Tegma: como o Stratws organizou a gestão de tarefas e reuniões

Antes do Stratws, a Tegma consolidava indicadores num SAP interno e num sistema avançado de planilhas, com dados inseridos manualmente. Hoje, tarefas, planos de ação e reuniões de rotina rodam conectados num único sistema.

A Tegma tem 50 anos de história e é uma das maiores operadoras logísticas do Brasil, com atuação em logística de veículos e logística integrada em todo o território nacional. A parceria com a Siteware começou em junho de 2018.

Quais eram os desafios da Tegma antes do Stratws?

Antes da parceria com a Siteware, inserir dados e indicadores nas planilhas da Tegma consumia muito tempo dos colaboradores, com macros que exigiam atualização constante.

Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade na Tegma, viu esse trabalho diminuir com o Stratws.

O trabalho de consolidação que o Stratws tem, nas planilhas também existia, mas dava um trabalho muito grande. No sistema, você tem isso muito mais facilitado.

O gerenciamento de indicadores já funcionava bem, mas faltava a gestão dos planos de ação. Quando um indicador vinha problemático, a solução do problema não tinha eficácia nem fluidez. Foi esse o motivo que levou a Tegma a buscar a Siteware.

Se fosse apenas pela consolidação de indicadores, nem procuraríamos a Siteware. Precisávamos de muito mais.

Como foi a implantação do Stratws na Tegma?

Cada planilha da Tegma era montada do jeito que cada pessoa preferia, sem nenhum padrão de controle das informações. Abandonar esse hábito não foi imediato.

Encontramos resistência até hoje, mas não posso dizer que é maioria, é minoria, com certeza.

O Stratws unificou as informações da Tegma num único padrão e ambiente. Um desvio de indicador passou a se conectar direto a um plano de ação, ligando gestão de tarefas e gestão de reuniões num só fluxo.

Quando tem desvio, o sistema já permite conectar com plano de ação, proporcionando uma gestão de tarefas muito eficiente e gestão de reuniões muito efetiva conectada às tarefas.

Com o tempo, o Stratws se tornou parte da rotina da Tegma. As reuniões mensais de gerenciamento da rotina passaram a ter atas registradas direto no sistema, com tarefas lançadas no mesmo lugar.

Quais foram os resultados da Tegma com o Stratws?

O Stratws trouxe mais conforto para a rotina da Tegma. São menos tarefas operacionais, gestão de indicadores facilitada e mais facilidade para identificar unidades gerenciais com problemas.

Apesar de acharmos que as planilhas nos atendiam bem, quando chega o sistema, é um outro mundo muito melhor, não tem nem comparação.

Com o uso intenso do sistema, a Tegma identificou uma necessidade própria: registrar tarefas nascidas de reuniões informais. Essas tarefas não tinham vínculo com nenhum indicador, plano de ação ou reunião específica. A Siteware entregou essa melhoria sob medida.

O que mais agrada a alta direção é a gestão das tarefas, poder cobrar as pessoas, tirar a comunicação do email e deixar tudo registrado no sistema.

Uma nova diretoria na Tegma agora amplia o uso do Stratws, com treinamentos internos estruturados para levar o sistema a quem ainda tem pouca familiaridade com ele.