Qué es la matriz de riesgos: paso a paso para implementar esta herramienta en su organización

Los errores ocurren en cualquier tipo de negocio, pues una elección o decisión equivocada puede generar distintos impactos negativos. Sin embargo, lo peor que puede pasarle a una empresa es persistir en los errores o no implementar estrategias para evitarlos. Por eso es tan importante entender qué es la matriz de riesgos.

¿Ya conocía este término? Es una de las estrategias más importantes en el área de gestión de riesgos. Se usa para evitar que las organizaciones se enfrenten a problemas que podrían haberse mapeado con anticipación.

Para ayudarle, preparamos este contenido completo para que entienda qué es la matriz de riesgos en la práctica. Vea además los beneficios que hacen de este método uno de los más fundamentales para el éxito de una buena gestión en las empresasse abre en una pestaña nueva.

¿Qué es la matriz de riesgos?

La matriz de riesgos es una herramienta de gestión que permite ampliar la visibilidad de posibles riesgos, con el objetivo de ayudar a los gestores de un negocio en el proceso de toma de decisiones. Esta herramienta también se conoce como Matriz de Probabilidad e Impacto.

La matriz de riesgos ha sido ampliamente adoptada por muchas empresas por ser una herramienta práctica y fácil de usar.

Ayuda a la mayoría de las organizaciones a promover discusiones sólidas, tener más consistencia en la priorización de las acciones que pueden generar riesgos y enfocarse en lo que realmente es prioridad. Forma parte de un proceso de gestión de riesgos que debe implementarse en cualquier empresa grande.

El gran diferencial de esta metodología es la posibilidad de ver los riesgos presentados en un gráfico de fácil interpretación.

En resumen, la matriz de riesgos se usa principalmente para determinar el “tamaño” de un riesgo y también si ese riesgo está o no controlado.

Es importante entender que esta herramienta considera dos dimensiones: analiza qué tan grave y también qué tan probable es un evento no deseado. Estas dos dimensiones forman la matriz gráfica, cuyo objetivo es clasificar la probabilidad y el impacto de un riesgo.

Una vez identificados los riesgos, el gestor puede crear medidas preventivas y desarrollar una planificación estratégica para evitar que los riesgos realmente ocurran.

Vea la imagen:

Fuente: Blog do Luzse abre en una pestaña nueva (en portugués)

¿Cuáles son los tipos de matriz de riesgos?

Existen varios tipos de matrices de riesgos, cada una diseñada para atender distintas necesidades de evaluación y gestión de riesgos en las organizaciones.

La elección de una matriz específica depende de la naturaleza de los riesgos involucrados, del sector de actuación de la empresa y de los objetivos específicos de la evaluación de riesgos.

A continuación, algunos de los tipos más comunes de matrices de riesgos:

1. Matriz de riesgos cualitativa

Es el tipo más básico de matriz de riesgos. Utiliza categorías descriptivas para evaluar la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y su impacto. Los riesgos suelen clasificarse como “Bajo”, “Medio” o “Alto”, lo que permite un análisis simplificado y de fácil comprensión.

Este enfoque es útil para organizaciones que están iniciando sus procesos de gestión de riesgos o cuando los datos cuantitativos son limitados.

2. Matriz de riesgos cuantitativa

A diferencia del enfoque cualitativo, la matriz de riesgos cuantitativa usa datos numéricos para evaluar tanto la probabilidad como el impacto de los riesgos.

Esto puede incluir estimaciones financieras del impacto potencial o la frecuencia esperada de ocurrencia de un riesgo.

Este enfoque permite un análisis más preciso y es particularmente útil en escenarios de gestión de proyectos o financieros, donde los costos de los riesgos deben estimarse con mayor precisión.

3. Matriz de riesgos de probabilidad e impacto (P-I)

Es uno de los formatos más utilizados y combina elementos cualitativos y cuantitativos. Los riesgos se ubican en un gráfico bidimensional, con la probabilidad en el eje vertical y el impacto en el eje horizontal.

Cada riesgo se posiciona en la matriz según su probabilidad estimada de ocurrencia y su impacto potencial, lo que facilita la priorización de los riesgos.

4. Matriz de riesgo inherente y residual

Este tipo de matriz considera no solo el riesgo en su forma original (riesgo inherente), sino también después de aplicar medidas de control o mitigación (riesgo residual).

Esto ayuda a las organizaciones a evaluar la eficacia de sus estrategias de gestión de riesgos e identificar dónde se necesitan medidas adicionales.

5. Matriz de riesgos para análisis de escenarios

Utilizada para evaluar riesgos en escenarios específicos, esta matriz ayuda a entender cómo distintos eventos o condiciones futuras pueden impactar a la organización.

Es particularmente útil en la planificación estratégica y en la evaluación de nuevas oportunidades de negocio o de cambios significativos en el entorno operativo.

¿Cuándo utilizar la matriz de riesgos?

La matriz de riesgos es una herramienta esencial de gestión de riesgos, ampliamente utilizada por empresas de todos los tamaños y sectores para identificar, evaluar y priorizar riesgos según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en los objetivos de la empresa.

Su uso es crucial en varias etapas y procesos dentro de las organizaciones, especialmente en momentos clave en los que las decisiones estratégicas y operativas deben considerar el espectro de riesgos involucrados.

A continuación, algunos escenarios posibles para utilizar la matriz de riesgos dentro de las organizaciones:

1. Planificación estratégica

Durante la planificación estratégicase abre en una pestaña nueva, la matriz de riesgos ayuda a identificar y evaluar los riesgos que pueden afectar los objetivos de largo plazo de la empresa. Esto permite que el liderazgo desarrolle estrategias más sólidas, preparadas para enfrentar posibles adversidades.

2. Lanzamiento de nuevos productos o servicios

Antes de introducir nuevos productos o servicios en el mercado, es fundamental evaluar los riesgos asociados, como la aceptación del mercado, fallas de producción o cuestiones regulatorias. La matriz de riesgos, también llamada Matriz de Oportunidades, ayuda a mapear esos riesgos y a preparar planes de mitigación adecuados.

3. Expansión a nuevos mercados

Al considerar la expansión a nuevos mercados geográficos o demográficos, las empresas deben utilizar la matriz de riesgos para analizar los riesgos políticos, culturales, económicos y de cumplimiento involucrados, lo que asegura una expansión más segura e informada.

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4. Gestión de proyectos

Dentro de la gestión de proyectos, la matriz de riesgos se utiliza para anticipar y gestionar riesgos que pueden afectar el cronograma, el presupuesto o la calidad de los proyectos. Esto permite implementar acciones correctivas antes de que los riesgos se concreten y aumenta las probabilidades de éxito del proyecto.

5. Cambios organizacionales

En períodos de cambios significativos, como reestructuraciones, fusiones o adquisiciones, la matriz de riesgos ayuda a evaluar los riesgos para la cultura organizacional, la continuidad del negocio y la integración de sistemas y equipos.

6. Gestión de la cadena de suministro

Para gestionar riesgos en la cadena de suministro, como interrupciones del abastecimiento o fallas de calidad, la matriz de riesgos puede identificar posibles vulnerabilidades y facilitar el desarrollo de estrategias de contingencia.

¿Cómo hacer una matriz de riesgos?

Al entender qué es la matriz de riesgos, queda claro que se necesita usar la probabilidad y el impacto para definir la gravedad. Por eso, pasemos ahora a la práctica para construir su matriz.

Para empezar, en la práctica, hay que seguir dos pasos.

Paso 1: describa los niveles de probabilidad y gravedad

Para comenzar, es necesario entender qué determina si un riesgo se caracteriza en un nivel alto, medio o bajo, tanto de probabilidad como de gravedad.

Tener esta definición facilitará mucho los futuros análisis de riesgos.

• Probabilidad
  • Alta
    • Más de 50% de probabilidad de ocurrir;
    • Ocurre con frecuencia en circunstancias similares;
    • Ocurre varias veces durante un proyecto;
  • Media
    • 10% a 50% de probabilidad de ocurrir;
    • Se sabe que el evento ocurre, pero no con frecuencia;
  • Baja
    • Menos de 10% de probabilidad de ocurrir;
    • Evento improbable, no ha ocurrido en su empresa, pero podría suceder;
    • No estaba mapeado, pero puede ocurrir;
• Gravedad
  • Alta
    • Los costos de reparación o reemplazo consumen gran parte de las ganancias mensuales;
    • Alta probabilidad de causar una lesión grave o incapacitante a algún colaborador;
    • Genera una gran paralización en la operación de la empresa;
  • Media
    • Los costos de reparación o reemplazo consumen buena parte de las ganancias mensuales;
    • Lesión que requiere atención médica, con o sin pérdida de tiempo de trabajo;
    • Pérdida de una función del negocio por un período corto;
  • Baja
    • Costo bajo de reparación;
    • Ninguna lesión o lesión menor que requiere primeros auxilios;
    • Pequeña pausa en los procesos de la empresa.

Existen matrices de riesgos más complejas. Incluyen más gradaciones de gravedad y probabilidad.

Paso 2: defina una puntuación

Entendido qué es la matriz de riesgos y descritos los niveles, la siguiente etapa en la construcción de su matriz es asignar una puntuación de probabilidad y gravedad a cada una de las acciones que desea ejecutar en la empresa. Así descubrirá qué puede representar cada riesgo para la empresa y luego construirá un plan de acciónse abre en una pestaña nueva.

Una vez establecidos estos criterios, será mucho más fácil definir incidentes, eventos o condiciones específicas que representen un riesgo para el negocio.

Pero atención: la matriz de riesgos es relativamente fácil de construir y entender. Sin embargo, hay que tener cuidado al asignar valores. Como en todos los esfuerzos de planificación y de gestión de riesgos, se recomienda que los gestores sepan señalar las áreas de mayor riesgo.

Utilizar la herramienta para la gestión de la empresa no solo reducirá la probabilidad del riesgo, sino también la magnitud de su impacto en las operaciones.

Además, permite proporcionar datos oportunos que cuantifican las amenazas y facilitan mucho que la organización tome medidas antes de que aparezcan los problemas.

¿Conoce la Matriz GUTse abre en una pestaña nueva? Es similar a la matriz de riesgos, pero su función es otra: priorizar acciones. Vea este video de nuestro canal de YouTubese abre en una pestaña nueva (en portugués) y aprenda cómo construir y usar una:

¿Por qué todo gestor debería utilizar la matriz de riesgos?

Lamentablemente, muchas empresas aún insisten en funcionar sin una política formal de evaluación de riesgos. Es común ver que no hay un equipo que evalúe directamente el impacto de los riesgos en la organización, y eso afecta directamente la definición de un plan de acción rápido.

Estamos tan acostumbrados a arriesgar innecesariamente, en el ámbito personal o profesional, que la tendencia es ignorar los riesgos menores y solo reaccionar cuando ocurren.

Por eso la gestión eficaz de los riesgos marca una enorme diferencia en las empresas que se preocupan por prevenir.

Algunas de las ventajas de utilizarla son:

• Aporta una percepción general a la evaluación de riesgos y ayuda a todas las áreas de una organización;
• Para acciones que aún no tienen datos y números completos, es posible prepararse con anticipación para todos ellos;
• La organización puede ajustar los criterios de riesgo para que correspondan a las circunstancias de cada negocio;
• Logra considerar el máximo de variables posibles que existen en una empresa.

Ejemplo de matriz de riesgos

Imagine una empresa de construcción civil que está por iniciar un gran proyecto de construcción de un complejo residencial. La empresa reconoce que hay diversos riesgos asociados a este tipo de proyecto, por lo que trabajará con la matriz de riesgos.

Desarrollo de la matriz de riesgos:

1. Identificación de riesgos: la empresa comienza identificando los riesgos potenciales del proyecto. Algunos de estos riesgos pueden incluir:
   • Retrasos debido a condiciones climáticas adversas;
   • Exceder el presupuesto por el aumento de los costos de los materiales;
   • Riesgos de seguridad en la obra;
   • Problemas legales relacionados con las normas de construcción;
   • Fallas en la calidad de la construcción.
2. Evaluación de los riesgos: luego, la empresa evalúa cada riesgo en términos de probabilidad e impacto. Por ejemplo:
   • Los retrasos por el clima pueden tener alta probabilidad, pero impacto medio;
   • Exceder el presupuesto puede tener probabilidad media, pero alto impacto;
   • Los riesgos de seguridad tienen baja probabilidad, debido a rigurosas medidas de seguridad, pero alto impacto.
3. Priorización de los riesgos: con base en la evaluación, la empresa prioriza los riesgos. Los riesgos con alta probabilidad y alto impacto, como exceder el presupuesto, se ubican en la parte superior de la lista.
4. Desarrollo de estrategias de mitigación: para cada riesgo priorizado, la empresa desarrolla estrategias de mitigación. Por ejemplo:
   • Para los retrasos climáticos, la constructora puede incluir un margen de tiempo adicional en el cronograma del proyecto.
   • Para controlar el presupuesto, la empresa puede negociar contratos de precio fijo con los proveedores.
   • Para los riesgos de seguridad, la empresa también puede implementar capacitaciones de seguridad adicionales e inspecciones frecuentes en la obra.
5. Monitoreo y revisión: la constructora establece un proceso continuo de monitoreo de los riesgos y de revisión de las estrategias de mitigación. Esto incluye reuniones regulares de revisión del proyecto y actualizaciones de la matriz de riesgos.

¿Qué NR (Norma Reguladora) trata de la matriz de riesgos?

En Brasil, las Normas Reguladoras (NR) son un conjunto de requisitos y procedimientos relacionados con la seguridad y la medicina del trabajo. Entre las diversas NR, no hay una específica dedicada exclusivamente a la “matriz de riesgos” como tema aislado.

Sin embargo, el concepto de evaluación y gestión de riesgos está presente en varias NR, dada su importancia fundamental para la seguridad en el ambiente de trabajo.

La NR-9, Programa de Prevención de Riesgos Ambientalesse abre en una pestaña nueva (PPRA) (en portugués), es una de las normas que más se acerca al concepto de matriz de riesgos, pues exige la identificación, evaluación y control de los riesgos ambientales existentes o que puedan existir en el ambiente de trabajo, con el objetivo de preservar la salud y la integridad de los trabajadores.

Aunque no menciona la “matriz de riesgos” por su nombre, la NR-9 aborda la necesidad de un proceso sistemático de gestión de riesgos, que incluye la identificación de riesgos, la evaluación de su severidad y la implementación de medidas de control.

Además, la NR-1, Disposiciones Generales y Gestión de Riesgos Ocupacionalesse abre en una pestaña nueva (en portugués), actualizada con la inclusión de la Gestión de Riesgos Ocupacionales (GRO), refuerza la importancia de la gestión de riesgos en el ambiente de trabajo. La GRO exige a las organizaciones implementar un proceso continuo y sistemático para identificar, evaluar, prevenir, reducir o eliminar los riesgos ocupacionales.

Próximos pasos

Las matrices de riesgos pueden ser, y suelen ser, fundamentales para las organizaciones en su conjunto. Después de todo, definir el nivel de los riesgos ayuda tanto a los gestores como a los analistas a entender la gravedad de sus acciones y cómo pueden impactar a la empresa.

Esperamos haberle ayudado a entender qué es la matriz de riesgos. Nuestro objetivo es que su empresa pueda cultivar una gestión de riesgos eficaz, que permita una administración organizada y planificada.

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Resumen de preguntas frecuentes

¿Qué es y cómo funciona la matriz de riesgos?+−

La matriz de riesgos es una herramienta de gestión utilizada para visualizar y clasificar riesgos con base en dos criterios principales: la probabilidad de ocurrencia y el impacto que causarían. Busca facilitar la lectura y la toma de decisiones.

¿Cómo implementar la matriz de riesgos?+−

1. Identifique los riesgos involucrados en los procesos o proyectos. 2. Evalúe la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo. 3. Clasifique el impacto (gravedad) que cada riesgo puede causar. 4. Arme la matriz, cruzando probabilidad x impacto. 5. Priorice acciones con base en los riesgos más críticos. 6. Monitoree y revise la matriz periódicamente.

¿Quién debe usar la matriz de riesgos?+−

La matriz de riesgos puede ser utilizada por gestores de proyectos, profesionales de compliance, áreas de planificación, seguridad del trabajo, TI, salud, ingeniería, entre otros. Cualquier sector que necesite lidiar con incertidumbres puede beneficiarse de la herramienta.

¿En qué áreas se puede aplicar la matriz de riesgos?+−

Gestión de proyectos, seguridad del trabajo, planificación estratégica, gestión de la calidad y seguridad de la información.