O que é Kaizen? Descubra como essa metodologia japonesa pode tornar seus processos mais eficientes

Você já ouviu falar sobre o que é Kaizen? Bem, para uma gestão organizacional de qualidade e com foco na melhoria contínua, é importante fazer com que hoje seja melhor que ontem e que amanhã seja melhor que hoje. Assim, é nessa filosofia que se baseia uma das metodologias mais utilizadas por empresas do mundo todo. Estamos falando do Kaizen.

Criado pelo japonês Masaaki Imai no período pós-guerra, esse método busca implementar pequenas mudanças, porém significativas, que vão resultar em grandes melhorias a longo prazo.

Se você tem interesse em aprender mais sobre o Kaizen e entender como ele tem ajudado muitas empresas a organizarem processos de melhoria, neste artigo abordaremos esse e outros assuntos. Continue a leitura!

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O que é Kaizen?

A metodologia Kaizen é uma filosofia de gestão originária do Japão que enfatiza a melhoria contínua em todos os aspectos de uma organização. O termo “Kaizen” é derivado de duas palavras japonesas: “Kai” (mudança) e “Zen” (para melhor). Essa abordagem se concentra em melhorar a eficiência, a eficácia e a flexibilidade dos processos de trabalho, envolvendo todos os funcionários, desde a alta administração até os trabalhadores da linha de frente.

Dessa forma, era exatamente dessa mentalidade que os japoneses precisavam no pós-guerra. Afinal, eles tinham acabado de perder e precisavam de práticas, metodologias e ferramentas que os ajudassem a se reestruturarem.

Assim, com foco na melhoria contínua, a metodologia Kaizen é uma filosofia que busca trazer soluções a partir de pequenos ciclos. Além disso, as melhorias alcançadas através do Kaizen são documentadas e padronizadas para garantir que não se percam e que possam ser aplicadas em outras áreas da organização.

As mudanças, a princípio, podem não ser tão perceptíveis em um primeiro momento. No entanto, os resultados sentidos a longo prazo são bastante significativos. Além disso, embora o processo tenha sido adotado primeiramente pelas grandes indústrias, no geral, a metodologia passou a ser adotada em diversos setores e ambientes de trabalho.

Qual é o princípio do Kaizen?

O princípio da filosofia Kaizen consiste em promover a melhoria contínua. Segundo seu criador, a palavra significa melhoria, de modo que ela possa ser contínua e abranger aspectos não apenas da vida profissional, mas também da vida pessoal, doméstica e social.

Quando aplicada no local de trabalho, a metodologia deve envolver todos os níveis hierárquicos, incluindo o operacional, o nível tático (gerencial) e também o nível estratégico.

Os princípios da metodologia Kaizen

O método Kaizen é regido por vários princípios básicos, todos eles igualmente importantes, pois um contribui para que o outro possa funcionar da melhor forma possível. Para isso, eles são divididos em:

• Aprender na prática;
• Envolver os todos os funcionários envolvidos;
• Eliminar desperdícios;
• Baixo investimento;
• Transparência;
• Foco na geração de valor.

Veja mais: Como aplicar a metodologia Kaizen? Descubra em 7 passos

Quais são os tipos?

Existem basicamente três tipos de Kaizen. Cada um deles se propõe a atender necessidades específicas da empresa no momento. Dessa forma, é fundamental entender como cada um deles funciona para que, ao colocar na prática, eles possam fazer sentido:

• Diagnóstico: busca entender o problema e sua origem e oportunidades de melhoria;
• Resultado: usado quando a intenção é chegar a resultados rápidos;
• Estruturação: serve para empresas que buscam desenvolver equipes internas e formar líderes especialistas no Kaizen.

Quais são os objetivos?

A metodologia Kaizen se pauta fortemente na identificação e eliminação de desperdícios, seja de dinheiro, esforços ou tempo. Ou seja, otimizar todas as áreas e setores para que os resultados possam ser alcançados e maximizar os lucros.

Dentre os principais objetivos da metodologia, destacam-se:

• Desenvolver soluções de baixo custo;
• Motivar e engajar os colaboradores;
• Incentivar a criatividade e a cooperação entre as equipes;
• Melhorar a qualidade e a eficiência dos processos produtivos;
• Tornar os clientes mais satisfeitos;
• Aumentar a produtividade.

Qual é o principal objetivo da metodologia kaizen?

Como você viu, existe uma forte relação entre melhoria contínua e Kaizen. Por isso, se você quer descobrir qual o principal objetivo do Kaizen, podemos dizer que se trata de promover a melhoria contínua em seu negócio.

Como usar a metodologia Kaizen em 6 passos?

Agora que você já sabe o que é Kaizen, é hora de descobrir como implementar essa metodologia nas sua empresa.

O Kaizen pode ser aplicado por meio do ciclo PDCA. Você conhece? Bem, essa outra ferramenta tem o objetivo de construir um ciclo de melhoria contínua dos processos, atuando principalmente na resolução de problemas.

Dessa forma, a ferramenta é dividida em quatro etapas, que são:

• Planeje (Plan): na qual você deve identificar o problema, planejar as melhorias e construir um plano de ação;
• Faça (Do): com o foco na execução do plano de ação;
• Verifique (Check): analisar se os resultados atingidos estão dentro do esperado;
• Aja (Act): se divide em duas alternativas: ou replicar o novo processo otimizado em toda a empresa ou identificar o que deu errado e rodar o ciclo de PDCA novamente.

Passo 1 – Identifique problemas e oportunidades de melhoria 

A aplicação do método Kaizen começa com um diagnóstico da sua empresa ou do setor que você deseja melhorar. O objetivo nesse primeiro momento é identificar problemas, investigar a causa raiz e verificar as oportunidades de melhoria.

Caso você não conheça as formas de identificar a causa raiz dos problemas, você pode aplicar algumas ferramentas como o diagrama de Ishikawa. Essa ferramenta tem o objetivo de ajudar as equipes a chegarem nas causas reais dos problemas que complicam os processos organizacionais das empresas.

Por isso, aproveite e baixe agora o nosso template do Diagrama de Ishikawa!

Passo 2 – Construa um plano de ação

Nesta etapa do Kaizen, você deverá criar um plano de ação para solucionar os problemas identificados. No entanto, um erro bastante comum nesta etapa e a má solução e planejamento deste plano de ação.

Dessa forma, essa etapa deve seguir uma metodologia muito bem definida, com metas, objetivos e atividades que serão alcançadas e realizadas, apontando sempre os principais responsáveis por desenvolver essas ações.

Para te ajudar na organização do seu plano de ação, você pode aplicar a metodologia 5W2H. A sigla vem do inglês que se refere a 7 perguntas que devem ser realizadas para identificar todas as áreas que precisarão ser cobertas no seu plano de ação.

Passo 3 – Defina as metas que você deseja alcançar

A definição de metas é importante para que você e seus colaboradores saibam quais resultados devem ser alcançados com a implementação do plano de ação. Por isso, defina as metas que deverão ser alcançadas, de modo que o plano de ação faça sentido.

Por isso, lembre-se: metas sem rotina são desejos e rotinas sem objetivos não têm nenhum propósito.

Passo 4 – Coloque em prática as soluções

Esse é o momento em que se deve executar as ações de enfrentamento e resolução dos problemas identificados. No entanto, lembre-se de conferir se todos os colaboradores envolvidos estão cientes quanto às suas respectivas partes, para garantir que o plano de ação seja executado.

Para ter as suas ações muito bem definidas, outras metodologias, como a Matriz RACI, também poderão te ajudar. Por isso, aproveite agora mesmo e baixe o nosso template para te ajudar!

Passo 5 – Monitore os resultados

Nesta etapa, você deverá checar se as ações estão gerando os resultados esperados e deixando você mais próximo de alcançar as metas pretendidas. A partir do monitoramento, você poderá efetuar os ajustes necessários.

O ponto que será fundamental será a utilização de uma ferramenta capaz de te apoiar no monitoramento das métricas. Nesse cenário, o STRATWs One é uma ótima solução, já que consegue integrar os colaboradores às suas ações e métricas individuais ao objetivo da empresa.

Passo 6 – Padronize as soluções

Após validar se o ciclo foi eficaz para a melhoria do processo avaliado, a próxima etapa será a implementação para padronizá-las na organização.

Caso todo o processo não tenha sido aprovado, deverá ser rodado um novo Kaizen para otimizá-lo a ponto de se tornar ideal para aplicação padrão.

Exemplos de Kaizen

Se você quer alguns exemplos de Kaizen na prática, confira no vídeo abaixo alguns que poderão te ajudar:

Formas e exemplos para implementar o Kaizen

A Metodologia Kaizen, fundamentada nos princípios de Imai, oferece um caminho sólido para aprimorar processos e promover a melhoria contínua no ambiente empresarial. Para incorporar efetivamente o Kaizen em sua organização, é essencial entender e aplicar suas três abordagens distintas, cada uma direcionada para diferentes aspectos da empresa.

1. Kaizen para a administração: liderando pelo exemplo

No âmbito da administração, o Kaizen se traduz em um comprometimento profundo com a melhoria constante. De acordo com Imai, um gerente visionário deve dedicar, no mínimo, metade do seu tempo ao aprimoramento contínuo. Esse engajamento pode abranger desde a adoção de práticas simples, como a utilização de papel reciclado para impressão, até a disseminação de informações cruciais.

Transformando práticas em padrões: O primeiro passo é estabelecer padrões claros para as práticas a serem seguidas por todos na empresa. Se alguns colaboradores não conseguirem acompanhar esses padrões, a disciplina deve ser reforçada. Caso a dificuldade persista, considere oferecer treinamentos para capacitação ou reveja os padrões para simplificar a implementação.

2. Kaizen para o grupo: Fomentando o espírito de equipe

A essência do Kaizen se manifesta através do espírito colaborativo de equipe. Envolver todos os membros da organização no aprimoramento dos processos é fundamental para o sucesso dessa abordagem.

Formando grupos de Kaizen diversificados: Os grupos de Kaizen devem ser compostos por indivíduos de diferentes áreas da empresa, abrangendo uma ampla gama de habilidades e perspectivas. Esses grupos são incubadoras de soluções inovadoras para problemas diversos.

Liderança e ferramentas: Cada grupo de Kaizen deve contar com um líder designado para monitorar e guiar o progresso. Além disso, ferramentas como o ciclo PDCA, diagramas de causa e efeito e o 5W2H podem ser aplicadas para aprimorar a compreensão dos problemas e a eficácia das soluções.

3. Kaizen voltado para pessoas: Estimulando o engajamento individual

Uma abordagem dinâmica e impactante do Kaizen é voltada para a contribuição individual através de sugestões. Essa estratégia visa inspirar os colaboradores a se empenharem mais em suas tarefas diárias, resultando em melhorias incrementais.

Sistema de sugestões em ação: Estabeleça um sistema de sugestões que encoraje os funcionários a compartilharem ideias para aprimorar processos, reduzir desperdício e otimizar o desempenho. Essas sugestões devem ser valorizadas e reconhecidas como parte integral da cultura organizacional.

Avaliação e reconhecimento: O sistema de sugestões pode servir como uma avaliação de desempenho para todos os níveis da equipe, desde os colaboradores de base até os líderes. O reconhecimento e a recompensa por ideias bem-sucedidas incentivam o envolvimento contínuo.

Benefícios do Kaizen para as empresas

A implementação da metodologia Kaizen em uma empresa traz uma série de benefícios significativos, que podem impactar positivamente diversos aspectos da organização. Alguns dos principais benefícios incluem:

1. Melhoria contínua da eficiência: o Kaizen promove a otimização constante dos processos, o que leva a um aumento na eficiência operacional. Isso é alcançado por meio da redução de desperdícios, simplificação de procedimentos e racionalização de fluxos de trabalho.
2. Aumento da qualidade: ao focar na melhoria contínua, o Kaizen ajuda a elevar os padrões de qualidade dos produtos ou serviços. Isso se traduz em maior satisfação do cliente e pode levar a uma vantagem competitiva no mercado.
3. Engajamento dos funcionários: uma das chaves do Kaizen é a participação ativa de todos os funcionários. Isso não só promove um senso de propriedade e responsabilidade entre os trabalhadores, mas também aumenta o engajamento e a satisfação no trabalho.
4. Cultura organizacional positiva: a implementação do Kaizen pode ajudar a fomentar uma cultura de trabalho positiva, onde a melhoria contínua é valorizada e os funcionários se sentem motivados a contribuir com ideias e soluções.
5. Redução de custos: ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência, o Kaizen pode levar a uma redução significativa dos custos operacionais. Isso pode incluir economia de materiais, redução de tempo de inatividade e diminuição de retrabalho.

Próximos passos

Então, com esse exemplo de Kaizen, ficou claro para você definitivamente o que é e como aplicar esse método na prática? Implemente o Kaizen na sua empresa e promova uma gestão eficaz que contribua para a alta performance das equipes.

O STRATWs One é um software de acompanhamento de performance corporativa que pode ajudar muito na hora de aplicar a metodologia Kaizen, porque ele permite criar, acompanhar e compartilhar KPIs, entre outras funcionalidades, como estas:

• Integrar pessoas, operação e estratégia;
• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• Aumentar a produtividade;
• Compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
• Potencializar a governança corporativa;
• Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
• Compartilhar informações com agilidade e transparência;
• Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT.