Acompanhamento de equipe: como fazer da melhor forma!

CONTEÚDO

acompanhamento de equipe

CONTEÚDO

O acompanhamento de equipe é essencial em todos os departamentos de uma empresa, pois garante mais agilidade nos processos e motivação para todos os envolvidos.

Um bom gestor precisa não só delegar as funções do seu time, mas também acompanhar e orientar todos os membros com o objetivo de ajudá-los a se desenvolver e entregar o resultado esperado pela organização.

Existem inúmeras formas de fazer o acompanhamento de equipe, seja por meio  de métricas de desempenho, seja criando técnicas de avaliação constantes.

E se você quer melhorar o acompanhamento de equipe no seu negócio, separamos um conteúdo bem enriquecedor. Nele você saberá como conduzir o seu time, bem como as principais habilidades que eles precisam desenvolver.

O feedback é uma ótima forma de fazer o acompanhamento de equipe. Pensando nisso, a Siteware preparou um template 100% gratuito para você:

Templates gratuitos para tornar os seus feedbacks mais assertivos

O que é o acompanhamento de equipe?

Acompanhamento de equipe é uma atividade exercida pelos gestores de departamento para avaliar o desempenho de todos os membros do time em um período com o objetivo de melhorar a performance de cada um.

Desse modo, os líderes não só delegam as funções para seus subordinados, como também os monitoram para se certificar de que o resultado esperado será entregue.

É comum que alguns funcionários sintam dificuldade em algumas tarefas, e o líder cria meios para ajudá-los com essas atividades. Isso pode se dar com:

  • cursos constantes;
  • treinamentos pontuais;
  • conversa pessoal;
  • criação de grupos de trabalho.

Enfim, não há uma regra sobre o melhor meio para acompanhar uma equipe. Afinal, um bom gestor pode usar a criatividade para melhorar os resultados individuais.

No entanto, é preciso ter atenção ao objetivo da empresa. Pois, embora cada um exerça o seu papel, o resultado final deve ser sempre alcançar a meta traçada pela organização.

Em vista disso, para que o colaborador compreenda o objetivo como um todo, na contratação, o time de RH mostra a visão da empresa, bem como sua missão para que todos entendam o que se espera deles.

O Google é uma das empresas mais reconhecidas no acompanhamento de equipe. Veja estas dicas da organização para ter um time de sucesso:

acompanhamento de equipe -  google

Como fazer acompanhamento de equipe pelo desempenho?

Há muitas maneiras de fazer o acompanhamento de equipe pelo desempenho, mas a melhor delas é criar um passo a passo para seguir no dia a dia. Ele pode ser o seguinte:

  • planejamento das atividades individuais;
  • organização dos processos;
  • treinamentos individuais e coletivos;
  • estabelecimento de métricas e prazos;
  • gerenciamento de tempo;
  • alinhamento das tarefas.

1 – Planejamento das atividades

O primeiro passo para o acompanhamento de equipe é o planejamento. Ele é essencial tanto para gestores de equipes internas quanto externas.

É no decorrer desse processo  que o gestor desenha o fluxograma do departamento e coloca cada peça no seu lugar. Ou seja, ele escolhe as tarefas desempenhadas por cada um.

Essa organização ajuda a não sobrecarregar ninguém, e facilita a criação de métricas em cada função. Sem planejamento, o acompanhamento de equipe fica mais vago e difícil.

2 – Organização dos processos

A organização dos processos é feita depois do planejamento. Por exemplo, na fase de planejamento o gestor compreende o departamento como um todo.

No momento de organizar os processos, ele pensa em cada cargo individualmente, desenhando todas as tarefas que cada responsável terá, evitando a sobrecarga e otimizando o tempo de cada um.

Afinal, na hora de remanejar algumas tarefas é preciso pensar que elas podem ser feitas mais facilmente por um cargo do que outro. Quanto mais organizados forem os processos, mais ágil será a entrega.

3 – Treinamento individuais e coletivos

Após determinar os processos é a hora de treinar a equipe. Os treinamentos precisam ser individuais e coletivos.

Os individuais ensinam as atividades que cada um exercerá, bem como a melhor forma de fazê-las para otimizar o tempo. Quanto mais treinados os colaboradores estiverem, mais rápido eles serão.

Já o treinamento coletivo alinha as expectativas e mostra como cada papel é importante dentro do todo. É uma forma do colaborador compreender que se ele atrasar o seu trabalho, impactará no trabalho de outro.

Além disso, é uma maneira de mostrar que todos devem produzir em sincronia. Isso quer dizer que o ambiente tem que ser de cooperação e não competição, afinal, todos estão centrados em um mesmo objetivo.

4 – Estabelecimento de métricas e prazos

Uma vez treinada a equipe, o gestor deverá criar prazos de entrega para os processos, bem como métricas para medir o desempenho individual de cada um. Isso facilitará o acompanhamento de equipe.

Sem métricas não dá para mensurar onde está o gargalo do departamento. Isso porque  um colaborador pode atrasar o seu trabalho por conta de outro. E nem sempre ele vai dizer para o gestor.

Em vista disso, é fundamental que as métricas e prazos sejam bem definidas. E em caso de dificuldades para o cumprimento dos prazos, o gestor pensa claramente como agir.

5 – Gerenciamento de tempo

O gerenciamento de tempo deve acompanhar a performance de cada um. Afinal , nem sempre a execução de uma atividade é feita na mesma velocidade planejada.

Por exemplo, durante a organização dos processos o gestor considera que uma atividade demora cerca de 30 minutos para ser executada. No entanto, durante o dia a dia, percebe que ela está demorando 45 minutos.

Ao final, isso impacta o desempenho do departamento como um todo. Logo será preciso entender o porquê essa atividade demorou mais do que o planejado.

Isso só é encontrado por meio das métricas e acompanhamento de equipe. Com o tempo, o gerenciamento fica mais preciso e o time menos sobrecarregado.

6 – Alinhamento das tarefas

Conforme o gerenciamento de tempo melhora, as tarefas são realinhadas. Ou seja, uma troca de atividades entre um colaborador e outro pode acontecer.

Pois, alguém pode desempenhar melhor uma função do que outra pessoa e vice-versa. Esse alinhamento é essencial para agilizar o trabalho na busca por bons resultados.

Leia também:

Qual o ponto-chave para efetivar o trabalho em equipe?

image 2 Acompanhamento de equipe: como fazer da melhor forma!

Considerando o passo a passo citado anteriormente, é de presumir que o ponto- chave para melhorar o acompanhamento de equipe é escolher a pessoa certa para cada função.

Para isso é crucial entender um pouco sobre comportamento humano. Até porque, cada pessoa  tem mais habilidades para determinadas atividades.

Para exemplificar, imagine dois funcionários: um com mais facilidade em escrever e outro com mais aptidão para os cálculos. Logo, dentro de um departamento contábil, o gestor pode determinar que um  escreva relatórios e que outro  preencha  planilhas.

Isso trará mais agilidade do que se os dois fizerem as duas coisas em processos separados. 

Software de Recursos Humanos: mais estratégia com STRATWs One

Como avaliar uma equipe?

A avaliação de um time é feita através de métricas que mostram o desempenho individual de cada colaborador, considerando:

  • a comunicação entre o time;
  • escolha de períodos para o acompanhamento de equipe;
  • divisão da tarefa em etapas;
  • orientação e execução das fases.

Comunicação do time

A comunicação do time é essencial na avaliação, pois uma má comunicação pode  resultar no não cumprimento de uma tarefa.

Assim sendo, é preciso que o líder avalie se a comunicação está caminhando corretamente e em conformidade, e se isso não está atrapalhando o desempenho de ninguém.

Períodos de acompanhamento individual

Não há como avaliar constantemente todos os membros da equipe. Por isso é preciso definir a periodicidade desse acompanhamento.

Ela pode ser feita ao final de cada dia, semana ou mês. Quanto menor for a periodicidade, mais rápido o gestor corrige os problemas que surgem.

Divisão da tarefa em etapas

A divisão da tarefa em etapas é importante para a avaliação da equipe. Pois é onde o gestor encontra problemas para solucioná-los.

Por exemplo, ao final do dia uma determinada tarefa atrasou. Se ela estiver dividida em etapas, o gestor compreenderá em qual fase ocorreu o atraso, e então pode buscar soluções para corrigi-la.

Orientação e execução das etapas

Com as etapas bem definidas, o gestor orienta seu time para executá-las e assim avalia se tudo está correndo de acordo com o combinado. No entanto, é necessário muita atenção aos detalhes, pois pequenos atrasos culminam em uma grande perda de tempo.

Quer se tornar um líder ainda melhor? Então confira esse vídeo que separamos com exclusividade para você 👇

Quais as perguntas para avaliar trabalho em equipe?

Ao longo de um período, os gestores devem avaliar o desempenho de todo o time, seguindo o passo a passo que falamos. Além disso, é essencial levantar algumas perguntas que levem a um resultado esperado.

Isso quer dizer que são elas que ajudarão o gestor a avaliar o desempenho do departamento. Por exemplo, um setor pode fazer as seguintes questões para os colaboradores:

  • Você trabalharia aqui pelos próximos 12 meses?
  • Se tivesse uma boa oferta, você sairia da empresa?
  • Você gosta do que está fazendo?
  • Você confia no seu supervisor?
  • Quem te incentiva no seu desenvolvimento?
  • Como você define a cultura da empresa?

Esses questionamentos levam a uma análise mais profunda sobre a motivação de um colaborador, e como a empresa pode melhorá-la.

Veja algumas dicas de como aumentar a motivação dos seus colaboradores:

acompanhamento de equipe - motivação

Quais são as habilidades fundamentais para o trabalho em equipe?

Além dos processos e atividades relacionadas a função de cada membro da equipe, é preciso se atentar às habilidades essenciais que cada um precisa desempenhar. Elas são basicamente divididas em:

As habilidades hard skill estão ligadas ao conhecimento técnico acerca da profissão. Por exemplo, um programador precisa saber tecnicamente programar. Um contador tem que dominar as técnicas do seu trabalho e por aí vai.

Já as habilidades soft skill são ligadas ao comportamento. Elas interferem diretamente no relacionamento interpessoal e impactam no resultado de todo o time.

Dentre as principais habilidades soft skill podemos citar:

  • proatividade;
  • boa comunicação;
  • flexibilidade;
  • resistência;
  • confiança.

Logo, os gestores devem pensar como desenvolver essas habilidades em todos. Isso pode se dar através de um plano de desenvolvimento e treinamento pessoal interno.

O que se espera de uma equipe de trabalho?

Normalmente, uma pergunta que o gestor faz é o que ele espera da sua equipe de trabalho. Isso ajuda a criar métricas e até mesmo elaborar treinamentos para todos.

Essa expectativa precisa ser alinhada na contratação de um funcionário. Pois, se não houver esse alinhamento o turnover aumenta e consequentemente há mais custos de contratação de mão-de-obra.

Isso sem contar que os melhores talentos não ficarão por muito tempo trabalhando no mesmo lugar. Por isso é essencial alinhar as expectativas e deixar isso muito claro durante o dia a dia do trabalhador.

Quando alguém sabe exatamente as tarefas que precisa desempenhar, bem como as expectativas da empresa sobre o seu trabalho, ele tem uma direção maior para realizar suas tarefas.

A consequência é que os treinamentos são melhor direcionados, o time fica mais engajado, e os resultados são constantemente alcançados.

O engajamento é essencial para atingir melhores resultados. Pensando nisso, a Siteware preparou esse e-book 100% gratuito:

Engajamento: como engajar sua equipe no crescimento da empresa

A escolha certa do treinamento

Um ponto não menos importante é a escolha certa do treinamento para a equipe. Para isso o gestor deve pensar nos objetivos da organização, bem como nas funções que serão desempenhadas por cada um.

Baseado em um bom planejamento, é elaborado em conjunto com o time de RH um plano de desenvolvimento pessoal com diversos treinamentos.

Eles devem ser tanto para melhorar as habilidades técnicas quanto comportamentais de toda equipe. Além do mais, devem motivar os colaboradores, mostrando como eles estão cooperando para o crescimento do empreendimento.

Todo esforço precisa ser reconhecido. Logo, ele precisa entender que se a organização cresce, ele vai recompensá-lo pelo esforço, e ele também crescerá junto.

Templates gratuitos para tornar os seus feedbacks mais assertivos

A tecnologia para acompanhamento de equipe

Por fim, para um bom acompanhamento de equipe é preciso escolher corretamente o software. Afinal, um bom sistema ajuda na construção de métricas, bem como em análises sobre o desempenho dos colaboradores.

Além disso, ele permite a criação de um time mais engajado, com possibilidade de observar a performance em tempo real de cada um. E se você está procurando um software de recursos humanos, uma das melhores alternativas do mercado é o STRATWs One.

Com ele, você identifica, retém e desenvolve talentos com a 9-Box automatizada, e ainda estimula a cultura de feedbacks no desenvolvimento de equipes de alta performance com uma gestão de talentos inteligentes.

Esse sistema de gestão de pessoas ainda permite avaliar o aproveitamento do seu time, automatizar os processos de RH, e ter mais autonomia na tomada de decisões. Essa é a solução certa para o seu negócio. Solicite uma avaliação grátis:

Software de Recursos Humanos: mais estratégia com STRATWs One