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Como identificar problemas na empresa: 7 dicas para identificar falhas no processo de gestão

Como identificar problemas na empresa: 7 dicas para identificar falhas no processo de gestão

Publicação : 08/10/2016

Por Siteware

12 min

Como identificar problemas na empresa
Como identificar problemas na empresa

Como já sabemos, a prevenção é sempre o melhor remédio. Tratando-se de identificação de falhas em processo de gestão, essa máxima é mais válida do que nunca.

Mitigar riscos e ter um plano para o correto tratamento das consequências dessas falhas no processo produtivo traz para a empresa a certeza da continuidade da operação, mesmo em momentos críticos para o sucesso da empresa.

Anualmente, as empresas perdem milhões de dólares ao redor do mundo por causa de interrupções em suas linhas de produção ou de atendimento ao cliente. Isso devido a problemas que decorrem de erros em procedimentos motivados por:

  • Imperícia de quem está fazendo;
  • problemas em equipamentos ou sistemas;
  • ou até devido à negligência ou à imprudência dos executores das atividades.

Além disso, a utilização de processos desatualizados ou já inúteis também é fonte de grande prejuízo dentro das corporações.

Mas como identificar problemas na empresa? Como perceber problemas na gestão de processos e iniciar um programa de gestão de falhas?

Neste artigo, transcorreremos sobre algumas técnicas e ferramentas que são utilizadas na prática por gestores, para identificar falhas em processos de gestão e garantir seu tratamento correto.

Confira!

Leia também: O que fazer quando ocorrerem desvios nos KPIs?

Como identificar problemas na empresa

Falhas no processo produtivo podem ocorrer a qualquer momento, por isso é fundamental saber com o identificar e resolver problemas na empresa.

Confira nossas dicas para você fazer a gestão de falhas e implemente essa metodologia o quanto antes em seu negócio.

1. Utilize um sistema de gerenciamento de processos

A utilização de um sistema de gerenciamento de processos é muito importante para a detecção automática de possíveis gargalos na execução das atividades.

Porém, para chegar até a sua utilização, faz-se necessária a implantação de um gerenciamento de processos de negócios, que não é algo trivial de ser feito.

Caso a empresa já tenha passado por essa etapa de implantação, vale a pena verificar quais os ajustes para que a melhoria contínua seja colocada em prática, com a ajuda do fornecedor do software de automatização e de consultores especializados em implantação e manutenção de qualidade e processos.

Quer escolher um software de gestão? Então, assista ao vídeo:

Veja mais: Sistema de acompanhamento de gestão: 12 características essenciais

2. Invista em capacitação contínua

Não obstante o visível avanço da tecnologia, o centro das operações em uma empresa ainda são as pessoas. Isso, tanto na geração de falhas dentro de um processo quanto na indicação de soluções para elas.

Isto é: não tem como identificar problemas na empresa sem pessoas competentes para isso!

Nesse contexto, é fundamental haver uma política interna no intuito de manter a capacitação contínua e sistemática de seus colaboradores. Assim, é preciso treiná-los para que possam detectar e corrigir erros.

Programas de incentivo para resolução de problemas por meio de premiações produzem ótimos resultados. São, aliás, umas das melhores maneiras de como identificar e resolver problemas na empresa.

Este post pode interessar a você: Você reconhece a importância da Gestão do Conhecimento para o seu negócio?

3. Utilize Big Data, Analytics e Inteligência Artificial

Com o avanço dos recursos computacionais, a extração e análise de grandes massas de dados, que antes levavam até meses para serem concluídas, agora podem ser feitas em tempo real.

Como? Por meio de Big Data e Business Analytics.

Esse processo gera relatórios fundamentais para a análise de tendências de determinado processo com maior acurácia. Assim, permitindo antecipar e evitar as falhas. Ou, em último caso, direcionar para a melhor solução quando elas acontecerem.

Um indicador de performance bem definido (KPI, do inglês Key Performance Indicator) permitirá a correta extração de suas métricas. Dessa forma, possibilitará o início da análise, caso não se atinja uma meta preestabelecida.

Portanto bons KPIs aliados à tecnologia são uma das melhores formas de como identificar falhas nas empresas.

Entenda melhor como isso pode beneficiar seu negócio assistindo a este vídeo:

Saiba mais: Passo a passo: como implementar Big Data em seu negócio e obter insights valiosos

4. Coloque quadros de gestão à vista (dashboards)

Sistemas de monitoramento modernos já trazem as informações dos pontos mais críticos da produção e seus respectivos status. Além disso, mostram-nos, em quadros informativos em tempo real, os chamados dashboards.

Algumas empresas ainda utilizam quadros com atualização manual. Essa prática confere pouca agilidade e não permite a ação no momento necessário. Assim, não há como problemas na empresa de forma ágil.

A correta identificação dos cenários que devem ser monitorados permitirá a melhor concentração de esforços.

Assim, utiliza-se uma menor quantidade de recursos, tanto pessoas quanto softwares e hardwares, para alcançar o melhor resultado possível.

Isto é exatamente o que preconiza a filosofia Lean, sobre a qual discorremos mais abaixo.

Integrado com sistema de Analytics e Big Data, além de utilização de inteligência de máquina, esses informativos trazem o que está acontecendo naquele instante. Dessa forma, informando também a tendência para o futuro, permitindo ao gestor tomar as ações no momento certo.

Afinal, ele teve como identificar problemas na empresa com antecedência, graças a essas tecnologias.

Veja mais sobre gestão a vista:

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Leia mais: Como fazer gestão à vista e trazer mais transparência e engajamento para seu negócio?

5. Invista em mobile para monitoramento remoto

Em todos os lugares, todo mundo está conectado e utilizando um smartphone para a maioria de suas atividades do cotidiano. E isso se estenderá para quase todas as atividades profissionais dentro de pouco tempo.

No caso de gestão de processos, a mobilidade já é realidade. Assim como os quadros de gestão à vista, aplicativos que recebam os dados em tempo real permitem aos responsáveis pelos processos tomar medidas preventivas quando recebem alertas de falhas, possibilitando a tomada da ação em tempo hábil.

Portanto, a identificação de problemas na empresa em tempo real é uma tendência que você precisa adotar!

DICA: Ferramentas de análise de indicadores e resultados: 8 dicas para visualizar melhor seus dados e obter insights valiosos

6. Aplique técnicas de Design Thinking

Uma nova técnica inovadora nas empresas, conhecida como Design Thinking veio também para auxiliar as equipes de qualidade a executar um processo de prevenção e correção de falhas de forma mais ágil, fazendo com que haja mais engajamento das equipes administrativas e técnicas no processo.

Basicamente, ela consiste em entender as necessidades do negócio e o que é possível fazer com a tecnologia implantada na empresa, definir os processos-chave a serem modificados para corrigir as falhas, discutir o maior número de ideias possível para solucioná-las e direcionar para convergir em direção às melhores e à solução final.

Tudo isso sendo testado e validado com todos da equipe, em um ciclo de no máximo cinco dias.

Leia também: A importância da experiência do usuário para o sucesso de um produto

7. Aplique a filosofia Lean no seu processo de gestão

As empresas têm adotado a filosofia Lean, pois ela traz como essência a proposta de eliminação de desperdícios e direcionamento para a resolução de problemas de forma contínua e sistemática, tendo como objetivo zero de falhas e defeitos.

Ela pode, por exemplo, ser aplicada em áreas de manutenção preventiva, permitindo que equipamentos operem sem interrupções, evitando grandes prejuízos na quebra da produção.

 

Conclusão: o processo de identificação de problemas na empresa tem que ser monitorado

A implantação de um sistema de qualidade ou de um sistema de gestão de processos é árdua e nem sempre conta com a colaboração de todos que deveriam estar comprometidos com essa tarefa.

Assim, o ciclo de melhoria contínua também padece da necessidade de pessoas registrarem problemas conhecidos e lições aprendidas. O que na prática, aliás, não ocorre como deveria.

O próprio processo de identificação de falhas precisa ser acompanhado e monitorado por meio dos itens citados acima. Além disso, o processo de garantia da qualidade deve ser revisto de tempos em tempos. Garante-se, assim, a identificação de problemas nas empresas que antes não se notavam.

Por quê? Porque os métodos de produção e a tecnologia evoluem constantemente.

Todas as dicas que listamos acima só serão implementadas de forma efetiva se a estratégia estiver bem clara e com indicadores de performance bem alinhados a ela.

Precisa implementar essas técnicas e ferramentas em sua empresa? Então, confira em nosso post como alinhar as KPIs à estratégia corretamente, para que o processo de gestão de processo seja feito com mais eficiência!

Leia mais: O uso de indicadores de desempenho nos tratamentos de desvios de qualidade

Conheça o STRATWs One

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa que ajuda sua empresa a monitorar problemas na gestão de processos, por meio de KPIs. Assim, ao perceber desvios, é possível tomar as providências necessárias.

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