O que é GPD - gerenciamento pelas diretrizes? Como aplicar em seu negócio?

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Vivemos em um período em que, cada vez mais, o mercado impõe metas desafiadoras, que muitas vezes são difíceis de serem alcançadas por conta da falta de gestão estratégica. Por isso, é importante conhecer o que é GPD e demais métodos que possam ajuder a direcionar as metas e reparti-las a ponto de se tornarem realizáveis e mensuráveis.

Isso porque o GPD busca alcançar consistência no desdobramento de metas por meio da coerência entre os indicadores utilizados na avaliação das estratégias e dos processos. Dessa forma, auxilia o aprimoramento da gestão de pessoas e projetos.

Neste post, você vai entender o que é Gerenciamento pelas Diretrizes nas empresas e, além disso, suas etapas e como fazer um GPD completo e eficiente.

Antes, confira o Guia Prático de GPD 100% gratuito que a Siteware preparou para você:

O que é GPD (Gerenciamento pelas Diretrizes)?

O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) é uma abordagem de gestão que se concentra na definição e comunicação clara de diretrizes estratégicas e metas organizacionais para orientar as ações e decisões de uma empresa ou organização.

Ou seja, as metas anuais são desdobradas e funcionam como os pontos de partida. Dentre os seus objetivos, o Gerenciamento pelas Diretrizes trata de uma metodologia que consiga desenvolver o planejamento de maneira prática.

Desenvolvido por Yoji Akao, esse método deve ser executado passo a passo, sendo também sensível e adaptável às possíveis mudanças durante esse processo.

Além disso, o Gerenciamento pelas Diretrizes é constituído por dois sistemas que são conduzidos simultaneamente: Gerenciamento Interfuncional e Gerenciamento Funcional, que falaremos posteriormente. Assim, para entender o que é GPD é preciso ter em mente que ele é um dos fundamentos da gestão da qualidade total.

No Brasil, o método foi largamente disseminado por um dos consultores de maior notoriedade na área da gestão, Vicente Falconi, e está detalhado no livro que carrega o nome da metodologia.

Por isso, não é de estranhar que ele engloba em sua técnica a adoção do método PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Dessa forma, o Gerenciamento pelas Diretrizes também tem uma relação forte com o controle e a melhoria contínua de qualidade para o atingimento das metas e solução de problemas.

Vantagens do método GPD

Na prática, as principais vantagens do gerenciamento pelas diretrizes são os bons resultados. Como cada processo é feito de maneira clara, é possível entender muito bem o que favorece a corporação.

Outros dois benefícios marcantes do Gerenciamento Pelas Diretrizes nas empresas são a estabilidade e a eficiência. A estabilidade é conquistada pela forma bem estruturada e sistemática de atuação que evita a repetição de erros.

Quanto à eficiência, ela acaba ocorrendo naturalmente, uma vez que desperdícios de recursos, sejam quais forem, são evitados, já que o processo busca sempre a melhoria contínua e consegue ser muito objetivo, não dando margem para retrabalhos.

Quais os pilares do Gerenciamento pelas Diretrizes?

Em sua composição é possível encontrar três pilares que são a razão do grande sucesso do método. E é impossível entender o que é GPD sem conhecê-los.

1. O primeiro deles é a crença de que os resultados são diretamente afetados pela dedicação e ação criativa das pessoas envolvidas no processo.
2. O segundo pilar é a inovação, que deve estar presente na rotina e sempre ser incentivada.
3. Por último, o terceiro pilar detalha que as mudanças a serem produzidas realmente aconteçam. Afinal, de nada adianta tanto empenho e alocação de energia se a estrutura não tem a real disposição para evoluir e se aprimorar.

Os 2 sistemas de gerenciamento do GPD

Buscando tornar mais prática a aplicação desse método nos três níveis de gestão, o GPD apresenta dois sistemas de gerenciamento:

• gerenciamento interfuncional: vislumbra, prioritariamente, o futuro da empresa. Está diretamente ligado à alta administração, ao desdobramento das diretrizes corporativas e sua divisão entre os departamentos.
• gerenciamento funcional: está voltado para a melhoria contínua e a manutenção das rotinas da organização. É diretamente ligado à administração e ao controle da qualidade das atividades diárias e rotineiras da empresa.

Quais as principais etapas do GPD na organização?

Para que funcione de maneira verdadeira e proporcione os resultados esperados, o Gerenciamento pelas Diretrizes entende que é necessário alinhar todos os níveis de gestão da empresa: estratégico (alta gestão da companhia), tático (gestão intermediária, departamentos e áreas) e operacional (supervisão e coordenações ligadas à produção).

Somente com essa comunicação fluindo na mesma direção será possível realmente ter êxito. Sendo assim, o método trata de desdobrar atividades que passam por todos esses âmbitos.

Entenda melhor sobre as principais etapas do GPD numa organização:

• planejamento estratégico: o objetivo do GPD deve ser 100% alinhado aos valores, à missão e à visão da empresa, como, por exemplo, aumentar o market share do negócio em 10% no próximo ano;
• planejamento tático: a segunda etapa desdobra os objetivos estratégicos em metas intermediárias, um pouco mais específicas, que são elaboradas para cada setor da empresa;
• planejamento operacional: as metas do setor são transformadas em um plano de ação realizado por cada gestor. Ou seja, o líder de cada área estipula as ações e operações necessárias para atingir as metas.

Não se esqueça de definir quais indicadores de desempenho devem ser monitorados para entender se é preciso fazer ajustes em alguma das etapas durante a execução do plano.

Como montar um planejamento estratégico no GPD?

Seguindo a estrutura de funcionamento do Gerenciamento Pelas Diretrizes, é preciso identificar a separação que é feita de todo o planejamento estratégico.

São três tipos de planos complementares que ditarão o ritmo de trabalho da empresa no futuro imediato e também nos anos que se seguirão.

• O plano anual detalha as ações dentro dos próximos meses e contempla também o orçamento. É, naturalmente, mais detalhado que os demais.
• O plano de médio prazo busca elencar as estratégias que serão a base do de maior prazo. É a visão intermediária entre os outros dois e é concebido para entender um período, normalmente, em torno de três anos.
• O plano de longo prazo busca trabalhar para conseguir concretizar a visão de futuro da empresa, contemplando um intervalo que vai de cinco a dez anos, sendo aquele que foca as mudanças estruturais de maior impacto na empresa.

A aplicação do GPD

Sendo uma ferramenta estratégica de negócios, o GPD é uma metodologia flexível para qualquer tipo de empresa ou mercado. Isso porque esse sistema japonês utiliza a capacidade individual, estimulando a criatividade para que se possam buscar resultados concretos de maneira organizada e também estratégica.

Basicamente, ele vai desdobrando metas e planos de ação para cada nível da empresa com conferência rotineira de fatos e resultados.

Com base nesse funcionamento cíclico e orientado pelos objetivos e planejamento bem estruturado, é possível trilhar um caminho que seja claro para todos os envolvidos. Além disso, é possível colher os benefícios da melhoria contínua, que são intrínsecos ao PDCA.

Como fazer um GPD?

Para fazer um GPD é necessário definir:

• um responsável pelo projeto;
• determinar a meta anual pela análise SWOT;
• desdobrar a meta anual por áreas;
• preparar um plano de ação com tarefas a curto, médio e longo prazo;
• mensurar os resultados periodicamente para entender se os processos precisam de ajustes.

É importante ressaltar que o GPD precisa ser muito bem-estruturado para ser aplicado em uma empresa.

Isso porque como as metas acabam sendo expostas para as mais diversas áreas e há uma grande transparência do processo, alguns profissionais podem se sentir muito pressionados a conseguir sempre oferecer grandes resultados.

Esse tipo de pressão pode acabar inibindo a criatividade desses indivíduos e até reduzindo sua produtividade, o que é algo prejudicial para a empresa e também estressante para o colaborador, uma vez que sua autoconfiança pode ficar abalada.

Dessa forma, para aplicar o Gerenciamento pelas Diretrizes e melhorar seu desempenho organizacional você pode seguir os seguintes passos.

Paso 1 – Defina o responsável pelo projeto

Definir um responsável pelo projeto e desenvolvimento dos processos na empresa. Essa pessoa será a principal responsável por desenvolver o Padrão Gerencial.

Passo 2 – Determine a meta anual

Defina a meta anual da empresa a partir da análise SWOT. Ela é comumente chamada de meta de sobrevivência e deve focar em um aspecto amplo, mas objetivo, de crescimento.

Passo 3 – Desdobre a meta anual

Começando pelo CEO, todos os líderes vão desdobrando a meta de sobrevivência em metas menores, sempre respeitando a ordem hierárquica e que estão relacionadas às áreas de atuação.

A lógica é que todos os setores possam definir quais metas eles irão acompanhar para fazer sentido os objetivos definidos pela alta liderança e assim, todos possam direcionar seus esforços para o mesmo sentido.

Passo 4 – Crie um plano de ação

Cria-se então ações (a curto, médio e longo prazo) para todos os colaboradores da empresa ajudarem o atingimento das metas. Não precisa ser necessariamente um grande volume de ações, mas deve fazer sentido para os esforços colocados.

Essas ações precisam de acompanhamento das lideranças e dos responsáveis. Algumas metodologias podem ajudar neste momento. O 5W2H, por exemplo, é uma ótima ferramenta para estruturar planos de ação.

Por outro lado, outras ferramentas, como a Matriz RACI, pode te ajudar na definição e acompanhamento das tarefas pelos responsáveis estipuladas no plano de ação.

Passo 5 – Monitore os resultados e faça ajustes

De tempos em tempos, ao fim dos ciclos estipulados no planejamento do GPD, os líderes devem se reunir para diagnosticar os resultados de todas as áreas a fim de realizar avaliações de desempenho, acompanhar o atingimento das metas e identificar dificuldades enfrentadas pelas lideranças.

Isso vai ajudar a identificar quais áreas tiveram mais dificuldade para tocar as metas durante o processo e identificar causas raiz para o problema e claro, criar planos de ação para solucioná-los e garantir que no próximo ciclo, as coisas sejam melhores.

Como implementar o GPD na prática?

A melhor forma de colher dados para montar um planejamento estratégico adequado e monitorar regularmente o andamento dos processos, é necessário contar com um software de gestão de projetos que oferece visualização completa da evolução do cronograma.

É possível utilizar esse sistema de gestão empresarial para monitorar a performance da equipe e tomar decisões de forma mais ágil e precisa, ajustando o que for preciso para alcançar a meta.

É uma solução prática e aplicável a todo tipo de negócio que, se conduzida com disciplina e atenção, pode mudar positivamente a cultura organizacional e garantir melhores chances de sucesso para toda a empresa.

Se você está interessado em padronizar o GPD e realizar um maior acompanhamento de metas dentro da sua empresa, conheça o sistema de gestão STRATWs One. Ele é um software de gestão de desempenho corporativa robusto e fácil de usar, que permite:

• Integrar pessoas, operação e estratégia;
• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• Aumentar a produtividade;
• Criar, acompanhar e compartilhar KPIs com agilidade e transparência;

Assim, pode ser de grande ajuda para colocar em prática o que aprendeu sobre o que é GPD e como implementá-lo na sua empresa!