¿Qué es un sistema de gestión integrada (SGI)? ¿Por qué usarlo?

La gestión es el centro de las actividades de una empresa. Para que todo funcione, los gestores cuentan con varias herramientas, y una de las principales es el sistema de gestión integrada (SGI).

Un sistema de gestión integrada es un software de gestión empresarial usado, en general, por empresas de mayor tamaño. Aporta más seguridad y eficiencia al día a día de las organizaciones.

Siga leyendo para entender qué es un SGI y cómo puede ayudar a su empresa.

¿Qué es un sistema de gestión integrada (SGI)?

Un sistema de gestión integrada (SGI) es un tipo de software gerencial que reúne toda la información de la empresa y permite organizar las operaciones en un solo lugar, lo que facilita la ejecución de los procesos internos.

Hoy, muchas empresas usan un software distinto para cada departamento. RR. HH. tiene un sistema, cuentas por pagar tiene otro, finanzas tiene un tercero, y así sucesivamente.

Un software de gestión integrada reúne las funciones de todos ellos. Su principal característica es integrar distintos aspectos de las operaciones de la empresa.

Los SGI evitan la duplicación de información y el retrabajo. Piense en una tarea que involucra a más de un área. Sin un sistema integrado, cada área registra su parte en su propio sistema, y al menos dos personas hacen prácticamente el mismo trabajo.

Con un sistema integrado, una persona hace el registro y la otra ya tiene los datos disponibles. Un cambio simple libera el tiempo de al menos un colaborador.

Ahora imagine ese cambio aplicado a toda la empresa y a todos los niveles operativos. Así contribuye un SGI a la ganancia de productividad del negocio.

La productividad se puede medir, y el video a continuación muestra cómo calcularla:

Objetivo del sistema de gestión integrada

El principal objetivo del SGI es unificar la gestión. Es decir, centralizar las actividades esenciales de la empresa en un solo lugar, con acceso rápido para todos los interesados. Esto favorece una gestión de la calidad más eficiente.

Otro objetivo es la estandarización de procesos. Todos los procedimientos siguen las mismas normas y se ejecutan de la misma manera, lo que reduce errores.

El SGI también aporta más seguridad, porque la información ingresada en él queda protegida.

Ventajas del sistema de gestión integrada

La primera ventaja es la que apareció al inicio del artículo: optimizar la planificación de recursos de la empresa, como hace un software de gestión empresarial. Sin el retrabajo entre colaboradores, el equipo gana horas de productividad.

Las siguientes ventajas refuerzan la importancia de un SGI.

Centralización de los datos

Los datos centralizados simplifican la gestión. En lugar de planillas que circulan por correo y no siempre están actualizadas, usted tiene todo en un mismo lugar.

Los colaboradores acceden a la información de forma rápida y segura, siempre en la versión actual.

Mayor seguridad de la información

El SGI es un entorno seguro, accesible solo con contraseña. Algunos sistemas permiten crear áreas distintas para los usuarios, con acceso solo a lo que corresponde a cada persona.

Como todos los cambios se hacen en el sistema, también es más fácil mantener el historial y saber cuándo y qué cambios se hicieron.

Rapidez en la toma de decisiones

Para decidir bien, el gestor necesita buena información. En muchas empresas, eso significa buscar interlocutores en tres departamentos y esperar las respuestas.

Con el SGI, la información ya está disponible y la decisión sale más rápido.

Los datos reunidos también alimentan análisis más profundos. Vea cómo implementar Big Data en la gestión de su empresa.

Reducción de costos

El SGI favorece la reducción de costos de forma directa e indirecta. De forma indirecta, el equipo aprovecha mejor el tiempo y produce más en la misma jornada semanal.

De forma directa, un sistema único reduce los gastos en capacitación de los colaboradores y en mantenimiento de equipos y software.

¿Cuáles son las principales normas del SGI?

La principal exigencia de un SGI es atender las necesidades de distintas áreas. La herramienta debe cubrir la gestión de la calidad y del medio ambiente, además de la responsabilidad social y la salud y seguridad en el trabajo.

Cada una de estas áreas tiene normas específicas, como la ISO 9001 y la ISO 14001. Por eso, el sistema debe atender las particularidades de cada una para integrar las diferentes áreas de la empresa.

Para quien va a implantar un sistema de calidad, la infografía a continuación resume 6 pasos:

Tipos de empresas que usan un SGI

En los últimos años, la automatización ganó espacio en empresas de rubros muy distintos. Hoy existen SGI de varios perfiles, para segmentos variados, y son más accesibles.

A continuación, vea ejemplos de empresas que usan un SGI o pueden beneficiarse de él.

E-commerce

Las tiendas en línea crecieron y ganaron importancia después de la pandemia de Covid-19.

En el día a día, estos negocios manejan atención al cliente, logística, preparación de mercadería para el envío y mucho más.

El SGI reúne la información necesaria para que el pedido llegue al consumidor final, movilizando la menor cantidad de recursos posible.

Fintechs

Los bancos en línea y otras fintechs manejan datos sensibles y necesitan tratarlos con eficiencia. Además, su servicio se basa en la simplicidad.

Un SGI garantiza la seguridad necesaria en los procesos, además de agilidad y eficiencia operativa.

Empresas de retail

La producción o la distribución de productos para el retail exige operaciones optimizadas. Con un SGI, las áreas de la empresa se comunican mejor y trabajan de forma más dinámica.

El sistema también puede automatizar parte de la atención al cliente, como las preguntas frecuentes.

Otros sectores

Otros segmentos también se benefician de un SGI. Es el caso del Grupo Vittia, que actúa en la agricultura. Vea en el caso Vittiase abre en una pestaña nueva cómo Stratws sostiene la gestión integrada del grupo.

De la gestión integrada a la calidad

Un SGI reúne información y estandariza procesos. Lo que mantiene vivo el sistema es el tratamiento de lo que sale del estándar: el desvío registrado, la causa analizada y la acción corregida con responsable y plazo.

Sin eso, la norma existe en el papel, pero el problema se repite. Con el registro vinculado al requisito que lo originó, la empresa demuestra en una auditoría que cada desvío fue tratado y que la corrección funcionó.

En la solución de gestión de no conformidades y calidad de Stratws, las normas y los requisitos quedan registrados y cada tratamiento nace ligado al requisito de origen. La causa se analiza con una herramienta, la acción correctiva tiene responsable y plazo, y ningún tratamiento se cierra antes de la verificación de eficacia.

El tratamiento también se vincula al indicador de calidad y entra en la reunión de resultados del área, para que el líder de calidad acompañe el ciclo completo en un mismo lugar.