Como manter o foco sendo uma pessoa multitarefa?

Poucas pessoas, atualmente, têm o luxo de se dedicarem inteiramente a apenas uma tarefa. A maioria de nós está correndo contra o tempo, realizando atividades e atendendo demandas de diferentes áreas.

Essa habilidade de ser multitarefas que desenvolvemos ao longo da carreira acaba sendo bastante útil, tanto para compartilhar quanto para agregar conhecimento em diferentes áreas da empresa.

Olhando desta forma, ser multitarefas parece algo que é sempre positivo. Mas o que vemos na prática é que ser multitarefas é uma situação muito mais complicada, pois não há como manter o foco se a pessoa não souber usar algumas técnicas.

Nesta postagem, vamos entender melhor como manter o foco, mesmo sendo uma pessoa multitarefa.

O desafio da pessoa multitarefa

Para muitos colaboradores, ser recrutado para diversas atividades gera estresse e reduz drasticamente a produtividade. Dividir a atenção entre tarefas exige tempo e dispersa seu foco e sua energia, principalmente se você precisar intercalar entre equipes e papeis distintos.

Times diferentes possuem culturas diferentes. Isso inclui relacionamentos, maneiras de conversar, rotinas, expectativas e formas de trabalhar em geral.

Se você não tiver capacidade para lidar com ambientes muito divergentes, é mais provável que você acabe fazendo um trabalho repetitivo e cansativo ao invés de focar no seu próprio desenvolvimento e tirar o melhor de cada situação.

Tendo isso em mente, como gerenciar seu tempo e desenvolvimento estando dentro de várias equipes? Como manter o foco nos aspectos mais importantes e realmente aprender com a execução de cada tarefa que você precisa realizar?

Para isso, você precisa de um bom planejamento. Listamos algumas dicas que podem fazer a diferença em sua rotina, confira!

6 dicas de como manter o foco, divididas em 3 temas

Como manter o foco priorizando seu trabalho

1. Tenha uma visão ampla

Programe uma rotina de verificação para cada um dos projetos. A velocidade das demandas dos projetos será o fator determinante da frequência ideal para check-ins e para o próprio estilo de gerenciamento que será utilizado.

Além disso, identifique os momentos de crise, que são os momentos em que os projetos estão com maiores demandas. Gerencie seu tempo de execução definindo as expectativas para cada um deles.

2. Aja estrategicamente

Escolha uma tarefa e foque intensamente na sua execução, ao invés de tentar fazer várias ao mesmo tempo. Você pode começar definindo as ações das atividades que demandam mais foco e atenção. Cumpra esse planejamento até os resultados serem atingidos e depois inicie outro projeto.

Ficar pulando de atividade em atividade diminui sua produtividade e faz com que você não termine nenhuma delas. Mas se você realmente precisar executar várias tarefas ao mesmo tempo, agrupe todas que sejam compatíveis.

Por exemplo: se você sabe que vai precisar atender chamadas telefônicas, trabalhe em tarefas que podem ser interrompidas a qualquer momento.

Como manter o foco definindo e comunicando expectativas

3. Se livre de distrações

Quando você precisar focar numa tarefa de grande importância, se livre das distrações. Por exemplo, se você é um redator, você pode colocar mensagens automáticas em sua caixa de e-mail enquanto você redige um artigo ou um livro.

Durante esse período de foco intenso, as pessoas que tentarem te contatar vão receber sua mensagem e, consequentemente, não irão atrapalhar seu desempenho.

Ao dizer para as pessoas que você está ocupado desenvolvendo uma tarefa, você consegue manter o foco no que realmente importa. Deixe seu número de celular para emergências e, quando a tarefa estiver terminada, você pode dar atenção a essas mensagens.

4. Seja sincero em relação aos projetos

Estar pronto para agir quando os problemas surgirem e mostrar boa vontade aos desenvolver os projetos é essencial.

Mesmo se você tiver problemas, quanto mais cedo você conseguir dizer que talvez não consiga entregar suas demandas 100% da forma como gostaria, mais os líderes irão confiar em você e na sua vontade de executá-las.

Como manter o foco otimizando seu desenvolvimento

5. Defina bem seus objetivos

Um grande impasse de se envolver em diferentes áreas é ter que lidar com especialistas de cada uma delas.

Quando você não tem conhecimento profundo de processos específicos, esses líderes podem acabar limitando seu espaço de aprendizado. Sob a pressão do tempo, a tendência é de cada pessoa se dedicar à sua área de maior conhecimento, ao invés de investir em novas aprendizagens.

Por isso, você precisa ter consciência do seu próprio progresso, focando sempre em seus objetivos e metas. Interaja com membros da equipe que tenham interesses em comum e que se preocupem em aprender.

Para isso, deixe seus objetivos de desenvolvimento explícitos, tanto para o líder da equipe quanto para todo o time.

6. Foque na assimilação de informações

Depois de identificar suas metas, determine um tempo de foco para aprender. Você precisa reservar um tempo para focar intensamente sobre as novas informações que surgem nos projetos.

Isso pode ser um desafio, mas se você reservar um tempo para reflexão e se livrar das distrações, esse processo se torna mais simples. O importante é que a equipe entenda que esse tempo de assimilação também faz parte do “trabalho duro”, e isso deve ser explicitado pelo diálogo entre o time.

Ser uma pessoa multitarefa é uma característica que pode ser benéfica, tanto para você quanto para a empresa, mas é algo que exige atenção.

Quando exercida corretamente, o colaborador se torna mais engajado e ativo, além de desenvolver conhecimentos de áreas diferentes da sua e agregar seus conhecimentos específicos em toda a empresa. Portanto, siga essas dicas e tenha um desempenho mais satisfatório!

Texto adaptado daqui.

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Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.