhoria contínua, como aqueles que adotam metodologias Lean ou Six Sigma.

Exemplo prático

Imaginemos uma padaria que produz diversos tipos de pães. Para garantir que cada tipo de pão seja sempre do mesmo tamanho, forma, e qualidade, independentemente de quem o faça, a padaria implementa a padronização de processos.

Nesse exemplo, cada tipo de pão tem uma receita específica que detalha os ingredientes exatos e as quantidades. Por exemplo, a receita de pão integral inclui 500 gramas de farinha integral, 300 ml de água, 10 gramas de fermento, etc.

Cada passo da produção é claramente descrito, desde a mistura dos ingredientes até o tempo e temperatura de cozimento. Por exemplo, misturar os ingredientes secos em uma batedeira em velocidade média por dois minutos, adicionar água gradualmente, etc.

Tudo isso é importante porque os clientes esperam o mesmo sabor e qualidade cada vez que compram pães na padaria. A padronização assegura essa consistência, que é crucial para manter a satisfação do cliente e a reputação da padaria.

Com processos claramente definidos, é mais fácil identificar áreas para melhoria. Mudanças podem ser testadas de forma controlada e, se bem-sucedidas, facilmente implementadas no processo padrão.

Categorias de padronização de processos

Você já deve estar convencido sobre a importância de padronizar processos na sua empresa, tanto para a melhora de resultados, quanto para a manutenção de um ambiente de trabalho saudável.

Por isso, vamos partir para a prática. Confira em quais categorias podemos dividir essas padronizações junto a seus respectivos exemplos.

1- Padronização de processos administrativos

A padronização de processos administrativos, como o nome já diz, considera as etapas que acontecem no setor que administra a empresa. Nele podem estar contidos também o setor de RH, além da gerência.

Um exemplo para esse caso é o estabelecimento de processos que auxiliam o RH no momento de uma contratação. A padronização dessas etapas vai desde a descrição dos locais onde a vaga é divulgada e como isso deve ser feito, até a fórmula com as entrevistas devem ser conduzidas.

2- Padronização de processos financeiros

Nós já falamos sobre o impacto positivo que a padronização de processos tem sobre a receita de uma empresa, isso acontece também por conta da organização do setor financeiro.

Nesse caso, os melhores exemplos são aqueles que auxiliam a equipe responsável pela área a não se perder em meio aos números. Dentre os exemplos, podemos citar o estabelecimento de datas limites para a realização de pagamentos e emissões de notas, além de um método pré-estabelecido de prestação de contas.

3- Padronização de processos operacionais

Os processos operacionais são aqueles que têm como finalidade a transformação das entradas, sejam elas de material ou informação, no produto. A padronização desse processo considera o alinhamento de toda a operação.

Dentre os exemplos de padronização de processos que podem ser atribuídos a essa categoria estão a definição de quais habilidades o colaborador responsável pela operação deve ter, a descrição de como ela deve ser feita e quanto tempo ela deve levar. 

4- Padronização de processos industriais

Se a sua empresa lida com etapas de larga escala, podendo ser considerada uma indústria, a padronização de processos é fundamental para que erros capazes de comprometer o andamento da produção não sejam afetados.

Esse caso é um dos mais fáceis de se identificar padronizações, já que nele está incluso a linha de produção. 

Presente há anos e ainda demonstrando extrema eficiência em diversas indústrias, como a automobilística, a padronização através das linhas garante uma execução agilizada e facilita a produção em série.

Quais são os métodos de padronização?

Além de conhecer as diferentes categorias e exemplos de padronização de processos, confira também quais são os métodos que permitem a aplicação do conceito.

1- Mapeamento dos processos

A primeira etapa para padronizar os processos, é saber quais deles compõem a sua empresa. Dependendo do tamanho da operação, eles podem ser divididos entre os macros – aqueles que têm maior grau de influência no resultado do produto – e os micros.

A forma mais eficiente de realizar essa tarefa é solicitar uma relação dos processos para cada setor. Com esse mapeamento, a padronização poderá entrar em prática através da identificação de processos a serem eliminados ou implementados.

2- Definição de responsabilidades

Uma empresa bem organizada, também padroniza a sua relação com os colaboradores. Independente de quem a exerça, a tarefa executada por cada função deve estar bem descrita, assim como as habilidades que o profissional deve possuir ou desenvolver para exercê-la.

A definição de responsabilidades confere também mais autonomia aos colaboradores, que passam a interagir mais com diferentes setores para que cada objetivo seja atingido.

3- Formalização das metodologias de trabalho

Uma das maneiras mais eficazes de padronizar de processos é a formalização das metodologias de trabalho. Anteriormente, como exemplos de modelo de trabalho citamos o McDonald’s e a Toyota que também se encaixam nessas situações.

A partir da descrição dos processos, poderá se extrair métodos comuns em todos, formando uma série de diligências que serão observadas durante a implementação de novos processos. A formação dessa metodologia confere à empresa autenticidade. 

4- Treinamento dos colaboradores

Os processos são executados pelos colaboradores, portanto, o treinamento das equipes é essencial para alcançar a padronização como objetivo.

Essa ação consiste também em permitir que os colaboradores conheçam todos os processos que compõem a empresa, inclusive os de outros setores, fazendo com eles não só saibam exercer sua função, mas zelem pela manutenção da organização idealizada para garantir os resultados.

5- Gerenciamento de dados

Para padronizar processos com eficiência é necessário gerir dados de maneira prática. Para isso é necessário aplicar técnicas que permitam que diferentes setores emitam informações fáceis de serem cruzadas – ou seja, que ambos possam entender.

O gerenciamento de dados também deve priorizar a manutenção dessas informações no mesmo lugar, facilitando sua leitura e por consequência a tomada de decisões.

Como padronizar os processos de uma empresa?

Padronizar os processos de uma empresa é essencial para garantir eficiência, qualidade consistente e melhorar a comunicação interna. Aqui está um passo a passo detalhado para padronizar processos em uma organização:

Passo 1: Identificação dos processos

Liste todos os processos você deseja padronizar e que ocorrem dentro da empresa, desde operações diárias até procedimentos menos frequentes.

Identifique quais processos são críticos para o sucesso do negócio e quais têm maior impacto sobre a eficiência e a satisfação do cliente.

Aqui está um exemplo de como você pode listar os processos para uma análise inicial em uma empresa típica:

Processos operacionais

• Produção de produtos ou prestação de serviços
• Controle de qualidade
• Manutenção de equipamentos
• Gestão de estoque
• Logística e distribuição

Processos de Recursos Humanos

• Recrutamento e seleção
• Onboarding de novos funcionários
• Treinamento e desenvolvimento
• Avaliação de desempenho
• Gerenciamento de folha de pagamento

Processos Estratégicos

• Planejamento estratégico
• Gestão de riscos
• Análise de concorrência
• Inovação e pesquisa e desenvolvimento

Passo 2: Documentação detalhada

Documente cada processo em detalhes. Isso inclui cada etapa, quem é responsável, os recursos necessários e os resultados esperados.

Dessa forma, utilize diagramas e fluxogramas para visualizar o processo. Isso ajuda a entender o fluxo de trabalho e a identificar redundâncias ou gargalos.

Passo 3: Análise de processos

Analise os processos para identificar ineficiências ou inconsistências. Observe onde ocorrem atrasos, desperdícios ou erros. Colete feedback de todos os envolvidos no processo, incluindo funcionários que executam as tarefas e clientes que são impactados por elas.

Passo 4: Redesenho de processos

Com base na análise, redesenhe os processos para eliminar etapas desnecessárias, reduzir complexidade e maximizar a eficiência.

Estabeleça procedimentos padrão que devem ser seguidos para cada processo. Isso pode incluir templates, checklists e padrões de qualidade.

Passo 5: Implementação de processos padronizados

Treine todos os envolvidos nos novos processos. Garanta que todos entendam os procedimentos padrão e o motivo das mudanças.

Implemente ferramentas que ajudem na padronização, como softwares de gestão de processos ou sistemas de automação.

Passo 6: Monitoramento e controle

Realize auditorias regulares para garantir que os processos estão sendo seguidos conforme documentado. Além disso, estabeleça KPIs (Key Performance Indicators) para avaliar a eficácia dos processos padronizados. Monitore esses indicadores para detectar possíveis desvios ou áreas para melhoria.

Passo 7: Melhoria contínua

Mantenha um canal aberto de comunicação para feedback contínuo sobre os processos. Isso inclui sugestões de melhorias por parte dos funcionários e relatórios de satisfação dos clientes.

Revisite e revise os processos regularmente para adaptá-los a mudanças no ambiente de negócios ou para incorporar novas tecnologias e métodos.

Quais são os benefícios da padronização de processos?

Agora que você já sabe o que é padronização de processos e quais são os seus principais usos, saiba quais benefícios a implementação de seus métodos trazem para a empresa.

1- Maior organização interna

A organização interna proporcionada pela padronização de processos beneficia a empresa na totalidade. 

Além do andamento de cada setor estar alinhado e o desempenho dos profissionais mais próximo do esperado, essa organização também traz um clima leve para o negócio e aumenta a satisfação dos colaboradores.

2- Execução de atividades de maneira clara, facilitando a visualização de erros

Contar com a transparência no momento de estabelecer processos e delegar funções é fundamental para um gestor que deseja ter uma equipe alinhada aos seus propósitos. A padronização não só permite isso, como faz com que as atividades sejam realizadas de maneira clara, minimizando os erros.

3- Redução de falhas e retrabalhos

Processos que tiveram todas as suas etapas padronizadas, desenhadas e testadas antes de serem implementadas levam a uma diminuição de falhas, sejam elas de caráter humano ou mecânico.

Esse fator também contribui para a diminuição de retrabalhos, pois o colaborador já saberá qual é objetivo da tarefa a ser executada por ele. Outra possibilidade é que esse objetivo, por estar descrito de maneira prática, seja mais facilmente encontrado.

4- Maior produtividade e diminuição de custos

Podemos afirmar com certeza que um ambiente organizado leva a uma maior produtividade. Sem sistemas falhos e desnecessários, o colaborador tem todos os meios necessários para realizar um trabalho otimizado, o que pode levar a uma diminuição de custos também.

5- Trabalho otimizado = melhora nos resultados

A otimização do trabalho leva por consequência a melhora dos resultados, que vão depender do objetivo da empresa, mas podem ser: o aumento do faturamento, o crescimento da produção ou até mesmo uma maior taxa de satisfação do cliente.

6- Melhora da experiência final do cliente

O elo principal de uma empresa deve ser a satisfação do cliente, seja ela b2b ou b2c. 

Todos os objetivos apresentados acima, culminam em um produto melhor apresentado e em mecanismos de atendimento aos consumidores mais eficientes, devido à padronização, o que leva a uma melhora na percepção do cliente sobre a empresa.

Ferramentas para padronização de processos

A padronização deve ser implementada para ajudar a sua empresa e não ser apenas mais uma ideia difícil de ser aplicada. Para isso, você pode utilizar algumas ferramentas para padronização de processos que facilitam essa aplicação, confira quais são elas:

KPIs

Os KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho) não são, por si só, ferramentas de padronização de processos, mas desempenham um papel complementar e essencial em qualquer sistema de padronização. Eles são métricas usadas para avaliar o sucesso de uma organização ou de um processo específico em alcançar seus objetivos.

Embora os KPIs não estabeleçam padrões para como os processos devem ser executados, eles são fundamentais para medir a eficácia desses processos padronizados.

Em um ambiente onde os processos são padronizados, os KPIs servem como indicadores que mostram se os processos estão funcionando conforme o esperado.

Por exemplo, em um processo de fabricação padronizado, um KPI pode ser a taxa de defeitos dos produtos. Se o KPI mostra uma taxa de defeitos maior do que a desejada, isso indica que pode haver problemas no processo padronizado que precisam ser investigados e corrigidos.

Além disso, os KPIs podem ajudar a orientar melhorias nos processos. Ao monitorar esses indicadores ao longo do tempo, as organizações podem identificar tendências e áreas que necessitam de atenção.

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta que facilita o controle de qualidade nos processos e tem entre as suas atribuições a padronização de etapas bem-sucedidas.

Este ciclo é uma metodologia iterativa usada para a melhoria contínua de processos e produtos. Ele é particularmente útil para a padronização de processos, pois fornece uma estrutura para testar soluções em pequena escala, avaliar resultados e implementar mudanças de forma controlada.

O ciclo PDCA funciona da seguinte maneira:

• Planejar (Plan): onde um problema é identificado, melhorias são pensadas e uma plano de ação é traçado;
• Fazer (Do): onde as pessoas que irão colocar o plano de ação em prática são estabelecidas e a execução acontece;
• Verificar (Check): etapa responsável por verificar se tudo saiu como o planejado e analisar qual foi o resultado;
• Agir (Act): por fim, caso o problema tenha sido resolvido é hora de compartilhar o aprendizado e padronizar os processos utilizados. Se a dificuldade ainda estiver presente, o ciclo pode ser reiniciado.

Além do PDCA, existe o ciclo SDCA (Standardize-Do-Check-Act), que é uma variação focada especificamente na padronização. O SDCA é usado para consolidar as melhorias alcançadas pelo PDCA e garantir que sejam mantidas ao longo do tempo. Ele funciona assim:

1. Standardize (Padronizar): desenvolver e implementar padrões baseados nas melhores práticas identificadas.
2. Do (Executar): aplicar os padrões estabelecidos nas operações diárias.
3. Check (Verificar): monitorar o desempenho e verificar se os padrões estão sendo seguidos e se estão efetivamente alcançando os resultados desejados.
4. Act (Agir):fazer ajustes nos padrões para melhorar continuamente o processo.

O SDCA é particularmente útil após a implementação do PDCA, pois ajuda a garantir que as melhorias não sejam apenas implementadas, mas também sustentadas e incorporadas como parte da rotina diária da organização. Juntos, PDCA e SDCA formam um poderoso conjunto de ferramentas para melhoria e padronização de processos.

STRATWs One

O STRATWs One, desenvolvido pela Siteware, é uma ferramenta de gestão empresarial que pode ser extremamente útil para empresas que buscam alcançar a padronização de processos. Esta ferramenta oferece uma série de funcionalidades que facilitam a implementação e o monitoramento de processos padronizados.

O STRATWs One permite que as empresas estabeleçam e monitorem KPIs de forma eficiente. A capacidade de acompanhar esses indicadores em tempo real fornece insights valiosos sobre o desempenho dos processos. Isso é crucial para a padronização, pois permite que as organizações verifiquem se os processos estão sendo executados conforme o esperado e se estão atingindo os resultados desejados.

Além disso, o STRATWs One suporta a implementação do ciclo PDCA, uma metodologia essencial para a melhoria contínua de processos. A integração do ciclo PDCA na ferramenta facilita a gestão de projetos de melhoria e padronização, permitindo que as empresas iterem seus processos de forma organizada e baseada em dados.

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