Qué es el proceso de onboarding y los 7 pasos para implementarlo

La llegada de nuevos colaboradores a una empresa es uno de los momentos más importantes para las organizaciones y para todos los involucrados. Una presentación exitosa es fundamental para que el nuevo integrante entienda cómo funcionan los procesos y lo ayuda a adaptarse más rápido. Por eso el proceso de onboarding es tan importante.

Pero, ¿conoces realmente qué es el proceso de onboarding? ¿Sabes cómo implementarlo en tu organización?

En este contenido conocerás los detalles de este proceso, tan importante para las empresas. Además, verás los 7 pasos principales para ponerlo en práctica ahora mismo y aprovechar todas sus ventajas.

¡Sigue leyendo y entérate!

Mira también: Employee Experience: qué es y cómo implementarla en tu empresa

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding es una serie de acciones organizadas por las empresas para que los nuevos colaboradores contratados sean recibidos e integrados con sus compañeros y con el ambiente de trabajo.

De esa forma, las personas logran tener una visión de los equipos de la empresa, a quién pueden acudir si necesitan apoyo, qué herramientas tienen a su disposición y cómo funcionan los procesos diarios.

Este proceso se compone de diferentes tareas que involucran a todas las áreas, con especial protagonismo del departamento de RR. HH.

Además, es importante destacar que este proceso no se limita a la primera semana de contacto de un nuevo colaborador. La integración y el onboarding de nuevos empleados comienzan el día en que se publica la oferta de empleo y llegan hasta el momento en que la persona queda establecida en su puesto.

La parte burocrática de la contratación, como la solicitud de documentos y la firma de contratos, es un paso común en cualquier empresa, tenga o no el proceso de onboarding implementado en su cultura.

Recuerda: ¡la primera impresión es la que queda! Por eso, desde el primer día de trabajo ya debes ofrecer una excelente bienvenida.

Así, implementar una serie de pasos de este proceso lo antes posible es fundamental para ayudar a cada nuevo integrante en el inicio de su camino.

Las empresas que realizan un buen proceso de onboarding logran mantener a sus talentos en sus equipos por más tiempo y, además, contribuyen a un clima organizacional más saludable.

¿Cuál es la ventaja de aplicar el proceso de onboarding en las empresas?

Además de mantener el foco en retener a colaboradores y talentos dentro de la organización, el proceso de onboarding trae una serie de ventajas, impulsadas por el equipo de gestión de personas, como:

• Colaboradores mejor preparados para la rutina de la empresa;
• Comprensión de la cultura de la empresa antes de iniciar sus tareas;
• Promoción de una cultura organizacional saludable;
• Motivaciónse abre en una pestaña nueva extra de los colaboradores para desempeñar un buen papel;
• Alineación de expectativas entre empresa y colaborador;
• Menor rotaciónse abre en una pestaña nueva de personas en los puestos;
• Agilidad en la adaptación de los nuevos colaboradores;
• Mejor integración entre los nuevos integrantes y los colaboradores más antiguos.

Paso a paso para implementar un proceso de onboarding eficiente

A continuación, un paso a paso completo con todas las acciones que debes cumplir durante el proceso de onboarding:

1. Envía un correo animado para confirmar la contratación

Hoy, el principal medio para confirmar la aprobación en un proceso de selección es el correo electrónico, más incluso que la llamada telefónica, con la información importante para comenzar a trabajar en la empresa. Sin embargo, una acción no excluye a la otra. Si tu RR. HH. busca más humanización, pero quiere mantener las cosas formales y profesionales, se pueden aplicar las dos acciones.

En ese caso, llama para dar la noticia y envía después el correo de confirmación, con la información necesaria para que el colaborador inicie su proceso de onboarding.

Además de todos los detalles fundamentales, como fecha y hora de inicio, conviene usar gifs y emojis que representen la alegría de contar con la nueva persona en el equipo de la empresa.

Esta animación, justo en el momento del anuncio de la contratación, ya genera en el colaborador una sensación positiva de bienvenida y le da la seguridad de que será acogido de forma positiva.

2. Prepara una serie de reuniones con los líderes de la empresa

Por supuesto, cada colaborador necesita saber qué actividades se le exigirán en su día a día. Pero, para que tu proceso de onboarding sea un éxito, es necesario presentar antes cómo funciona cada uno de los sectores de tu empresa, dándole una visión más general.

Por eso, arma con cada uno de los líderes de los equipos una presentación. Debe mostrar cuál es el trabajo específico de su departamento dentro de la empresa y cómo las diferentes áreas se relacionan para alcanzar el mismo objetivo estratégico general.

Prepara también un calendario de reuniones entre los gerentes y los nuevos contratados. Así, todos pueden comenzar a trabajar sabiendo cuál es el papel de cada equipo en la empresa. Además, ya conocen a parte del equipo, que son los representantes de cada departamento.

3. Haz que el primer día sea mágico

¿Recuerdas cómo fue tu primer día de trabajo en las empresas por las que pasaste?

Puede que no haya sido nada espectacular, pero si quieres lograr todas las ventajas que un buen proceso de onboarding puede ofrecer, debes entender que lo ideal es ofrecer un día memorable a tus nuevos colaboradores.

Para eso, trabaja en dejar listos varios puntos, como:

• Ten todo preparado para el inicio del trabajo: desde la cuenta de acceso al correo corporativo hasta el inicio de sesión en las herramientas importantes que se usarán en el día a día, todo debe estar anotado y entregado al nuevo colaborador;
• Entrega un kit de bienvenida: el material de trabajo debe ser provisto por la organización, pero la manera en que se entrega influye mucho en la impresión que queda durante el proceso de onboarding. Crea un buen kit de bienvenida. Puede incluir camisetas, tazas, bolígrafos, stickers, etc.;
• Presenta la empresa: hacer un recorrido y pedir que todos los colaboradores saluden a los recién llegados es una excelente manera de presentar cada detalle de la empresa y a las personas que forman parte de ella.

4. No exijas “trabajo duro” de entrada

Un error muy común en las empresas es exigir mucho trabajo desde los primeros días del nuevo colaborador. Incluso hay organizaciones que ya el primer día piden alguna tarea, pero el foco debe ser la integración del nuevo empleado.

Aunque se trate de alguien con experiencia en el mercado, necesita adaptarse. Debe conocer los objetivos principales de su puesto y entender qué papel puede cumplir para ayudar a sus compañeros.

Y solo un proceso de onboarding bien enfocado y sin distracciones puede lograrlo.

¿Quieres conocer otro proceso de RR. HH. que ayuda a retener talentos? Cuenta con un buen plan de sucesión en tu empresa.

5. Pide feedback sobre todo lo que se hace durante el proceso de onboarding

¿Los nuevos contratados evaluarán adecuadamente tu empresa desde el primer día?

Probablemente no. Pero si dejas abiertos algunos canales para un feedback honesto, estarán más dispuestos a presentar soluciones a problemas que ni siquiera habías notado.

El proceso de onboarding crea una nueva perspectiva. No tengas miedo de preguntar a los nuevos contratados qué han visto de positivo o negativo hasta el momento. De ese modo, se sentirán escuchados y tendrás acceso a posibles mejoras necesarias.

Esto también demuestra que las opiniones se toman en cuenta en tu empresa, lo que eleva la moral y el sentimiento de importancia de los colaboradores dentro de la organización.

Mira cómo dar feedback de la manera correcta:

6. Trabaja el pasado y el futuro de la empresa

Durante el proceso de onboarding, recuerda trabajar con el pasado y la historia de la empresa. Esto servirá para que el nuevo colaborador entienda cómo llegó la organización a donde está y cuánto esfuerzo costó.

Además, presenta también los próximos pasos y el futuro de la empresa: ¿expandirse internacionalmente, crecer en número de empleados o crear un nuevo software?

Así, además de conversar con los líderes de cada equipo, reserva un tiempo en el proceso de onboarding para una inmersión en la historia de la empresa.

7. Promueve una capacitación personalizada

Un movimiento común (y que normalmente puede ser un error) es volver rígido el proceso de onboarding. La lógica debe ser que cada llegada sea personalizada, ya que personas de sectores distintos necesitarán conocimientos distintos.

En ese escenario, será importante mapear las necesidades de cada persona y qué habrá que invertir en una capacitación de llegada.

Consejos para un onboarding exitoso

La llegada de nuevos colaboradores es un momento importante para la empresa y también para ellos, que deberán adaptarse a su nueva rutina profesional. En ese caso, el mejor consejo es personalizar siempre el proceso de onboarding, ya que cada persona tendrá necesidades distintas. Además, hay acciones comunes que suelen funcionar, como:

1. Distintos recorridos

El onboarding es un momento de varias conexiones: con la cultura de la empresa, con los compañeros de trabajo y con el propio ambiente organizacional. Por eso, es importante construir distintos recorridos, para que el colaborador pueda conectarse con cada uno de estos aspectos.

2. Promueve rutas de conocimiento

Plataformas y canales que ofrezcan contenidos informativos y de capacitación pueden ayudar al colaborador a adaptarse más rápido a las necesidades de la empresa.

3. Solicita feedback

A lo largo del proceso de onboarding, es importante escuchar distintas percepciones de los involucrados. Cuando las etapas vayan terminando, pide feedback al nuevo colaborador. Esto puede ayudar a RR. HH. a desarrollar un onboarding mejorado y siempre en busca de mejoras.

Un consejo muy útil es escuchar al colaborador semanas después del onboarding para saber si el proceso le resultó útil y qué podría mejorarse para ayudar a los próximos.

Próximos pasos

El proceso de onboarding son solo los primeros pasos del nuevo colaborador dentro de la empresa. A partir de ahí, es necesario que los líderes, con ayuda de RR. HH., sigan trabajando para que las personas se mantengan comprometidas y continúen evolucionando.

Por eso, el siguiente paso puede ser organizar el proceso de evaluación de desempeño y planificar el Plan de Desarrollo Individual (PDI), para que el colaborador siga evolucionando dentro de la empresa.

¿Cómo dar seguimiento al desarrollo después del onboarding?

El onboarding termina cuando el colaborador está adaptado. Su desarrollo comienza ahí, y sin un ciclo de evaluación y un plan con plazos, la evolución depende de la memoria del gestor.

En Stratwsse abre en una pestaña nueva, plataforma de gestión estratégica y de desempeño creada por Siteware, RR. HH. configura el ciclo de evaluación de desempeño, y las acciones del PDI de cada colaborador están en un solo lugar, con señalización de plazos y seguimiento por parte del gestor.

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