Como manter o foco sendo uma pessoa multitarefa?

Você já começou o dia respondendo e-mails enquanto tomava café, estava em uma reunião do trabalho enquanto revisava uma planilha e, no meio disso tudo, ainda lembrou que precisava resolver algo pessoal? Se sim, bem-vindo(a) ao clube!

Poucas pessoas, atualmente, têm o luxo de se dedicarem inteiramente a apenas uma tarefa. A maioria de nós está correndo contra o tempo, realizando atividades e atendendo demandas de diferentes áreas. E isso enquanto tenta equilibrar tudo isso e busca descobrir como manter o foco.

Mas em meio a tantas demandas simultâneas, uma pergunta surge: como manter o foco quando a cabeça parece dividida em milhões de abas?

Essa habilidade de ser multitarefas que desenvolvemos ao longo da carreira acaba sendo bastante útil, tanto para compartilhar quanto para agregar conhecimento em diferentes áreas da empresa.

Olhando desta forma, ser multitarefas parece algo que é sempre positivo. Mas o que vemos na prática é que ser multitarefas é uma situação muito mais complicada, pois não há como manter o foco se a pessoa não souber usar algumas técnicas. Por isso, embora possa parecer uma vantagem, ela cobra seu preço quando o assunto é concentração, produtividade e saúde mental.

Nesta postagem, vamos entender melhor como manter o foco, mesmo sendo uma pessoa multitarefa. Veja mais dicas abaixo!

O desafio da pessoa multitarefa

Para muitos colaboradores, ser recrutado para diversas atividades gera estresse e reduz drasticamente a produtividade. Dividir a atenção entre tarefas exige tempo e mesmo tentando, principalmente se você precisar intercalar entre equipes e papeis distintos. Eu sei, entender como manter seu foco e sua energia parece impossível nesses cenários.

Times diferentes possuem culturas diferentes. Isso inclui relacionamentos, maneiras de conversar, rotinas, expectativas e formas de trabalhar em geral.

Tendo isso em mente, como gerenciar seu tempo e desenvolvimento estando dentro de várias equipes? Como manter o foco nos aspectos mais importantes e realmente aprender com a execução de cada tarefa que você precisa realizar?

O grande desafio é que o cérebro humano não foi feito para focar em múltiplas tarefas ao mesmo tempo, pelo menos não quando essas tarefas exigem atenção, decisão e raciocínio. O que acontece, na verdade, é um jogo rápido de alternância: seu cérebro muda de foco constantemente, consumindo energia a cada troca.

Como manter o foco nesse contexto é essencial para retomar o controle da atenção. Por isso, priorizar o que realmente importa é evitar aquela sensação constante de que você está sempre ocupado, mas sem conseguir avançar de verdade.

Para isso, você precisa de um bom planejamento. Listamos algumas dicas que podem fazer a diferença em sua rotina, confira!

6 dicas de como manter o foco, divididas em 3 temas

A boa notícia é que existem formas práticas de recuperar a concentração, mesmo em meio à correria. A seguir, separamos 6 dicas de como manter o foco divididas em 3 temas que impactam diretamente sua rotina. Continue a leitura!

Como manter o foco priorizando seu trabalho

1. Tenha uma visão ampla

Um dos erros mais comuns de quem vive no modo multitarefa é entrar direto no modo “resolver coisas”, sem avaliar o cenário completo.

Por isso, programe uma rotina de verificação para cada um dos projetos. A velocidade das demandas dos projetos será o fator determinante da frequência ideal para check-ins e para o próprio estilo de gerenciamento que será utilizado.

Além disso, identifique os momentos de crise, que são os momentos em que os projetos estão com maiores demandas. Gerencie seu tempo de execução definindo as expectativas para cada um deles e, assim, aprenda como manter o foco mesmo em tempos complicados.

2. Aja estrategicamente

Escolha uma tarefa e foque intensamente na sua execução, ao invés de tentar fazer várias ao mesmo tempo. Você pode começar definindo as ações das atividades que demandam mais foco e atenção. Cumpra esse planejamento até os resultados serem atingidos e depois inicie outro projeto.

Essa estratégia evita o que chamamos de “efeito zapping”, que é quando você pula de uma tarefa para outra, sem completar nenhuma. O resultado é um falso senso de produtividade, acompanhado de exaustão e frustração.

Ficar pulando de atividade em atividade diminui sua produtividade e faz com que você não termine nenhuma delas. Mas se você realmente precisar executar várias tarefas ao mesmo tempo, agrupe todas que sejam compatíveis. Ou seja, junte atividades que compartilham o mesmo tipo de esforço mental, ferramenta ou contexto.

Por exemplo: se você sabe que vai precisar atender chamadas telefônicas, trabalhe em tarefas que podem ser interrompidas a qualquer momento. Isso é ótimo para praticar como manter o foco.

Como manter o foco definindo e comunicando expectativas

3. Se livre de distrações

Quando você precisar focar numa tarefa de grande importância, se livre das distrações. Nessas horas, as notificações de redes sociais podem ser as maiores inimigas de como manter o foco.

Por exemplo, se você é um redator, você pode colocar mensagens automáticas em sua caixa de e-mail enquanto você redige um artigo ou um livro.

Por isso, sempre que possível, deixe claro que você está em modo foco. Essa mensagem automática no e-mail, um status em ferramentas como Slack, Teams ou Discord, ou até um aviso direto aos colegas pode fazer toda a diferença.

Durante esse período de foco intenso, as pessoas que tentarem te contatar vão receber sua mensagem e, consequentemente, não irão atrapalhar seu desempenho.

Ao dizer para as pessoas que você está ocupado desenvolvendo uma tarefa, você consegue manter o foco no que realmente importa. Deixe seu número de celular para emergências e, quando a tarefa estiver terminada, você pode dar atenção a essas mensagens.

4. Seja sincero em relação aos projetos

Estar pronto para agir quando os problemas surgirem e mostrar boa vontade aos desenvolver os projetos é essencial.

Muitas pessoas aceitam demandas ou mantêm prazos irreais e acabam sobrecarregadas, pulando de tarefa em tarefa sem finalizar nada com qualidade.

Por conta disso, seja honesto sobre suas limitações e capacidades naquele momento.

Mesmo se você tiver problemas, quanto mais cedo você conseguir dizer que talvez não consiga entregar suas demandas 100% da forma como gostaria, mais os líderes irão confiar em você e na sua vontade de executá-las. A transparência constrói confiança em você e no seu trabalho.

Como manter o foco otimizando seu desenvolvimento

5. Defina bem seus objetivos

Um grande impasse de se envolver em diferentes áreas é ter que lidar com especialistas de cada uma delas.

Quando você não tem conhecimento profundo de processos específicos, esses líderes podem acabar limitando seu espaço de aprendizado. Sob a pressão do tempo, a tendência é de cada pessoa se dedicar à sua área de maior conhecimento, ao invés de investir em novas aprendizagens.

Por isso, você precisa ter consciência do seu próprio progresso, focando sempre em seus objetivos e metas. Interaja com membros da equipe que tenham interesses em comum e que se preocupem em aprender.

Para isso, deixe seus objetivos de desenvolvimento explícitos, tanto para o líder da equipe quanto para todo o time.

6. Foque na assimilação de informações

Depois de identificar suas metas, determine um tempo de foco para aprender. Você precisa reservar um tempo para focar intensamente sobre as novas informações que surgem nos projetos.

Isso pode ser um desafio, mas se você reservar um tempo para reflexão e se livrar das distrações, esse processo se torna mais simples. O importante é que a equipe entenda que esse tempo de assimilação também faz parte do “trabalho duro”, e isso deve ser explicitado pelo diálogo entre o time.

Ser uma pessoa multitarefa é uma característica que pode ser benéfica, tanto para você quanto para a empresa, mas é algo que exige atenção.

Quando exercida corretamente, o colaborador se torna mais engajado e ativo, além de desenvolver conhecimentos de áreas diferentes da sua e agregar seus conhecimentos específicos em toda a empresa. Portanto, siga essas dicas e tenha um desempenho mais satisfatório!

Burnout e saúde mental

No esforço constante de fazer tudo ao mesmo tempo, muita gente ignora os sinais de exaustão, até que o corpo e a mente começam a cobrar um preço bem alto.

Isso acontece porque, ao alternar constantemente entre tarefas, contextos e prioridades, o cérebro entra em um estado de alerta contínuo. Não há tempo para consolidar aprendizados, recuperar a atenção ou sequer perceber a própria exaustão. O resultado é um desgaste progressivo, muitas vezes silencioso, que mina a produtividade e o bem-estar.

O Burnout é um risco para pessoas multitarefa, especialmente quando a produtividade é buscada a qualquer custo, sem pausas, sem limites e sem clareza sobre como manter o foco de forma saudável.

Pensando nisso, medidas estruturais, tanto individuais quanto organizacionais, devem ser pensadas. Isso envolve, por exemplo, adotar práticas de priorização (afinal, nem tudo é urgente), criar espaços para trabalho focado e sem interrupções, reduzir reuniões desnecessárias e o ruído informacional, além de promover culturas de trabalho que respeitem os limites das pessoas.

Com isso, é essencial compreender que ser uma pessoa multitarefa não é um problema se bem administrado. Mas é essencial tomar cuidado para não cruzar uma linha que acabe afetando a saúde física e mental e não gere ansiedade.

Texto adaptado do artigo “How to Stay Focused If You’re Assigned to Multiple Projects at Once”, do Harvard Business Review.

Próximos passos

Agora que você já conhece os principais desafios de ser uma pessoa multitarefa e aprendeu como manter o foco mesmo diante de múltiplas frentes de trabalho, é hora de pensar em como transformar essas boas práticas em rotina.

O nosso software de gestão, o STRATWs One, é uma plataforma que permite que sua equipe acompanhe metas, indicadores e planos de ação em um só lugar, facilitando o alinhamento estratégico e reduzindo a fragmentação de informações, dois dos principais obstáculos para quem busca como manter.

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