Como excluir colegas de trabalho de reuniões, e-mails e projetos?

Imagine a cena: você e mais 20 colegas de trabalho estão sentados em uma mesa de reunião, discutindo detalhes de um projeto. Enquanto isso, algumas pessoas tentam falar, enquanto outras não param de roubar a cena. Outras já desistiram e estão usando o celular.

No final dessa reunião, o único resultado real é a decisão de agendar outra reunião com um grupo menor. Ou seja, com um grupo que realmente possa tomar decisões e executá-las.

Mas por que esse tipo de situação é tão comum? É simples. As pessoas não gostam de ser excluídas e, por isso, são convidadas para todas as reuniões. Até as mais desnecessárias. E o resultado disso é uma grande perda de tempo do colaborador, que não faz a mínima ideia do porquê de estar ali.

Leia aqui: 7 passos para não desperdiçar o precioso tempo da equipe

Seja uma reunião, um e-mail ou uma equipe de projeto, as pessoas eventualmente vão precisar ser selecionadas ou excluídas. E ser seletivo não é de todo ruim: você libera as pessoas para participar de compromissos mais urgentes, executar trabalhos criativos e manter o foco nas suas próprias tarefas.

Mas, como líder, como você pode fazer isso sem magoar as pessoas? Siga nossas três dicas abaixo:

1. Proteja seus principais colaboradores da sobrecarga

Ao invés de começar a selecionar uma lista de colaboradores excluindo quem não deve estar presente, pense quem é o colaborador mais valioso que você está querendo incluir ali. Depois, se pergunte se a presença dele é realmente necessária.

Essa questão é importante porque os colaboradores que mais contribuem acabam se sobrecarregando com tantas tarefas. Por isso, o primeiro passo para excluir as pessoas estrategicamente é identificar os colaboradores com maior risco de sobrecarga.

2. Responda às necessidades sociais das pessoas

Antes de sermos diretores, coordenadores ou analistas, somos seres humanos. E seres humanos são criaturas sociais. Ou seja, nós sempre queremos ajudar e nos sentir pertencentes a um grupo. Por isso, o processo de exclusão deve ser feito cuidadosamente para não atingir emocionalmente nenhum membro da equipe.

Se olharmos para quem sofre mais sobrecarga de colaboração, acabamos com dois grupos: os que estão ocupados demais para serem incluídos em tudo e os que acreditam que o excesso de inclusão é um sinal de prestígio e status.

Cabe aos líderes, portanto, identificar os dois grupos e mostrar que o tempo desses colaboradores pode ser muito melhor gasto em outros projetos. Para te ajudar com as abordagens, leia alguns exemplos e se prepare melhor para estes momentos:

• “Sei que você tem muitos trabalhos importantes na agenda e gostaria de te deixar de fora do próximo projeto para que você consiga se concentrar nos que você já tem. O que acha?”
• “Eu gostaria de tirar você desse projeto porque temos pessoas na equipe com ponto de vista semelhante ao seu. E, neste outro projeto, você poderá agregar muito mais valor ao trazer uma perspectiva única. O que acha?
• “Percebi que alguns prazos não foram cumpridos recentemente e isso é bem incomum vindo de você. O que no seu calendário está consumindo seu tempo ou energia? Todos nós temos momentos em que precisamos de algum espaço para respirar. Como posso ajudar?”

3. Não alimente falsas expectativas

A exclusão só dói quando as pessoas têm a esperança de serem incluídas. Portanto, se você precisa só de algumas pessoas em uma reunião, avise o restante do grupo e explique o porquê. Estabelecer essa transparência é importante para evitar incertezas, essas que geram ansiedade e isolamento.

Gerenciar as expectativas das pessoas é quase como usar um amortecedor para aliviar a queda. Nosso cérebro anseia por certezas e por justiça. Portanto, quando você se mostra transparente e claro em relação à exclusão, as pessoas não se sentem tão mal quanto elas sentiriam se estivessem com expectativas altas.

Exclusão inteligente em ação!

Os líderes são responsáveis por deixar claro quem precisa estar envolvido em novos projetos e reuniões, e o porquê desta decisão. Dessa forma, os colaboradores entendem melhor como sua função se encaixa na missão da equipe.

Pense naquela reunião caótica com 20 pessoas. A exclusão cuidadosa reduz essa reunião a uma equipe de apenas seis ou sete. Como o gerente de projetos agora pensa sobre quais habilidades e tempo são mais valiosos — e quais seriam mais aproveitados em outros lugares — ele decide que você (e uma dúzia de outras pessoas) têm coisas mais importantes para fazer.

Como resultado, o projeto atinge seu objetivo mais cedo e os funcionários que foram excluídos fazem um progresso maior em seu próprio trabalho.

Ao desenvolver esse tipo de comportamento em toda a empresa, você terá como resultado pessoas fazendo bom uso do seu tempo, lidando com projetos nos quais suas contribuições são reconhecidas e que agreguem valor.

Leia também: Saiba como sair de uma reunião que você sabe que só irá desperdiçar seu tempo

Texto adaptado daqui

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