Planejar, acompanhar e ajustar são 3 das principais ações que um gestor empresarial deve executar em seu dia a dia.

Afinal, ao gerenciar um negócio, várias ações precisam de atenção dos principais responsáveis pela empresa. Tudo isso para que exista uma gestão de sucesso.

Mas, na prática, isso não é uma tarefa fácil. E é nesse momento que surgem as principais ferramentas de gestão empresarial para dar apoio nas ações desses profissionais, facilitando sua tomada de decisão.

Diferentemente de sistemas e aplicativos que encontramos para organizar tarefas e definir as próximas ações – que também são importantes – as principais ferramentas de gestão empresarial são, na verdade, metodologias e práticas que podem trazer vantagens para o dia a dia do negócio, como por exemplo:

• Redução de custos;
• Melhor estruturação das etapas de trabalho;
• Otimização dos processos de venda;
• Captação de novos recursos;
• Aumento da lucratividade.

Por isso, confira a lista que preparamos com as 3 principais ferramentas de gestão empresarial que vão ajudar qualquer tipo de negócio:

1. Análise SWOT
2. Canvas Model
3. Criação e monitoramento de KPIs

Leia também: 5 ferramentas para gestão de projetos para facilitar o seu dia a dia e alcançar grandes resultados

Principais ferramentas de gestão empresarial: planeje, monitore e ajuste

Essas são algumas fórmulas práticas que toda empresa precisa conhecer para seguir no caminho certo e conseguir crescer de forma sustentável no mercado, ajustando seus processos sempre que necessário.

1- Análise SWOT

• Nível de dificuldade de implementação: fácil
• Todas as empresas devem usar, mas é mais empregada em empresas de porte: Pequeno

A análise SWOT é uma ferramenta para conhecer profundamente uma organização e seu ambiente, tanto interno como externo. É o primeiro estágio de um bom planejamento da sua empresa e ajuda os profissionais a se concentrarem em questões-chave para o negócio.

SWOT é a sigla que significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Na prática, para fazer a análise SWOT, é utilizado um quadro com esses 4 espaços.

Veja um modelo de uma matriz SWOT:

Cada um deles precisa ser preenchido de acordo com essas características de seu negócio.

Esses pontos são divididos de acordo com uma abordagem positiva e negativa, em relação a fatores externos ou internos:

• Pontos fortes e fracos são fatores internos;
• Oportunidades e ameaças são fatores externos;
• Uma força é um fator interno positivo;
• Uma fraqueza é um fator interno negativo;
• Uma oportunidade é um fator externo positivo;
• Uma ameaça é um fator externo negativo.

Assim, a análise da matriz SWOT pode se tornar uma das mais poderosas ferramentas de planejamento e gestão empresarial se você especificar relações como estas:

• Quais forças devemos usar para nos defender de ameaças?
• Que forças podemos empregar para potencializar oportunidades?
• Quais fraquezas devemos fortalecer para evitar que atrapalhem uma oportunidade?
• Que fraqueza precisa ser corrigida para que não torne uma determinada ameaça ainda maior?

O principal objetivo da análise deve ser agregar valor aos produtos e serviços da empresa para que ela possa buscar novos clientes, reter clientes fiéis e ampliar os segmentos de clientes que atendem em longo prazo.

Se realizada com sucesso, é possível aumentar o retorno sobre o investimento e outros índices de lucratividade, ao potencializar oportunidades e defender sua empresa de ameaças.

Veja mais:

• Análise SWOT para planejamento estratégico: Quais seus pontos fortes e pontos fracos?
• Análise SWOT cruzada (TOWS) x Análise SWOT: qual é a diferença?

2- Canvas Model

• Nível de dificuldade de implementação: médio
• Todas as empresas devem usar, mas é mais empregado em empresas de porte: Médio

Outra das principais ferramentas de gestão empresarial, focada no planejamento e criação de negócios, é o Canvas, muito usado em startups.

Criado por Alex Osterwalder, o Business Model Canvas – ou simplesmente Canvas – é uma prática ferramenta de organização empresarial que ajuda a determinar e alinhar suas atividades de negócios de uma maneira simples e criativa. É usada uma tabela com 9 elementos de negócios para garantir que você não perca nenhuma parte vital de sua empresa.

Ele é conhecido por sua praticidade e agilidade ao ser usado por equipes em uma empresa. Por isso, é muito utilizado por startups e até mesmo para validar projetos de lançamento de novos produtos ou serviços em empresa já consolidadas no mercado.

A grande vantagem é que insights poderosos são conseguidos rapidamente, com embasamento em fatos e com resultados, na maioria das vezes, bem consistentes. Além disso, por ser criado em grupo, o modelo de negócio resultante já é um consenso entre os integrantes da empresa.

Preenchendo toda a tabela Canvas, você terá uma visão macro do seu projeto. Então use o Canvas quando desejar descrever o modelo de negócios de sua empresa ou otimizá-lo. Observe que o Canvas é um documento que deve ser revisado periodicamente, pois todos os fatores listados podem mudar com o tempo.

Como usar o Business Model Canvas?

Essa que é uma das principais ferramentas de gestão empresarial possui 9 quadros que descrevem seu negócio. São eles:

1. Segmentos de Clientes
2. Proposições de Valor
3. Canais
4. Relacionamento com Clientes
5. Fontes de Receita
6. Recursos-Chave
7. Atividades-Chave
8. Parcerias-Chave
9. Estrutura de Custos

Preencha cada bloco usando notas, links, desenhos, fotos e vídeos. Peça a colaboração das equipes para encontrar a maneira melhor de explicar seu negócio através da ferramenta.

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Siga as instruções deste vídeo de nosso canal no YouTube:

Veja também:

• Conheça a ferramenta Canvas para ilustrar seu Plano de Negócio
• Transforme suas ideias em projetos de sucesso, baixe gratuitamente: TEMPLATE MODELO CANVAS

3- Criação e monitoramento de KPIs

• Nível de dificuldade de implementação: complexo
• Todas as empresas devem usar, mas são mais empregados em empresas de porte: Grande

Depois de definir suas ações e estratégias, é preciso acompanhar sua execução. Essa é a parte mais complexa da gestão empresarial.

Um Key Performance Indicator (KPI), chamado de indicador de desempenho, em português, é um valor mensurável que demonstra a eficiência com que uma empresa está atingindo os principais objetivos de negócios. As organizações usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso em atingir os objetivos.

Na verdade, os KPIs estão entre as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas.

Os KPIs de alto nível podem se concentrar no desempenho geral da empresa, enquanto os KPIs de baixo nível podem se concentrar em processos ou na performance de funcionários em departamentos como vendas ou marketing.

Um KPI é tão valioso quanto a ação que inspirou sua criação. Com muita frequência, as organizações adotam cegamente os KPIs reconhecidos pelo seu setor de atuação e depois se perguntam porque eIes não refletem seu próprio negócio e não trazem nenhuma mudança positiva, ao serem medidos.

É muito mais provável que informações sucintas, claras e relevantes sejam absorvidas e postas em prática de forma eficiente, se você estudar quais processos são realmente relevantes para seu negócio, e não apenas copiar as práticas do mercado, sem a devida adaptação à sua realidade.

Os KPIs são os responsáveis por mostrar ao gestor se o caminho escolhido pela empresa está sendo seguido ou se é preciso fazer ajustes.

Melhoria contínua

Assim, o monitoramento e a análise de KPIs proporciona a chamada melhoria contínua. Isto é: depois de se estudar os resultados de um processo em função dos KPIs apresentados, pode-se determinar se ele precisa de melhorias. Assim, ele é analisado etapa por etapa para se encontrarem gargalos, desperdício, atrasos e outros problemas que podem ser sanados. Em seguida, esse novo processo melhorado é implementado na empresa e, é claro, seus KPIs monitorados.

Caso não estejam de acordo com as meta estabelecidas, o ciclo se reinicia, com nova análise em busca das melhorias. Isso é repetido continuamente em busca de cada vez mais eficiência e produtividade.

Entenda mais sobre uma das principais ferramenta de gestão de negócios assistindo a este vídeo:

Saiba mais:

• Passo a passo: como implementar KPIs na sua empresa em 9 etapas descomplicadas
• Modelos de KPIs: os 4 principais para acompanhar o desempenho da empresa e orientar melhor as tomadas de decisão
• Modelos de KPIs: os 4 principais para acompanhar o desempenho da empresa e orientar melhor as tomadas de decisão
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Nesse contexto, vale acrescentar um pouco de tecnologia ao uso das ferramentas de gestão empresarial citadas.

Com o STRATWs One você poderá definir e acompanhar os KPIs de seu negócio, promovendo uma troca de informações transparente para que as pessoas entendam seu planejamento estratégico e o coloquem em prática com mais facilidade.

É uma das ferramentas corporativas mais usadas por grandes empresa no Brasil e são mais de mil no mundo, usufruindo de vantagens como estas:

• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• Aumentar a produtividade;
• Compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
• Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
• Potencializar a governança corporativa;
• Gerenciar riscos e analisar cenários;
• Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar.

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