Diagrama de Pareto: qué es, cuáles son sus beneficios y cómo usarlo

El Diagrama de Pareto se utilizó por primera vez en 1941. Desde entonces, esta herramienta se ha destacado en el mundo corporativo por su capacidad de identificar relaciones de causa y efecto, lo que ayuda a encontrar la causa raíz de los problemasse abre en una pestaña nueva para poder resolverlos.

Esta afirmación cobra aún más relevancia al tratarse de una técnica estadística que, al identificar qué procesos pueden llevar al éxito de un emprendimiento, facilita la toma de decisiones.

En ese escenario, se convirtió en una de las herramientas de calidad indispensables para líderes y gerentes enfocados en resolver los dolores de la rutina.

Si siente que el desempeño de su empresa no es satisfactorio, continúe leyendo este artículo. Así descubrirá:

• qué es el diagrama de Pareto;
• cómo funciona esta herramienta;
• para qué sirve;
• cuándo usar el diagrama de Pareto;
• un paso a paso para elaborar uno para su negocio.

¡Siga leyendo y conózcalo!

¿Qué es el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto es una herramienta que utiliza recursos gráficos para establecer una proporción de 80/20 y concluir sobre la relación entre diferentes situaciones.

La lógica es que, normalmente, el 80% de los problemas ocurre por el 20% de las causas. Es decir, si usted resuelve sus principales dolores de cabeza, el 80% de los problemas quedará resuelto.

Vea estos ejemplos de la ley de Pareto:

• el 80% de los reclamos de clientes proviene del 20% de los productos o servicios;
• el 80% de los retrasos en las entregas parte del 20% de los posibles motivos de retraso;
• el 80% de la facturación de la empresa proviene del 20% de su fuerza de trabajo;
• el 80% de su utilidad proviene del 20% de sus productos o servicios;
• el 80% del costo total de su inventario proviene de solo el 20% de los productos.

Por eso, el Diagrama de Pareto es una herramienta útil para la toma de decisiones y la asignación eficiente de recursos, pues ayuda a dirigir los esfuerzos hacia las causas de mayor impacto y maximiza el retorno sobre la inversión.

Esto se debe a que el liderazgo sabe que invertir en resolver un problema que ha generado el 80% de los inconvenientes agilizará y potenciará las acciones.

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¿Quién creó el Diagrama de Pareto?

El Análisis de Pareto surgió a partir de una observación del economista italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX. Él concluyó que el 80% de la riqueza de Italia provenía de solo el 20% de la población.

Al continuar con sus investigaciones, Pareto descubrió que esto también ocurría en otros países. Siguiendo esa lógica, podemos llevar este análisis al universo empresarial.

En la década de 1940, Joseph Juran documentó y reconoció formalmente el diagrama para el mundo empresarial. Así surge el principio que recibe otros nombres, como “Principio 80/20” o “Regla de Pareto”.

¿Para qué sirve el Diagrama de Pareto?

El objetivo principal de la regla 80/20 es priorizar las demandas que deben tratarse primero en un contexto determinado.

Al usar un diagrama de Pareto, su empresa puede identificar, por ejemplo, sus principales grupos de problemas internos, para crear un plan de acciónse abre en una pestaña nueva que los resuelva.

Además, esta herramienta considera el número de ocurrencias y su probabilidad de ocurrencia, así como la magnitud del impacto de cada problema o punto de mejora identificado.

Así, al usar esta herramienta, su empresa puede trabajar de forma más inteligente e intuitiva, dejando de lado acciones sin foco y de poco impacto.

Como toda buena estrategia, es importante mantener un diálogo entre todos en la organización, pues las decisiones deben tomarse de manera colectiva.

Funciona de manera similar a la Matriz GUTse abre en una pestaña nueva, que, por medio de la gravedad, la urgencia y la tendencia, le ayuda a identificar cuáles son los problemas que deben priorizarse.

¿Cuándo usar el diagrama de Pareto en su empresa?

Esta herramienta debe utilizarse cuando es necesario establecer las prioridades de la empresa. Es decir, para identificar qué se debe resolver primero y qué puede dejarse para después sin causar grandes problemas o pérdidas, maximizando los resultados mediante las acciones más prácticas.

También puede aplicarse en los casos en que es necesario identificar la frecuencia de ciertas ocurrencias, como muchos reclamos de clientes.

En este escenario en particular, la herramienta ayuda a descubrir cuáles son las principales causas y, a partir de ahí, desarrollar un plan de acción.

¿Cuáles son los beneficios del diagrama de Pareto?

El principal beneficio de la regla 80/20 es identificar las prioridades de su negocio.

Por eso se utiliza mucho en las empresas cuando se quiere hacer un control de calidad de los productos y servicios. Pero también es esencial para mejorar la toma de decisiones.

Tenga en cuenta que, cuando un gerente tiene un panorama completo de los problemas que enfrenta y prioriza su resolución, es mucho más fácil evitar posibles crisis y crear estrategias más acertadas.

Cuando se sabe qué actitudes llevan a un objetivo determinado, la acción se concentra solo en esas actitudes y elimina las acciones “irrelevantes”.

Si el mayor objetivo de una empresa es, por ejemplo, mejorar la relación con su público objetivo en la difusión de la marca, no descubrir quién es ese público y qué busca puede afectar el número de ventas.

Utilizar esta metodología, en ese caso, consiste en segmentar la clientela. Es decir, listar quiénes son sus clientes en el orden en que más consumen o más se comunican con su empresa y, a partir de ahí, crear acciones dirigidas a ellos.

En la práctica, esto minimiza los esfuerzos, ayuda a mejorar el brainstormingse abre en una pestaña nueva y la interacción del equipo, reduce la cantidad de recursos invertidos en lo innecesario y genera resultados más rentables.

¿Cómo funciona el diagrama de Pareto en la gestión empresarial?

Para entender cómo funciona el diagrama de Pareto en su gestión empresarial, es importante saber que, al analizar el gráfico, existen dos tipos de defectos. Son: los pocos vitales y los muchos triviales.

Los pocos vitales están relacionados con un grupo pequeño de problemas que resultan en grandes e importantes pérdidas.

Por otro lado, están los muchos triviales, que pertenecen al grupo de muchos problemas que acarrean pocas pérdidas. La herramienta sirve para identificar estos dos tipos y orientar la toma de decisiones.

De esta forma, uno de los beneficios de aplicar el diagrama en la gestión es que la herramienta ayuda a encontrar cuáles son esos dos grupos. Esto ayuda a crear una prioridad al momento de resolverlos, por medio de una matriz GUT, por ejemplo.

¿Cómo hacer un diagrama de Pareto? Paso a paso simple

Vea cómo hacer un diagrama de Pareto en 5 pasos muy prácticos:

1. Defina su objetivo

El primer paso para construir el Diagrama de Pareto es definir claramente su objetivo, es decir, qué desea lograr a partir de un hecho.

Puede elegir este problema a partir de la frecuencia de las ocurrencias, por ejemplo.

Algunas ideas que puede elegir para ayudarle a resolver diferentes tipos de problemas:

• Eliminar desperdicios en algún sector;
• Reducir los costos operativos del negocio;
• Equilibrar los niveles de inventario;
• Minimizar los índices de reclamos de clientes;
• Mejorar el clima organizacional de la empresa.

2. Recopile los datos

Con el objetivo de su diagrama bien delimitado, debe reunir la mayor cantidad posible de información y datos sobre él.

Por ejemplo: si busca las razones del aumento de reclamos y cancelaciones de clientes, es esencial listar y reunir toda la información que se tiene al respecto.

Luego, haga un análisis con base en un período determinado.

Lo ideal es que ese plazo no sea demasiado corto, ya que eso puede distorsionar los datos. Por eso, se recomienda que sea de, como mínimo, cuatro meses, según la situación.

La lógica es recopilar todos los datos relacionados con la acción para ayudarle en la construcción del diagrama.

3. Categorice los problemas

Retomando el ejemplo recién citado, que es encontrar los problemas que generan reclamos de clientes, es importante separar los problemas encontrados por categorías, como las fallas en la atención y los problemas con el producto o servicio en sí.

Esta medida hace que el análisis de datos sea mucho más ágil y preciso. Puede ayudarle a concluir que el 20% de un determinado reclamo conduce al 80% de todas las quejas presentadas, por ejemplo.

4. Elabore una tabla con los datos

Después de reunir toda esta información para su principio de Pareto, es necesario trasladarla a una tabla.

Sabiendo de esta necesidad, ponemos a disposición exclusiva de nuestros lectores una hoja de cálculo totalmente automatizadase abre en una pestaña nueva (en portugués) para ayudar en la construcción del análisis.

En esta tabla, debe registrar todos los problemas encontrados, todas sus posibles causasse abre en una pestaña nueva y el porcentaje acumulado que esto representa. El siguiente paso es ordenar la tabla en orden decreciente.

Enseguida, es necesario agregar una columna que determine el porcentaje acumulado de cada ocurrencia.

5. Encuentre el 20% que corresponde al 80% de los resultados

Con los datos en mano y fácilmente visibles por medio de la tabla (o de un gráfico), basta analizar con qué frecuencia se repite cada problema. Con eso, debe medir qué tipo de impacto tiene en los resultados de la empresa.

Las conclusiones son tan útiles que, en el caso analizado, es posible identificar el tipo de cliente que más consume su producto o servicio y el perfil que más reclama.

Con este tipo de información es posible planificarse abre en una pestaña nueva y estrategias de intervención, buscando minimizar los factores que influyen en esas quejas.

Además, por ejemplo, cuando descubre qué público corresponde al 80% de sus ventas, tiene en sus manos una información valiosa y estratégica.

Si le quedó alguna duda, vea el video a continuación (en portugués) para ver cómo utilizar esta herramienta en la práctica:

¿Y después de identificar la lógica de los problemas?

Después de identificar la causa principal que genera la mayor parte de los problemas en un contexto empresarial, utilizando el Diagrama de Pareto, el siguiente paso es desarrollar e implementar una estrategia eficaz de resolución de problemas.

La herramienta de los 5 porquésse abre en una pestaña nueva, por ejemplo, le ayudará a llegar a la causa raíz de ese problema específico, y eso permitirá que su equipo actúe sobre un problema y no sobre un síntoma.

Al determinar que los reclamos de sus clientes ocurren porque la atención tiene largos tiempos de espera, puede buscar aumentar el número de agentes, por ejemplo.

Luego, utilice el brainstorming con su equipo para desarrollar soluciones potenciales para la causa principal.

Considere soluciones creativas y fuera de lo convencional, pero también sea pragmático sobre lo que es viable dentro de las limitaciones de recursos de la empresa.

Con otras herramientas, como la Matriz GUTse abre en una pestaña nueva, priorice las mejores soluciones para resolver su problema.

Posteriormente, desarrolle un plan de acciónse abre en una pestaña nueva detallado para implementar la solución elegida. Defina metas claras, plazos, responsabilidades y los recursos necesarios.

Asegúrese de que el plan sea realista y tenga hitos claros para monitorear el progreso.

Limitaciones y cuidados al usar el Diagrama de Pareto

El Diagrama de Pareto es una herramienta robusta para identificar y priorizar problemas pero, como cualquier herramienta, tiene limitaciones.

Al adoptarlo en procesos de toma de decisiones, es esencial estar al tanto de sus posibles desafíos y proceder con cautela. Estas son algunas limitaciones y precauciones asociadas:

1. Generalización de la regla 80/20: aunque la famosa regla 80/20 es un buen punto de partida, es una generalización. En algunas situaciones, la distribución puede ser 70/30, 90/10 u otra combinación. Es crucial no aferrarse rígidamente a esta proporción, sino enfocarse en la idea principal de que una minoría de las causas puede llevar a la mayoría de los problemas.
2. Descuidar los problemas “pequeños”: el hecho de que algo no esté en la parte superior del Diagrama de Pareto no significa que deba ignorarse por completo. Algunas causas “menores” pueden ser síntomas de problemas mayores subyacentes o pueden crecer en importancia con el tiempo.
3. Dependencia excesiva de datos pasados: el Diagrama de Pareto se basa en datos históricos. Si bien esos datos ofrecen información valiosa, no siempre pueden predecir tendencias futuras ni cambios emergentes en el entorno de negocios.
4. Interpretación superficial: la simple identificación de las principales causas de un problema no es suficiente. Los gerentes deben profundizar para entender por qué ocurren esas causas y cómo pueden resolverse de verdad.
5. Uso aislado de otras herramientas: el Diagrama de Pareto es aún más eficaz cuando se usa junto con otras herramientas de análisis, como el Diagrama de Ishikawase abre en una pestaña nueva. Usarlo de forma aislada puede llevar a una visión unilateral de los problemas.
6. Falta de actualización: los entornos empresariales son dinámicos. Los problemas y sus causas pueden cambiar con el tiempo. Por eso, es vital revisar y actualizar el Diagrama de Pareto con regularidad.

Integrando el Diagrama de Pareto con otras herramientas de calidad

El Diagrama de Pareto, por sí solo, es poderoso para identificar y priorizar problemas. Sin embargo, su eficacia se amplía cuando se combina con otras herramientas de calidad.

Veamos cómo se integran con el Diagrama de Pareto el Diagrama de Ishikawa y el Ciclo PDCAse abre en una pestaña nueva:

1- Diagrama de Pareto y Diagrama de Ishikawa:

Después de usar el Diagrama de Pareto para identificar los principales problemas, puede utilizarse el Diagrama de Ishikawase abre en una pestaña nueva para investigar sus causas raíz. Este diagrama, con su estructura en forma de espina de pescado, ayuda a categorizar y detallar las posibles causas de un problema específico.

El Diagrama de Pareto destaca “qué” necesita atención, mientras que el Diagrama de Ishikawa investiga “por qué” ocurre el problema, lo que ofrece un entendimiento más profundo de las cuestiones.

2- Diagrama de Pareto y Ciclo PDCA:

El ciclo PDCAse abre en una pestaña nueva, también conocido como ciclo de Deming, es una metodología de mejora continua que involucra cuatro etapas secuenciales: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act).

Cada etapa cumple un papel crucial en la identificación y solución de problemas, así como en la implementación de mejoras.

Al inicio del ciclo PDCA, en la fase de Planificar, la empresa debe recopilar datos sobre el problema que desea resolver. Estos datos pueden incluir quejas de clientes, defectos de productos, retrasos en los procesos, entre otros.

Con esta información en mano, la empresa puede utilizar el diagrama de Pareto para categorizar y priorizar esas causas. En este caso, el diagrama de Pareto ayuda a identificar cuáles son las causas que más contribuyen al problema, lo que permite que la empresa concentre sus esfuerzos en las causas principales, que representan la mayor parte del impacto.

Próximos pasos

Como se puede notar, el paso a paso para hacer un diagrama de Pareto es bastante simple. Aunque la teoría parezca compleja, no se necesitan grandes habilidades ni conocimientos para ponerla en práctica.

Esto se vuelve aún más simple cuando se cuenta con una aplicación de sistema de planificación estratégica, que ayuda a aumentar, involucrar e impulsar sus resultados, con recursos visuales que mejoran el despliegue estratégico de la empresa.

Con este sistema de gestión empresarial, usted hace el seguimiento del desempeño corporativo, el monitoreo y la centralización de todos los indicadores, con foco en la toma de decisiones.

Entonces, si busca un software que tenga todas estas características y que además ayude en la creación del principio de Pareto, necesita conocer Stratwsse abre en una pestaña nueva. Permite a los gerentes organizar.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Diagrama de Pareto?+−

El Diagrama de Pareto es una herramienta gráfica que ayuda a identificar qué causas son responsables de la mayor parte de los problemas o resultados en un contexto. Se basa en la idea de que, en general, una minoría de las causas (cerca del 20%) responde por la mayor parte de los efectos (cerca del 80%), lo que permite a los gerentes enfocarse donde hay más impacto.

¿Qué es la Regla 80/20 en el Diagrama de Pareto?+−

Afirma que el 80% de los efectos viene del 20% de las causas. En el contexto empresarial, esto puede significar, por ejemplo, que el 80% de los reclamos viene del 20% de los productos, o que el 80% de la utilidad viene del 20% de los servicios.

¿Quién creó el Diagrama de Pareto?+−

La base teórica surgió con el economista italiano Vilfredo Pareto, a principios del siglo XX, al observar que la mayor parte de la riqueza de Italia estaba concentrada en una minoría de la población. Décadas después, en la década de 1940, Joseph Juran llevó este principio al universo de la calidad y la gestión, estructurando el uso del gráfico y popularizando la expresión “Principio 80/20” o “Regla de Pareto”.

¿Cuándo usar el Diagrama de Pareto en la empresa?+−

- Definir prioridades entre varios problemas existentes;- Entender qué causas responden por la mayor parte de las ocurrencias (por ejemplo, reclamos de clientes);- Decidir dónde concentrar recursos y acciones de mejora para generar más resultado con menos esfuerzo.