Quais são as principais ferramentas de gestão empresarial + como usar?

Planejar, acompanhar, otimizar e ajustar projetos são quatro ações comuns na rotina de um gestor empresarial. Além disso, como parte das suas obrigações, desenvolver pessoas também está entre as obrigações de um bom líder. Por isso, saber quais ferramentas de gestão utilizar e quando usá-las é uma visão importante.

Diferentemente de sistemas e aplicativos que encontramos para organizar tarefas e definir as próximas ações — que também são importantes — essas ferramentas de gestão são, na verdade, metodologias e práticas que podem trazer vantagens para o dia a dia do negócio, como, por exemplo:

• redução de custos;
• melhora da estruturação das etapas de trabalho;
• otimização dos processos de venda;
• captação de novos recursos;
• aumento da lucratividade.

Por isso, trouxemos neste artigo as ferramentas mais importantes para a gestão empresarial e ainda demos dicas de como usá-las. Convido você a continuar a leitura e conferir!

Leia também: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados

O que é uma ferramenta de gestão?

Uma ferramenta de gestão é um conjunto de técnicas e soluções que auxiliam a gerenciar os processos dentro de uma empresa. Ela fornece o controle necessário sobre os processos, ajudando a tomar decisões assertivas e a acompanhar o andamento dos projetos.

É imprescindível para todas as organizações buscarem melhorias constantes e se desenvolverem ao longo do tempo. Um ferramenta de gestão pode ser desenvolvida de forma customizada, de acordo com as necessidades da empresa, ou adquirindo softwares de gestão já existentes no mercado.

A depender da ferramenta de gestão, ela pode apoiar na construção de planos de ação, acompanhamento de projetos e melhoria contínua, por exemplo.

Principais ferramentas de gestão empresarial: planeje, monitore e ajuste

Existem alguns recursos que toda empresa precisa conhecer para seguir no caminho certo e crescer de forma sustentável. Dito isso, elencamos 13 das principais ferramentas de gestão empresarial:

1. criação e monitoramento de KPIs; 
2. análise SWOT; 
3. modelo Canvas
4. diagrama de Ishikawa;
5. guia PMBOK;
6. matriz Ansoff;
7. 5W2H;
8. mapa mental;
9. forças de Porter;
10. matriz RACI;
11. princípio de Pareto;
12. matriz GUT;
13. matriz BCG;

Agora, continue a sua leitura para saber mais sobre cada uma delas:

1. Criação e monitoramento de KPIs

Um Key Performance Indicator (KPI), também chamado de indicador de desempenho, em português, é um valor mensurável que demonstra a eficácia com que uma empresa atinge seus principais objetivos de negócios. 

As mais diversas organizações usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso em atingir os objetivos. Na verdade, os KPIs estão entre as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas. Sendo assim, eles são ferramentas de gestão que são os responsáveis por mostrar ao gestor se o caminho escolhido pela empresa está sendo seguido ou se é preciso fazer ajustes.

Os KPIs de alto nível focam no desempenho geral da empresa. Já os KPIs de baixo nível se concentram em processos ou na performance individual dos colaboradores e em departamentos como vendas ou marketing. Um KPI é tão valioso quanto a ação que inspirou sua criação. 

Com muita frequência, as companhias adotam cegamente os KPIs reconhecidos pelo seu setor de atuação e depois se perguntam porque eles não refletem seu próprio negócio e não trazem nenhuma mudança positiva.

Nesse caso, é preciso estudar quais processos realmente são relevantes e não apenas copiar as práticas do mercado, sem adaptá-las à realidade do seu negócio. 

O nível de dificuldade e implementação dessa ferramenta é complexo.

Aprenda a criar KPIs no vídeo abaixo:

Como aplicar os KPIs no dia a dia?

O monitoramento e a análise de KPIs proporcionam a chamada melhoria contínua. Isto é: após estudar os resultados de um processo em função dos KPIs apresentados, pode-se determinar se ele precisa de ajustes. 

Assim, o planejamento é analisado etapa por etapa para encontrar gargalos, desperdício, atrasos e outros problemas que podem ser sanados. Em seguida, esse novo processo melhorado é implementado na empresa e, é claro, seus KPIs são monitorados.

Caso não concordem com as metas estabelecidas, o ciclo se reinicia, com nova análise em busca das melhorias. Isso é repetido continuamente em busca de cada vez mais eficiência e produtividade.

Para aplicar o monitoramento dos KPIs no dia a dia eficientemente, é fundamental contar com um sistema de planejamento estratégico que aumente os resultados. O ideal é que ele tenha recursos visuais, como dahsboards e painéis que facilitem o acompanhamento e análise.

Na prática, um sistema de gestão empresarial permite acompanhar o desempenho corporativo, pois centraliza os indicadores em um só lugar. E nem é preciso procurar muito para achar uma ferramenta do tipo, viu?

Um ótimo exemplo disponível no mercado é o STRATWs One, que oferece tudo isso, permitindo uma melhor gestão das empresas. E o melhor é que você pode pedir uma avaliação gratuita, para ver se ele supre as suas necessidades!

2. Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta para conhecer profundamente uma organização e seu ambiente, tanto interno como externo. É o primeiro estágio de um bom planejamento e ajuda os profissionais a se concentrarem em questões-chave para o negócio.

Como usar a Matriz SWOT no dia a dia?

SWOT é uma sigla que significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Na prática, para conduzir a análise SWOT, é utilizado um quadro com 4 espaços, como você pode conferir nesta imagem: 

Cada um desses quadros precisa ser preenchido com informações de acordo com essas características de seu negócio. Esses pontos são divididos de acordo com uma abordagem positiva e negativa, em relação a fatores externos ou internos:

• pontos fortes e fracos são fatores internos;
• oportunidades e ameaças são fatores externos;
• força é um fator interno positivo;
• fraqueza é um fator interno negativo;
• oportunidade é um fator externo positivo;
• ameaça é um fator externo negativo.

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Dessa maneira, a análise da matriz SWOT se torna uma das mais poderosas ferramentas de planejamento e gestão empresarial se você especificar relações como estas que trouxemos abaixo.

• Quais forças devemos usar para nos defender de ameaças?
• Que forças podemos empregar para potencializar oportunidades?
• Quais fraquezas devemos fortalecer para evitar que atrapalhem uma oportunidade?
• Que fraqueza precisa ser corrigida para não tornar uma determinada ameaça ainda maior?

O principal objetivo dessa análise é agregar valor aos produtos e serviços da empresa para que ela possa buscar novos consumidores, reter clientes fiéis e ampliar os segmentos de clientes que atendem a longo prazo.

Se realizada com sucesso, é possível aumentar o retorno sobre o investimento e outros índices de lucratividade, potencializar oportunidades e defender a empresa de ameaças.

A boa notícia é que o nível de dificuldade dessa ferramenta de gestão empresarial é baixo e ela pode ser usada por qualquer empresa, inclusive pelas de pequeno porte.

Saiba mais sobre a Matriz SWOT e como fazer uma:

3. Canvas Model

Criado por Alex Osterwalder, o Business Model Canvas — ou simplesmente Canvas — é uma ferramenta de organização empresarial prática, focada no planejamento e criação de negócios, que ajuda a determinar e alinhar as atividades de maneira simples e criativa. 

Nele, é usada uma tabela com 9 elementos de negócios, garantindo que você não perderá nenhuma parte vital da empresa.

Esse modelo é conhecido pela praticidade e agilidade ao ser usado por equipes. Por isso, é muito utilizado por startups e até mesmo na validação de projetos de lançamento de novos produtos ou serviços em companhias já consolidadas no mercado.

A grande vantagem dessa ferramenta é conseguir insights poderosos rapidamente, com embasamento em fatos e com resultados, na maioria das vezes, bem consistentes. 

Além disso, por ser criado em grupo, o modelo de negócio resultante já é um consenso entre os integrantes da empresa.

Ao preencher toda a tabela Canvas, você terá uma visão macro do seu projeto. Então use o Canvas quando desejar descrever o modelo de negócios de sua empresa ou otimizá-lo. 

4. Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa – também conhecido como o Diagrama de Espinha de Peixe ou Causa e Efeito – é uma das ferramentas de gestão mais usadas para criar uma análise detalhada da causa raiz dos problemas.

Ele começa com uma lista de possíveis causas divididas em grupos, e cada grupo se estende para outros níveis de detalhamento. Sua estrutura de ramificação permite a categorização de possíveis fatores influenciadores para ajudar a identificar as causas-raiz de um problema.

Essa ferramenta de análise de causa raiz é usada por empresas de todos os tamanhos para melhorar processos internos, prevenir problemas e evitar atrasos na produção. Pode ser aplicada em uma variedade de áreas como meio ambiente, saúde, qualidade, etc.

Como a cada problema pode haver muitas causas, o diagrama de Ishikawa em conjunto com outras ferramentas de análise de causa raiz, como o 5 porquês, pode ajudar a identificar quais fatores contribuem para o desenvolvimento e a manutenção do problema.

5. Guia PMBOK

O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um documento que contém o conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, estabelecendo o seu posicionamento como terminologia padrão, melhores práticas e diretrizes para a profissão de gerenciamento de projetos.

Esse modelo de uma das ferramentas de gestão mais utilizado foi desenvolvido pela Project Management Institute (PMI) e tem por objetivo fornecer a base para o gerenciamento de projetos que garanta o sucesso das práticas, baseado no bom uso das melhores práticas.

Dessa forma, o PMBOK foi criado para fornecer à comunidade de Gerenciamento de Projetos uma base de conhecimentos comum e compartilhada, para que seja possível entender melhor o que guia o gerenciamento de projetos.

Assim, essa ferramenta de gestão inclui vários processos, técnicas e ferramentas essenciais para o gerenciamento de projetos, como planejamento, iniciação, execução, monitoramento, controle e finalização. Além disso, o Guia PMBOK é uma referência importante para a gestão de projetos, que fornece orientação aos profissionais que precisam gerenciar projetos de forma eficaz.

6. Matriz Ansoff

A Matriz Ansoff é uma das ferramentas de gestão mas utilizadas e que se preocupam com o desenvolvimento estratégico de uma empresa.

Ela foi desenvolvida pelo professor Igor Ansoff para entender a eficiência das estratégias utilizadas na empresa. O principal objetivo da Matriz Ansoff é avaliar as estratégias de mercado que uma empresa pode seguir para aumentar suas vendas e penetração de mercado.

Ela tem sido usada com sucesso por muitas empresas ao longo dos anos. A Matriz Ansoff é uma das ferramentas de gestão de destaque para os gestores que precisam identificar e compreender as estratégias de mercado e tomar decisões mais eficazes. Ela é amplamente utilizada para planejar estratégias de crescimento para um determinado mercado.

7. 5W2H

O 5W2H é uma das ferramentas de gestão que vem sendo usada em empresas ao redor do mundo.

A abreviatura se refere a sete perguntas que orientam os processos de tomada de decisão em um contexto de negócios:

• O que (What) precisa ser feito?
• Por que (Why) é preciso fazê-lo?
• Quem (Who) deve fazê-lo?
• Quando (When) deve ser feito?
• Onde (Where) deve ser feito?
• Como (How) deve ser feito?
• Quanto (How much) custa para implementar?

Ao responder essas perguntas, as empresas conseguem planejar e executar seus planos de ação de forma mais bem estruturada. Além disso, essa ferramenta de gestão possibilita a identificação de processos, fluxos de trabalhos e atividades que requeiram melhorias. Ela permite que você crie passos claros para alcançar os resultados previstos.

Dessa forma, o 5W2H pode ajudar os gerentes e empreendedores alcançarem maior eficiência na gestão de seus projetos. Além disso, facilita a definição de orçamentos, acessar recursos e criar planos de gerenciamento de tempo.

Com a utilização dessa ferramenta, empresas podem criar um plano de ação robusto, executando seus objetivos com segurança e confiabilidade.

8. Mapa mental

Um mapa mental é uma das ferramentas de gestão criativa e intuitiva que permite um melhor entendimento de um tema ou problema, melhorando assim a capacidade de análise, síntese e comunicação.

O mapa mental funciona como uma representação visual das conexões entre os conceitos, criando um mapa cognitivo que facilita a memorização. Dessa forma, ele é utilizado como uma ferramenta de aprendizado, para otimizar a compreensão de conteúdo e organizar informações complexas.

Além disso, essa ferramenta de gestão pode ser aplicada como um processo de pensamento visível que inspira a criatividade e o pensamento divergente, ajudando a mapear e organizar ideias ou assuntos específicos.

O possível uso do mapa mental é ilimitado, desde o desenvolvimento de projetos no trabalho até a elaboração de roteiros para instrução em um projeto. Assim, a abordagem metódica desta técnica oferece um grande auxílio para identificar e priorizar pensamentos e desenvolver soluções originais.

9. 5 Forças de Porter

As 5 Forças de Porter são ferramentas de gestão utilizadas para avaliar e analisar o ambiente externo no qual a organização está inserida. Seu objetivo é medir a competitividade do mercado e apontar se seu negócio está inserido nele ou não.

Estas forças são:

• Rivalidade entre Competidores;
• Poder de Barganha dos Fornecedores;
• Poder de Barganha dos Clientes;
• Ameaça de Produtos Substitutos;
• Ameaça de Novos Entrantes.

Essas 5 forças são fundamentais para que as empresas identifiquem e se antecipem às mudanças do mercado e do ambiente onde atuam seus negócios. Portanto, não é um exagero dizer que as 5 Forças de Porter é uma das ferramentas de gestão que são peça a chave para o sucesso de uma organização.

10. Matriz RACI

A Matriz RACI é uma das ferramentas de gestão que ajudam a estabelecer responsabilidades para direcionar o trabalho de equipes e garantir resultados alinhados com os objetivos estratégicos. Ela vem da sigla RACI, que significa Responsabilidade, Aprovação, Consulta e Informação.

Esta matriz é constituída por colunas que indicam os diferentes processos e linhas que representam a participação dos envolvidos nos processos.

O responsável é a pessoa responsável por tomar decisões, entregar o trabalho e garantir o produtividade. O aprovador é o responsável por aprovar todos os trabalhos antes da entrega. O consultado é aquela que fornece feedback ou contribui com pesquisas e ideias. Por fim, os informados são aqueles que são notificados sobre o andamento, embora não estejam diretamente envolvidos.

A Matriz RACI é, portanto, uma ferramenta de gestão útil para alinhar as responsabilidades e as tarefas dentro de uma organização.

11. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto é uma teoria econômica reconhecida mundialmente. Ela sugere que 80% dos resultados são gerados por apenas 20% dos meios utilizados. Esse princípio é extremamente importante para uma variedade de ferramentas de gestão.

A teoria foi desenvolvida por Vilfredo Pareto, um economista italiano. Ele descobriu que a distribuição de riqueza nos Estados Unidos e outros países tendia a seguir a proporção de 80/20. Em outras palavras, 80% das riquezas eram detidas por apenas 20% da população.

Hoje, o princípio de Pareto é usado para descrever a relação entre diferentes situações. Isso é usado para entender como as otimizações podem ser feitas de forma eficaz. O princípio também é conhecido como o “Princípio 20/80” ou “Lei de Pareto“.

12. Matriz GUT

A Matriz GUT é um modelo de ferramenta de gestão utilizado para classificar e priorizar projetos. Ele foi desenvolvido por Larry E. Greiner em 1988 e oferece uma maneira prática de lidar com a natureza complicada da gestão.

Dessa forma, a Matriz GUT fornece insights úteis para tomar decisões de priorização de tarefas. Com essa ferramenta, as organizações podem determinar quais projetos valem a pena investir seu tempo e recursos.

Além disso, ao usar a Matriz GUT, os gerentes podem tomar decisões informadas sobre como aproveitar o seu tempo, recursos e esforços para criar melhores resultados para a empresa, evitando desperdícios e outras práticas para otimizarem a suas gestões.

13. Matriz BCG

A Matriz BCG é uma ferramenta de gestão utilizada para avaliar e analisar o desempenho de soluções e produtos no mercado. É uma análise gráfica do portfólio que permite obter informações sobre o futuro de cada produto ou serviço.

Dessa forma, essa ferramenta de planejamento ajuda os empreendedores a entenderem os resultados da empresa, medir o desempenho de seus produtos e a direcionar a tomadas de decisão. Assim, com a Matriz BCG, é possível desenvolver estratégias de marketing eficazes e maximizar o retorno sobre o investimento.

Esta ferramenta de gestão é usada como meio de detectar áreas de oportunidade e para identificar como direcionar recursos para empreender em novos produtos e soluções.

Além disso, a Matriz BCG fornece recomendações sobre o que é necessário fazer para aumentar as chances de sucesso de um produto ou serviço em relação ao mercado. Seu uso permite que os gestores sejam mais assertivos e tomem as melhores decisões para aumentar o lucro de suas soluções.

Próximos passos

Agora que você já conhece as principais ferramentas de gestão empresarial, chegou a hora de escolher a que melhor se encaixa no seu modelo de negócios e colocar “a mão na massa”!

Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.