Programa 5S de qualidade: o que é, para que serve e passo a passo de como implementar na sua empresa

A implementação do programa 5S nas organizações vem se difundindo pelo mundo nas últimas décadas e trazendo bons resultados para empresas de todos os segmentos e tamanhos, gerando mais eficiência, produtividade e competitividade.

Embora a metodologia tenha surgido muitos anos atrás, após a Segunda Guerra Mundial, a eficácia do programa 5S continua eficaz até os dias atuais.

Dessa forma, se você quer saber mais sobre a metodologia 5S e tem interesse em implementar o programa 5S de qualidade no seu modelo de negócio, te convidamos a continuar a leitura deste conteúdo para conferir:

• O que é o programa 5S de qualidade?
• Quais são os 5 Sensos do 5S?
• Para que serve o 5S nas empresas?
• Exemplo de implantação do programa 5s nas empresas brasileiras
• Passo a passo: como implementar o programa 5S de qualidade?
• 5 dicas para implementar o Programa 5S na sua empresa

O que é o programa 5S de qualidade?

O programa 5S trata-se de uma metodologia de gestão desenvolvida pelos japoneses no período pós Segunda Guerra Mundial. Esse programa busca promover a disciplina e a organização nas empresas a fim de garantir uma melhoria na qualidade das entregas e aumentar a produtividade individual e coletiva.

Dessa forma, podemos definir que o programa 5S de qualidade é uma metodologia de gestão em que busca-se implementar a cultura da disciplina dentro das organizações para melhores resultados.

A intenção é reduzir desperdícios de produtos e tempo, fazer um uso mais inteligente dos recursos disponíveis, promover a organização do espaço, identificar e solucionar problemas com mais agilidade e gerar oportunidades de melhoria na execução de tarefas.

Pensando em implantar um Sistema de Qualidade em sua empresa, inspirado na metodologia 5S?

Então acompanhe este vídeo, ele pode ajudar você:

Quais são os 5 Sensos do 5S?

O método 5S se refere a 5 Sensos da cultura do Japão e que visam incentivar a disciplina, a organização, a produtividade e a responsabilidade coletiva. São eles:

1- Seiri – Senso de Utilização

Na metodologia 5S, o primeiro S refere-se à prática de separar o necessário do desnecessário no ambiente de trabalho. Isso envolve identificar os itens que são essenciais para o trabalho e remover os itens que não são necessários, liberando espaço e reduzindo a desordem.

Isso ajuda a evitar a acumulação de itens desnecessários e torna mais fácil encontrar as ferramentas e materiais necessários.

2- Seiton – Senso de Organização

Após remover o desnecessário, o próximo passo no Programa 5S é organizar o que resta. Isso significa arrumar e identificar de maneira ordenada todos os itens, ferramentas e equipamentos, garantindo que cada coisa tenha um lugar específico. A ideia é que qualquer pessoa possa encontrar o que precisa sem perda de tempo, melhorando a eficiência.

3- Seiso – Senso de Limpeza

Este passo envolve a limpeza do local de trabalho. Não se trata apenas de manter a área fisicamente limpa, mas também de inspecionar regularmente equipamentos e máquinas como parte do processo de limpeza, o que pode ajudar a identificar e prevenir problemas antes que eles ocorram.

4- Seiketsu – Senso de Padronização

A penúltima etapa do Programa 5S refere-se à padronização dos processos e procedimentos de trabalho. Isso inclui criar regras e padrões para manter os três primeiros Ss (Seiri, Seiton e Seiso). A padronização facilita a manutenção da ordem e da limpeza e ajuda a criar um ambiente de trabalho consistente e previsível.

Leia também: SDCA: O que é e quais as boas práticas para padronizar os processos na empresa?

5- Shitsuke – Senso de Disciplina

Este é o passo final e talvez o mais importante no Programa 5S. Shitsuke é sobre cultivar a disciplina para manter os procedimentos estabelecidos. Isso envolve a formação de hábitos para que os trabalhadores continuem a seguir os processos de Seiri, Seiton, Seiso e Seiketsu naturalmente. A ideia é que, com o tempo, essas práticas se tornem uma segunda natureza e parte da cultura da empresa.

Para que serve o Programa 5S nas empresas?

O Programa 5S de qualidade serve para que as empresas consigam alcançar a alta performance em seus processos internos.

Além disso, por meio dessa metodologia, as operações tornam-se mais eficientes e seguras e os colaboradores passam a ter uma maior compreensão sobre o papel de cada um nos resultados da empresa.

Dessa forma, o objetivo dela é tornar o ambiente de trabalho muito mais organizado e apto para que o produto ou serviço prestado pela organização consiga gerar novos insights de melhoria.

Por isso, um erro bastante comum é achar que o programa de 5S é uma metodologia para deixar as coisas “bonitinhas”, quando, na verdade, ele muito mais do que isso, apoiando na prevenção de acidentes, busca pela qualidade total, uma cultura organizacional eficiente e a consequência se torna a organização e limpeza e melhorias do ambiente de trabalho.

Exemplo de implantação do Programa 5S nas empresas brasileiras: o caso da Coca-Cola Brasil

A Coca-Cola Brasil é um exemplo de empresa que tem obtido sucesso na implementação do programa 5S de qualidade.

Com o uso da metodologia, a fábrica brasileira da Coca-Cola conseguiu reduzir significativamente as reclamações em sua unidade fabril. Os colaboradores estão mais focados em suas tarefas.

Em entrevista para o blog A Crítica, Elaine Nascimento, supervisora de qualidade da Coca-Cola no Brasil, disse que o 5S “melhora a qualidade do serviço realizado”. Ela completa dizendo que “ficamos com uma estrutura de trabalho mais organizada; os riscos de segurança no trabalho diminuíram e a mobilidade das pessoas aumentou”.

Passo a passo: como implementar o Programa 5S de qualidade?

Para fazer uso do programa 5S de qualidade, existem alguns passos essenciais que você deve seguir. Veja a seguir quais são eles.

Passo 1 – Faça um diagnóstico da empresa

Procure fazer um levantamentos dos processos mais críticos do negócio, apontando as principais fragilidades e pontos que devem ser melhorados.

Um ponto importante aqui é ter muito bem definido quem serão os responsáveis em cada parte do processos de implementação. Para esse cenário, a metodologia RACI pode ser bastante eficaz.

Passo 2 – Defina qual setor ou processo será priorizado

O processo de implementação do 5S deve ser feito aos poucos dentro da organização. Portanto, você pode escolher um departamento ou processo interno com maior potencial de retorno rápido para a empresa.

Passo 3 – Implemente um “S” de cada vez

Cada Senso do programa 5S de qualidade deve ser implementado separadamente, respeitando a ordem de apresentação neste artigo.

Comece pela seguinte ordem:

1- Seiri (Senso de Utilização):

• Identifique e separe os itens necessários dos desnecessários em sua área de trabalho.
• Remova todos os itens desnecessários, como ferramentas quebradas, documentos obsoletos, suprimentos não utilizados, etc.
• Defina critérios claros para determinar o que é essencial e o que pode ser descartado ou armazenado em outro lugar.

2- Seiton (Senso de Organização):

• Organize os itens restantes de forma sistemática e eficiente.
• Atribua um local específico para cada item e rotule os espaços de armazenamento para facilitar a localização.
• Mantenha os itens frequentemente usados próximos e de fácil acesso, enquanto os itens menos usados podem ser armazenados em locais menos acessíveis.

3- Seiso (Senso de Limpeza):

• Estabeleça procedimentos para manter a área de trabalho limpa e arrumada regularmente.
• Realize limpezas diárias ou semanais para remover sujeira, poeira e resíduos.
• Identifique e corrija fontes de sujeira ou desordem, como vazamentos, acúmulo de entulho, etc.

4- Seiketsu (Senso de Padronização):

• Desenvolva padrões e diretrizes claras para manter os três primeiros Ss (Utilização, Organização e Limpeza) consistentemente.
• Treine os funcionários para seguir os padrões estabelecidos e revise periodicamente para garantir conformidade.
• Implemente sistemas de verificação e auditoria para garantir a adesão aos padrões.

5- Shitsuke (Senso de Disciplina):

• Promova uma cultura de responsabilidade e comprometimento com a metodologia 5S em toda a organização.
• Reconheça e recompense os esforços dos funcionários na implementação e manutenção dos 5S.
• Incentive a melhoria contínua, encorajando os funcionários a identificar oportunidades de aprimoramento nos processos existentes.

Passo 4 – Avalie o processo de implementação

Estabeleça mecanismos para avaliação do programa 5S a fim de garantir que os Sensos estão sendo absorvidos adequadamente pelos colaboradores.

Não basta implantar o 5S em sua empresa, é muito importante acompanhar indicadores de desempenho para verificar se a melhoria contínua este realmente acontecendo.

5 dicas para implementar o Programa 5S na sua empresa

Implementar o Programa 5S em sua empresa é uma excelente iniciativa para melhorar a eficiência, a produtividade e o ambiente de trabalho. No entanto, é importante abordar a implementação de forma estratégica para evitar erros comuns.

Confira a seguir, 5 dicas que vão te ajudar:

1. Comprometimento da liderança

Garanta o apoio e o comprometimento da alta gestão. A implementação do Programa 5S precisa ser vista como uma prioridade estratégica. Ou seja, os líderes devem praticar o 5S e liderar pelo exemplo, demonstrando a importância do programa.

2. Comunicação clara e educação

Realize sessões de treinamento para educar todos os funcionários sobre o que é o Programa 5S, sua importância e como ele será implementado. Mantenha uma comunicação clara e contínua sobre os objetivos, os progressos e as conquistas do programa.

3. Implementação gradual e planejada

Inicie com uma área piloto ou um departamento antes de implementar o programa em toda a empresa. Isso permite ajustar a abordagem conforme necessário. Desenvolva um plano de implementação detalhado, incluindo cronogramas, responsabilidades e metas.

4. Envolvimento de todos os funcionários

Incentive a participação ativa de todos os funcionários. O Programa 5S deve ser uma responsabilidade compartilhada, não apenas uma tarefa para a equipe de limpeza ou manutenção. Crie equipes ou comitês de 5S para liderar e monitorar as atividades relacionadas ao programa.

5. Monitoramento e feedback

Realize inspeções regulares para garantir que os padrões do Programa 5S estão sendo mantidos. Encoraje o feedback dos funcionários e use-o para melhorar continuamente o programa.

Próximos passos

Bom, agora que você já sabe o significado do Programa 5S na qualidade e para que ele serve, implemente esse programa na sua empresa e leve as suas equipes à alta performance.

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