Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Você já trabalhou em um local onde as etapas eram feitas de maneira desordenada ou distribuídas sem considerar as reais aptidões de cada colaborador? 

Padronizar processos não significa apenas manter tudo na linha ou conforme o gestor espera, mas sim facilitar o trabalho de todos dentro de uma empresa, fazendo com que o cliente perceba essa organização ao receber o produto ou serviço.

Saiba o que é a padronização de processos, como ela vai ajudar a melhorar os resultados do seu negócio, a partir de quais métodos você pode realizá-la e quais ferramentas facilitam essa execução. Boa leitura!

O que é e para que serve a padronização de processos?

A padronização de processos é a estruturação de etapas a serem executadas em um determinado setor ou em toda a empresa, sejam elas relativas ao pessoal encarregado, ao formato de execução, seu prazo ou em qual momento ela será realizada.

O principal fim da padronização de processos é o alcance da excelência operacional. Mas, complementar a ela, podemos identificar outros objetivos. Confira alguns deles:

Unificar toda a empresa

É fundamental para o andamento de um negócio que todos os setores estejam sintonizados. A padronização de processos é a maneira mais fácil de fazer com que diferentes áreas conversem entre si, emitindo dados que possam ser entendidos e utilizados por ambos.

A própria gerência pode se beneficiar desse quesito, que facilita a criação de uma visão macro, além de oferecer aos colaboradores uma visão mais clara sobre o objetivo e a importância da sua função.

Ter os processos descritos e objetivados

Uma das etapas da padronização é o desmembramento de todas as fases. A partir disso a verificação do andamento de toda a empresa fica mais fácil, assim como a observação se todos os setores estão caminhando para um objetivo em comum.

A descrição minuciosa de cada processo permite também que pequenas metas para cada um deles sejam traçadas, aumentando a sintonia de cada colaborador com o seu pequeno objetivo, que compõe a meta macro da empresa.

Saber como um processo se inicia e termina

Aplicar a padronização de processos de maneira efetiva ajuda a gerência e os colaboradores a entender qual a etapa de cada um dos processos em andamento. 

É comum que empresas queiram aplicar processos, mas se percam durante o caminho ou acabem com descrições que não são objetivas. Isso dificulta o entendimento do colaborador e pode causar retrabalho na equipe.

Determinar quem vai realizar cada etapa do processo

Para empresas que lidam com os seus colaboradores não apenas a partir de seus cargos, mas sim por competências, a padronização facilita a distribuição de tarefas.

Pois a partir de uma descrição bem-feita será fácil identificar qual profissional se encaixa melhor com a função necessária, ou até mesmo buscar um colaborador no mercado.

Estabelecer um modelo de trabalho próprio

A padronização realizada de acordo com as necessidades corporativas, ao invés da replicação de um modelo pronto, permitem que o negócio crie gradualmente uma metodologia de trabalho própria.

Algumas empresas se tornaram grandes exemplos de padronização de processos a partir de seus modelos, como o McDonald’s e a Toyota.

Mensurar qual é o resultado esperado para cada processo

Por fim, a padronização de processo serve também para, além de organizar e otimizar todo o trabalho, auxiliar na identificação das expectativas. Somente a partir de um processo detalhado é possível verificar qual objetivo ele pode alcançar, seja quantitativo ou qualitativo.

Quais são os benefícios da padronização de processos?

Agora que você já sabe o que é padronização de processos e quais são os seus principais usos, saiba quais benefícios a implementação de seus métodos trazem para a empresa.

Maior organização interna

A organização interna proporcionada pela padronização de processos beneficia a empresa na totalidade. 

Além do andamento de cada setor estar alinhado e o desempenho dos profissionais mais próximo do esperado, essa organização também traz um clima leve para o negócio e aumenta a satisfação dos colaboradores.

Execução de atividades de maneira clara, facilitando a visualização de erros

Contar com a transparência no momento de estabelecer processos e delegar funções é fundamental para um gestor que deseja ter uma equipe alinhada aos seus propósitos. A padronização não só permite isso, como faz com que as atividades sejam realizadas de maneira clara, minimizando os erros.

Redução de falhas e retrabalhos

Processos que tiveram todas as suas etapas padronizadas, desenhadas e testadas antes de serem implementadas levam a uma diminuição de falhas, sejam elas de caráter humano ou mecânico.

Esse fator também contribui para a diminuição de retrabalhos, pois o colaborador já saberá qual é objetivo da tarefa a ser executada por ele. Outra possibilidade é que esse objetivo, por estar descrito de maneira prática, seja mais facilmente encontrado.

Maior produtividade e diminuição de custos

Podemos afirmar com certeza que um ambiente organizado leva a uma maior produtividade. Sem sistemas falhos e desnecessários, o colaborador tem todos os meios necessários para realizar um trabalho otimizado, o que pode levar a uma diminuição de custos também.

Trabalho otimizado = melhora nos resultados

A otimização do trabalho leva por consequência a melhora dos resultados, que vão depender do objetivo da empresa, mas podem ser: o aumento do faturamento, o crescimento da produção ou até mesmo uma maior taxa de satisfação do cliente.

Melhora da experiência final do cliente

O elo principal de uma empresa deve ser a satisfação do cliente, seja ela b2b ou b2c. 

Todos os objetivos apresentados acima, culminam em um produto melhor apresentado e em mecanismos de atendimento aos consumidores mais eficientes, devido à padronização, o que leva a uma melhora na percepção do cliente sobre a empresa.

Categorias de padronização de processos

Você já deve estar convencido sobre a importância de padronizar processos na sua empresa, tanto para a melhora de resultados, quanto para a manutenção de um ambiente de trabalho saudável.

Por isso, vamos partir para a prática. Confira em quais categorias podemos dividir essas padronizações junto a seus respectivos exemplos.

Padronização de processos administrativos

A padronização de processos administrativos, como o nome já diz, considera as etapas que acontecem no setor que administra a empresa. Nele podem estar contidos também o setor de RH, além da gerência.

Um exemplo para esse caso é o estabelecimento de processos que auxiliam o RH no momento de uma contratação. A padronização dessas etapas vai desde a descrição dos locais onde a vaga é divulgada e como isso deve ser feito, até a fórmula com as entrevistas devem ser conduzidas.

Padronização de processos financeiros

Nós já falamos sobre o impacto positivo que a padronização de processos tem sobre a receita de uma empresa, isso acontece também por conta da organização do setor financeiro.

Nesse caso, os melhores exemplos são aqueles que auxiliam a equipe responsável pela área a não se perder em meio aos números. Dentre os exemplos, podemos citar o estabelecimento de datas limites para a realização de pagamentos e emissões de notas, além de um método pré-estabelecido de prestação de contas.

Padronização de processos operacionais

Os processos operacionais são aqueles que têm como finalidade a transformação das entradas, sejam elas de material ou informação, no produto. A padronização desse processo considera o alinhamento de toda a operação.

Dentre os exemplos de padronização de processos que podem ser atribuídos a essa categoria estão a definição de quais habilidades o colaborador responsável pela operação deve ter, a descrição de como ela deve ser feita e quanto tempo ela deve levar. 

Padronização de processos industriais

Se a sua empresa lida com etapas de larga escala, podendo ser considerada uma indústria, a padronização de processos é fundamental para que erros capazes de comprometer o andamento da produção não sejam afetados.

Esse caso é um dos mais fáceis de se identificar padronizações, já que nele está incluso a linha de produção. 

Presente há anos e ainda demonstrando extrema eficiência em diversas indústrias, como a automobilística, a padronização através das linhas garante uma execução agilizada e facilita a produção em série.

Quais são os métodos de padronização?

Além de conhecer as diferentes categorias e exemplos de padronização de processos, confira também quais são os métodos que permitem a aplicação do conceito.

Mapeamento dos processos

A primeira etapa para padronizar os processos, é saber quais deles compõem a sua empresa. Dependendo do tamanho da operação, eles podem ser divididos entre os macros – aqueles que têm maior grau de influência no resultado do produto – e os micros.

A forma mais eficiente de realizar essa tarefa é solicitar uma relação dos processos para cada setor. Com esse mapeamento, a padronização poderá entrar em prática através da identificação de processos a serem eliminados ou implementados.

Definição de responsabilidades

Uma empresa bem organizada, também padroniza a sua relação com os colaboradores. Independente de quem a exerça, a tarefa executada por cada função deve estar bem descrita, assim como as habilidades que o profissional deve possuir ou desenvolver para exercê-la.

A definição de responsabilidades confere também mais autonomia aos colaboradores, que passam a interagir mais com diferentes setores para que cada objetivo seja atingido.

Formalização das metodologias de trabalho

Uma das maneiras mais eficazes de padronizar de processos é a formalização das metodologias de trabalho. Anteriormente, como exemplos de modelo de trabalho citamos o McDonald’s e a Toyota que também se encaixam nessas situações.

A partir da descrição dos processos, poderá se extrair métodos comuns em todos, formando uma série de diligências que serão observadas durante a implementação de novos processos. A formação dessa metodologia confere à empresa autenticidade. 

Treinamento dos colaboradores

Os processos são executados pelos colaboradores, portanto, o treinamento das equipes é essencial para alcançar a padronização como objetivo.

Essa ação consiste também em permitir que os colaboradores conheçam todos os processos que compõem a empresa, inclusive os de outros setores, fazendo com eles não só saibam exercer sua função, mas zelem pela manutenção da organização idealizada para garantir os resultados.

Gerenciamento de dados

Para padronizar processos com eficiência é necessário gerir dados de maneira prática. Para isso é necessário aplicar técnicas que permitam que diferentes setores emitam informações fáceis de serem cruzadas – ou seja, que ambos possam entender.

O gerenciamento de dados também deve priorizar a manutenção dessas informações no mesmo lugar, facilitando sua leitura e por consequência a tomada de decisões.

Ferramentas para padronização de processos

A padronização deve ser implementada para ajudar a sua empresa e não ser apenas mais uma ideia difícil de ser aplicada. Para isso, você pode utilizar algumas ferramentas para padronização de processos que facilitam essa aplicação, confira quais são elas:

KPIs

Basicamente, os KPIs ajudam a analisar o desempenho de uma empresa ou de um setor específico dela. Isso significa que ela utiliza dados passados para analisar uma atividade que já está em prática. 

Cada KPI estabelecido para determinado setor ou função permite que a verificação dos processos padronizados seja feita.

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta que facilita o controle de qualidade nos processos e tem entre as suas atribuições a padronização de etapas bem-sucedidas.

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, traduzida como:

• Planejar: onde um problema é identificado, melhorias são pensadas e uma plano de ação é traçado;
• Fazer: onde as pessoas que irão colocar o plano de ação em prática são estabelecidas e a execução acontece;
• Verificar: etapa responsável por verificar se tudo saiu como o planejado e analisar qual foi o resultado;
• Agir: por fim, caso o problema tenha sido resolvido é hora de compartilhar o aprendizado e padronizar os processos utilizados. Se a dificuldade ainda estiver presente, o ciclo pode ser reiniciado.

STRATWs One

Se você deseja que a padronização dos processos aconteça da melhor forma, é necessário investir em gestão. Apenas com uma gestão de qualidade que todos os dados poderão ser analisados de maneira correta e eficiente.

Uma excelente ferramenta para realizar essa função é o STRATWs One, que possibilita:

• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• Aumentar a produtividade;
• Compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
• Potencializar a governança corporativa;
• Gerenciar riscos e analisar cenários;
• Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
• Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
• Integrar pessoas, operação e estratégia.

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