Optimice procesos con el método Kanban

Popularmente llamado “herramienta de las tarjetitas”, el método Kanban permite que líderes y colaboradores tengan más claridad sobre lo que está pasando, cómo va la rutina del equipo y cuáles son las prioridades del día. Gracias a sus numerosos beneficios, se convirtió en uno de los métodos más queridos y aplicados en empresas y equipos que buscan mejorar sus procesos.

Para que se haga una idea, según una encuesta de The State of Agilese abre en una pestaña nueva (página en inglés), la adopción de las metodologías ágiles creció aproximadamente 86% en 2021 en comparación con el año anterior. Hoy, algunos años después, cada vez más empresas de distintos tamaños están arrastrando tarjetas y marcando tareas como hechas.

Quizás en su empresa ya exista un excelente flujo de tareas y actividades, pero lo que se hace no está generando valor, la alta dirección no logra ver lo que se está ejecutando y parece que nada se está haciendo. En ese caso, su trabajo se está perdiendo en vano.

Pero no se preocupe: el método Kanban ha ayudado a mucha gente y estoy seguro de que también puede generar valor en su empresa. Siga leyendo y conozca todo sobre estas tarjetas.

¿Qué es el sistema Kanban?

El sistema Kanban es un método visual de gestión del flujo de trabajo que ayuda a organizar y optimizar procesos, garantizando eficiencia y minimizando desperdicios. Por defecto, utiliza un tablero dividido en tres columnas que representan distintas etapas de un proceso, como “Por hacer”, “En progreso” y “Concluido”.

La idea básica y principal es que las personas involucradas en un proyecto puedan visualizar lo que hay que hacer, lo que se está haciendo y lo que ya se terminó.

Sin embargo, es importante destacar que este sistema de tres columnas es el “básico estándar”. Muchas empresas y equipos pueden agregar columnas según las necesidades del grupo.

¿Quiere un ejemplo? Un área que necesita la aprobación del gestor para finalizar la entrega puede incluir una columna de aprobación. Eso ayuda no solo al líder a ver fácilmente lo que debe hacer, sino también a orientar a los colaboradores que necesitan que esa demanda sea aprobada para iniciar otra.

De esta forma, cada tarea se representa con una tarjeta, que se mueve entre las columnas a medida que avanza el trabajo. Esto permite que el equipo visualice el estado de cada tarea, identifique cuellos de botella y mantenga el flujo de trabajo continuo y equilibrado.

Los principales conceptos del método Kanban:

Cualquier equipo que utilice Kanban necesita entender algunos conceptos del método. Son los siguientes:

1. Tablero Kanban: Kanban utiliza un tablero visual para representar el flujo de trabajo. El tablero se divide en columnas que representan las distintas fases o etapas del proceso, y cada tarea o elemento de trabajo se representa con tarjetas o notas adhesivas que se mueven por el tablero a medida que avanzan en el proceso. Aunque el tablero Kanban tradicional tiene tres columnas, puede adaptarse a las necesidades del equipo.
2. Límites de trabajo en progreso (WIP): una característica fundamental de Kanban es imponer límites de WIP a algunas columnas del tablero, como la de ejecución. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo en progreso (ya que una persona no puede ejecutar 5 tareas al mismo tiempo, por ejemplo).
3. Pull system: Kanban opera con un sistema de jalar tarjetas (pull), en el que el trabajo se toma de la etapa anterior del proceso solo cuando hay capacidad para acomodarlo en la siguiente etapa. Esto evita el sobredimensionamiento de tareas y promueve un flujo de trabajo más equilibrado.
4. Gestión visual: Kanban se basa fuertemente en la gestión visual de las tareas. Los tableros Kanban y las tarjetas de colores representan información esencial sobre el estado del trabajo, haciéndolo fácilmente visible para todos los miembros del equipo.
5. Mejora continua: el método Kanban promueve la mejora continua del proceso. Se incentiva a los miembros del equipo a identificar problemas y cuellos de botella a medida que surgen y a trabajar juntos para implementar mejoras.

¿Quiere conocer las metodologías ágiles más allá de Kanban? Vea nuestro video, en el que contamos cuáles son las principales metodologías ágiles y cómo aplicarlas:

¿Qué significa kanban? ¿Dónde y cómo surgió?

Kanban surgió en Japón en la década de 1940. Fue desarrollado por Toyota como parte de sus prácticas de producción esbelta (lean manufacturing). Esto se debe a que, después de la Segunda Guerra Mundial, Toyota enfrentaba grandes desafíos para recuperarse y competir con las empresas automotrices de Estados Unidos.

Así, buscaba formas de mejorar la eficiencia y reducir desperdicios para sobrevivir en el mercado mientras buscaba formas de crecer.

Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota, fue uno de los principales responsables del desarrollo del Sistema de Producción Toyota (TPS). Ohno se inspiró en supermercados de Estados Unidos, donde los clientes tomaban productos de los estantes según su necesidad y los empleados reabastecían los estantes de acuerdo con la demanda.

Esta observación llevó a Ohno a crear un sistema semejante en la línea de producción de Toyota, donde la reposición de piezas y componentes solo ocurría cuando existía una necesidad real.

Así, el término “kanban” significa “tarjeta” o “señal” en japonés. En el contexto de la producción, esas tarjetas se utilizaban para señalar la necesidad de reposición de materiales y componentes. Cada estación de trabajo en la línea de producción tenía un conjunto de tarjetas kanban que indicaban cuándo se necesitaban más piezas.

Cuando una estación usaba las últimas piezas de un lote, la tarjeta correspondiente se enviaba al proveedor o a la estación anterior, señalando que se necesitaban más piezas. Este sistema ayudaba a controlar el flujo de producción, evitando excesos de inventario y garantizando que la producción ocurriera solo cuando hubiera demanda.

¿Dónde se puede aplicar Kanban?

Aunque surgió en la industria, hoy Kanban se utiliza en diversas áreas y, por eso, podemos considerar que puede aplicarse en cualquier lugar de trabajo que tenga un flujo. A continuación, le presento algunos ejemplos:

• Desarrollo de software: los equipos de desarrollo de software están muy familiarizados con la metodología ágil y utilizan Kanban para hacer más visual la gestión de los sprints, dando seguimiento al progreso del trabajo, identificando cuellos de botella y mejorando la colaboración entre los miembros del equipo.
• Gestión de proyectos: Kanban ayuda en la organización y el monitoreo de proyectos, permitiendo que los gestores vean el estado de cada tarea, prioricen actividades y se aseguren de que el trabajo se realice de manera ordenada.
• Marketing: los equipos de marketing pueden usar Kanban para planificar y dar seguimiento a campañas, gestionar contenido y coordinar actividades entre distintos miembros del equipo, garantizando que todos los esfuerzos estén alineados con los objetivos de la campaña.
• Logística y cadena de suministro: Kanban ayuda a gestionar el flujo de materiales y productos, asegurando que los inventarios se mantengan en niveles ideales y que los artículos se entreguen en el momento correcto.

¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?

Aunque se utilizan mucho (incluso de modo complementario), Kanban y Scrum son visiones bastante distintas. Kanban, por ejemplo, es un método. Scrum, en cambio, es lo que llamamos un framework. ¿No quedó claro? Se lo explico:

Scrum es un marco estructurado, basado en ciclos de trabajo llamados “sprints”. Un sprint es un período fijo, generalmente de una a cuatro semanas, durante el cual debe concluirse una cantidad definida de trabajo. Al inicio de cada sprint, el equipo planifica qué tareas se realizarán y, al final, hay una revisión para evaluar el progreso y ajustar la planificación del siguiente sprint.

Scrum se utiliza mucho en proyectos grandes, como los de los equipos de desarrolladores. La idea es que, al final de cada sprint, presenten el avance del proyecto generando valor para quien solicitó el proyecto y alineando expectativas. Es decir, sin esa sorpresa negativa al final del gran proyecto.

De esta forma, Kanban puede incorporarse como un método para visualizar qué tareas está jalando el equipo y cuáles ya se terminaron a lo largo de los sprints, por ejemplo.

Como Scrum es mucho más complejo, puede leer más sobre el tema en nuestro artículo sobre Scrum (página en portugués).

¿Cuáles son los tres tipos de Kanban?

Aunque el método Kanban se relaciona mucho con una aplicación 100% adaptable a distintos escenarios, existen tres tipos muy comunes, que son:

1- Kanban de producción (o Kanban de fabricación)

Este es el tipo original de Kanban, desarrollado como parte del Toyota Production System (TPS) en la industria manufacturera, que mencioné anteriormente. El Kanban de producción se usa para gestionar el flujo de producción en una fábrica o línea de ensamblaje.

Implica el uso de tarjetas o señales visuales para controlar el flujo de piezas y materiales, garantizando que solo se produzca la cantidad necesaria de productos, evitando el exceso de inventario y reduciendo el desperdicio.

Cada tarjeta Kanban representa un determinado artículo o cantidad de artículos y, cuando una tarjeta se retira de un contenedor o lugar de almacenamiento, señala la necesidad de reponer ese artículo.

2- Kanban de tareas (o Kanban de proyectos)

El Kanban de tareas es una adaptación del método Kanban para gestionar flujos de trabajo en entornos de proyecto, desarrollo de software, gestión de tareas y otras áreas donde el trabajo se realiza por etapas. Actualmente, es el más aplicado por empresas de distintos tamaños.

Para ello, en lugar de piezas físicas, las “tareas” o unidades de trabajo se representan con tarjetas o notas en un tablero visual. Cada tarjeta representa una tarea o elemento de trabajo por realizar, y el tablero visual muestra las columnas que representan las distintas etapas del proceso (por ejemplo, “Por hacer”, “En progreso” y “Concluido”).

Los miembros del equipo mueven las tarjetas por el tablero a medida que trabajan en las tareas, siguiendo los principios de Kanban, como limitar el trabajo en progreso y mantener el flujo constante.

3- E-Kanban

Con la modernización y la digitalización de los procesos de las empresas, kanban también pasó al entorno digital. Hoy es posible contar con softwares de gestión (página en portugués) que apoyan a las organizaciones con un tablero kanban, promoviendo una mejor gestión visual en empresas que necesitan lidiar con empleados en distintas partes del mundo, que trabajan de manera online y asíncrona.

¿Cómo aplicar Kanban en la empresa?

A continuación, armé una guía paso a paso para ayudarle a implementar el método kanban en su empresa:

1- Entienda los conceptos básicos de Kanban

Para empezar, es esencial comprender qué es el método Kanban. En este caso, será importante capacitar tanto a los líderes como a los colaboradores para que todos estén “hablando el mismo idioma”.

Muchas empresas suelen comenzar capacitando a los líderes, y los propios líderes apoyan a los colaboradores. Sin embargo, esto no tiene que ser una regla, ya que es posible contratar una consultoría para ayudar a todos al mismo tiempo, por ejemplo.

2- Defina el proceso actual

Manos a la obra: antes de crear su tablero Kanban, necesita entender cómo fluyen actualmente las tareas en su empresa.

Haga un análisis del proceso actual, identificando las etapas por las que pasa una tarea desde el inicio hasta la conclusión. Esto es fundamental para crear un tablero que refleje el flujo de trabajo real.

Puede, por ejemplo, anotar las etapas en un papel o usar una hoja de cálculo para mapear visualmente el proceso e identificar posibles cuellos de botella que puedan estar retrasando la entrega de las tareas.

3- Cree el tablero Kanban

Con el proceso definido, es hora de armar el tablero Kanban. Elija un lugar visible para todo el equipo, como una pared de la oficina, u opte por un software digital, si prefiere una solución online.

Comience dibujando columnas que representen las etapas de su flujo de trabajo. Inicialmente, manténgalo simple, con columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Concluido”.

Más adelante, puede agregar columnas intermedias para refinar aún más el proceso. Lo importante es que el tablero sea claro y fácil de entender para todo el equipo.

4- Cree y mueva las tarjetas

Ahora, cada tarea o elemento de trabajo debe representarse con una tarjeta. Estas tarjetas deben tener información esencial, como la descripción de la tarea, quién es el responsable y el plazo para su conclusión.

Puede usar la lógica de la Matriz RACI (página en portugués) para definir esa información.

Al principio, puede crear tarjetas para las tareas ya existentes y colocarlas en la columna correspondiente a la etapa actual del trabajo.

A medida que surjan nuevas tareas, deben agregarse en la columna “Por hacer” y, conforme avance el trabajo, mueva las tarjetas por las columnas apropiadas. Este movimiento ayuda a visualizar el avance del trabajo y facilita la identificación de posibles obstáculos.

5- Defina límites de WIP (trabajo en progreso)

Uno de los principios fundamentales de Kanban es limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) para mejorar el enfoque y la eficiencia del equipo. Para implementarlo, defina cuántas tareas pueden estar en cada columna al mismo tiempo.

Si su empresa usa el tablero en el modelo tradicional, el WIP se aplicará solo en la columna del medio, que da seguimiento a lo que se está ejecutando.

Por ejemplo, puede decidir que en la columna “En progreso” solo puede haber hasta tres tareas simultáneamente por persona. Este límite obliga al equipo a finalizar tareas antes de iniciar otras nuevas, evitando que el trabajo se acumule y que el proceso se congestione.

Con el tiempo, puede ajustar esos límites a medida que el equipo se adapte al método.

6- Monitoree y ajuste el flujo de trabajo

Con un tablero más complejo y nuevas columnas agregadas, si es necesario, es importante monitorear regularmente el flujo de trabajo. Observe cómo se mueven las tareas por el tablero e identifique si hay alguna columna donde las tarjetas tienden a acumularse.

Esa acumulación puede indicar un cuello de botella en el proceso.

Realice reuniones cortas y frecuentes con el equipo para revisar el progreso y discutir posibles mejoras. Durante esas reuniones, pueden identificar ajustes necesarios, como cambiar los límites de WIP o agregar nuevas columnas para reflejar mejor el flujo de trabajo.

Este flujo de mejora es continuo y se enfoca en garantizar que Kanban se adapte a la realidad de la empresa.

7- Implemente mejoras continuas

Kanban es un enfoque que incentiva la mejora continua (página en portugués). Esto significa que el proceso nunca está “finalizado”. A medida que recopile información sobre el flujo de trabajo, use esos aprendizajes para optimizar los procesos, ajustar los límites de WIP y mejorar la eficiencia.

Por ejemplo, si percibe que una determinada etapa siempre tarda más que las otras, puede investigar las causas y buscar soluciones para agilizar ese punto.

Adopte una mentalidad de aprendizaje constante y ajuste continuo, manteniendo el tablero Kanban como una herramienta dinámica que evoluciona junto con las necesidades del equipo y de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar Kanban?

El método Kanban ofrece varias ventajas en diversos contextos, sea en la manufactura, el desarrollo de software, la gestión de proyectos u otras áreas donde el flujo de trabajo es importante. De esta forma, algunas de las principales ventajas de utilizar Kanban en la rutina de las empresas incluyen:

1- Mayor control del flujo de trabajo

Kanban ofrece una visión clara y visual del flujo de trabajo, permitiendo que todos los miembros del equipo entiendan en qué punto del proceso están las tareas. Esto facilita la identificación de cuellos de botella y la toma de acciones para mejorar el flujo de trabajo.

Además, al limitar el trabajo en progreso, Kanban ayuda a evitar la sobrecarga de tareas y permite que el equipo mantenga un mayor enfoque en la calidad del trabajo en lugar de en la cantidad.

2- Flexibilidad

Kanban es altamente adaptable y puede aplicarse en distintos contextos y entornos de trabajo. No impone una estructura rígida, lo que permite que los equipos personalicen el método de acuerdo con sus necesidades específicas.

3- Mejora continua

Kanban incentiva la cultura de mejora continua, en la que los equipos buscan constantemente maneras de perfeccionar el proceso de trabajo. Se alienta a los miembros del equipo a identificar problemas e implementar soluciones de forma proactiva.

4- Aumento de la productividad

Al eliminar desperdicios y mejorar la eficiencia, Kanban puede llevar a un aumento de la productividad y a una entrega de valor más rápida a los clientes.

Otro punto es que el enfoque visual de Kanban facilita la comunicación entre los miembros del equipo, pues todos pueden ver lo que está ocurriendo en el proceso de trabajo de forma clara y transparente.

5- Reducción de desperdicios

Kanban fue creado justamente en Toyota, cuando necesitaba ayuda para eliminar el desperdicio de recursos, como tiempo y materiales, al garantizar que solo se realice el trabajo necesario. Como reflejo de eso, la aplicación del método ayuda a reducir el inventario innecesario, evita el retrabajo y ahorra recursos.

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Así, se comunica rápidamente al equipo las tareas que deben realizarse y, después, se da seguimiento a su desempeño con ayuda de los KPIs.

De esta forma, si las cosas no van por buen camino, pueden realizarse cambios rápidamente.