Matriz 9 Box: cómo la metodología contribuye a la retención de talentos

La matriz 9 Box es una herramienta cuyo objetivo es apoyar y potenciar la gestión de talentos de las empresas. ¿Ya oyó hablar de ella?

Pues bien, el término significa literalmente 9 cajas e indica el número de cuadros que usa para representar el desempeño y el potencial de cada empleado de la compañía.

Además, es una solución muy utilizada como base para crear un modelo de meritocracia. Es decir, aquel en que los ascensos se ofrecen a las personas que realmente los merecen.

De cualquier forma, esta herramienta facilita las evaluaciones individuales e incluso la toma de decisiones importantes, como las futuras liderazgos. ¿Le interesó?

¡Siga leyendo para aprender qué es la matriz 9 Box, cómo funciona y cómo aplicarla en su empresa!

¿Qué es la matriz 9 Box?

La matriz 9 box es una herramienta de gestión ampliamente utilizada para evaluar y desarrollar talentos dentro de las organizaciones. Ofrece un método visual para analizar el desempeño y el potencial de los colaboradores, facilitando la toma de decisiones relacionadas con la gestión de talentos, como ascensos, desarrollo, sucesiones y otras intervenciones de RR. HH.

Así, la matriz se divide en nueve cajas, organizadas en un diseño de 3×3, con nueve cuadrantes. Como cualquier matriz, se divide en dos dimensiones: desempeño y potencial.

El desempeño evalúa qué tan bien un colaborador cumple sus responsabilidades actuales dentro de la organización. Normalmente se mide con criterios como la calidad del trabajo, el cumplimiento de metas, las habilidades técnicas, entre otros.

El potencial, por su parte, se refiere a la capacidad del colaborador de crecer y asumir mayores responsabilidades en el futuro. Esto incluye la habilidad de liderar, la adaptabilidad, la capacidad de aprendizaje y la ambición.

De este modo, la matriz divide los nueve cuadrantes, lo que facilita identificar rápidamente la posición de los colaboradores según los criterios de potencial y desempeño, desde la visión de los líderes.

¿Quién creó la matriz 9 box?

La matriz 9 box fue creada por McKinsey & Company en la década de 1970. Esta herramienta se desarrolló como parte de un modelo para evaluar y revisar el talento dentro de las organizaciones, particularmente útil en procesos de gestión y planificación de la sucesión.

El modelo original se concibió para ayudar a las empresas a identificar líderes y potenciales líderes en diferentes niveles de desempeño y potencial, facilitando decisiones estratégicas sobre desarrollo, ascenso y retención de talentos.

¿Qué significa cada cuadrante de la Nine box?

La matriz se divide típicamente en tres columnas (Bajo, Medio, Alto) y tres filas (Bajo, Medio, Alto), lo que da como resultado nueve cuadrantes. Cada cuadrante ayuda a identificar dónde encajan los colaboradores en términos de su desempeño actual y su potencial de crecimiento.

Bajo desempeño

• Bajo/Bajo (Cuadrante 1): El cuadrante “insuficiente” indica colaboradores con bajo desempeño y bajo potencial. Pueden estar teniendo dificultades para cumplir sus funciones o puede que no sean adecuados para sus puestos actuales o futuros.
• Medio/Bajo (Cuadrante 2): El cuadrante “eficaz” indica colaboradores que se desempeñan moderadamente bien, pero tienen bajo potencial para asumir mayores responsabilidades. Puede que estén bien en sus funciones actuales, pero no se consideran para ascensos ni para roles de liderazgo.
• Alto/Bajo (Cuadrante 3): En el cuadrante “comprometido” están los colaboradores que tienen alto desempeño en sus funciones actuales, pero bajo potencial de progresión. Son valiosos en sus puestos actuales, pero pueden no ser adecuados para funciones que requieran otras habilidades o más responsabilidad.

Desempeño medio

• Bajo/Medio (Cuadrante 4): En el cuadrante “cuestionable” están los colaboradores con desempeño por debajo de lo esperado, pero con potencial medio para mejorar y crecer. Pueden beneficiarse significativamente de desarrollo y capacitación dirigidos.
• Medio/Medio (Cuadrante 5): En el cuadrante “mantenedor” están los colaboradores sólidos que desempeñan bien sus funciones y tienen potencial para crecer aún más. Con frecuencia se consideran para desarrollo adicional.
• Alto/Medio (Cuadrante 6): En el cuadrante “desempeño sólido” están los colaboradores de alto desempeño con potencial moderado para asumir más responsabilidades. Son eficaces en sus funciones actuales y pueden prepararse para ascensos o nuevos desafíos.

Alto desempeño

• Bajo/Alto (Cuadrante 7): En el “enigma” están los colaboradores que actualmente rinden por debajo de lo esperado, pero tienen un alto potencial. Pueden estar en roles que no se alinean con sus habilidades o pueden necesitar orientación y apoyo para alcanzar su pleno potencial.
• Medio/Alto (Cuadrante 8): En el “desempeño superior sólido” están los colaboradores con buen desempeño y alto potencial. Están bien posicionados para moverse rápidamente dentro de la organización y pueden ser objetivos de desarrollo intensivo.
• Alto/Alto (Cuadrante 9): En “alto potencial” están los líderes emergentes o las estrellas de la organización. No solo desempeñan sus funciones de forma excepcional, sino que también demuestran un gran potencial para avanzar aún más y asumir posiciones de liderazgo sénior.

¿Cómo funciona la matriz 9 Box?

La matriz 9 Box se usa principalmente en procesos de planificación de la sucesión y de desarrollo de colaboradores. Ayuda a los gestores a identificar qué colaboradores están listos para ascensos, cuáles necesitan desarrollo y cuáles pueden no ser adecuados para la empresa a largo plazo.

También sirve para garantizar que el talento sea reconocido y debidamente cultivado, promoviendo una planificación eficaz para el futuro de la organización.

De este modo, la persona responsable del análisis individual coloca el nombre de cada colaborador en alguno de los nueve cuadros, teniendo en cuenta su desempeño en la función actual y su potencial para mejorar y ser ascendido.

Así, con la matriz lista, es más fácil identificar a las personas con potencial para ascender en el cuadro y en la organización, y al mismo tiempo es posible visualizar a quienes no cumplen las expectativas.

De este modo, los líderes pueden comprender la evolución de cada miembro del equipo y crear un plan de desarrollo individual (PDI) para cambiar la situación o, incluso, planificar la desvinculación de algunos colaboradores, si es necesario.

Lea también: ¿Qué es el assessment y cómo puede aplicarlo su RR. HH.?

¿Cómo se relaciona la 9 Box con la evaluación de desempeño?

Las evaluaciones de desempeño aportan los datos necesarios para ubicar a los colaboradores en el eje horizontal de la matriz 9 Box, que representa el desempeño actual. Estas evaluaciones suelen incluir métricas de éxito del trabajo, feedback de superiores, autoevaluaciones y, a veces, feedback de colegas y subordinados. Ayudan a determinar si el desempeño de un colaborador es bajo, medio o alto.

Más información: Conozca los 9 tipos de evaluación de desempeñose abre en una pestaña nueva

Así, mientras que la evaluación de desempeño se concentra más en el pasado y el presente, la matriz 9 Box también considera el futuro al evaluar el potencial de un colaborador para crecer y asumir más responsabilidades. Esta evaluación del potencial es más subjetiva y puede basarse en observaciones, en el feedback del liderazgo y en la capacidad percibida del colaborador para el desarrollo futuro.

De este modo, combinar la evaluación de desempeño con la matriz 9 Box ayuda a los gestores a identificar no solo cómo les está yendo a los colaboradores actualmente, sino también hasta dónde podrían llegar dentro de la organización. Esto permite planificar el desarrollo de carrera, las capacitaciones, los ascensos y los traslados de forma más estratégica.

¿Por qué utilizar la matriz 9 Box?

Con la matriz 9 Box es posible evaluar el desempeño y el potencial de los profesionales, considerando aspectos como competencia, comportamientos, resultados y capacidades.

Además, usar esta herramienta es una forma de encontrar los verdaderos talentos de su empresa, enfocándose en nuevos líderes para la planificación de la sucesión de la organización y en la gestión de personas.

Esta función se desarrolla mediante el análisis de los indicadores de desempeño previamente analizados.

Por eso esta herramienta es fundamental: ayuda a desarrollar y medir cualitativamente el rendimiento de cada colaborador, algo que suele ser un proceso laborioso.

Con un buen uso, sirve como facilitadora del análisis y del crecimiento de las personas en la organización. Su funcionalidad y simplicidad de uso promueven:

• resultados a corto plazo;
• apoyo al trabajo en equipo;
• ayuda en el diálogo entre líderes;
• desarrollo de criterios y expectativas;
• apertura de espacio para la discusión sobre desempeño;
• creación de planes de desarrollo individual;
• identificación de las necesidades individuales para el desarrollo del equipo.

Ahora que ya sabe qué es y cuál es su importancia, ¡siga leyendo y aprenda cómo funciona la matriz 9 Box en la práctica!

¿Cómo construir una 9 Box?

Es posible utilizar la herramienta con un software de gestión del desempeño, con programas específicos o crear su propia matriz con planillas.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que las soluciones digitales entregan una visión más automatizada y de fácil personalización.

Aun así, si es su primer contacto con una matriz, puede ser práctico construirla en una planilla o usar una ya hecha. En el video a continuación (en portugués) puede ver en la práctica cómo crear la herramienta:

Paso a paso para hacer su matriz 9 Box

Implementar la matriz 9 Box como modelo de evaluación de desempeño en la empresa no exige mucho esfuerzo, sino planificación. A continuación, conozca los detalles:

Aproveche para descargar esta plantilla de matriz 9 Boxse abre en una pestaña nueva e implemente este proceso en su negocio sin dolores de cabeza.

Paso 1: Defina los criterios de evaluación

Establezca criterios claros para evaluar el desempeño y el potencial de los colaboradores. El desempeño puede medirse por metas alcanzadas, calidad del trabajo, entre otros. El potencial puede evaluarse por habilidades de liderazgose abre en una pestaña nueva, capacidad de aprendizaje, etc.

En este escenario, lo ideal es tener métodos y parámetros justos y bien definidos por la organización. Por eso, aquí será fundamental usar otra evaluación de desempeño, como la 360° o la 180°, autoevaluaciones, evaluaciones de gestores o feedback de pares, por ejemplo

Paso 2: Prepare la herramienta de evaluación

Cree una matriz en una planilla o en un software de RR. HH.. Divida la matriz en nueve cuadrantes, con el desempeño en el eje horizontal y el potencial en el eje vertical.

Puede usar la plantilla mencionada anteriormente para agilizar su proceso.

Paso 4: Ubique a los colaboradores en la matriz

Con base en las evaluaciones, ubique a cada colaborador en uno de los nueve cuadrantes de la matriz. Por ejemplo, un colaborador con alto desempeño y alto potencial se ubicaría en el cuadrante superior derecho.

A continuación, analice la distribución de los colaboradores en la matriz. Esto ayudará a identificar talentos, áreas que necesitan desarrollo y colaboradores que puedan estar enfrentando desafíos.

Paso 5: Realice la devolución

El gestor debe mostrar al colaborador la percepción que el líder tiene de él. Muchas empresas optan por no mostrar la posición exacta en la matriz 9 Box, pero esto puede variar bastante según el objetivo de la evaluación de desempeño.

El punto es que el colaborador necesita una devolución, para entender si va por el camino correcto y alinear los planes de su plan de desarrollo individual para el próximo ciclo de competencias.

Paso 6: Planifique las acciones de desarrollo

Desarrolle planes de acción específicos para cada profesional. Por ejemplo, en la matriz 9 Box, los colaboradores de alto potencial pueden recibir capacitaciones de liderazgo, mientras que quienes tienen bajo desempeño pueden necesitar capacitación adicional, reubicación de funciones o cursos para perfeccionar las hard y soft skills.

Paso 7: Monitoree el progreso y ajuste

Monitoree el progreso de los colaboradores a lo largo del tiempo y haga ajustes en los planes de desarrollo según sea necesario. La Matriz 9 Box debe ser una herramienta dinámica, que se adapte a los cambios en la organización y en el desempeño de los colaboradores.

Durante el ciclo de competencias, realice evaluaciones periódicas para actualizar la matriz. Esto ayuda a mantener la herramienta relevante y alineada con los objetivos de la organización.

Este seguimiento también puede hacerse mediante las reuniones one on one entre líder y colaborador.

¿Cómo puede complementarse la matriz 9 box con otras herramientas de evaluación y desarrollo?

La matriz 9 box es una herramienta poderosa para la evaluación y la gestión de talentos, pero su verdadero potencial suele desbloquearse cuando se usa junto con otras herramientas de evaluación y desarrollo. La complementariedad ofrece un enfoque más holístico y eficaz para la gestión de talentos.

A continuación, algunas herramientas para usar junto con su 9 box:

1. Evaluaciones de desempeño de 360 grados: estas evaluaciones, que recopilan feedback de colegas, subordinados, superiores y, a veces, clientes, aportan una visión completa del desempeño de una persona. La información obtenida puede ayudar a ubicar a un colaborador con mayor precisión en la matriz.
2. Planes de Desarrollo Individual (PDI): una vez que un colaborador se ubica en una caja específica de la matriz, el PDI puede utilizarse para abordar áreas de mejora o desarrollo, ayudando a mover a la persona a una caja más favorable en el futuro.
3. Planes de sucesión: la matriz 9 box puede identificar empleados de alto potencial y alto desempeño adecuados para futuros roles de liderazgo. Estos conocimientos pueden integrarse en un plan de sucesión, garantizando que exista una cantera de talentos lista para puestos clave.
4. Programas de capacitación y educación: identificar dónde se ubica un colaborador en la matriz puede ayudar a determinar qué programas de capacitación o educación son los más adecuados para su desarrollo.
5. Feedback continuo y check-ins: en lugar de esperar las evaluaciones anuales, tener check-ins regulares con los colaboradores puede ofrecer conocimientos más inmediatos y actualizados sobre su desempeño y potencial, permitiendo ajustes más frecuentes en la matriz.

¿Cómo aplicar la 9 Box en su empresa?

Para implantar esta herramienta, es importante que líderes con experiencia en evaluaciones de desempeño conduzcan la implantación de la Matriz.

Los responsables deben comprender la construcción y la aplicación, y los colaboradores deben estar bien instruidos para entender claramente cómo funciona la evaluación y por qué se utiliza la herramienta.

Por lo tanto, no olvide comunicarse bien con todo el equipo. Además, es importante tener criterios definidos para evaluar cada categoría y definir estándares que los colaboradores deben alcanzar.

De esta manera, usted y su equipo evitan juicios y evaluaciones subjetivas. Los criterios evitan injusticias, aumentan la precisión y hacen que el equipo acepte el proceso con menos recelo o desacuerdo. Lo importante es ser objetivo y transparente.

Y no lo olvide: ¡no sirve de nada usar este método sin dar feedback! Es una pieza clave para el desarrollo.

La periodicidad de la evaluación varía de una empresa a otra, pero es importante mantener una rutina para seguir el desarrollo de los colaboradores según el feedback dado por los líderes.

Próximos pasos

¿Le gustó aprender qué es y cómo aplicar la matriz 9 Box? Sepa que esta y otras herramientas de evaluación de desempeño contribuyen a la conducción estratégica de las sucesiones y al plan de carrera de los profesionales de su empresa.

Si desea reconocer los talentos de su organización y garantizar ascensos exitosos, cuente con la ayuda de la tecnología. Un software de gestión de talentos, con recursos visuales y seguimiento de indicadores de desempeño, ayuda a aumentar los resultados de su negocio y el desarrollo de los colaboradores.

Stratwsse abre en una pestaña nueva, de Siteware, incluye la Matriz 9 Box entre sus funcionalidades, lo que permite una visualización total del potencial de desempeño. Para conocer la herramienta en la práctica, hable con un especialista en gestión del desempeño.