Para aumentar o desempenho e manter a competitividade das equipes sempre em alta frente ao mercado, as empresas devem lançar mão de estratégias inteligentes de gestão que otimizem a performance não apenas dos colaboradores em termos individuais, mas também dos times a que pertencem.
Nesse sentido, a utilização de ferramentas tecnológicas que proporcionam maior integração entre os funcionários entre si e com as lideranças em todos os níveis hierárquicos revela-se essencial para que uma estratégia que vise o aumento de produtividade e dos resultados seja bem-sucedida.
Entre esses instrumentos, estão os softwares de agenda online, que realizam com eficiência o gerenciamento de tarefas individuais e coletivas.
Além disso, eles contribuem para melhorar a gestão do tempo dos colaboradores e das equipes, racionalizando os processos relativos à marcação de horários de reuniões internas e externas, o atendimento realizado a clientes dentro e fora da empresa, a participação em eventos, entre outros.
Quer saber mais sobre como o agendamento online pode auxiliar a sua empresa a obter melhores resultados ao aprimorar o fluxo de alguns processos internos? Então, siga com a gente neste conteúdo!
A agenda online é um software de gestão que automatiza os processos relacionados ao agendamento de compromissos internos e externos por parte dos colaboradores.
Ao mesmo tempo, permite o compartilhamento das informações com os demais integrantes da equipe e, se for pertinente e relevante, com outros setores da empresa.
O sistema substitui integralmente o modelo convencional de agendamento, que se baseia em contato telefônico e marcação de horários em agendas de papel.
Dessa forma, elimina-se a possibilidade de ocorrer erros de comunicação, que acarretam, por exemplo, a sobreposição de tarefas em um mesmo horário ou a marcação de um compromisso quando o colaborador não possui disponibilidade para comparecer.
Além disso, a agenda online é uma ferramenta prática e descomplicada, que pode ser adotada por todo o tipo de empresa, tais como:
Como vimos, o software responde tanto pelas necessidades internas quanto externas das empresas em relação ao agendamento de compromissos e atendimentos realizados pelos seus colaboradores.
Uma das principais características da agenda online é que ela funciona de maneira compartilhada.
No caso de reuniões ou outros eventos internos, tanto as lideranças quanto os integrantes das equipes têm acesso ao sistema, visualizando os horários disponíveis e indisponíveis para agendamento. Podem, assim, adequar o próprio calendário de atividades às diferentes circunstâncias da agenda coletiva.
De uma maneira geral, todos os compromissos são visíveis online por todos os integrantes das equipes, o que impede que novas tarefas conjuntas sejam marcadas para horários em que já existam atividades agendadas.
Além disso, o software promove a integração das informações, evita erros de agendamento e melhora o processo de comunicação interna das equipes.
É importante destacar ainda que o sistema possui diferentes níveis de alçada para utilização. Assim, os gestores determinam quais são os colaboradores que podem editar a agenda, definir horários e locais, convidar novos participantes, entre outros procedimentos.
Da mesma forma, o software gera relatórios para efeito de gestão de tarefas, em que é possível às lideranças ter acesso às informações relacionadas aos diferentes eventos verificados ao longo do período (semana ou mês).
Também fornece uma série de métricas de controle, como a duração dos eventos no total e de cada um deles individualmente; o tempo que as equipes e cada colaborador dedicou a eles; o número de participantes e quem esteve presente; entre outras estatísticas que ajudam a compreender o impacto desses eventos no desempenho da empresa.
Fazer a gestão das equipes que realizam vendas ou serviços técnicos externos com hora marcada, visando melhorar seus níveis de produtividade, torna-se mais eficiente com a utilização de um software de agendamento online.
O sistema digital permite que haja a integração em tempo real entre os líderes que estão sediados na empresa com os times que estão na ponta atendendo aos clientes ou prospects, o que não é possível de acontecer no modelo analógico convencional.
Obviamente, os membros das equipes externas iniciam o dia com uma agenda definida – otimizada na medida do possível – em relação ao número de visitas, buscando diminuir os deslocamentos. No entanto, qualquer imprevisto pode dificultar ou impedir a chegada do funcionário ao local de uma visita.
Por meio da agenda online, os gestores responsáveis pelo controle da logística ganham condições de “acionar o plano B” na mesma hora, deslocando outro vendedor ou técnico que esteja próximo para substituir o anterior, por meio do aplicativo do sistema instalado em seu celular.
Assim, o processo de venda ou de prestação de serviço técnico pode ocorrer sem prejuízo à qualidade do atendimento oferecido ao cliente.
Os relatórios gerados ao final de cada dia dão aos gestores a fotografia exata dos acontecimentos e dos resultados alcançados, permitindo que ajustes de melhoria sejam traçados no sentido de alavancar a produtividade.
Diversos tipos de empresas prestam serviços aos clientes ou pacientes em suas próprias dependências físicas. Portanto, contar com um sistema confiável de agendamento de visitas ou consultas é vital para o sucesso do negócio.
No caso de clínicas médicas ou salões de beleza, por exemplo, o número de atendimentos diários realizados pelos diversos profissionais que atuam no local é bastante elevado.
O software de agenda online torna mais fácil o controle da agenda individual e coletiva do empreendimento, permitindo que a gestão e o controle de remarcações de horários e cancelamentos seja feita de maneira eficiente, sem prejuízo para a empresa ou para o cliente.
Além disso, o sistema funciona numa espécie de “modelo self service”, em que a pessoa entra no site ou no aplicativo do estabelecimento, verifica os horários disponíveis do profissional de sua preferência e escolhe aquele que seja mais conveniente.
Além de rápido e seguro, o software de agenda online encaminha ao cliente mensagens de confirmação, orienta como deve ser o procedimento se houver necessidade de cancelamento e remarcação, envia um lembrete 24 horas antes do seu atendimento, entre outros recursos.
Dessa forma, transforma o agendamento em uma tarefa simples e agradável, eliminando as chamadas telefônicas limitadas ao horário comercial e os erros humanos cometidos na marcação dos atendimentos ao utilizar as agendas de papel.
O mercado apresenta diversas alternativas de sistemas de agendamento online, criados por diferentes desenvolvedores.
A escolha deve recair sobre aquele que efetivamente atenda às necessidades da empresa, levando em conta os recursos que oferece para facilitar a gestão de tarefas e aumentar os índices de desempenho, com métricas que permitam avaliar com eficiência a performance individual dos colaboradores e das equipes.
O Simples Agenda, oferece um software completo que, além das funções de agenda online, possui funcionalidades de gestão empresarial que integram todas as informações relativas às áreas de Vendas, Financeiro e de Estoque, entre outras.
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