5 herramientas de análisis de causa raíz para guiar la toma de decisiones

Hoy muchas organizaciones están atrapadas en un ciclo interminable de “apagar incendios”: lidian con las consecuencias inmediatas de los problemas, pero sin abordar sus verdaderos orígenes. En ese escenario, el análisis de causa raíz ofrece una cura definitiva para los desafíos corporativos.

El análisis de causa raíz es un enfoque sistemático para identificar las causas fundamentales de los problemas, en lugar de tratar solo los síntomas superficiales. Al llegar a la raíz del problema, el análisis permite a las empresas actuar directamente sobre la solución.

Sin embargo, existen diferentes métodos y herramientas para hacer este análisis.

¿Quiere saber qué herramientas pueden ayudarle a identificar y realizar el análisis de causa raíz de los problemas de su rutina y de su empresa? Siga leyendo y descúbralo.

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Qué es el análisis de causa raíz

El análisis de causa raíz (ACR) es un método utilizado para identificar las causas fundamentales de problemas o fallas en un proceso o sistema, en lugar de tratar solo sus síntomas. El objetivo es comprender los orígenes subyacentes de los problemas para poder implementar soluciones duraderas y evitar que se repitan.

Cuando ocurre un problema, muchas veces es fácil tratar solo los síntomas inmediatos. Sin embargo, si no se comprenden y abordan las causas subyacentes, el problema puede volver a ocurrir. El análisis de causa raíz busca ir más allá de los síntomas evidentes y descubrir los factores que realmente causaron el problema.

El proceso suele implicar recopilar datos, analizarlos para identificar patrones o fallas, identificar las causas subyacentes y, por último, implementar y monitorear soluciones correctivas.

Al abordar el análisis de causa raíz de los problemas, las organizaciones pueden implementar soluciones más eficaces, mejorar procesos, aumentar la satisfacción del cliente y evitar los costos asociados a la repetición de fallas.

• Dentro de Stratws, el software desarrollado por Siteware, es posible usar diversas herramientas de análisis de causa raíz, como el Análisis de Pareto y el Diagrama de Ishikawa. Conozca más →

La diferencia entre causa y efecto

Imagine que se despierta por la mañana y siente que tiene fiebre. Eso es un efecto, ¿verdad? La fiebre es una señal visible de que algo anda mal en su cuerpo. Sin embargo, la fiebre por sí sola no es el verdadero problema. Puede tomar un medicamento para bajar la temperatura, pero si no trata la causa del problema, este puede volver a ocurrir, e incluso peor.

Ahora piense en la causa raíz como el verdadero problema que provoca la fiebre. Puede ser una infección o un virus. Para tratar la fiebre de manera eficaz, es necesario identificar y tratar esa causa raíz.

Llevando esta idea a las empresas, imagine una tienda en línea que empieza a recibir muchos reclamos de clientes que dicen que los productos entregados llegan dañados. Esos reclamos son los efectos de un problema. Para resolverlo, la empresa podría ofrecer reembolsos, pero eso no eliminaría la raíz del problema.

Para encontrar la causa raíz, la empresa necesita investigar más a fondo.

En este escenario hipotético, el problema está en el transporte, donde los productos se manipulan de forma inadecuada. Al identificar la causa raíz, la empresa puede implementar cambios específicos que eviten que los productos lleguen dañados en el futuro y así evitar pérdidas a gran escala.

Ejemplo de uso del análisis de causa raíz

Cuando hablamos de análisis de causa raíz, es muy común que las personas estén acostumbradas a tratar el síntoma y no la causa propiamente dicha. Por eso, desarrollé dos ejemplos similares de una empresa: en uno se trató la raíz del problema, mientras que en el otro se trató el síntoma:

Escenario 1: Identificación de la causa raíz y solución del problema

Imagine una fábrica que enfrenta un problema recurrente de baja productividad en una de sus líneas de producción. Tras un análisis detallado, el equipo de gestión descubre que la principal causa raíz de este problema es la falta de mantenimiento preventivo de las máquinas, que se detenían más de lo debido.

Esto provocó paradas frecuentes de producción por averías inesperadas de las máquinas. Como solución, la empresa implementa un riguroso programa de mantenimiento preventivo durante los fines de semana, para que las máquinas sean inspeccionadas y mantenidas con regularidad.

Como resultado, la productividad de la línea aumenta de forma significativa y las paradas no programadas durante el horario de trabajo se reducen drásticamente.

Escenario 2: Tratamiento solo de los síntomas

En otra empresa, que también enfrenta problemas de productividad en una línea de producción, la gerencia decide simplemente aumentar el número de empleados en la línea para compensar la baja productividad.

Aunque esto puede mejorar temporalmente las cifras de producción, no resuelve el problema subyacente. Con el tiempo, los costos laborales aumentan y la eficiencia general de la operación sigue comprometida por la causa raíz sin resolver, que puede ser, por ejemplo, un proceso de manufactura inadecuado o la falta de capacitación apropiada para los empleados.

Cuándo realizar un análisis de causa raíz

El análisis de causa raíz es una técnica utilizada para identificar el origen fundamental de los problemas o fallas, con el objetivo de resolver no solo los síntomas, sino también las causas subyacentes.

Si un problema específico sigue ocurriendo a pesar de los intentos de corrección, es una señal clara de que las soluciones anteriores abordaron solo los síntomas superficiales y no las causas fundamentales.

Además, cualquier evento que genere una pérdida significativa, ya sea de seguridad, calidad, tiempo o costo, debe analizarse en profundidad para evitar que se repita. Esto puede incluir accidentes de trabajo, fallas de equipos críticos o grandes errores de producción.

Del mismo modo, al revisar y optimizar procesos existentes, el análisis de causa raíz puede utilizarse para identificar cuellos de botella, ineficiencias o riesgos que no son evidentes a primera vista.

Cómo funcionan las herramientas de análisis de causa raíz

Las herramientas de análisis de causa raíz funcionan de forma diferente unas de otras. En general, siguen un flujo que parte de la definición del problema, la verificación de los motivos, la búsqueda de soluciones y la planificación estratégica y táctica, y llega al seguimiento de los resultados.

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Para visualizarlo mejor, este es el orden del proceso de análisis de causa raíz, en términos generales:

• definir el problema;
• identificar las posibles causas;
• verificar las causas reales;
• proponer una solución al problema;
• implementar la solución;
• analizar los resultados.

En el ámbito de la alta dirección, los análisis de causa y efecto se aplican generalmente a las desviaciones de las metas, para identificar los factores principales que llevaron al resultado no alcanzado en ese período.

Al tratar las causas de la desviación, los gestores intentan mantener la meta cerca del valor que se debe alcanzar y, por lo tanto, alineada con las expectativas de la compañía. Así, la metodología puede ayudar a optimizar los procesos y a mejorar los resultados.

5 principales herramientas de análisis de causa raíz

Existen diversas herramientas de análisis de causa raíz del problema, cada una con sus particularidades. Reunimos las cuatro principales, consideradas las más usadas en el mercado por empresas de diversos tamaños y sectores: Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa (espina de pescado), Método de los 5 Porqués y Hoja de verificación.

Corresponde al equipo definir cuáles son las más adecuadas para aplicar en su realidad.

Al final de la aplicación de cualquiera de estas herramientas, es importante analizar si resolvió el problema. Así, es posible replicar el proceso en diferentes situaciones.

Véalo (en portugués):

1. Diagrama de Pareto

El Diagrama de Paretose abre en una pestaña nueva es un ejemplo práctico de herramienta de análisis de causa raíz que permite identificar y seleccionar los elementos responsables de un gran efecto en la mejora de los procesos, siguiendo la relación: el 80% de los resultados es causado por el 20% de los factores.

Ese es el concepto del análisis de Pareto: 80/20.

Desde la óptica de la identificación de problemas, puede afirmarse que el 80% de los problemas puede resolverse tratando el 20% de las causas.

Por lo tanto, para crear un Diagrama de Pareto se debe:

1. Identificar una meta que no se alcanzó en un período determinado;
2. Levantar los posibles problemas que provocaron la desviación de la meta;
3. Asignar la frecuencia con que aparecen o su grado de relevancia;
4. Ordenar los datos de forma decreciente según la frecuencia y la importancia;
5. Calcular el porcentaje de cada elemento y crear una nueva columna con el porcentaje acumulado de la serie;
6. Crear un gráfico donde las columnas representen la frecuencia y la línea el porcentaje acumulado;
7. Seleccionar los problemas que, con los porcentajes sumados, representan el 80% de los factores.

Puede conocer más sobre esta metodología de causa raíz leyendo estos artículos de nuestro blog:

• Cómo hacer un diagrama de Pareto y aplicarlo en su negociose abre en una pestaña nueva
• Entienda todo sobre el análisis de Paretose abre en una pestaña nueva

Si desea ejecutar esta metodología para el análisis de causa raíz y la toma de decisiones, descargue nuestra herramienta:

2. Diagrama de Ishikawa

El Diagrama de Ishikawase abre en una pestaña nueva, también conocido como Diagrama de Causa y Efecto o Diagrama de Espina de Pescado, es una herramienta gráfica muy utilizada para el análisis de problemas.

Por su forma jerárquica, permite agrupar y visualizar varias causas consideradas el origen de un problema. También puede ayudar a identificar una oportunidad de mejora, además de sus efectos sobre el desafío o el resultado.

En su estructura de análisis de causa y efecto para identificar la causa raíz del problema, la construcción del Diagrama de Ishikawa sigue estas etapas:

1. Determinar el problema que se va a analizar;
2. Recopilar información sobre el problema;
3. Realizar con el equipo una lluvia de ideas sobre el problema, enumerando posibles causas, tanto primarias como secundarias;
4. Identificar las causas más pertinentes y agruparlas según las 6M;
5. Proponer soluciones para las causas identificadas, designando a una persona responsable de implementar la solución.

Vea un análisis de causa raíz con este ejemplo de cómo hacer un diagrama de Ishikawa:

Cuáles son las 6 categorías de Ishikawa (las 6M)

Otro detalle importante para aprender a hacer el análisis con el diagrama de Ishikawa es emplear las 6 categorías definidas por Ishikawa, conocidas como las 6M:

• Método: ¿cómo afecta al problema la manera en que se realiza el trabajo?
• Máquina: ¿cómo influyen en el problema los equipos utilizados en el proceso?
• Medición: ¿cómo influyen en el problema las métricas usadas para medir el avance de la actividad?
• Medio ambiente: ¿cómo impacta en el problema el entorno en que se desarrolla la actividad?
• Material: ¿cómo actúan sobre el problema la calidad y el tipo de los materiales utilizados?
• Mano de obra: ¿cómo influyen en el problema las personas involucradas en la actividad?

Recuerde: estas son solo algunas de las posibles categorías para analizar con ayuda del gráfico de Ishikawa.

Al usar la metodología de investigación de espina de pescado en la búsqueda de calidad en los procesos, usted debe definir sus propios conceptos, basados en las especificidades de su negocio.

En esta herramienta de análisis de causa raíz, el problema es una forma de identificar procesos no optimizados y establecer una rutina de mejora continua en la empresa.

3. Método de investigación de los 5 Porqués

La herramienta de calidad de los 5 Porquésse abre en una pestaña nueva es la más simple de las presentadas, pero no por eso menos eficiente. Parte del principio de profundizar en torno a una cuestión, tratando de extraer la causa raíz más profunda del problema.

Se usa mucho cuando se desea mejorar la calidad de las entregas de un negocio y mejorar continuamente los procesos.

Fue creada en los años 50 por Taiichi Ohno, que trabajaba en Toyota y percibió la necesidad de mejorar la calidad de los productos de la empresa para atender las necesidades de los clientes.

Este método de análisis de causa raíz se ejecuta preguntando por qué ocurre determinado problema, de manera consecutiva, cinco veces.

Después de 5 preguntas, en promedio, Ohno creía llegar a la verdadera causa raíz del desafío, y podía tomar medidas para eliminarla y crear un proceso que garantizara la excelencia de las entregas.

La aplicación de la herramienta de calidad de los 5 Porqués está indicada especialmente para problemas con pocas variables. Cuando se vuelven más complejos, es necesario evaluar otros factores. En ese punto, este método deja de ser suficiente.

4. Hoja de verificación

La hoja de verificaciónse abre en una pestaña nueva es otra herramienta de análisis de causa raíz muy popular en el mundo empresarial. Básicamente, es un formulario que estandariza la recopilación de datos de una empresa, y facilita análisis más profundos.

Siteware preparó para usted una plantilla de hoja de verificación 100% gratuita. Descárguela ahora:

Esta herramienta puede utilizarse en diferentes escenarios, como:

• identificar la causa raíz de un problema;
• facilitar el conteo de artículos en un inventario o en una línea de producción;
• llevar el control de los servicios;
• implementar una cultura de mejora continuase abre en una pestaña nueva en la empresa.

Vea un ejemplo de hoja de verificación:

5. FCA

El Hecho, Causa y Acción (FCA) es una metodología sistemática de análisis de causa raíz utilizada para rastrear las causas subyacentes de fallas o problemas, especialmente en contextos donde la precisión y la confiabilidad son cruciales, como la industria y la ingeniería.

El proceso comienza con la identificación clara y detallada del problema en cuestión.

Después de identificar el problema, entra en juego la recopilación de datos. Esta etapa es fundamental porque la calidad y la profundidad del análisis dependen en gran medida de la precisión y la amplitud de los datos recopilados. Los datos pueden incluir registros de operación y de mantenimiento, lecturas de sensores, informes de incidentes y cualquier otra información que pueda aclarar el problema.

Con los datos en mano, sigue un análisis preliminar.

Esta fase consiste en examinar la información recopilada para identificar patrones, anomalías o condiciones específicas que puedan estar vinculadas a la falla. A partir de ese análisis, se genera una lista de causas potenciales. Son, en esencia, hipótesis sobre lo que pudo haber causado el problema.

Cada causa potencial se somete luego a una prueba rigurosa para verificar su validez. Esto puede incluir una variedad de métodos, desde experimentos controlados y simulaciones hasta análisis de datos más profundos o revisiones de literatura técnica. El objetivo es confirmar si cada causa potencial puede llevar de manera realista al problema observado.

Ventajas de usar herramientas de análisis de causa raíz

Implementar herramientas de análisis de causa raíz ofrece ventajas valiosas a cualquier empresa. Algunas de ellas son una mejor alineación de los objetivos corporativos entre los colaboradores, un mejor enfoque en el motivo del problema, agilidad para resolver desafíos y estandarización para evaluar causas y efectos.

Conozca mejor los grandes beneficios que esta práctica ofrece a los negocios:

• Alineación: los impedimentos para alcanzar los resultados se abren a la discusión con todo el equipo;
• Profundidad: como el análisis no es superficial en ningún caso, es mayor la probabilidad de que el equipo se concentre en la causa real;
• Estandarización: los análisis siguen un mismo guion de ejecución.

Cómo priorizar los problemas que se van a resolver

Para priorizar los problemas que se resolverán tras la identificación y el análisis de causa raíz, pueden usarse otras herramientas, como la matriz de priorización de decisiones, conocida como matriz GUTse abre en una pestaña nueva. Es muy simple y fácil de usar, y debe emplearse siempre que tenga muchos problemas por resolver y no sepa por cuál empezar.

La matriz, creada por Charles Kepner y Benjamin Tregoe en 1981, sigue siendo muy útil y vigente.

Para usarla, utilice la tabla siguiente para asignar una nota a cada problema, de cero a cinco, según 3 criterios:

• gravedad del problema;
• urgencia de resolverlo;
• tendencia del problema a agravarse.

Conozca mejor cada uno de los criterios del diagrama de toma de decisiones:

• Gravedad: para este concepto, es necesario definir cuánto afectarán las consecuencias del problema al logro de los objetivos estratégicos de la empresa y a la seguridad de las personas y de la comunidad.
• Urgencia: ¿qué ocurrirá si el problema no se resuelve de inmediato? ¿Es posible esperar o se paralizarán las operaciones? ¿Existe un plan de contingencia? Considere estos factores para definir la rapidez con que debe resolverse el problema.
• Tendencia: ¿qué tan probable es que el problema empeore cada vez más si no se resuelve pronto? ¿La tendencia es que la operación de la empresa se vuelva cada vez más difícil?

Cómo asignar notas a cada criterio de la matriz GUT

Con base en esos criterios, asigne notas siguiendo esta escala de 1 a 5:

1. No es un problema urgente ni grave, no causa daños inmediatos.
2. Poco urgente, poco grave, y el agravamiento ocurrirá a largo plazo.
3. Urgente y grave, y se agravará a mediano plazo.
4. Muy urgente y también muy grave, y debe empeorar en poco tiempo.
5. Extremadamente urgente y grave en la misma medida. Debe solucionarse antes de que empeore.

Coloque las notas en la matriz de decisión, multiplique los números y obtenga el resultado. El más alto corresponde al problema que debe solucionarse primero.

Cuáles son los principales desafíos del análisis de causa raíz

1. Identificación de síntomas frente a causas reales: uno de los mayores desafíos es diferenciar los síntomas de un problema de sus causas reales. Muchas veces, los equipos pueden concentrarse en resolver los síntomas inmediatos sin abordar las cuestiones subyacentes que causan el problema.
2. Complejidad e interconexión de las causas: algunos problemas son el resultado de varias causas interconectadas, lo que puede dificultar la identificación de todas las causas fundamentales. La complejidad de los sistemas y procesos puede ocultar las relaciones de causa y efecto.
3. Datos e información insuficientes: la falta de datos confiables o detallados puede impedir un análisis preciso. Sin información suficiente, puede ser difícil identificar las causas reales o validar las hipótesis.
4. Sesgos y supuestos: el sesgo personal, los supuestos incorrectos y la resistencia al cambio pueden influir en el análisis y llevar a conclusiones erróneas. Los equipos pueden tener dificultad para cuestionar sus propias creencias o pueden evitar señalar problemas que reflejan negativamente sus propias prácticas.
5. Falta de habilidades o conocimiento: el análisis de causa raíz puede exigir habilidades específicas, como pensamiento crítico, conocimiento técnico y experiencia con metodologías de análisis. La falta de estas habilidades en el equipo puede dificultar un análisis eficaz.

Cómo potenciar los resultados de las herramientas de análisis de causa raíz

Para potenciar la implementación de las herramientas de análisis de causa raíz es necesario contar con tecnología. Un gran ejemplo es el software de gestión de proyectos, que reúne diversos sistemas de gestión corporativa, basándose en datos concretos y en tiempo real.

Un sistema de gestión empresarial es ideal para visualizar el estado de toda la cartera de clientes, gestionar el portafolio de la compañía y monitorear el cumplimiento de plazos y metas de los cronogramas.

Todo esto mediante informes completos, con indicadores de desempeño centralizados en un solo lugar. Al medir con regularidad el avance de los resultados (o su retroceso), es posible tomar decisiones de manera ágil y precisa para elevar el desempeño del equipo.

Es decir, este sistema contribuye a un mejor uso de las herramientas de análisis de causa raíz, al proporcionar resultados y estadísticas esenciales para identificar cuellos de botella en los procesos o en las actividades que realiza el equipo.

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