O que é um sistema de gestão integrada (SGI)? Por que você deve usar?

A gestão é o centro das atividades de uma empresa. Para que tudo funcione, os gestores contam com várias ferramentas, e uma das principais é o sistema de gestão integrada (SGI).

Um sistema de gestão integrada é um software de gestão empresarialabre em nova aba usado, em geral, por empresas de maior porte. Ele traz mais segurança e eficiência para o dia a dia das organizações.

Continue lendo para entender o que é um SGI e como ele pode ajudar a sua empresa.

O que é um sistema de gestão integrada (SGI)?

Um sistema de gestão integrada (SGI) é um tipo de software gerencial que reúne todas as informações da empresa e permite organizar as operações em um só lugar, facilitando a execução dos processos internos.

Hoje, muitas empresas usam softwares diferentes para atender cada departamento. O RH tem um sistema, o contas a pagar tem outro, o financeiro tem um terceiro, e assim por diante.

Um software de gestão integrada reúne as funções de todos eles. Sua principal característica é integrar diferentes aspectos das operações da empresa.

Os SGIs evitam a duplicação de informações e o retrabalho. Pense em uma tarefa que envolve mais de um setor. Sem um sistema integrado, cada setor lança a sua parte em seu próprio sistema, e pelo menos duas pessoas fazem praticamente o mesmo trabalho.

Com um sistema integrado, uma pessoa faz o lançamento e a outra já tem os dados disponíveis. Uma mudança simples libera o tempo de pelo menos um colaborador.

Agora imagine essa mudança aplicada a toda a empresa e a todos os níveis operacionais. É assim que um SGI contribui para o ganho de produtividade do negócio.

A produtividade pode ser medida, e o vídeo abaixo mostra como fazer o cálculo:

Qual o objetivo do sistema de gestão integrada?

O principal objetivo do SGI é unificar a gestão. Ou seja, centralizar as atividades essenciais da empresa em um só local, com acesso rápido para todos os interessados. Isso favorece uma gestão da qualidadeabre em nova aba mais eficiente.

Outro objetivo é a padronização de processosabre em nova aba. Todos os procedimentos seguem as mesmas normas e são executados da mesma maneira, o que reduz erros.

O SGI também traz mais segurança, porque as informações inseridas nele ficam protegidas.

Leia também: Os 13 melhores softwares de gestão empresarialabre em nova aba

Quais as vantagens do sistema de gestão integrada?

A primeira vantagem é a que apareceu no início do artigo: otimizar o planejamento de recursos da empresa, como faz um software de gestão empresarialabre em nova aba. Sem o retrabalho entre colaboradores, a equipe ganha horas de produtividade.

As próximas vantagens reforçam a importância de um SGI.

Centralização dos dados

Dados centralizados tornam a gestão mais simples. Em vez de planilhas que circulam por e-mail, e nem sempre atualizadas, você tem tudo em um mesmo lugar.

Os colaboradores acessam as informações de forma rápida e segura, sempre na versão atual.

Maior segurança da informação

O SGI é um ambiente seguro, acessível apenas por senha. Alguns sistemas permitem criar áreas diferentes para os usuários, com acesso somente ao que é pertinente a cada pessoa.

Como todas as alterações são feitas no sistema, também fica mais fácil manter o histórico e descobrir quando e quais mudanças foram feitas.

Rapidez na tomada de decisão

Para decidir bem, o gestor precisa de boas informações. Em muitas empresas, isso significa procurar interlocutores de três departamentos e esperar as respostas.

Com o SGI, as informações já estão disponíveis, e a decisão sai mais rápido.

Os dados reunidos também alimentam análises mais profundas. Veja como implementar Big Dataabre em nova aba na gestão da sua empresa.

Redução dos custos

O SGI favorece a redução de custos de forma direta e indireta. Indiretamente, a equipe usa melhor o tempo e produz mais nas mesmas 44 horas semanais de trabalho.

Diretamente, um sistema único reduz gastos com treinamento dos colaboradores e com manutenção de equipamentos e softwares.

Quais as principais normas do SGI?

A principal exigência de um SGI é atender às necessidades de diferentes áreas. A ferramenta precisa dar conta da gestão da qualidade e do meio ambiente, além da responsabilidade social e da saúde e segurança do trabalho.

Cada uma dessas áreas tem normas específicas, como a ISO 9001abre em nova aba e a ISO 14001abre em nova aba. Por isso, o sistema precisa atender às especificidades de cada uma para integrar as diferentes áreas da empresa.

Para quem vai implantar um sistema de qualidade, o infográfico abaixo resume 6 passos:

Tipos de empresas que usam um SGI

Nos últimos anos, a automação ganhou espaço em empresas de áreas muito diferentes. Hoje existem SGIs de vários perfis, para segmentos variados, e eles estão mais acessíveis.

A seguir, veja exemplos de empresas que usam um SGI ou podem se beneficiar dele.

E-commerces

As lojas online cresceram e ganharam importância depois da pandemia de Covid-19.

No dia a dia, esses negócios lidam com atendimento ao cliente, logística, preparação de mercadorias para envio e muito mais.

O SGI reúne as informações necessárias para o pedido chegar ao consumidor final, mobilizando o mínimo de recursos possível.

Fintechs

Bancos online e outras fintechs lidam com dados sensíveis e precisam tratá-los com eficiência. Além disso, o serviço delas se baseia na simplicidade.

Um SGI garante a segurança necessária nos processos, além de agilidade e eficiência operacionalabre em nova aba.

Empresas de varejo

A produção ou a distribuição de produtos para o varejo exige operações otimizadas. Com um SGI, os setores da empresa se comunicam melhor e trabalham de forma mais dinâmica.

O sistema também pode automatizar parte do atendimento ao cliente, como as perguntas frequentes.

Outros setores

Outros segmentos também se beneficiam de um SGI. É o caso do Grupo Vittia, que atua na agricultura. Veja no case Vittiaabre em nova aba como o Stratws sustenta a gestão integrada do grupo.

Da gestão integrada à gestão da qualidade

Um SGI reúne informação e padroniza processos. O que mantém o sistema vivo é o tratamento do que sai do padrão: o desvio registrado, a causa analisada e a ação corrigida com responsável e prazo.

Sem isso, a norma existe no papel, mas o problema se repete. Com o registro vinculado ao requisito que o originou, a empresa mostra em auditoria que cada desvio foi tratado e que a correção funcionou.

Na solução de gestão de não conformidades e qualidade do Stratws, as normas e os requisitos ficam cadastrados e cada tratativa nasce ligada ao requisito de origem. A causa é analisada com ferramenta, a ação corretiva tem dono e prazo, e nenhuma tratativa fecha antes da verificação de eficácia.

A tratativa também se liga ao indicador de qualidade e entra na reunião de resultado da área, para que o líder de qualidade acompanhe o ciclo completo no mesmo lugar.