Tegma: cómo Stratws organizó la gestión de tareas y reuniones

Antes de Stratws, Tegma consolidaba indicadores en un SAP interno y en un sistema avanzado de hojas de cálculo, con datos ingresados a mano. Hoy, tareas, planes de acción y reuniones de rutina corren conectados en un solo sistema.

Tegma tiene 50 años de historia y es una de las mayores operadoras logísticas de Brasil, con operación en logística de vehículos y logística integrada en todo el territorio nacional. La alianza con Siteware comenzó en junio de 2018.

¿Cuáles eran los desafíos de Tegma antes de Stratws?

Antes de la alianza con Siteware, ingresar datos e indicadores en las hojas de cálculo de Tegma consumía mucho tiempo de los colaboradores, con macros que exigían actualización constante.

Douglas Garcia, Coordinador de Calidad en Tegma, vio ese trabajo disminuir con Stratws.

El trabajo de consolidación que tiene Stratws también existía en las hojas de cálculo, pero daba mucho trabajo. En el sistema, eso es mucho más fácil.

La gestión de indicadores ya funcionaba bien, pero faltaba la gestión de los planes de acción. Cuando un indicador se reportaba como problemático, la solución del problema no tenía eficacia ni fluidez. Ese fue el motivo que llevó a Tegma a buscar a Siteware.

Si fuera solo por la consolidación de indicadores, ni siquiera habríamos buscado a Siteware. Necesitábamos mucho más.

¿Cómo fue la implementación de Stratws en Tegma?

Cada hoja de cálculo de Tegma se armaba como cada persona prefería, sin ningún estándar de control de la información. Dejar ese hábito no fue inmediato.

Encontramos resistencia hasta hoy, pero no puedo decir que sea la mayoría, es la minoría, con seguridad.

Stratws unificó la información de Tegma en un solo estándar y ambiente. Una desviación de indicador pasó a conectarse directamente con un plan de acción, uniendo la gestión de tareas y la gestión de reuniones en un solo flujo.

Cuando hay una desviación, el sistema ya permite conectarla con un plan de acción, lo que da una gestión de tareas muy eficiente y una gestión de reuniones muy efectiva conectada a las tareas.

Con el tiempo, Stratws se volvió parte de la rutina de Tegma. Las reuniones mensuales de gestión de la rutina pasaron a tener sus actas registradas directamente en el sistema, con tareas cargadas en el mismo lugar.

¿Qué resultados tuvo Tegma con Stratws?

Stratws trajo más comodidad a la rutina de Tegma: menos tareas operativas, gestión de indicadores más fácil y más facilidad para identificar unidades de gestión con problemas.

Aunque creíamos que las hojas de cálculo nos atendían bien, cuando llega el sistema, es un mundo completamente distinto y mucho mejor, no hay comparación.

Con el uso intenso del sistema, Tegma identificó una necesidad propia: registrar tareas nacidas de reuniones informales. Esas tareas no tenían vínculo con ningún indicador, plan de acción o reunión específica. Siteware entregó esa mejora a la medida.

Lo que más le gusta a la alta dirección es la gestión de las tareas, poder exigirle a las personas, sacar la comunicación del correo y dejar todo registrado en el sistema.

Una nueva dirección en Tegma ahora amplía el uso de Stratws, con capacitaciones internas estructuradas para llevar el sistema a quienes todavía tienen poca familiaridad con él.