O acompanhamento de equipe é essencial em todos os departamentos de uma empresa, pois garante mais agilidade nos processos e motivação para todos os envolvidos.
Um bom gestor precisa não só delegar as funções do seu time, mas também acompanhar e orientar todos os membros com o objetivo de ajudá-los a se desenvolver e entregar o resultado esperado pela organização.
Existem inúmeras formas de fazer o acompanhamento de equipe, seja por meio de métricas de desempenho, seja criando técnicas de avaliação constantes.
E se você quer melhorar o acompanhamento de equipe no seu negócio, separamos um conteúdo bem enriquecedor. Nele você saberá como conduzir o seu time, bem como as principais habilidades que eles precisam desenvolver.
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Acompanhamento de equipe é uma atividade exercida pelos gestores de departamento para avaliar o desempenho de todos os membros do time em um período com o objetivo de melhorar a performance de cada um.
Desse modo, os líderes não só delegam as funções para seus subordinados, como também os monitoram para se certificar de que o resultado esperado será entregue.
É comum que alguns funcionários sintam dificuldade em algumas tarefas, e o líder cria meios para ajudá-los com essas atividades. Isso pode se dar com:
Enfim, não há uma regra sobre o melhor meio para acompanhar uma equipe. Afinal, um bom gestor pode usar a criatividade para melhorar os resultados individuais.
No entanto, é preciso ter atenção ao objetivo da empresa. Pois, embora cada um exerça o seu papel, o resultado final deve ser sempre alcançar a meta traçada pela organização.
Em vista disso, para que o colaborador compreenda o objetivo como um todo, na contratação, o time de RH mostra a visão da empresa, bem como sua missão para que todos entendam o que se espera deles.
O Google é uma das empresas mais reconhecidas no acompanhamento de equipe. Veja estas dicas da organização para ter um time de sucesso:
Há muitas maneiras de fazer o acompanhamento de equipe pelo desempenho, mas a melhor delas é criar um passo a passo para seguir no dia a dia. Ele pode ser o seguinte:
O primeiro passo para o acompanhamento de equipe é o planejamento. Ele é essencial tanto para gestores de equipes internas quanto externas.
É no decorrer desse processo que o gestor desenha o fluxograma do departamento e coloca cada peça no seu lugar. Ou seja, ele escolhe as tarefas desempenhadas por cada um.
Essa organização ajuda a não sobrecarregar ninguém, e facilita a criação de métricas em cada função. Sem planejamento, o acompanhamento de equipe fica mais vago e difícil.
A organização dos processos é feita depois do planejamento. Por exemplo, na fase de planejamento o gestor compreende o departamento como um todo.
No momento de organizar os processos, ele pensa em cada cargo individualmente, desenhando todas as tarefas que cada responsável terá, evitando a sobrecarga e otimizando o tempo de cada um.
Afinal, na hora de remanejar algumas tarefas é preciso pensar que elas podem ser feitas mais facilmente por um cargo do que outro. Quanto mais organizados forem os processos, mais ágil será a entrega.
Após determinar os processos é a hora de treinar a equipe. Os treinamentos precisam ser individuais e coletivos.
Os individuais ensinam as atividades que cada um exercerá, bem como a melhor forma de fazê-las para otimizar o tempo. Quanto mais treinados os colaboradores estiverem, mais rápido eles serão.
Já o treinamento coletivo alinha as expectativas e mostra como cada papel é importante dentro do todo. É uma forma do colaborador compreender que se ele atrasar o seu trabalho, impactará no trabalho de outro.
Além disso, é uma maneira de mostrar que todos devem produzir em sincronia. Isso quer dizer que o ambiente tem que ser de cooperação e não competição, afinal, todos estão centrados em um mesmo objetivo.
Uma vez treinada a equipe, o gestor deverá criar prazos de entrega para os processos, bem como métricas para medir o desempenho individual de cada um. Isso facilitará o acompanhamento de equipe.
Sem métricas não dá para mensurar onde está o gargalo do departamento. Isso porque um colaborador pode atrasar o seu trabalho por conta de outro. E nem sempre ele vai dizer para o gestor.
Em vista disso, é fundamental que as métricas e prazos sejam bem definidas. E em caso de dificuldades para o cumprimento dos prazos, o gestor pensa claramente como agir.
O gerenciamento de tempo deve acompanhar a performance de cada um. Afinal , nem sempre a execução de uma atividade é feita na mesma velocidade planejada.
Por exemplo, durante a organização dos processos o gestor considera que uma atividade demora cerca de 30 minutos para ser executada. No entanto, durante o dia a dia, percebe que ela está demorando 45 minutos.
Ao final, isso impacta o desempenho do departamento como um todo. Logo será preciso entender o porquê essa atividade demorou mais do que o planejado.
Isso só é encontrado por meio das métricas e acompanhamento de equipe. Com o tempo, o gerenciamento fica mais preciso e o time menos sobrecarregado.
Conforme o gerenciamento de tempo melhora, as tarefas são realinhadas. Ou seja, uma troca de atividades entre um colaborador e outro pode acontecer.
Pois, alguém pode desempenhar melhor uma função do que outra pessoa e vice-versa. Esse alinhamento é essencial para agilizar o trabalho na busca por bons resultados.
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Considerando o passo a passo citado anteriormente, é de presumir que o ponto- chave para melhorar o acompanhamento de equipe é escolher a pessoa certa para cada função.
Para isso é crucial entender um pouco sobre comportamento humano. Até porque, cada pessoa tem mais habilidades para determinadas atividades.
Para exemplificar, imagine dois funcionários: um com mais facilidade em escrever e outro com mais aptidão para os cálculos. Logo, dentro de um departamento contábil, o gestor pode determinar que um escreva relatórios e que outro preencha planilhas.
Isso trará mais agilidade do que se os dois fizerem as duas coisas em processos separados.
A avaliação de um time é feita através de métricas que mostram o desempenho individual de cada colaborador, considerando:
A comunicação do time é essencial na avaliação, pois uma má comunicação pode resultar no não cumprimento de uma tarefa.
Assim sendo, é preciso que o líder avalie se a comunicação está caminhando corretamente e em conformidade, e se isso não está atrapalhando o desempenho de ninguém.
Não há como avaliar constantemente todos os membros da equipe. Por isso é preciso definir a periodicidade desse acompanhamento.
Ela pode ser feita ao final de cada dia, semana ou mês. Quanto menor for a periodicidade, mais rápido o gestor corrige os problemas que surgem.
A divisão da tarefa em etapas é importante para a avaliação da equipe. Pois é onde o gestor encontra problemas para solucioná-los.
Por exemplo, ao final do dia uma determinada tarefa atrasou. Se ela estiver dividida em etapas, o gestor compreenderá em qual fase ocorreu o atraso, e então pode buscar soluções para corrigi-la.
Com as etapas bem definidas, o gestor orienta seu time para executá-las e assim avalia se tudo está correndo de acordo com o combinado. No entanto, é necessário muita atenção aos detalhes, pois pequenos atrasos culminam em uma grande perda de tempo.
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Ao longo de um período, os gestores devem avaliar o desempenho de todo o time, seguindo o passo a passo que falamos. Além disso, é essencial levantar algumas perguntas que levem a um resultado esperado.
Isso quer dizer que são elas que ajudarão o gestor a avaliar o desempenho do departamento. Por exemplo, um setor pode fazer as seguintes questões para os colaboradores:
Esses questionamentos levam a uma análise mais profunda sobre a motivação de um colaborador, e como a empresa pode melhorá-la.
Veja algumas dicas de como aumentar a motivação dos seus colaboradores:
Além dos processos e atividades relacionadas a função de cada membro da equipe, é preciso se atentar às habilidades essenciais que cada um precisa desempenhar. Elas são basicamente divididas em:
As habilidades hard skill estão ligadas ao conhecimento técnico acerca da profissão. Por exemplo, um programador precisa saber tecnicamente programar. Um contador tem que dominar as técnicas do seu trabalho e por aí vai.
Já as habilidades soft skill são ligadas ao comportamento. Elas interferem diretamente no relacionamento interpessoal e impactam no resultado de todo o time.
Dentre as principais habilidades soft skill podemos citar:
Logo, os gestores devem pensar como desenvolver essas habilidades em todos. Isso pode se dar através de um plano de desenvolvimento e treinamento pessoal interno.
Normalmente, uma pergunta que o gestor faz é o que ele espera da sua equipe de trabalho. Isso ajuda a criar métricas e até mesmo elaborar treinamentos para todos.
Essa expectativa precisa ser alinhada na contratação de um funcionário. Pois, se não houver esse alinhamento o turnover aumenta e consequentemente há mais custos de contratação de mão-de-obra.
Isso sem contar que os melhores talentos não ficarão por muito tempo trabalhando no mesmo lugar. Por isso é essencial alinhar as expectativas e deixar isso muito claro durante o dia a dia do trabalhador.
Quando alguém sabe exatamente as tarefas que precisa desempenhar, bem como as expectativas da empresa sobre o seu trabalho, ele tem uma direção maior para realizar suas tarefas.
A consequência é que os treinamentos são melhor direcionados, o time fica mais engajado, e os resultados são constantemente alcançados.
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Um ponto não menos importante é a escolha certa do treinamento para a equipe. Para isso o gestor deve pensar nos objetivos da organização, bem como nas funções que serão desempenhadas por cada um.
Baseado em um bom planejamento, é elaborado em conjunto com o time de RH um plano de desenvolvimento pessoal com diversos treinamentos.
Eles devem ser tanto para melhorar as habilidades técnicas quanto comportamentais de toda equipe. Além do mais, devem motivar os colaboradores, mostrando como eles estão cooperando para o crescimento do empreendimento.
Todo esforço precisa ser reconhecido. Logo, ele precisa entender que se a organização cresce, ele vai recompensá-lo pelo esforço, e ele também crescerá junto.
Por fim, para um bom acompanhamento de equipe é preciso escolher corretamente o software. Afinal, um bom sistema ajuda na construção de métricas, bem como em análises sobre o desempenho dos colaboradores.
Além disso, ele permite a criação de um time mais engajado, com possibilidade de observar a performance em tempo real de cada um. E se você está procurando um software de recursos humanos, uma das melhores alternativas do mercado é o STRATWs One.
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