Cómo usar la matriz GUT o matriz de priorización de procesos

Es probable que en su rutina haya un gran volumen de demandas marcadas como “urgentes”. Es más común de lo que usted piensa. Para ayudar a priorizar esas tareas, le presentamos la matriz GUT.

Las empresas la utilizan para clasificar actividades, iniciativas y proyectos.

Un estudio publicado en la revista European Academic Researchse abre en una pestaña nueva (en inglés) evidenció el uso de la Matriz GUT como herramienta de apoyo a la planificación estratégica, que permite a los equipos evaluar alternativas de forma sistemática y con base en criterios claros, en lugar de tomar decisiones reactivas.

Para las empresas que gestionan múltiples frentes de mejora al mismo tiempo, esta estructura de priorización se vuelve aún más valiosa: transforma la lista de problemas en un plan de acción ordenado y rastreable.

Esto evidencia que el uso de la matriz GUT puede mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos de toma de decisiones en diferentes escenarios.

¿Quiere saber más? En este artículo explicamos por qué la matriz GUT es una de las grandes aliadas de los gestores y de todo el equipo en la gestión de la calidadse abre en una pestaña nueva.

¿Qué es la matriz GUT?

La matriz GUT, también llamada matriz de priorización de procesos, es una herramienta de gestión usada para priorizar la resolución de problemas, la toma de decisiones o las acciones en una empresa o proyecto.

La idea es que, al usar el mismo parámetro para todas las acciones, el equipo pueda priorizar cuál es más urgente en relación con las demás.

Para entender mejor la matriz, conviene explicar que el nombre GUT es un acrónimo derivado de las palabras Gravedad, Urgencia y Tendencia, que son los criterios que usa la propia matriz para evaluar y clasificar los problemas o tareas.

En la matriz usamos números del 1 al 5, donde 1 es poco y 5 es mucho impacto.

Entienda mejor cada uno de esos criterios:

1. Gravedad: se refiere al impacto que el problema puede causar si no se resuelve. Los problemas con consecuencias serias para la empresa, como pérdida de clientes, daño a la reputación o problemas legales, reciben una puntuación más cercana a 5, por ejemplo.
2. Urgencia: indica con qué rapidez es necesario resolver el problema. Los problemas relacionados con el tiempo, que exigen acción inmediata para evitar consecuencias negativas, se consideran urgentes y reciben una puntuación más alta en este criterio.
3. Tendencia: se refiere a la evolución o repetición del problema con el paso del tiempo si no se toma ninguna acción. Los problemas que tienden a empeorar rápidamente o que crecen en escala reciben una puntuación más alta en tendencia.

Ejemplo de clasificación de tareas con distintas gravedad, urgencia y tendencia en la matriz GUT:

Como puede ver, la matriz GUT permite visualizar claramente cuáles opciones son más favorables frente a cada criterio y cuáles tienen compensaciones (trade-offs) más significativas.

En la tabla anterior, por ejemplo, las tareas 4 y 1 son las que deben ser prioridad para el equipo.

¿Cuándo surgió la matriz GUT?

La matriz GUT fue creada por Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe en 1981 y, por eso, también es conocida como matriz Kepner-Tregoe entre los más técnicos. Hoy es una de las herramientas más utilizadas para priorizar tareas y se aplica en la gestión de la calidad.

Debido a que sus parámetros pueden usarse en cualquier proyecto o tarea, la matriz de priorización suele integrarse con otros métodos de gestión de la calidad, como el ciclo PDCAse abre en una pestaña nueva, en la fase de planificación estratégica, el análisis SWOT o incluso con otras herramientas, como el 5W2Hse abre en una pestaña nueva, para dar más prioridad al construir un plan de acción para cada problema.

¿Cómo funciona la matriz GUT?

A continuación detallamos cada una de las tres letras de la matriz GUT:

1. Gravedad

La letra “G” se refiere a la Gravedad del problema que se está evaluando.

Para entender si debe recibir una nota alta o baja, usted debe analizar el impacto o la intensidad que presenta la situación en cuestión. Esto dará una noción cuantitativa y cualitativa de cómo el problema puede reflejarse en la empresa.

Como estándar, se considera la siguiente escala:

1. sin gravedad;
2. poco grave;
3. grave;
4. muy grave;
5. extremadamente grave.

Cuando hay una falla de pago en línea en un e-commerce, por ejemplo, es un problema de gravedad máxima.

Sin embargo, el mismo problema en una caja de supermercado, donde hay otras cajas funcionando, es menos grave, pues no impedirá que ocurra el proceso de compra: “solo” perjudicará la experiencia del cliente de forma temporal.

2. Urgencia

La Urgencia está relacionada con el plazo y el tiempo necesarios para resolver el problema. Es decir, considera el período y la rapidez para solucionarlo.

Una situación con una fecha límite (deadline) ajustada, por ejemplo, tendrá mayor urgencia que otra con un plazo de entrega más largo.

De este modo, usted puede usar la escala de la siguiente forma:

1. puede esperar;
2. poco urgente;
3. urgente, merece atención a corto plazo;
4. muy urgente;
5. necesidad de acción inmediata.

3. Tendencia

El tercer criterio para definir las prioridades de los problemas listados en la matriz GUT es la Tendencia. Este criterio se refiere al patrón de repetición o empeoramiento del problema con el paso del tiempo.

En este caso, una situación que podría agravarse tendrá más peso que otra que, aunque urgente, no empeorará con el tiempo.

Es el caso, por ejemplo, de una campaña de marketing con alguna información incorrecta. La lógica es que, cuanto más se difunda, mayor es la probabilidad de que el mensaje impacte a las personas de forma equivocada.

Tenga presentes los siguientes criterios:

1. no cambiará;
2. empeorará a largo plazo;
3. empeorará a mediano plazo;
4. empeorará a corto plazo;
5. empeorará rápidamente.

¿Cómo armar una matriz GUT paso a paso?

1. Identifique los problemas

Primero, enumere todos los problemas, tareas o acciones que deben resolverse.

Esta es una lluvia de ideas inicial, así que incluya todo lo que se le ocurra, sin preocuparse todavía por la priorización.

En un primer momento, tener muchas acciones para priorizar puede parecer caótico, pero contar con esta visión de conjunto aportará parámetros que ayudarán a definir qué hacer primero según el grado de impacto.

2. Aplique los criterios GUT

El segundo paso es aplicar los tres criterios a cada problema, tarea o acción listada. Un problema en la línea de producción, por ejemplo, puede tener gravedad 3, urgencia 4 y tendencia 3.

• Gravedad: la importancia del problema. Cuanto más grave, mayor el impacto negativo si no se resuelve. Califique de 1 a 5, siendo 5 extremadamente grave.
• Urgencia: la necesidad de tiempo. Evalúe con qué rapidez es necesario actuar. Califique de 1 a 5, siendo 5 extremadamente urgente.
• Tendencia: el potencial de empeoramiento del problema con el tiempo. Si no se hace nada, ¿el problema aumenta? Califique de 1 a 5, siendo 5 un problema que se agrava muy rápidamente.

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3. Calcule los niveles de cada demanda

Para cada ítem, multiplique los valores asignados a Gravedad, Urgencia y Tendencia (G x U x T). El resultado será el puntaje (score) del problema, tarea o acción. Ese puntaje ayudará a determinar la prioridad de cada ítem.

Un problema con gravedad 4, urgencia 3 y tendencia 2, por ejemplo, tiene un puntaje de 24 (4 x 3 x 2).

4. Organice la priorización

Ordene los problemas, tareas o acciones de mayor a menor puntaje. Los de puntajes más altos deben atenderse primero, pues representan los problemas más críticos que necesitan atención inmediata.

En cambio, los de puntaje más bajo pueden ponerse en cola, para ejecutarse a continuación.

5. Cree el plan de acción

Para los ítems de mayor prioridad, desarrolle un plan de acción detallado. Debe incluir qué se hará, quién será responsable, qué recursos serán necesarios y un cronograma con fecha final.

Esto dará visibilidad a la conclusión del problema de mayor puntaje y también ayudará a definir un plazo para que se ejecuten los demás problemas.

Como algunos querrán más tiempo de planificación, esto también los ayudará.

Lea más: Plan de acción: cómo armar uno en 7 pasos para una empresase abre en una pestaña nueva

6. Monitoree y ajuste lo que sea necesario

Después de implementar las acciones, es crucial monitorear el progreso y hacer ajustes según sea necesario. Esto puede incluir reevaluar los puntajes GUT de los problemas no resueltos o agregar problemas a la lista.

Consejos útiles:

• Sea objetivo al evaluar Gravedad, Urgencia y Tendencia. Esto ayuda a mantener la consistencia.
• Reevalúe periódicamente la lista de problemas y la Matriz GUT, especialmente después de resolver algunos de los problemas más críticos, pues las prioridades pueden cambiar.
• Comuníquese con claridad con el equipo o los stakeholders sobre cómo se tomaron las decisiones de priorización y manténgalos al tanto del progreso.

Ejemplos de matriz GUT

Ejemplo 1: Departamento de TI de la empresa

• Situación: El sistema de gestión de la empresa presenta fallas recurrentes.
  • Gravedad (5): Las fallas del sistema pueden causar pérdida de datos y afectar a todos los departamentos.
  • Urgencia (5): La corrección es necesaria de inmediato para evitar perjuicios.
  • Tendencia (4): Si no se corrige, el problema puede agravarse y afectar otros sistemas integrados.
  • Puntaje GUT: 5 x 5 x 4 = 100

Ejemplo 2: Gestión de proyectos en una agencia de marketing

• Situación: Un cliente está insatisfecho con los plazos de entrega.
  • Gravedad (4): La insatisfacción del cliente puede resultar en la pérdida de negocios futuros.
  • Urgencia (5): La situación debe resolverse en el próximo proyecto.
  • Tendencia (3): Si no se trata, la reputación de la agencia puede verse perjudicada.
  • Puntaje GUT: 4 x 5 x 3 = 60

¿Cuáles son los beneficios de usar la matriz GUT?

Hasta aquí ya quedó claro que la matriz GUT es vital para la toma de decisiones en la gestión de proyectos o en otros contextos organizacionales, ¿verdad?

Como complemento, los beneficios incluyen:

• priorización: permite priorizar problemas u oportunidades según su importancia y urgencia. Esto ayuda a garantizar que el equipo concentre sus esfuerzos en los aspectos más críticos de la situación;
• comunicación asertiva: ofrece una visualización clara de los problemas y oportunidades, facilitando la comprensión y la discusión de los próximos pasos;
• alineación de objetivos: al identificar claramente las metas de alta prioridad, la matriz GUT ayuda a garantizar que todos en el equipo trabajen hacia los mismos objetivos, lo que puede llevar a una colaboración más eficiente.

En resumen, esta es una herramienta poderosa para ayudar a los gestores a priorizar sus acciones, comunicar los objetivos y asegurar su alineación, lo que lleva a resultados más eficientes y efectivos.

Si llegó hasta aquí, sabe que la matriz GUT de priorización es un método simple, que puede usarse en cualquier momento en la organización.

Además, la metodología puede adaptarse a las necesidades específicas de cada situación y se integra fácilmente con otras herramientas de gestión de la calidad.

En todo caso, es importante prestar atención al desarrollo de cada etapa para que surjan resultados realmente positivos en la mejora de los procesos. Y, claro, la participación y la integración del equipo también son esenciales para que el método sea provechoso.

Si desea impulsar su gestión, contar con un sistema de planificación estratégica que ayude a aumentar, comprometer e impulsar los resultados del negocio puede ser un diferencial para el desempeño corporativo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la Matriz GUT?+−

Es una herramienta de priorización que clasifica problemas, demandas o proyectos con base en tres criterios: Gravedad, Urgencia y Tendencia. Cada criterio recibe una nota (1 a 5) y el puntaje final se obtiene por multiplicación (G × U × T), indicando lo que requiere acción prioritaria.

¿Cómo armar una Matriz GUT en la práctica?+−

Paso 1 - Enumere los problemas o demandas. Paso 2 - Asigne notas de 1 a 5 a cada criterio (G, U, T) por ítem. Paso 3 - Calcule el puntaje: G × U × T. Paso 4 - Ordene los ítems por el valor resultante (mayor = mayor prioridad). Paso 5 - Genere planes de acción (5W2H, PDCA) para los ítems prioritarios.

¿Cuándo y dónde aplicar la Matriz GUT?+−

- Gestión de la calidad, resolución de problemas y no conformidades;- Planificación estratégica, proyectos y riesgos;- Evaluación de oportunidades o decisión entre iniciativas competidoras;- Aplicaciones personales u operativas que requieren una definición clara de prioridades.