Mejora continua: qué es, principales herramientas y consejos para implementarla

Con un mercado en constante transformación y consumidores cada vez más exigentes con lo que las marcas tienen para ofrecer, es natural que las empresas busquen implementar la mejora continua en sus procesos, productos y servicios para mantenerse competitivas y relevantes.

Si aún no sabe qué es el ciclo de mejora continua ni cómo puede potenciar la facturación de un negocio, siga leyendo y conozca todo sobre ella.

El PDCA es una de las metodologías para aplicar la mejora continua en los procesos. Preparamos para usted una plantilla 100% gratuita. Descárguela ahora:

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua, desde el punto de vista organizacional, es un conjunto de acciones ininterrumpidas para perfeccionar procesos, productos y servicios. Esto significa que la empresa mide y analiza la forma en que realiza sus tareas, en busca de fallas, retrasos y cuellos de botella que se puedan resolver, lo que lleva a más eficiencia y productividad.

No es difícil entender qué es la mejora continua si la ve como una búsqueda constante de oportunidades de perfeccionamiento y una filosofía incorporada a la cultura organizacional.

Lea más: Conozca los 8 mejores softwares de gestión empresarial para líderes TOP

¿Cuál es el principio de la mejora continua?

Para Edward Demingse abre en una pestaña nueva, considerado el gran maestro de la mejora continua, su principio es practicar la calidad desde el inicio de la elaboración de un producto o de la entrega de un servicio, a lo largo de todas las etapas. Así se elimina la necesidad de una inspección final, que detecta las fallas cuando ya ocurrieron.

Además, según él, se debe establecer una constancia de propósito centrada en la mejora, de modo que la organización sea competitiva y económicamente sostenible.

¿Cuál es el principal objetivo de la mejora continua?

El principal objetivo de la mejora continua es permitir que la empresa realice sus actividades siempre de la mejor manera posible, generando más valor para el cliente final. Permite evaluar de forma constante la calidad de los productos y de los procesos internos para identificar cuellos de botella, reducir desperdicios y aumentar la eficiencia.

¿Cuáles son los pilares fundamentales de la mejora continua?

Los principales pilares del perfeccionamiento operativo en las empresas son: continuidad, porque es un proceso cíclico; cultura organizacional, porque para implementar la mejora es necesario que todos los niveles jerárquicos de la compañía piensen y actúen así; y beneficios para todos, pues debe impactar positivamente en todas las áreas.

Consideramos como primer pilar la cultura organizacional, porque solo es posible desarrollar una mirada crítica y constructiva si todos entienden la importancia de evitar errores y mejorar procesos. De esta forma, los otros pilares se pueden construir sobre una base sólida y estructurada.

Además de estos tres, vea cuáles son los demás pilares fundamentales de la mejora continua:

• estandarización de procesos;
• conocimiento técnico;
• estrategia;
• procesos;
• personas;
• métodos y herramientas para identificar y comprender los problemas.

¿Cuáles son los principales tipos de mejora continua?

Los principales tipos de mejora continua son: mejora continua de procesos, que mapea todas las operaciones internas; de productos, que analiza la eficiencia y la calidad de la producción; y de servicios, enfocada en mejorar la calidad del trabajo entregado.

Conozca mejor los principales tipos de perfeccionamiento continuo:

• mejora continua de procesos: el foco está en mapear los matices de procesos internos específicos para corregir fallas y hacer cambios capaces de optimizarlos.
• mejora continua de productos: el objetivo es evaluar constantemente los productos y hacer cambios que los vuelvan más eficientes.
• mejora continua de servicios: la intención es mejorar la calidad de los servicios ofrecidos a los clientes.

Ventajas de implementar la mejora continua en la administración de negocios

Las ventajas de implementar un proceso de mejora de procesos, productos o servicios son numerosas, como mayor estímulo al trabajo en equipo, onboarding más fácil de nuevos colaboradores, aumento de la productividad, reducción de costos y mejor gestión de riesgos. Sin olvidar la mayor facturación, que es consecuencia de las acciones realizadas.

Destacamos aquí algunos de los principales motivos para adoptar esta cultura en la gestión diaria de la organización.

1. Mayor estímulo al trabajo en equipo

Para impulsar este proceso de perfeccionamiento, es necesario que los colaboradores sepan y estén dispuestos a trabajar en equipo de forma colaborativa.

Reunir profesionales con diferentes competencias y puntos de vista ayuda a tener más claridad sobre los problemas enfrentados y a encontrar las soluciones más eficaces.

2. Onboarding más fácil de nuevos colaboradores

Con la implementación de las herramientas de mejora se logra estandarizar procesos. Esto favorece el onboardingse abre en una pestaña nueva de nuevos talentos, que podrán ejecutar sus tareas de acuerdo con los estándares de calidad y las metodologías definidas previamente.

3. Aumento de la productividad

El ciclo de mejora continua contribuye a que los equipos sean más productivos, haciendo más con menos.

La productividad en su empresa puede verse afectada por diversos factores. Vea algunos de ellos:

Vea también: Metas de productividad: qué son y cómo definirlas con 5 consejos fundamentales

4. Reducción de costos

Hablando de “hacer más con menos”, el perfeccionamiento continuo permite identificar mejor los cuellos de botella, lo que contribuye a una disminución significativa de los costos operativos.

5. Mejor gestión de riesgos

Dedicarse a promover un proceso de mejora es también una forma de gestionar mejor los riesgos, lo que permite que la empresa los asuma de manera más calculada, previsible y prudente.

¿Cuáles son las principales herramientas para promover la mejora continua?

Existen varias herramientas que puede utilizar para promover el crecimiento, el perfeccionamiento y la innovación constante de los procesos, productos y servicios de su empresa: Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio), Matriz BASICO, Kaizen (lean manufacturingse abre en una pestaña nueva), Diagrama de Ishikawa, Ciclo PDCA, entre otras.

Puede ser que ya conozca o haya oído hablar de algunas de estas herramientas de mejora continua que mostraremos a continuación. Siga leyendo y vea cómo pueden ayudar a potenciar su negocio.

1. Business Process Management (BPM)

El Business Process Management, o Gestión de Procesos de Negocio, es una herramienta que permite analizar los procesos más relevantes de una empresa y descubrir cómo conducirlos de manera más eficiente y eficaz.

Para ello, se mapean los procesos mediante flujogramas con el objetivo de identificar puntos de mejora.

Después, los flujogramas se rediseñan, corrigiendo las fallas encontradas. Se realiza un seguimiento continuo de cada operación y, si es necesario, se vuelve a diseñar.

Con la herramienta de BPM se visualizan con más claridad las tareas, sus responsables y las entradas y salidas de cada etapa del proceso.

2. Matriz BASICO

En esta herramienta de mejora, los procesos se analizan a partir de 6 criterios que forman el acrónimo BASICO (en portugués):

• Benefícios (beneficios para la empresa);
• Abrangência (alcance);
• Satisfação (satisfacción de los empleados);
• Investimentos (inversiones necesarias);
• Cliente externo (cliente externo);
• Operacionalização (operacionalización).

Asigne una nota de 1 a 5 a cada criterio para definir qué mejoras deben implementarse con prioridad.

3. Mejora continua y Kaizen

El Kaizen es una de las herramientas del lean manufacturing. Esta metodología se desarrolló en Japón a comienzos de la década de 1950 como una forma de intentar reconstruir el país, que estaba devastado al final de la Segunda Guerra Mundial.

Hoy, mejora continua y Kaizen son prácticamente sinónimos, ya que existe una enorme relación entre ambos. Esto se debe a que Lean es utilizado por distintos tipos de empresas y procesos.

Kaizen significa “cambio para mejor”. Sirve para promover la mejora continua personal, profesional y empresarial, y sigue la filosofía de que mañana siempre puede ser mejor que hoy.

Para aplicar el Kaizen, se debe:

• enfocarse en la eliminación de desperdicios y en la generación de valor;
• estandarizar los procesos;
• contar con un equipo bien capacitado;
• utilizar los materiales solo cuando sea necesario;
• optimizar el uso de los equipos.

4. Diagrama de Ishikawa

El Diagrama de Ishikawase abre en una pestaña nueva es una herramienta cuyo objetivo es encontrar la causa raíz de los problemas. Para ello, se analizan las 6 M:

• Método
• Material
• Mano de obra
• Máquina
• Medición
• Medio ambiente

La intención es entender cómo cada uno de estos 6 aspectos contribuye al problema en cuestión. Puede ser que su modelo de negocio no contemple las 6 M. Por eso, puede hacer las adaptaciones necesarias.

Si desea saber más, no deje de ver nuestra plantilla de Diagrama de Ishikawa:

5. Ciclo PDCA

Otra herramienta clásica para promover la mejora continua es el Ciclo PDCAse abre en una pestaña nueva. Consiste en 4 etapas que deben conducirse de forma cíclica para mejorar constantemente un determinado proceso de negocio.

Las etapas son las siguientes:

• PLAN: planificar objetivos y metodologías para enfrentar los problemas;
• DO: poner el plan en práctica, implementando las soluciones;
• CHECK: verificar si los resultados obtenidos con la implementación de las mejoras están de acuerdo con lo esperado;
• ACT: hacer los ajustes necesarios con base en lo observado durante la verificación.

Si desea saber más, no deje de ver nuestra plantilla del Ciclo PDCA.

¿Cómo se relaciona Six Sigma con la mejora continua?

Six Sigma es una metodología estructurada que se relaciona intrínsecamente con la mejora continua, al proporcionar un marco sistemático para optimizar procesos mediante la eliminación de defectos y variaciones y la mejora del desempeño operativo en las organizaciones. La relación entre Six Sigma y la mejora continua puede explorarse desde diversas perspectivas:

1. Foco en la calidad y en la reducción de defectos

Six Sigma busca reducir la cantidad de defectos y errores en un proceso a un nivel mínimo, específicamente a menos de 3,4 defectos por millón de oportunidades.

2. Enfoque basado en datos

Six Sigma utiliza un enfoque fuertemente basado en datos y estadísticas para identificar problemas e implementar mejoras, garantizando que las decisiones se fundamenten en información concreta y no en suposiciones.

3. Metodología DMAIC

El ciclo DMAICse abre en una pestaña nueva de Six Sigma ofrece una estructura para la mejora continua, y permite que las organizaciones identifiquen problemas, analicen causas raíz, implementen mejoras y garanticen que esas mejoras sean sostenibles a largo plazo.

¿Cómo hacer mejora continua en su empresa?

Se puede hacer mejora continua siguiendo este paso a paso: mapear cada detalle de sus procesos actuales; encontrar la causa raíz de los problemas; analizar indicadores de desempeño; proponer soluciones; planificar e implementar los cambios; evaluar constantemente los resultados; y estandarizar los cambios que fueron más eficientes.

Conozca mejor cada etapa para implementar con éxito el proceso de mejora continua en su empresa.

1. Mapee sus procesos actuales

El mapeo es una práctica que permite identificar problemas y oportunidades de mejora en los procesos analizados.

Para ello, debe definir el inicio y el fin del proceso, además de todas las actividades intermedias y las opciones del flujo de tareas según las decisiones que se tomen.

Con esto, puede crear un diagrama de procesos.

Lea también: ¿Qué es un workflow? Descubra para qué sirve y cómo utilizarlose abre en una pestaña nueva

2. Encuentre la causa raíz de los problemas

Para mejorar procesos, productos o servicios, es necesario combatir la causa raíz de los problemas que impiden su buen desempeño.

Esto se puede hacer tanto con el Diagrama de Ishikawa como con la metodología de los 5 porquésse abre en una pestaña nueva.

Vea este video de nuestro canal de YouTube (en portugués) y aprenda a encontrar la causa raíz de un problema.

3. Analice indicadores de desempeño

Los KPI son herramientas valiosas que ofrecen una visión más clara y objetiva sobre el desempeño de los aspectos que desea mejorar en el negocio.

Para entender mejor cómo usar los indicadores, no deje de conocer una de las herramientas de indicadores de desempeño presentes en el mercado. Son fundamentales para todo el proceso de mejora dentro de la organización.

Si desea saber más, descargue nuestro material y vea excelentes consejos para elegir el mejor software de gestión de indicadoresse abre en una pestaña nueva.

4. Proponga soluciones y planifique cómo se implementarán

Después de entender los problemas identificados, proponga las soluciones más adecuadas y cree un plan de acción para implementarlas, con plazos, metas y responsables de las actividades.

5. Implemente los cambios

En el siguiente paso, ponga en práctica lo que se definió en el plan de acción. Una opción es implementar soluciones a menor escala, a modo de prueba.

Así, si los resultados parecen positivos, amplíe poco a poco el alcance de los cambios hasta llegar al punto deseado.

6. Evalúe los resultados obtenidos

Evalúe los resultados obtenidos después de la implementación de las soluciones. La intención es verificar si todo está dentro de lo esperado y si hay necesidad de ajustes.

Estandarización de los procesos para la mejora continua

El concepto de mejora continua es vital para el crecimiento y la eficiencia de las organizaciones. Herramientas como el ciclo PDCA, como vimos, son ampliamente utilizadas para identificar oportunidades de mejora e implementarlas de forma eficaz.

Sin embargo, para garantizar que esas mejoras sean sostenibles y estén integradas a las operaciones diarias de la empresa, es esencial estandarizarlas. En este contexto entra en escena el método SDCAse abre en una pestaña nueva (Standardize-Do-Check-Act).

El SDCA es una extensión del PDCA, enfocada en la estandarización de las mejoras. Mientras que el PDCA se utiliza para planificar y probar cambios, el SDCA se aplica para consolidar esos cambios y garantizar que pasen a formar parte de la rutina operativa.

Exploremos cada etapa del SDCA:

Standardize (Estandarizar)

Esta es la etapa adicional y crucial que diferencia al SDCA del PDCA. Después de identificar una mejora y probarla con éxito mediante el PDCA, la siguiente etapa es estandarizarla. Esto implica crear procedimientos y directrices claros que definan cómo debe implementarse la mejora de forma consistente.

La estandarización asegura que todos en la organización entiendan la nueva forma de trabajar y la adopten en sus rutinas diarias. Esto puede incluir la actualización de manuales de procedimientos, la capacitación de empleados y la comunicación clara de las nuevas prácticas a todas las partes relevantes.

Do (Hacer)

En esta fase, la mejora estandarizada se implementa a gran escala. Es el momento de poner en práctica los nuevos procedimientos y asegurarse de que se cumplan. La fase “Do” en el SDCA consiste en la aplicación consistente de las nuevas prácticas en toda la organización.

Check (Verificar)

Al igual que en el PDCA, la fase “Check” implica evaluar los resultados de la implementación. Aquí, la organización debe monitorear de cerca los procesos para asegurar que la estandarización se esté cumpliendo y verificar si se están alcanzando los resultados esperados.

Esta etapa puede incluir la recopilación de feedback, el análisis de datos y la observación directa de los procesos.

Act (Actuar)

Finalmente, en la fase “Act”, la organización toma acciones con base en los resultados de la fase “Check”. Si la estandarización funciona bien y trae los resultados deseados, la práctica se refuerza y se mantiene.

Si hay problemas o áreas de mejora, se hacen ajustes. Esta fase es crucial para garantizar que la estandarización no solo se implemente, sino que también se perfeccione continuamente.

Mejora continua: ejemplos para inspirarse

Para cerrar esta guía, traemos algunos casos exitosos de implementación de perfeccionamiento continuo para inspirarse.

Ejemplos de mejora continua

1. Strauss Coffee

Un ejemplo práctico viene de Strauss Coffee, gigante del sector cafetero con operaciones en más de 10 países. Socia de Siteware desde 2017, la empresa implementó Stratws para escalar su programa de excelencia operacional. En pocos días, logró identificar desvíos importantes, sustituyendo la reactividad por acción inmediata.

Con 17.708 indicadores monitoreados y 868 unidades de negocio en gestión activa, Strauss dejó de discutir resultados para enfocarse en las causas raíz. Para el CFO Hilel Kremer, la mayor ganancia fue la alineación entre departamentos y niveles jerárquicos, prueba de que la mejora continua, con la herramienta correcta, se vuelve cultura.

Vea aquí el caso completo de Strauss Coffee.

2. Toyota

3. Berneck

4. Manserv

¿Quedó claro para usted la importancia de mejorar continuamente los procesos empresariales? Los ejemplos anteriores son bastante esclarecedores y sin duda lo orientarán.

¿Cómo dar el primer paso en el proceso de mejora?

El primer paso para implementar una cultura de mejora en su empresa es contar con un sistema de planificación estratégica cuyo objetivo sea recopilar, almacenar y analizar los resultados de los procesos actuales y futuros de la compañía.

El seguimiento integrado del desempeño corporativo y de sus respectivos indicadores es uno de los grandes motivos para utilizar un sistema de gestión empresarial. Además, permite realizar análisis en un solo lugar, agilizando la toma de decisiones y haciéndola más precisa.

Stratwsse abre en una pestaña nueva es un software especialmente desarrollado para que usted cree, analice y comparta sus indicadores de desempeño, lo que es de gran valor para quien desea mejorar sus procesos.

Vea otras ventajas de esta herramienta, que hicieron que fuera elegida por más de mil empresas y utilizada por más de 180 mil colaboradores:

• integrar personas, operación y estrategia;
• encontrar oportunidades de mejora;
• gestionar reuniones y el portafolio de proyectos;
• aumentar la productividad;
• compartir KPI con agilidad y transparencia;
• potenciar la gobernanza corporativa;
• compartir información con agilidad y transparencia;
• usar la meritocracia y la gestión visual para motivar y gestionar equipos;
• emplear las principales metodologías de planificación estratégica, como BSC, OKR y SWOT;
• gestionar riesgos y analizar escenarios;
• facilitar el intercambio de información y la comunicación entre departamentos.

Preguntas frecuentes

¿Qué metodologías se pueden usar para la mejora continua?+−

Las más conocidas incluyen PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), Kaizen, Lean Manufacturing, Six Sigma y 5S. Cada metodología tiene herramientas y técnicas propias, pero todas comparten el objetivo de promover una evolución constante.

¿Cómo implementar la mejora continua en la empresa?+−

1- Mapear y documentar los procesos actuales.2- Definir indicadores de desempeño.3- Identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.4- Aplicar herramientas como PDCA o Kaizen.5- Monitorear resultados y estandarizar lo que funcionó.6- Repetir el ciclo para nuevas mejoras.