Como fazer um relatório de acompanhamento de atividades?

CONTEÚDO

relatório de acompanhamento de atividades

CONTEÚDO

Um relatório de acompanhamento de atividades é um documento rico em informações sobre os processos operacionais da empresa.

Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre como fazer um relatório de acompanhamento de atividades:

Por meio dele, é possível comparar as tarefas previstas com  as  executadas e iniciadas durante o período analisado. 

Em conjunto, o documento ainda pode conter observações sobre dificuldades encontradas na execução de um trabalho, indicadores de desempenho e informações gerais, que permitem que você, como  gestor, acompanhe o progresso do time e de cada profissional. 

Por meio dessa descrição de tarefas, fica mais fácil avaliar resultados e tomar decisões estratégicas para a otimização de processos, contribuindo para melhores resultados nos períodos futuros.

Em outras palavras, o relatório de acompanhamento de atividades mostra o quanto uma equipe realizou do trabalho proposto, qual o desempenho alcançado e o que precisa ser melhorado. 

Ainda é muito comum que gestores usem materiais como esse apenas para ter uma visão do passado. Ou seja, do que foi feito pela equipe e, assim, cobrá-la ou reconhecer o bom trabalho. 

Entretanto, o relatório de atividades também oferece uma visão de futuro, sendo um importante guia para as próximas etapas de um projeto e para a melhoria de processos de um time. 

Contudo, é habitual haver incertezas sobre a forma correta de elaborar um relatório de acompanhamento de atividades. Se essa é a sua dúvida, você está no lugar certo. A seguir, organizamos um guia que apresenta:

  • o que é, 
  • como fazer um relatório das atividades realizadas, 
  • qual é a importância dessa prática.

Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o assunto.

O que é um relatório de acompanhamento de atividades?

O relatório de acompanhamento de atividades é um documento que descreve todas as tarefas realizadas por um profissional ou por uma equipe, dentro de um período. É importante para alinhar o time e informar os gestores sobre o progresso de um projeto.

Sua execução amplia  a visão sobre as rotinas de trabalho da empresa e de cada setor, bem como é essencial para realizar uma avaliação do desempenho individual mais assertiva dos colaboradores. 

Uma vez que o dia a dia empresarial é pautado por listas de atividades que um profissional precisa executar, o relatório deve conter, entre outras informações, dados como:

  • ações concluídas, 
  • tarefas iniciadas,
  • atividades que não receberam atenção do profissional ou da equipe. 

A partir disso,  você pode analisar diferentes tipos de elementos, como o nível de produtividade do seu time e a sua capacidade de cumprir o prazo combinado com o cliente, por exemplo.

Em suma, uma boa avaliação de um relatório de acompanhamento de atividades é essencial para que você tenha   uma visão clara sobre o andamento dos projetos e o desempenho da equipe que está sob sua responsabilidade.

Veja dicas do Google para ter um time de sucesso:

relatório de acompanhamento de atividades

Como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades eficiente?

Mas, afinal, como fazer um relatório das atividades realizadas? Saber a resposta para essa pergunta vai te ajudar a construir um documento confiável, que ofereça informações relevantes e corretas sobre o estado atual dos projetos e da capacidade produtiva de cada setor. 

Ter esse conhecimento é fundamental porque erros na execução de um relatório de atividades podem causar falhas na análise, impactando a tomada de decisão e a avaliação geral de desempenho. 

Leia também: 9 ferramentas de avaliação de desempenho para monitorar, dar feedback e engajar equipes

Algumas práticas, todavia, contribuem para o desenvolvimento seguro de um relatório de acompanhamento de atividades. 

Por isso, continue lendo e tire suas dúvidas sobre o assunto, com o passo a passo de como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades:

  1. Crie um modelo de relatório de acompanhamento de atividades
  2. Defina uma periodicidade
  3. Separe as atividades de acordo com o status
  4. Inclua espaço para observações 
  5. Reorganize o próximo período
  6. Faça uma avaliação qualitativa
  7. Use a tecnologia como aliada

Veja mais sobre os tipos de avaliação de desempenho:

Como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades

1. Crie um modelo de relatório

Um elemento muito importante na gestão de tarefas é a definição de um modelo de relatório de acompanhamento de atividades que fará com que todos os envolvidos sejam direcionados a compartilhar os mesmos tipos de informação.

Além de garantir um certo padrão no preenchimento dos campos indicados, ele também contribui para o acompanhamento da evolução do trabalho, permitindo comparar resultados relacionados, por exemplo, à produtividade. 

Para montar um modelo de relatório, crie um arquivo que funcione como molde. Depois de aprovado, estabeleça a rotina de envio aos profissionais que o preencherão  periodicamente. 

Compartilhe o documento e delimite um prazo de retorno, com os campos preenchidos.

Ao desenvolver o modelo de relatório, inclua áreas para o preenchimento de informações como:

  • nome do colaborador;
  • departamento;
  • semana a qual o arquivo se refere.

Também é preciso destinar espaços para que os funcionários informem sobre: 

  • atividades executadas;
  • tarefas em andamento,
  • ações para a próxima semana.

Dessa forma, o relatório de acompanhamento de atividades será claro e conciso, simples de preencher e fácil de analisar. É isso o que devemos querer em um material como este.

2. Defina uma periodicidade

Cada empresa deve definir a periodicidade para preenchimento e análise do relatório de acompanhamento de atividades, de acordo com seu modelo de negócio, suas estratégias e rotinas. 

Uma constância comum é semanal, entretanto, alguns negócios optam pelo acompanhamento diário, quinzenal ou mensal.

Identifique o que vai funcionar melhor para a sua organização, sempre considerando o que será feito a partir dos resultados apresentados no documento. 

Se existe um problema de cumprimento de prazos, é importante que os relatórios permitam a rápida identificação de falhas, especialmente, aquelas que vão impactar o cliente. 

Nesses casos, documentos criados mensalmente podem atrasar a avaliação e prejudicar a entrega final. 

Uma sugestão é começar com uma avaliação semanal. A partir disso, observe se a empresa ganharia mais mantendo, reduzindo ou expandindo o tempo entre cada documento. 

3. Separe as atividades de acordo com o status

Como falamos ao indicar a importância de criar um modelo relatório de acompanhamento de atividades, uma regra geral é organizá-lo de maneira que fique fácil a identificação do status das tarefas programadas. 

Uma divisão simples de compreender é entre tarefas:

  • concluídas;
  • em andamento;
  • enviadas para a próxima semana.

Dessa forma, será possível realizar uma avaliação geral sobre as ações  planejadas, as concluídas  e as  que não puderam ser realizadas no período. 

Isso vai ajudar a medir a produtividade da equipe e a sua capacidade de execução do que é proposto, não apenas sob a perspectiva da qualidade do que é feito, mas do tempo necessário para a finalização.

Essa informação é importante em múltiplas frentes organizacionais, entre elas,  a definição de prazos realistas junto aos clientes. 

4. Inclua espaço para observações 

Esse espaço do relatório de acompanhamento de atividadesdeve ser uma área livre, oferecida para que os colaboradores tenham a oportunidade de explicar problemas que ocorreram ao longo do período ou para apontar as causas de atrasos na programação original. 

É um espaço importante para que você  avalie, de forma   qualitativa, o desempenho do profissional ou da equipe, a partir da explanação feita pelos colaboradores.

As informações apresentadas podem contribuir para que você encontre mais facilmente os  gargalos que possam  estar prejudicando a gestão do tempo, por exemplo. 

5. Reorganize o próximo período

Dentro do  relatório de acompanhamento de atividades, é interessante que haja um espaço para a apresentação das tarefas que serão executadas ao longo do próximo período. 

Em conjunto com as informações apresentadas pelo colaborador que preencheu o documento, cabe a você avaliar se as ações sugeridas são as mais relevantes e prioritárias para o período. 

É fundamental que haja uma revisão das ações que o setor deve executar e uma reorganização das tarefas. 

Em alguns casos, as atividades que não foram cumpridas no período anterior, precisarão  mudar de mãos ou não ficar  entre as prioridades para a semana que seguirá. 

Logo, é fundamental que, antes do início do novo período, você reorganize as demandas, de acordo com o relatório e com as ações que precisam entrar na fila de trabalho. 

Sem dúvida, a gestão de projetos e de processos pode ser otimizada com o relatório, mas não depende apenas dele. 

Afinal, sempre existem novas obrigações chegando e precisando de espaço na rotina das companhias.

6. Faça uma avaliação qualitativa

Fazer uma avaliação qualitativa dos resultados semanais da equipe é uma das tarefas do gestor, que inclui mais do que apenas identificar as  atividades  executadas de acordo com o planejado. 

Tirar do relatório informações importantes para a tomada de decisões estratégicas, como a mudança de um processo, necessidade de implementação de uma nova ferramenta ou mesmo a contratação de um novo colaborador, é vital para que a organização alcance a alta performance.

Como falamos na abertura deste artigo, não basta olhar para o passado. Um relatório de acompanhamento de atividades deve ser um farol para o futuro, apresentando o que deu errado e ajudando a busca contínua por melhorias. 

 A partir do que for visto no documento, é importante ponderar sobre o que funcionou e o que atrapalhou o andamento dos projetos.

Estabeleça o que pode ser melhorado já para a próxima semana e destaque pontos que parecem ser problemas contínuos do colaborador ou do setor.

Em conjunto, faça uma análise individual de cada talento e uma avaliação coletiva para aprofundamento do conhecimento sobre o que está acontecendo com o departamento. 

Cruze as informações do relatório com as principais métricas da empresa e identifique se os objetivos organizacionais podem ser afetados pelos erros, atrasos e falhas da semana ou mês.

Por exemplo, se a execução de um projeto que precisa ser enviado ao cliente está com as tarefas atrasadas, isso pode gerar uma demora na entrega final e causar um problema de satisfação. 

Se o negócio tem metas de satisfação dos clientes, o atraso pode ser um potencial impedidor de alcance do resultado desejado. 

Logo, é fundamental estar atento e fazer as correções necessárias, antes que uma falha ou atraso se torne um problema ainda maior, afetando os resultados do planejamento estratégico.  

7. Use a tecnologia como aliada

Chegamos a um dos pontos mais importantes do passo a passo para elaborar um relatório de acompanhamento de atividades: o uso da tecnologia.

Empresas que buscam por alto desempenho precisam, obrigatoriamente, implementar recursos que  tornem  suas rotinas mais ágeis, aumentando a produtividade da equipe e garantindo a qualidade das entregas. 

Além de ser indispensável para o dia a dia da execução do trabalho, os recursos tecnológicos  devem fazer parte do controle de resultados, coleta de dados e análise de desempenho. 

Ferramentas de gestão de projetos facilitam o acompanhamento do cumprimento das atividades previstas para o período e facilitam a construção de relatórios e identificação rápida de problemas. 

Já um sistema de avaliação de desempenho coletivo e individual é uma ferramenta capaz de medir os resultados da empresa e de cada colaborador a médio e longo prazo, a partir de dados e métricas inseridas ao longo do período. 

O STRATWs One é uma plataforma de acompanhamento automático de indicadores individuais e coletivos, que funciona alinhando expectativas dos gestores com a equipe, bem como estabelecendo e gerindo as metas traçadas para o alcance de objetivos do planejamento estratégico.

E já que estamos falando sobre relatório de acompanhamento de atividades, o STRATWs One permite a construção de diagnósticos personalizados por meio de recursos visuais que facilitam o acompanhamento e compreensão sobre as metas e indicadores.

Em suma, o STRATWs ONE é um sistema de avaliação individual e coletivo que contribui para a construção de relatórios de desempenho completos e informativos.

Ao mesmo tempo realiza a gestão de metas, projetos, pessoas, indicadores e planejamento estratégico. 

Tudo isso contribui diretamente para a busca de um negócio de alta performance, com capacidade de melhorar a assertividade na tomada de decisões.

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