Cómo gestionar un equipo remoto y mantener la productividad

En 2020, el mundo pasó por una gran transformación con la llegada de la pandemia de Covid-19. El trabajo a distancia creció y aumentó la necesidad de la gestión a distancia.

Para que tengas una idea, según un reportaje de la Folha de S.Paulose abre en una pestaña nueva (en portugués), antes de la pandemia solo el 7% de las organizaciones trabajaba con el modelo a distancia. En 2022, la cifra creció al 33%.

Aunque el modelo ya aparecía como tendencia en los últimos años, el contexto lo aceleró y muchas organizaciones, no acostumbradas al formato, tuvieron que reinventarse.

Hoy esa realidad ha cambiado, con algunas empresas que vuelven al régimen presencial o híbrido. Según EY, con datos de JLLse abre en una pestaña nueva (en portugués), actualmente solo el 14% de las empresas brasileñas adopta el modelo 100% remoto. Además, entre las empresas que optan por el trabajo híbrido, la mayoría (45%) usa 2 días presenciales y 3 días remotos por semana. Siteware también trabaja en modelo híbrido.

Ante la perspectiva de tener equipos trabajando de forma remota, muchos gerentes se preguntaron: ¿cómo gestionar a distancia un equipo? ¿Cómo liderar y motivar a los colaboradores de forma remota?

Muchos líderes empezaron a mejorar sus conocimientos para intentar responder preguntas que, en un primer momento, parecían muy complejas.

Si ese es tu caso, llegaste al lugar indicado. En este artículo compartimos 7 consejos esenciales sobre gestión a distancia que te ayudarán en tu camino.

Además, seleccionamos 10 herramientas en línea que pueden ayudar a coordinar al equipo y a comunicarte con los empleados en home office.

¿Quieres más? También hablaremos sobre la experiencia en la gestión de equipos a distancia.

¡Buena lectura!

¿Qué es la gestión a distancia de equipos?

La gestión de equipos remotos, también conocida como “gestión a distancia” o “liderazgo remoto”, se refiere a la supervisión y la coordinación de equipos o personas que trabajan fuera del lugar de trabajo tradicional, como sus casas, oficinas satélite o espacios de coworking de todo el mundo.

Esta forma de gestión se volvió relevante con la popularización del trabajo remoto, impulsada por avances tecnológicos y, más recientemente, por las necesidades derivadas de la pandemia de Covid-19.

Este tipo de gestión es desafiante, sobre todo para los gerentes más tradicionales, que siempre estuvieron acostumbrados al trabajo presencial.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de equipos remotos?

Entre los principales desafíos de la gestión a distancia están:

• crear una comunicación eficaz;
• construir una relación de confianza;
• dar seguimiento al progreso del equipo;
• introducir la cultura en la empresa;
• promover el desarrollo personal;
• proporcionar más bienestar a los colaboradores.

1. Comunicación

Los gerentes deben garantizar que el equipo esté bien informado y se sienta conectado, a pesar de la distancia física. Para ello, deben usar algunas herramientas, de las que hablaremos más adelante en este artículo.

Pero hay muchos desafíos para una comunicación eficaz, entre ellos una buena conexión de banda ancha en el lugar de trabajo de los empleados y la facilidad de todo el equipo para manejar las tecnologías.

2. Construcción de confianza

Sin la interacción cara a cara diaria, construir y mantener la confianza entre gerentes y equipo puede ser más desafiante. Es vital establecer expectativas claras y confiar en que los miembros del equipo cumplirán sus roles.

3. Seguimiento del progreso

Monitorear el progreso y la productividad puede ser distinto en un ambiente remoto. En lugar de supervisar las horas trabajadas, muchos gerentes se enfocan en metas y resultados.

Este cambio es particularmente difícil para quienes están acostumbrados al modelo tradicional, pero la adaptación es necesaria en esta forma de trabajo.

4. Cultura de la empresa

Mantener la cultura de la empresase abre en una pestaña nueva y garantizar que los colaboradores se sientan conectados con la misión y los valores de la organización es un desafío cuando se está a distancia.

Para intentar superarlo, pueden ayudar iniciativas como reuniones virtuales regulares, eventos de team building en línea y reconocimiento regular.

5. Desarrollo profesional

Los gerentes deben garantizar que los empleados tengan oportunidades de desarrollo, incluso trabajando de forma remota. En la práctica, esto significa que la inversión en capacitaciones y perfeccionamiento debe continuar.

6. Bienestar de los colaboradores

La salud mental y el bienestar del equipo pueden ser preocupaciones cuando se trabaja de forma aislada.

Por eso, los gerentes deben ser conscientes de los desafíos que puede presentar el trabajo remoto y ofrecer apoyo cuando sea necesario.

Como se puede ver, los desafíos existen para ser superados. Sin embargo, el camino del trabajo a distancia no está compuesto solo por obstáculos. Hay una serie de beneficios en la adopción de la gestión a distancia del equipo, y hablaremos de cada uno en el próximo apartado.

¿Qué beneficios aporta la gestión a distancia de equipos?

La gestión a distancia de equiposse abre en una pestaña nueva aporta beneficios que no se limitan a la empresa y se extienden a los propios colaboradores. Veamos las ventajas para cada una de las partes involucradas.

Para las organizaciones

1. Acceso a talentos globales

Las empresas ya no están limitadas a contratar talentos en su localidad inmediata. En ese sentido, las organizaciones pueden reclutar profesionales de cualquier parte del mundo, lo que permite diversificar y enriquecer los equipos.

2. Reducción de costos

En la gestión a distancia, al permitir que los empleados trabajen de forma remota, las organizaciones pueden ahorrar en costos operativos como alquiler, servicios (electricidad, agua), material de oficina, entre otros.

3. Flexibilidad

La capacidad de operar en distintas zonas horarias puede ser beneficiosa para los emprendimientos que tienen clientes o socios globales, y permite cubrir las solicitudes y los tickets de clientes casi las 24 horas, si es necesario.

4. Retención de talentos

Al ofrecer opciones de trabajo flexibles, la retención de empleados tiende a aumentar, lo que reduce los costos de rotación y de capacitación.

5. Continuidad del negocio

En situaciones imprevistas, como desastres naturales o pandemias, las compañías que ya adoptan la gestión a distancia pueden seguir operando sin grandes interrupciones.

Para los colaboradores

1. Equilibrio entre trabajo y vida personal

Los empleados pueden tener una mejor calidad de vida al evitar los desplazamientos diarios, además de contar con flexibilidad para gestionar sus propias horas de trabajo.

2. Ahorro de tiempo y dinero

Eliminar el desplazamiento diario significa menos tiempo en el tráfico y menos dinero gastado en transporte, alimentación y vestimenta profesional.

3. Ambiente de trabajo personalizado

Los empleados tienen la libertad de crear su propio espacio de trabajo, lo que puede llevar a un aumento de la productividad y del bienestar.

4. Menos distracciones

Aunque trabajar en casa puede generar sus propias distracciones, muchos empleados consideran que el ambiente residencial tiene menos estímulos que una oficina tradicional, donde las conversaciones paralelas y las interrupciones son comunes.

5. Oportunidades de desarrollo profesional

Con la posibilidad de trabajar para empresas en distintas localidades, los trabajadores tienen más oportunidades de crecimiento profesional y de contacto con distintas culturas y prácticas de trabajo.

Sin embargo, aunque trae innumerables beneficios, hay que tomar algunos cuidados para evitar errores comunes del modelo de trabajo remoto.

¿Qué errores deben evitarse en el liderazgo y la gestión a distancia de equipos?

Los principales errores que deben evitarse son:

• no establecer expectativas claras;
• supervisar en exceso;
• no invertir en tecnología;
• fallar en construir relaciones de equipo;
• tratar a los empleados de manera uniforme;
• no crear oportunidades para el feedback;
• no revisar ni adaptar los procesos.

1. No establecer expectativas claras

Los miembros del equipo necesitan saber exactamente qué se espera de ellos, desde plazos hasta estándares de calidad y métricas de desempeño. No tener esa definición es un error grave en la gestión a distancia.

2. Supervisar en exceso

También conocido como micromanagement, monitorear cada movimiento de los empleados puede disminuir la confianza y perjudicar la autonomía y la iniciativa de cada uno.

3. No invertir en tecnología

Es importante contar con las herramientas y el software adecuados para facilitar la colaboración y la comunicación en un ambiente remoto. Sin la tecnología correcta, el trabajo puede quedar por debajo de lo esperado.

4. Fallar en construir relaciones de equipo

Construir relaciones de trabajo sólidas es fundamental, incluso en un ambiente remoto. Los líderesse abre en una pestaña nueva deben fomentar las interacciones sociales, aunque sean virtuales. No adoptar esta práctica es un error grave.

5. Tratar a todos los empleados de manera uniforme

Cada colaborador es único, con distintas necesidades y preferencias. Algunos pueden prosperar en el ambiente remoto, mientras que otros pueden tener más dificultad para adaptarse.

Personalizar el enfoque de gestión a distancia puede ser más eficaz que tratar a todos los colaboradores por igual.

6. No crear oportunidades para el feedback

Es vital tener canales abiertos para el feedback, para que los trabajadores compartan sus preocupaciones, ideas o desafíos.

Muchas empresas, cuando adoptan el trabajo remoto, olvidan este punto, lo que genera frustración en los empleados.

7. No revisar ni adaptar los procesos

Lo que funciona en un ambiente de oficina tradicional puede no ser adecuado para el trabajo a distancia. Los líderes deben estar dispuestos a ajustar y optimizar los procesos según sea necesario.

Errores como estos pueden determinar el éxito o el fracaso de un equipo.

Ahora que conoces los errores que no puedes cometer, veamos 7 consejos para adquirir más experiencia en la gestión a distancia de equipos.

Gestión a distancia: 7 consejos para entender cómo gestionar un equipo a distancia

Como vimos hasta aquí, la tecnología y la pandemia de Covid-19 aceleraron la transformación digital en las empresas, y gran parte de los negocios adoptó el trabajo remoto.

Para ayudarte a tener éxito en este formato, separamos 7 consejos para reducir los impactos en la productividad y ganar más bagaje y repertorio en tu experiencia de gestión de equipos a distancia.

¡Mira!

1. Determina cómo y adónde quieres llegar

La transición del trabajo presencial al home office puede generar confusión entre los colaboradores y poner en riesgo los resultados de la empresa.

En ese sentido, procura ser lo más claro posible al redefinir los procesos y al comunicar los nuevos objetivos, considerando el nuevo formato de gestión a distancia.

Para entender cómo gestionar un equipo a distancia, es fundamental garantizar que todos sepan qué hay que hacer y cuáles son los resultados esperados de cada colaborador o equipo de trabajo.

Una reunión de metas puede ayudar mucho en ese momento.

2. Haz una planificación para el trabajo remoto

Difícilmente será posible mantener a rajatabla la misma planificación que se hacía en un ambiente presencial. Por eso, es importante reformularla y adaptarla al trabajo remoto.

A partir de la adaptación, será posible determinar prioridades, nuevas metas, nuevos plazos y nuevas responsabilidades. Con un buen plan para la gestión a distancia, todos se sentirán más confiados y seguros para ejecutar sus funciones.

3. Define la rutina de trabajo del equipo

No hay forma de liderar un equipo a distancia si los colaboradores no tienen una rutina bien establecida.

Durante la transición de lo presencial al home office, es común que no logren adaptarse a la nueva dinámica en un primer momento. Por eso, le corresponde al gerente ayudar al equipo a seguir una rutina.

Define los horarios de inicio y fin de la jornada, con pausas para el almuerzo y el descanso. Acuerda también un horario para las reuniones por videoconferencia. Pide a tus liderados que organicen un espacio de trabajo en sus casas.

4. Usa indicadores de desempeño

Si, en el trabajo presencial, ya usas indicadores para dar seguimiento al desempeño, en la gestión a distancia se vuelven aún más importantes.

Es por medio de los KPIse abre en una pestaña nueva que sabes qué ajustes necesita la estrategia de trabajo remoto para evitar perjuicios a la productividad del equipose abre en una pestaña nueva. En esta transición, saber dar seguimiento a metas y KPI a distancia es esencial.

Sin embargo, no siempre es fácil dar seguimiento a los indicadores, por eso trajimos este video para ayudarte:

5. Reúne al equipo (virtualmente) con una frecuencia determinada

Una forma de dar seguimiento a metas y KPI y también de motivar al equipo es por medio de reuniones periódicas.

En estos encuentros, hechos por videoconferencia, el gerente presenta los resultados de los indicadores de desempeño, muestra a los colaboradores qué se puede mejorar y aclara dudas.

Además, es en ese momento cuando se deben reconocer los esfuerzos que han contribuido a los resultados positivos.

De esa forma, los empleados se sienten más motivados para dar lo mejor de sí. La práctica también fortalece la relación entre líderes y liderados.

Las reuniones también pueden hacerse de forma individual, para dar feedback más personalizado.

6. Mejora la comunicación

Cuando el trabajo se hace de forma remota, las fallas pueden generar ruidos capaces de perjudicar significativamente los resultados de los equipos.

Por eso, procura mejorar la comunicación con tus colaboradores, siendo más detallista al describir las instrucciones de determinadas tareas.

Adopta canales para aclarar dudas y facilita el acceso a información relevante sobre el flujo de trabajose abre en una pestaña nueva (en portugués) y los resultados en tiempo real. Y no olvides fomentar el intercambio de conocimiento entre ellos.

7. Evita el micromanagement

Como ya dijimos, el micromanagement es uno de los errores más graves que comete la mayoría de los gerentes en el trabajo a distancia.

Es una práctica de liderazgo que puede perjudicar la productividad del equipo.

En el micromanagement, el gerente quiere hacer todo lo posible para garantizar que todas las tareas se ejecuten sin errores. Para eso, monitorea todos los detalles del trabajo de sus colaboradores de manera casi obsesiva.

Este comportamiento suele agravarse en la gestión a distancia y limita demasiado la autonomía de los empleados, que quedan inseguros y poco productivos.

Por eso, evita microgestionar a tus equipos. Confía en el talento de tus colaboradores y deja que te consulten si tienen dudas sobre sus funciones.

10 herramientas para la gestión a distancia

Durante el trabajo remoto y a lo largo del proceso de gestión a distancia, puedes usar herramientas tecnológicas para integrar mejor a los colaboradores, facilitar la comunicación y dar seguimiento al desempeño de los equipos.

Estas son 10 herramientas que puedes implementar.

1. Stratws

Stratwsse abre en una pestaña nueva es una plataforma de IA para gestión estratégica y de desempeño creada por Siteware. En ella, las metas y los indicadores están en un panel compartido con el equipo, las desviaciones tienen seguimiento con planes de acción y las reuniones de resultados tienen historial de decisiones y pendientes.

Así, el gerente y el equipo saben si el desempeño individual y colectivo está de acuerdo con lo esperado, incluso a distancia.

2. Google Drive

Google Drive permite compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y muchos otros formatos de archivo. Todo queda almacenado en la nube y se puede editar de forma colaborativa y en tiempo real.

3. We Transfer

We Transfer es útil para quien necesita enviar archivos muy pesados, que no pueden transferirse por correo electrónico. Con la herramienta, se envía solo un enlace para que el destinatario abra y visualice o descargue los archivos.

4. Slack

Slackse abre en una pestaña nueva (en portugués) es una plataforma de comunicación interna que sirve como alternativa al correo electrónico.

Con el sistema, es posible intercambiar mensajes instantáneos con compañeros de trabajo, enviar distintos archivos, compartir proyectos, visualizar informes y hacer reuniones.

5. Google Chat

Google Chat también es una herramienta de comunicación. Con ella, puedes crear grupos de conversación y compartir archivos de Google Drive. Solo necesitas una cuenta de Google activa, y la herramienta es compatible con los principales navegadores.

6. Trello

Trellose abre en una pestaña nueva es una plataforma útil para gestionar proyectos. Basada en la metodología Kanbanse abre en una pestaña nueva, la herramienta organiza las tareas en tableros y listas.

Con Trello, puedes hacer integraciones con otras plataformas, como Google Drive, OneDrive y Dropbox.

Además, es posible crear grupos de trabajo, actualizar informes en tiempo real, compartir archivos y crear listas de verificación. La herramienta es simple e intuitiva, lo que facilita la gestión de los flujos de trabajo.

7. Asana

Asanase abre en una pestaña nueva es una herramienta útil para dar seguimiento a proyectos. Con la plataforma, es posible mapear cada tarea y visualizar su avance con claridad, además de crear una línea de tiempo para los proyectos de tu equipo.

La plataforma también ayuda a dar seguimiento a metas y KPI a distancia, porque permite verificar el progreso de las actividades frente a los indicadores de desempeño.

Otra funcionalidad útil es la alerta por correo electrónico. Puedes configurar el envío de alertas cuando los plazos se acerquen, para que los colaboradores hagan las entregas en la fecha acordada.

8. Operand

Operandse abre en una pestaña nueva (en portugués) tiene como objetivo promover la integración entre personas y procesos. La información de los trabajos y proyectos queda centralizada en una única plataforma, lo que facilita el acceso de todos los profesionales involucrados y optimiza la gestión a distancia.

9. Evernote

Evernotese abre en una pestaña nueva es una aplicación de notas que permite crear notas, agregar archivos adjuntos, definir recordatorios, editar archivos, agendar reuniones y mucho más, de manera colaborativa. Con ella, es posible compartir ideas con el equipo.

10. Whereby

Wherebyse abre en una pestaña nueva es una opción para hacer videoconferencias directamente en el navegador, sin instalar programas.

¿Qué te parecieron nuestros consejos para una gestión a distancia más eficiente? Ponlos en práctica y acompaña la evolución de los equipos que trabajan a distancia.

¿Cómo dar seguimiento a los equipos remotos en el día a día?

En la gestión a distancia, el gerente deja de ver cómo se hace el trabajo y pasa a depender de una meta clara, un indicador actualizado y una reunión con una decisión registrada. Sin eso, el seguimiento se vuelve cobranza por mensaje.

En Stratws, plataforma de IA para gestión estratégica y de desempeño creada por Siteware, las metas y los indicadores de cada equipo están en un panel visual compartido, y las reuniones de resultados registran decisiones, responsables y plazos, con los planes de acción en seguimiento hasta su conclusión.

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