5 herramientas de seguimiento de proyectos para lograr grandes resultados

Al enfrentar el desafío de dar un mejor seguimiento a los proyectos, muchos profesionales se pierden en el camino por no lograr poner en práctica las acciones necesarias para que todo ocurra como se planificó.

Esto sucede porque la herramienta de gestión de proyectos elegida no logra apoyar debidamente el progreso del proyecto y sus respectivos indicadores de desempeño que apuntan al crecimiento.

Las herramientas de seguimiento de proyectos se vuelven esenciales para quien quiere destacarse como gestor de iniciativas que traen resultados.

Si usted tiene un equipo reducido, con un presupuesto ajustado y está dispuesto a usar nuevos recursos de gestión, existe una serie de soluciones que pueden ser la elección correcta.

En este contenido, usted verá una lista de diferentes herramientas de seguimiento de proyectos, cada una con una función específica.

¡Continúe leyendo y aprenda!

Las 10 herramientas de seguimiento de proyectos más destacadas

Recuerde que la gestión de indicadores de desempeñose abre en una pestaña nueva es uno de los puntos más importantes en la gestión de proyectos. Después de todo, son ellos los que permiten identificar si su empresa va por el camino correcto para alcanzar los objetivos estratégicos.

Vea más sobre herramientas de gestión de proyectos en este video (en portugués):

¿Por qué utilizar herramientas de seguimiento de proyectos?

Para hacer un seguimiento estratégico de proyectos, las herramientas de gestión de proyectos deben combinar funcionalidades con recursos intuitivos y una interfaz de usuario muy clara.

Antes de presentar algunas de las que más se han destacado en el mercado, es importante identificar opciones que ofrezcan diferenciales para su empresa. Como:

• estructurar procesos;
• aumentar la productividad;
• alinear todas las metas de los miembros del equipo;
• simplificar la comunicaciónse abre en una pestaña nueva de calidad;
• garantizar la ejecución de todos los pasos;
• alertar sobre el uso de las mejores prácticas;
• guardar todos los datos y la información generados en cada etapa del proyecto.

Todos estos son puntos que cualquier proyecto necesita contemplar, en la práctica, para salir del papel. Sin la ayuda de herramientas o softwares específicos, esto se vuelve prácticamente imposible para cualquier persona que gestione y dé seguimiento a proyectos con alta calidad.

Afortunadamente, existe una gran variedad de soluciones para project management (gerentes de proyectos) que ayudan a cumplir con estos requisitos específicos.

Ahora, conozca cuáles son las principales herramientas para la gestión y el seguimiento de proyectos que ayudan a cumplir todas las etapas y los objetivos definidos por el liderazgo.

La gestión de proyectos es un proceso esencial en empresas que buscan eficiencia. Por eso, separamos para usted un artículo con los 6 mejores softwares para la gestión de proyectos: Softwares para la gestión de proyectos: 6 consejos para alcanzar mejores resultadosse abre en una pestaña nueva (en portugués)

10 mejores herramientas para el seguimiento de proyectos

1. Stratws

Con Stratws es posible hacer una gestión de proyectos alineada con la estrategia de la empresa, conectándolos con los objetivos estratégicos del Balanced Scorecard (BSC). Además, el software ofrece una visualización intuitiva de todo el portafolio de proyectos, ideal para dar claridad a la alta dirección.

También es importante destacar que, entre las herramientas de gestión de proyectos, Stratws es particularmente notable por la personalización de los dashboards, que permiten a los usuarios monitorear el progreso de los proyectos según necesidades específicas, incluyendo indicadores clave de desempeño, costos, plazos, entre otros. Esta personalización es crucial para ajustar la herramienta a diferentes contextos empresariales.

En el sistema de seguimiento de proyectos de Siteware también es posible vincular un proyecto a indicadores y, si no va como se esperaba, el software permite crear un plan de acción. Stratws también ofrece claridad sobre los responsables, en paneles intuitivos con timelines de hitos de entrega, cronogramas y mucho más.

También es importante la capacidad de Stratws de ayudar a las empresas a definir y monitorear objetivos claros para cada proyecto, asegurando que todos los esfuerzos estén alineados con las metas estratégicas de la organización. Adicionalmente, Siteware ofrece soporte y capacitación integrales, lo que garantiza que los equipos puedan maximizar el uso de la herramienta y obtener el máximo beneficio de ella.

Conozca el módulo de Portafolio de Proyectos de Stratws →

2. Slack

Pensando en la comunicación de calidad y las herramientas de gestión de proyectos, lo ideal es tener un canal conjunto donde todos los equipos e integrantes puedan mantener contacto de forma organizada y enfocada en las actividades que deben entregarse.

Y con ese enfoque, Slackse abre en una pestaña nueva es una de las mejores herramientas para gestionar y dar seguimiento a proyectos. Este sistema, que puede usarse gratuitamente y en línea, tiene el objetivo de crear oportunidades para que individuos o grupos interactúen con colegas sobre asuntos relacionados con el trabajo.

Es una aplicación fácil de usar, con una interfaz de usuario muy simple e intuitiva. Además, cada persona puede crear un perfil, enviar archivos y leer mensajes.

Existe la posibilidad de crear grupos privados llamados “canales”, y los mensajes enviados dentro de ellos son visibles solo para los participantes específicos.

Entonces, si necesita colaboración en el trabajo en equipo, empiece a usar Slack cuanto antes y obtenga resultados rápidamente.

3. Trello

Para hacer un buen trabajo con las herramientas de gestión de proyectos, es importante mantener una secuencia lógica de tareas en una línea de tiempo. Esto permite tener visibilidad de cuáles son las etapas siguientes o qué quedó atrasado en relación con lo planificado.

Y para eso, Trellose abre en una pestaña nueva es una de las herramientas ideales de seguimiento de proyectos. Usando la metodología Kanbanse abre en una pestaña nueva, usted puede crear su cuenta gratuita, conectar a todos los involucrados y crear columnas de acuerdo con las actividades que necesita seguir.

Además, permite crear una lista de tareas, que se separan en columnas. En cada una de esas columnas es posible insertar tarjetas que representan cada actividad, y también es posible agregar la fecha de entrega, la persona responsable, observaciones importantes y comentarios para dar más visibilidad a todo lo que debe ejecutarse.

4. Google Drive

Realizar un seguimiento de proyectos eficiente requiere el uso de varios documentos y procesos diferentes. Y en este punto, Google Drive es la herramienta perfecta, no solo para el almacenamiento de información, hojas de cálculo y presentaciones.

Al usar Google Drive, su equipo puede compartir archivos en línea y hacer seguimientos, ediciones simultáneas, sugerencias o comentarios de mejora en varios modelos de archivos diferentes, como textos, hojas de cálculo y presentaciones. Todo para que exista ese intercambio orientado a los resultados esperados.

5. Google Calendar

La rutina de actividades durante el proceso de gestión de proyectos es realmente intensa. Por ese motivo, otra herramienta importante de gestión de proyectos es Google Calendar.

Es el mejor sistema para tener visibilidad de su rutina de trabajose abre en una pestaña nueva y también de todo su equipo. Es importante implementar una rutina en la que todos puedan indicar en el calendario qué actividad o reunión se ejecutará en cada momento.

De esta forma, es mucho más fácil evaluar el volumen de acciones cada día y se facilita elegir un horario libre para incluir alguna otra actividad.

6. Dynamics 365 Project Operations

Dynamics 365 Project Operations es una herramienta de seguimiento de proyectos de Microsoft que integra todos los aspectos de la gestión de proyectos en una sola plataforma.

Una de las grandes ventajas de Dynamics 365 Project Operations es su integración con otras soluciones de Microsoft, como Power BI y Microsoft Teams, que proporciona una experiencia unificada y colaborativa.

La herramienta también facilita la gestión financiera de los proyectos, con recursos para el control de costos, la facturación y la optimización del flujo de caja. Esto es especialmente útil para empresas que manejan proyectos complejos y necesitan mantener una visión clara de sus presupuestos y márgenes.

7. Microsoft Project

Una de las principales características de Microsoft Project es la capacidad de crear cronogramas detallados. Con él, usted puede definir tareas, asignar plazos, asignar recursos y establecer dependencias entre actividades, garantizando que el proyecto siga un flujo lógico. El uso de diagramas de Gantt permite visualizar el progreso de cada tarea e identificar posibles retrasos o cuellos de botella de forma clara y visual.

Otro punto fuerte de Microsoft Project es la gestión de recursos. Permite que usted dé seguimiento a la disponibilidad y la carga de trabajo de cada miembro del equipo, evitando la sobrecarga y garantizando una distribución equilibrada de las tareas.

8. Jira

Una de las principales características de Jira es su flexibilidad para crear flujos de trabajo personalizados. Usted puede adaptar el seguimiento de proyectos y procesos de acuerdo con las necesidades específicas de su proyecto o equipo, definiendo etapas, transiciones y reglas que guían las tareas de principio a fin.

Esto es particularmente útil en metodologías ágiles como Scrum y Kanban, donde Jira facilita la gestión de sprints, del backlog y la visualización del progreso de las tareas en tableros Kanban.

Jira también ofrece una excelente capacidad de rastreo y generación de informes. Permite dar seguimiento al progreso de las tareas en tiempo real, monitorear el desempeño del equipo y generar informes detallados que ayudan en la toma de decisiones.

La herramienta tiene dashboards altamente personalizables, donde usted puede agregar gráficos, informes y otras métricas para tener una visión clara del avance del proyecto.

9. Microsoft Planner

La interfaz de Microsoft Planner se basa en tableros Kanban, donde usted puede crear planes y organizar tareas en diferentes columnas, como “Por hacer”, “En progreso” y “Completado”. Cada tarea está representada por una tarjeta, que puede incluir información detallada como fechas de vencimiento, checklists, archivos adjuntos y notas.

La simplicidad de Planner lo hace accesible para todos, independientemente del nivel de experiencia en gestión de proyectos.

Una de las grandes ventajas de Microsoft Planner es su integración con otras herramientas de Microsoft 365, como Outlook, Teams y SharePoint. Esto permite que los equipos den seguimiento al progreso de las tareas directamente desde sus correos electrónicos o salas de chat, lo que hace la colaboración más fluida.

10. Smartsheet

Smartsheetse abre en una pestaña nueva es una herramienta de gestión de proyectos y trabajo colaborativo que se destaca por su interfaz intuitiva y su versatilidad.

Combina la familiaridad de las hojas de cálculo con funcionalidades avanzadas de gestión, y ofrece una solución poderosa para equipos de todos los tamaños y sectores. Si usted está acostumbrado a usar hojas de cálculo, se sentirá en casa con Smartsheet, pero con la ventaja de contar con recursos adicionales para mejorar la eficiencia y la colaboración.

Una de las principales características de Smartsheet es su capacidad de personalización. Usted puede crear proyectos, listas de tareas, cronogramas e incluso formularios personalizados para recolectar información.

¿Cómo hacer el seguimiento de proyectos?

Hacer el seguimiento de proyectos es una práctica esencial para garantizar que los objetivos del proyecto se alcancen de manera eficiente y eficaz. Este proceso implica monitorear, revisar y regular todas las etapas del proyecto, desde el inicio hasta la conclusión.

Mediante las herramientas de gestión de proyectos presentadas anteriormente, recuerde seguir las siguientes etapas:

1. Establezca una rutina de seguimiento

El primer paso para un seguimiento de proyectos eficaz es establecer una rutina de seguimiento. Esto puede incluir reuniones regulares de estado del proyecto, actualizaciones de progreso y revisiones de hitos.

Esta rutina debe ser consistente y adaptada a las necesidades del proyecto.

Además, será crucial monitorear todas las etapas del proyecto. Esto incluye el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, los recursos humanosse abre en una pestaña nueva, las comunicaciones, los riesgos y las adquisiciones. Utilizar herramientas de gestión de proyectos puede ayudar a mantener un registro detallado y facilitar el seguimiento.

2. Haga un seguimiento continuo de los indicadores de desempeño

Use indicadores clave de desempeño (KPIse abre en una pestaña nueva) para medir el progreso del proyecto. Esto puede incluir el seguimiento del progreso en relación con el cronograma, el presupuesto, el alcance y la calidad. Los KPI deben revisarse regularmente para garantizar que el proyecto esté en el camino correcto.

Además, mantenga una comunicación clara y regular con el equipo del proyecto y los stakeholdersse abre en una pestaña nueva, pues será vital para el seguimiento de proyectos. Esto incluye compartir actualizaciones de progreso, discutir desafíos y ajustar los planes según sea necesario.

3. Documente y registre el proyecto

Mantenga una documentación detallada durante todo el seguimiento de proyectos. Esto no solo ayuda a mantener un registro histórico del progreso del proyecto, sino que también sirve como una fuente valiosa de información para proyectos futuros.

De esta forma, realice revisiones periódicas del proyecto para evaluar el desempeño y recoger feedback del equipo. Esto ayuda a identificar áreas de mejora y a implementar cambios proactivos durante el seguimiento de proyectos.

4. Use herramientas de gestión de proyectos como apoyo

Utilice softwares y herramientas de gestión de proyectos para facilitar el seguimiento, principalmente los presentados anteriormente.

Estas herramientas pueden ofrecer funcionalidades como diagramas de Gantt, dashboards de desempeño y sistemas de alerta, que son esenciales para un seguimiento de proyectos eficiente.

5. Analice puntos de mejora continua

Por último, el seguimiento de proyectos debe ser un proceso de mejora continua. Analice los resultados, identifique las lecciones aprendidas y aplique esos aprendizajes para mejorar continuamente los procesos de gestión y seguimiento de proyectos.

Próximos pasos

Utilizar cada una de estas herramientas de gestión de proyectos permite que los gerentes de proyecto y los equipos entiendan si están teniendo éxito y qué ajustes son necesarios para alcanzar resultados en el futuro.

Este software de gestión de proyectos permite una total visualización y gestión de sus actividades, y monitorea de cerca el avance del cronograma. ¡Y hay más! Este sistema de gestión empresarial permite dar seguimiento a los indicadores de desempeño para hacer la toma de decisiones más ágil y acertada.

Es posible usar más de una de estas herramientas, usándolas adecuadamente, cada una para su función específica. Stratws es un software de gestión corporativa usado por grandes corporaciones con enorme éxito.

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