Diagrama de Pareto: o que é, quais os benefícios e como usá-lo?

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Você já ouviu falar no Diagrama de Pareto? Utilizado pela primeira vez em 1941, essa ferramenta é destaque universo corporativo por conseguir identificar relações de causa e consequência, ajudando a identificar a causa raiz dos problemas, para que sejam solucionados. 

Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre Diagrama de Pareto:

Essa afirmação se torna ainda mais relevante por se tratar de uma técnica estatística que, ao identificar quais processos podem levar ao sucesso de um empreendimento, facilita a tomada de decisões.

Nesse cenário, ele se tornou uma das ferramentas da qualidade indispensáveis para líderes e gestores focados em resolver as dores na rotina.

Se você sente que o desempenho da sua empresa não é satisfatório, continue a leitura desse artigo. Assim, vai descobrir:

  • o que é diagrama de Pareto; 
  • como essa ferramenta funciona;
  • para que ela serve; 
  • quando usar o diagrama de Pareto; 
  • passo a passo de como fazer um para o seu negócio. 

Continue lendo e confira!

analise de pareto

Afinal, o que é diagrama de Pareto?

O diagrama de Pareto é uma ferramenta que utiliza de recursos gráficos para estabelecer uma proporção de 80/20 para concluir a relação entre diferentes situações. A lógica é que, normalmente, 80% dos problemas se concentram em 20% das causas. Ou seja, caso você resolva as suas principais dores de cabeça, 80% dos problemas serão resolvidos.

Veja estes exemplos da lei de Pareto:

  • 80% das reclamações de clientes decorrem de 20% dos produtos/serviços;
  • 80% dos atrasos nas entregas partem de 20% dos possíveis motivos para atrasos;
  • 80% do faturamento da empresa decorre de 20% da sua força de trabalho;
  • 80% do seu lucro é proveniente de 20% de seus produtos ou serviços;
  • 80% do custo total de seu estoque decorre de apenas 20% dos produtos.

Dessa forma, o Diagrama de Pareto é uma ferramenta útil para a tomada de decisões e a alocação eficiente de recursos, pois ajuda a direcionar esforços para as causas mais impactantes, maximizando o retorno sobre o investimento.

Isso porque a liderança sabe que investir na solução de um problema que tem gerado 80% dos problemas irá agilizar e potencializar as ações.

diagrama de pareto

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Quem criou o Diagrama de Pareto?

A Análise de Pareto surgiu com base em uma observação do economista italiano Vilfredo Pareto no início do século XX. Ele concluiu que 80% da riqueza italiana provinha de apenas 20% da população.

Ao prosseguir com suas pesquisas, Pareto descobriu que isso também acontecia em outros países. Seguindo essa lógica, nós podemos trazer essa análise para dentro do universo empresarial.

Na década de 1940, Joseph Juran documentou e reconheceu formalmente o diagrama para o mundo do empreendedorismo. Dessa forma, surge o princípio que possui ainda outros nomes, como “Princípio 80/20” ou “Regra de Pareto“.

Para que serve o Diagrama de Pareto?

A regra 80/20 é uma ferramenta útil para priorizar os itens que devem ser tratados com maior prioridade em um determinado contexto. Ele oferece uma análise profunda da frequência com que as ocorrências se apresentam para que você possa desdobrar as causas gerais desses problemas.

Ao usar um diagrama de Pareto, sua empresa pode identificar, por exemplo, seus principais grupos de problemas internos, para criar um plano de ação para solucioná-los.

Além disso, essa ferramenta considera o número de ocorrências e a sua probabilidade de ocorrência, assim como a magnitude do impacto de cada problema / ponto de melhoria identificado. 

Assim, ao usar essa ferramenta, sua empresa pode trabalhar de forma mais inteligente e intuitiva, deixando de lado ações sem foco e com pouco impacto. Como toda boa estratégia, é importante manter um diálogo entre todos na organização, pois as decisões devem ser tomadas coletivamente. 

Ela funciona de maneira semelhante a Matriz GUT, que por meio da gravidade, urgência e tendência, te ajuda a identificar quais são os problemas que devem ser priorizados.

MATRIZ GUT

Quando usar o diagrama de Pareto na sua empresa?

Essa ferramenta deve ser utilizada quando for preciso estabelecer as prioridades da empresa. Ou seja, para identificar o que precisa ser resolvido primeiro e o que pode ficar para depois, sem causar grandes problemas ou prejuízos, maximizando os resultados por meio das ações mais práticas.

Ele também pode ser aplicado nos casos em que é necessário identificar a frequência de determinadas ocorrências, como muitas reclamações dos clientes. 

Nesse cenário em particular, a ferramenta ajuda a descobrir quais são as principais causas disso. Assim, é possível desenvolver um plano de ação mais assertivo.

Você ainda pode utilizar essa tática quando for implantar melhorias na sua empresa. Aqui, ele serve para identificar quais são as ações mais importantes e que devem ser executadas primeiro. 

Por fim, imagine que a organização está um verdadeiro caos e você não sabe por onde começar a resolver. O princípio de Pareto aponta quais são os problemas mais relevantes. Ou seja, os que têm maior impacto para o funcionamento da organização. 

gráfico de pareto exemplo

Quais os benefícios do diagrama de Pareto?

O principal benefício da regra 80/20 é para identificar as prioridades do seu negócio. Por isso, ele é muito utilizado em empresas quando se quer fazer um controle de qualidade sobre os produtos e serviços. Mas ele também é essencial para a melhora na tomada de decisões.

Tenha em mente que quando um gestor possui um cenário completo sobre os problemas que possui e prioriza a sua resolução, fica muito mais fácil evitar possíveis crises e criar estratégias mais assertivas

Quando se sabe quais atitudes levam a um determinado objetivo, a ação se concentra apenas nestas atitudes e elimina as ações que são “irrelevantes”.

Se o maior objetivo de uma empresa é, por exemplo, melhorar a relação com o seu público-alvo na divulgação da marca, não descobrir quem é ele e o que ele busca, pode impactar no número de vendas.

Utilizar essa metodologia, nesse caso, consiste em segmentar a clientela. Ou seja, listar quem são os seus clientes pela ordem em que mais consomem ou entram em contato com a sua empresa e, a partir daí, criar ações direcionadas para eles.

Na prática, isso minimiza os esforços, ajuda a melhorar o brainstorming e a interação da equipe, reduz a quantidade de recursos investidos no que é desnecessário e gera resultados mais lucrativos.

Como funciona o diagrama de Pareto na gestão empresarial?

Para entender como funciona o diagrama de Pareto na sua gestão empresarial, é importante saber que existem dois tipos de defeitos quando analisamos o gráfico. São eles: pouco vitais e muito triviais.

Os pouco vitais estão relacionados com um grupo pequeno de problemas que resultam em grandes e importantes perdas.

Por outro lado, existem os muito triviais, que estão no grupo de muitos problemas que acarretam poucas perdas. A ferramenta funciona para identificar esses dois tipos e orientar a tomada de decisões.

Dessa forma, um dos benefícios em aplicar o diagrama na gestão é que a ferramenta ajuda a encontrar quais são esses dois grupos. Isso ajuda na criação de uma prioridade na hora de solucioná-los, por meio de uma matriz GUT, por exemplo.

Na imagem abaixo, é possível entender melhor essa ferramenta:

anC3A1lise de pareto 1024x1024 1.png Diagrama de Pareto: o que é, quais os benefícios e como usá-lo?

Como fazer um diagrama de Pareto? Passo a passo simples 

O primeiro passo para fazer esse diagrama é entender que, com ele, você compreenderá quais são os 20% de esforços que poderão gerar 80% de melhoria na gestão de sua empresa

Com isso, é possível reduzir custos, minimizar perdas, aumentar lucros, eliminar desperdícios e reter clientes.

No entanto, para que isso seja possível, é necessário seguir outros passos importantes. Confira como fazer diagrama de Pareto em 5 passos:

1. Defina seu objetivo

O primeiro passo para construir o Diagrama de Pareto é definir claramente seu objetivo, ou seja, o que você deseja realizar a partir de um fato. Você pode escolher esse problema a partir da frequência das ocorrências, por exemplo.

Alguns insights que você pode escolher para te ajudar a resolver diferentes tipos de problema:

  • Eliminar desperdícios em algum setor;
  • Reduzir os custos operacionais do negócio;
  • Equilibrar os níveis de estoque;
  • Minimizar os índices de reclamações de clientes;
  • Melhorar o clima organizacional da empresa.

Em resumo, é possível utilizar o diagrama para inúmeros objetivos na sua tomada de decisão. Basta identificar as maiores falhas e dificuldades da empresa e passar para o próximo passo.

2. Faça o levantamento dos dados

Com o objetivo bem delimitado do seu diagrama, deve-se reunir o máximo de informações e dados a seu respeito.

Por exemplo: se você estiver buscando as razões para o aumento nas reclamações e cancelamentos de clientes, é essencial listar e reunir todas as informações que se tem a esse respeito.

Dessa forma, faça uma análise com base em um determinado período. O ideal é que esse prazo não seja demasiadamente curto, já que isso pode gerar distorção nos dados. Por isso, recomenda-se que ele seja de, no mínimo, quatro meses, dependendo da situação.

A lógica é levantar todos os dados relacionados à ação para ajudar você na construção do diagrama.

3. Categorize os problemas

Recorrendo mais uma vez ao exemplo recém-citado — encontrar os problemas que geram reclamação de clientes —, é importante separar os problemas encontrados por categorias, como a falha no atendimento e os problemas com o produto/serviço em si.

Essa medida torna a análise de dados muito mais ágil e precisa. Ela pode ajudá-lo a concluir que 20% de uma determinada reclamação conduz a 80% de todas as queixas apresentadas, por exemplo.

4. Elabore uma tabela com os dados

Após reunir todas essas informações para o seu princípio de Pareto, é necessário transportá-las para uma tabela. 

Sabendo dessa necessidade, disponibilizamos exclusivamente para nossos leitores uma planilha totalmente automatizada para ajudar na construção da análise.

Nessa tabela, você deve lançar todos os problemas encontrados, todas as suas possíveis causas e a porcentagem acumulada que isso representa. O próximo passo é organizar a tabela em ordem decrescente. Logo em seguida, é necessário acrescentar uma coluna que determine o percentual acumulado de cada ocorrência.

5. Encontre os 20% que correspondem a 80% dos resultados

Com os dados em mãos e facilmente visualizados por meio da tabela (ou de um gráfico), basta analisar com que frequência cada problema se repete. Com isso, você deve mensurar que tipo de impacto ele tem nos resultados da empresa.

As conclusões são tão úteis que, no caso em análise, é possível identificar o tipo de cliente que mais consome seu produto/serviço e o perfil que reclama mais. 

Com esse tipo de informação é possível planejar e traçar estratégias de intervenção, buscando minimizar os fatores que influenciam essas queixas.

Além disso, por exemplo, quando você descobre qual é o público que corresponde a 80% de suas vendas, você tem em mãos uma informação valiosa e estratégica. 

Afinal, conhecer de onde provém sua maior rentabilidade é uma maneira de mantê-la sempre em alta, por meio de técnicas de marketing e vendas focadas.

Caso tenha restado qualquer dúvida, assista ao vídeo abaixo para ver como utilizar essa ferramenta na prática:

E depois que identificar a lógica dos problemas?

Após identificar a causa principal que está gerando a maior parte dos problemas em um contexto empresarial, utilizando o Diagrama de Pareto, o próximo passo é desenvolver e implementar uma estratégia eficaz de resolução de problemas.

Você pode começar realizando uma análise mais profunda da causa principal identificada. Entenda todos os aspectos e nuances que contribuem para o problema. Ferramentas como os “5 Porquês” podem ser úteis para chegar à raiz do problema.

Depois, utilize o brainstorming com sua equipe para desenvolver soluções potenciais para a causa principal. Considere soluções criativas e fora da caixa, mas também seja pragmático sobre o que é viável dentro das limitações de recursos da empresa.

Com outras ferramentas, como a Matriz GUT, priorize as melhores soluções para solucionar o seu problema.

Posteriormente, desenvolva um plano de ação detalhado para implementar a solução escolhida. Defina metas claras, prazos, responsabilidades e recursos necessários. Certifique-se de que o plano seja realista e tenha marcos claros para monitoramento do progresso.

Além disso, comunique o plano de ação a todas as partes interessadas relevantes. Garanta que todos entendam seu papel na implementação da solução e estejam comprometidos com o sucesso do projeto.

plano de ação

Limitações e cuidados ao usar o Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta robusta para a identificação e priorização de problemas, mas, como qualquer ferramenta, possui limitações. Ao adotá-lo em processos decisórios, é essencial estar ciente de seus potenciais desafios e proceder com cautela. Aqui estão algumas limitações e precauções associadas:

  1. Generalização da regra 80/20: enquanto a famosa regra 80/20 é um bom ponto de partida, é uma generalização. Em algumas situações, a distribuição pode ser 70/30, 90/10 ou outra combinação. É crucial não se apegar rigidamente a essa proporção, mas sim focar na ideia principal de que uma minoria das causas pode levar à maioria dos problemas.
  2. Negligenciar “pequenos” problemas: só porque algo não está no topo do Diagrama de Pareto não significa que deva ser completamente ignorado. Algumas causas “menores” podem ser sintomas de problemas maiores subjacentes ou podem crescer em significância ao longo do tempo.
  3. Dependência excessiva de dados passados: O Diagrama de Pareto é baseado em dados históricos. Enquanto esses dados fornecem informações valiosas, eles nem sempre podem prever tendências futuras ou mudanças emergentes no ambiente de negócios.
  4. Interpretação superficial: a simples identificação das principais causas de um problema não é suficiente. Os gestores devem se aprofundar para entender o porquê dessas causas ocorrerem e como elas podem ser verdadeiramente resolvidas.
  5. Uso isolado de outras ferramentas: o Diagrama de Pareto é ainda mais eficaz quando usado em conjunto com outras ferramentas de análise, como o Diagrama de Ishikawa. Usá-lo isoladamente pode levar a uma visão unilateral dos problemas.
  6. Falha na Atualização: os ambientes empresariais são dinâmicos. Os problemas e suas causas podem mudar com o tempo. Portanto, é vital revisitar e atualizar o Diagrama de Pareto regularmente.

Integrando o Diagrama de Pareto com outras ferramentas da qualidade

O Diagrama de Pareto, por si só, é poderoso para identificar e priorizar problemas. No entanto, sua eficácia é ampliada quando combinado com outras ferramentas da qualidade. Vamos explorar como o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA se integram ao Diagrama de Pareto:

1- Diagrama de Pareto e Diagrama de Ishikawa:

Identificação de Causas: após usar o Diagrama de Pareto para identificar os principais problemas, o Diagrama de Ishikawa pode ser utilizado para investigar suas causas-raiz. Esse diagrama, com sua estrutura em forma de espinha de peixe, ajuda a categorizar e detalhar possíveis causas de um problema específico.

Complementaridade: o Diagrama de Pareto destaca “o quê” precisa de atenção, enquanto o Diagrama de Ishikawa investiga “por que” o problema ocorre, proporcionando um entendimento mais profundo das questões.

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2- Diagrama de Pareto e Ciclo PDCA:

Planejar (Plan): use o Diagrama de Pareto para identificar e priorizar os principais problemas. Em seguida, com a ajuda do Diagrama de Ishikawa, determine suas causas-raiz. Com base nessa análise, desenvolva um plano de ação.

Executar (Do): implemente as soluções propostas para as causas mais críticas identificadas no Diagrama de Pareto.

Verificar (Check): monitore o progresso e compare os resultados antes e depois da implementação das soluções. O Diagrama de Pareto pode ser utilizado novamente para visualizar as melhorias e verificar se as ações tomadas produziram o efeito desejado.

Agir (Act): se os problemas persistirem ou novos surgirem, volte ao Diagrama de Pareto e ao Diagrama de Ishikawa para ajustar as estratégias e soluções. Se os resultados forem positivos, padronize as soluções bem-sucedidas e integre-as em processos regulares.

Ciclo PDCA

Próximos passos

Como é possível perceber, o passo a passo de como fazer um diagrama de Pareto é bastante simples. Apesar da teoria parecer complexa, não é preciso grandes habilidades e conhecimentos para colocá-la em prática.

Isso fica ainda mais simples quando você possui um aplicativo de sistema de planejamento estratégico, que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Com esse sistema de gestão empresarial, você acompanha o desempenho corporativo, o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

Então, se você está procurando um software que possui todas essas características e que ainda ajude na criação do princípio de Pareto, você precisa conhecer o STRATWs One. Ele permite aos gestores organizarem.

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