Dashboard de indicadores de desempeño: cómo crear el suyo

Los indicadores clave son métricas esenciales del negocio. Con ellos, la empresa establece adónde quiere llegar, y el dashboard de indicadores de desempeño facilita el camino.

El dashboard reúne todos los KPI (Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño) en un solo lugar y muestra la evolución de distintos procesos, lado a lado.

En este artículo vemos qué es un dashboard de indicadores de desempeño, sus principales beneficios y cómo crear uno para su negocio.

Definición de dashboard de indicadores

El dashboardse abre en una pestaña nueva de indicadores de desempeño es una herramienta que permite monitorear, en tiempo real, el avance y la evolución de demandas y proyectos. Líderes y colaboradores pasan a tener acceso, de forma clara y objetiva, a datos de la gestión y del desempeño de la empresa.

Puede mostrarse en un mural, un tablero, una TV u otro formato, siempre que quede en un lugar de fácil visualización para todos.

Con esta visualización rápida, los colaboradores saben qué está funcionando y qué no. A partir de ahí, los gestores hacen los cambios necesarios para lograr los objetivos establecidos.

La idea del dashboard de KPI es compartir los indicadores que miden el éxito de distintos procesos y dejar claro lo que importa para la gestión. La herramienta promueve el compromiso, optimiza tiempo y recursos y mantiene a todos enfocados en mejores desempeños.

Dashboard y gestión visual

El dashboard de indicadores de desempeño, también llamado tablero de indicadores, permite una gestión visual de la situación de la empresa. La propuesta es que todos los colaboradores sigan la evolución de los esfuerzos y sepan cuánto falta para lograr las metas.

Por eso, ubique el tablero de indicadores en un lugar estratégico, donde todos vean los resultados y los KPI. Esto aumenta el compromiso, porque cada persona percibe con más claridad cómo va su trabajo y el del equipo.

Diferencia entre KPI y dashboard

Los KPI y los dashboards están relacionados, pero tienen finalidades distintas. El KPI es una métrica que se usa para evaluar el desempeño de empresas, departamentos, proyectos o procesos frente a los objetivos. El dashboard es una herramienta visual que muestra las métricas importantes de forma fácil de entender.

Los KPI se eligen para representar aspectos críticos que necesitan mejorar y, en el dashboard, quedan visualmente accesibles para todo el equipo. Un KPI del equipo comercial puede ser la “cantidad de ventas concretadas por mes”, y uno de soporte al cliente, la “tasa de resolución en el primer contacto”.

En el dashboard, estos KPI aparecen con facilidad, con una visión del desempeño actual y del histórico, y los gestores deciden con más información. Los KPI son las métricas individuales que monitorean el desempeño, y el dashboard las compila y presenta en un formato útil y accesible.

Vea 4 ejemplos de KPI:

Lea también: cómo medir indicadores de desempeño: 4 consejos

Beneficios del dashboard de indicadores

El principal beneficio del dashboard es que el equipo ve cómo los objetivos menores contribuyen a los mayores y revisa con rapidez el desempeño de un área que impacta los resultados generales de la organización. Esto ayuda a identificar dónde se están formando los problemas y muestra cómo mejorar metas y estrategias.

Imagine que la empresa quiere aumentar las ganancias anuales en 20%, y el gestor pide al equipo de ventas 30 ventas de un producto nuevo por mes. La mayoría del equipo alcanza las metas, pero las ganancias están estancadas.

En el dashboard, el gestor percibe que la tasa de clientes que vuelven a comprar está cayendo, lo que afecta las ganancias. La conclusión es que el equipo se concentra demasiado en nuevas ventas y deja de cultivar la relación con los clientes existentes. Las estrategias de fidelización pueden ser la salida.

Toma de decisiones basada en datos

Los dashboards dan acceso rápido y fácil a datos importantes, y las empresas deciden con más información y más rapidez. En lugar de suposiciones o intuición, los gestores usan información concreta.

Monitoreo de KPI

El dashboard permite monitorear los indicadores clave en tiempo real. El seguimiento muestra rápidamente las áreas con desempeño por debajo de lo esperado, y el equipo corrige los problemas antes de que se agraven.

Identificación de tendencias y patrones

Al visualizar los datos en un dashboard, es posible identificar tendencias y patrones que no se ven con facilidad en datos brutos. Esto permite prever problemas futuros y encontrar oportunidades de crecimiento.

Mejora de la eficiencia operativa

El dashboard ayuda a identificar ineficiencias, como procesos que toman más tiempo del debido o recursos subutilizados. Con eso, las empresas tienden a mejorar la productividad y la rentabilidad.

Más transparencia y comunicación integrada

Al compartir la información de desempeño con todos los niveles de la organización, los gestores garantizan que todos estén alineados y trabajando por los mismos objetivos.

Foco en el cliente

Además del desempeño interno, los dashboards siguen métricas del consumidor, como satisfacción del cliente, tiempo de respuesta y tasas de retención. Esto mejora las estrategias de atención y fortalece la lealtad de los clientes.

Qué seguir en el dashboard de indicadores

La herramienta adecuada permite configurar cualquier tipo o nivel de datos en un dashboard, como:

• retorno sobre la inversión (ROI);
• desempeño de las tiendas;
• disponibilidad de herramientas;
• atención a los clientes;
• problemas críticos.

También es posible segmentar la información y actualizarla en tiempo real o periódicamente, principalmente si el dashboard viene acompañado de una herramienta de business intelligence.

Por qué usar un tablero de indicadores digital

Antes de ver cómo crear un dashboard de indicadores de desempeño, vale reforzar por qué debe ser digital: el formato amplía la comprensión de todos los empleados. Con un software especializado, es posible armar un tablero interactivo y actualizarlo con más frecuencia. Vea 5 motivos:

Actualización en tiempo real

Los dashboards digitales pueden conectarse directamente a los sistemas de datos de la empresa y actualizar KPI y otras métricas en tiempo real. Gestores y equipos acceden a la información más reciente sin esperar informes periódicos o manuales, y las decisiones salen más rápido, con datos actuales.

Más integración entre los equipos

Los tableros de indicadores digitales facilitan el intercambio de información. Todos los usuarios autorizados acceden al mismo conjunto de datos, lo que mejora la colaboración y la alineación. Esto reduce el riesgo de inconsistencias y malentendidos causados por equipos que trabajan con datos distintos.

Acceso móvil

Muchas plataformas de dashboard están optimizadas para dispositivos móviles, y los usuarios acceden a la información en cualquier lugar y en cualquier momento. El acceso ayuda a equipos remotos, gestores en tránsito y decisiones rápidas fuera de la oficina.

Plataforma intuitiva y agradable

Los dashboards digitales suelen diseñarse pensando en la experiencia del usuario, con gráficos, colores e interactividad que hacen los datos más comprensibles. Esto amplía el compromiso y la posibilidad de decisiones basadas en datos.

Interpretaciones cualitativas

Los KPI suelen ser cuantitativos, pero los dashboards digitales también dan espacio a interpretaciones cualitativas. Los comentarios o notas adjuntos a datos específicos permiten registrar ideas y contextos que los números por sí solos no capturan, y eso enriquece la lectura del desempeño.

Cómo crear un dashboard de indicadores

Ahora que sabe por qué usar un dashboard digital, vea cómo construir el suyo para aumentar la eficiencia del negocio.

Paso 1: Defina los indicadores

El primer paso es seleccionar los indicadores relevantes para el panel, como los ligados a rentabilidad, satisfacción de los clientes y facturación.

Elija bien los KPI. Evite los muy complejos o difíciles de monitorear, y confirme que estén alineados con los objetivos de la organización. Para eso, vea cómo crear indicadores y alinear los KPI con la estrategia.

Paso 2: Elija el tipo de dashboard

Con los KPI en mano, defina el tipo de dashboard. Son 3 opciones:

Dashboard operativo: trata del desempeño de las actividades operativas del negocio, las que mantienen a la empresa funcionando día a día. Puede reunir datos como número de reclamos, total de solicitudes de soporte técnico e índice de ausentismo de los empleados.

Dashboard estratégico: muestra los indicadores de desempeño general del negocio. Suele traer datos relevantes para el equipo ejecutivo, como volumen de ventas anuales y promedio de satisfacción de los clientes en un período más largo.

Dashboard analítico: ofrece una visión más amplia de los datos recopilados, para identificar patrones y tendencias específicas. En un banco, por ejemplo, puede mostrar que 80% de las facturas de tarjeta de crédito se pagan a tiempo y 20% están atrasadas.

A partir de ahí, es posible identificar factores en común, entender las causas del atraso y trazar estrategias para revertir el cuadro.

Con este dashboard, es posible analizar grandes volúmenes de datos para investigar tendencias y prever resultados.

Paso 3: Use gráficos adecuados

La forma de representar los datos de un indicador influye directamente en su interpretación. Evalúe qué aspectos deben aparecer en qué tipos de gráfico en el dashboard de KPI.

Si compara dos indicadores con base en el histórico de cada uno, por ejemplo, los gráficos de barras o de líneas suelen servir mejor que los de torta.

Paso 4: Elija bien los colores

Los colores demasiado fuertes cansan a quien mira, y los colaboradores pueden dejar el panel de lado. Prefiera tonalidades no agresivas y con buen contraste, para ver el límite de cada información en los gráficos.

Opte por un visual limpio, sin elementos innecesarios en el dashboard de gestión.

Paso 5: Incluya alertas

Configure el dashboard para señalar cuándo un indicador está muy lejos de lo esperado o cuándo se alcanza una meta. Así, usted recibe aviso cuando hay un problema en el camino o cuando va en la dirección correcta.

Las alertas señalan la necesidad de actuar, incluso cuando usted u otro colaborador está menos atento.

Cómo armar el dashboard en Stratws

Stratwsse abre en una pestaña nueva es la plataforma de gestión creada por Siteware que reúne los indicadores en un solo lugar. En ella, la funcionalidad llamada Farol es el panel visual de los indicadores, que muestra el resultado en distintas frecuencias, lo compara con los años anteriores y permite analizar escenarios y gestionar riesgos.

Los valores entran por la funcionalidad Planilla, con control de permisos por unidad gerencial, y aparecen en el Farol.