Por que levar a priorização de tarefas a sério? Entenda tudo! 

A priorização de tarefas é essencial para manter uma equipe altamente produtiva e comprometida com os resultados da sua organização.

Além disso, essa é uma forma eficiente de evitar retrabalhos e sobrecargas que causam estresse nos funcionários, além de desentendimentos entre os colaboradores.

Apesar dos benefícios, poucos gestores criam métodos eficazes de priorização de tarefas em seus departamentos, principalmente por desconhecer as técnicas que surtem um resultado melhor.

E se você quer saber qual é a melhor maneira de priorizar tarefas veio ao lugar certo. Neste artigo vamos explicar o que é a priorização de tarefas e quais as técnicas mais eficientes do mercado. Boa leitura!

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O que é priorização de tarefas?

A priorização de tarefas consiste em levantar as atividades que serão realizadas durante o dia, separando as mais urgentes das menos urgentes, com o intuito de priorizá-las para evitar atrasos na entrega de produtos e serviços dentro de uma organização.

Para garantir mais efetividade, os gestores usam técnicas bem como sistemas que melhoram a visualização das atividades que precisam ser realizadas.

Essa organização evita que trabalhos menos urgentes sejam executados antes dos mais urgentes, através de um alinhamento de todos os membros da equipe.

Ao usar essa metodologia, o dia do colaborador fica mais organizado, evitando que ele pare um trabalho e faça outro, o que gera mais desgaste mental, estresse e um alto nível de insatisfação.

Qual a importância da priorização de tarefas?

A priorização de tarefas ajuda a definir o que precisa ser feito no decorrer do dia ou até mesmo dentro de um projeto, evitando que trabalhos menos importantes sejam feitos antes dos trabalhos mais urgentes.

Além do mais, ao saber com clareza o que precisa ser feito, e qual a ordem da execução, os colaboradores aumentam a sua concentração nas atividades pois não dispersam parando o que estão fazendo para realizar outra função.

Com isso a equipe produz mais em menos tempo. A consequência é que há uma melhoria na experiência do cliente que recebe sempre primeiro o que é mais importante.

Quais os benefícios em priorizar tarefas?

Priorizar tarefas traz vários benefícios para a empresa, mas dentre os principais podemos destacar:

• melhora no planejamento;
• facilidade em alcançar objetivos;
• melhora no foco;
• aumenta a produtividade.

1- Melhora no planejamento

Quando se tem um método muito claro sobre priorização de tarefas, fica mais fácil planejar o dia. Por exemplo, o colaborador sabe por onde ele precisa começar e terminar.

O resultado é que isso melhora o planejamento de tempo, pois, no decorrer dos dias, ela desenvolve métodos próprios para realizar suas atividades mais rapidamente de forma ainda mais eficiente.

2- Facilidade em alcançar objetivos

Outro benefício é a facilidade em alcançar objetivos. Até porque, todos os membros do time trabalham mais concentrados, sem parar um serviço pela metade para começar outro.

Fora que a priorização também permite a criação de objetivos menores, mensurando quais colaboradores estão sendo mais ou menos produtivos.

3- Melhora no foco

Outro ponto favorável da priorização de tarefas é que os colaboradores trabalham mais focados. Isso acontece porque eles não param uma atividade para começar outra com frequência.

Geralmente a troca de atividades tira a nossa concentração. Quando mergulhamos em uma tarefa e trabalhamos nela por mais tempo, o foco é muito maior. Portanto, esse é um dos principais benefícios.

4- Aumento da produtividade

Outra vantagem é o aumento da produtividade. Até porque, com todo o time trabalhando mais focado e parando menos para trocar de atividades, o dia renderá muito mais.

Com isso, você verá que o seu time vai entregar muito mais resultados em menos tempo, colaborando para que a empresa tenha mais lucratividade.

Priorização de tarefas: como definir prioridades e executar tarefas?

Agora que já mostramos o que é a priorização de tarefas e quais os benefícios que ela traz para sua empresa, vamos mostrar como você pode colocar em prática esse método.

Para isso, é necessário adotar uma técnica. No mercado existem diversas matrizes que ajudam na priorização das atividades, sendo elas:

• EISENHOWER;
• BASICO;
• RICE;
• GUT;
• 4 X 4;

#1 Matriz Eisenhower

Essa matriz tem como foco o aumento da produtividade e priorização de tarefas. Para isso são priorizadas as tarefas em 4 quadrantes, sendo:

• Importante e urgente – precisam ser executadas rapidamente;
• Importante, mas não urgente – devem ser feitas no médio ou longo prazo;
• Urgente, mas não importante – podem ser delegadas ou feitas posteriormente;
• Não urgente e não importante – podem esperar ou até mesmo serem eliminadas.

A principal vantagem dessa matriz é que fica mais fácil saber o que precisa ser feito primeiro, e então direcionar a atenção e empenho para as atividades mais urgentes.

Com isso há uma diminuição no estresse e na sensação de ansiedade que é normalmente sentido quando um profissional tem muita coisa para resolver no dia a dia.

Saiba mais sobre a Matriz de Eisenhower:

#2 Matriz BASICO

A matriz BASICO faz referência às letras iniciais das palavras: benefício, abrangência, satisfação, investimento, cliente externo e operacionalização.

Nesse sentido, antes de determinar uma tarefa, ela precisa passar por esse funil para que seja determinada a sua urgência na priorização de tarefas. Por exemplo:

• Benefício – retorno que a empresa terá com a tarefa;
• Abrangência – quantidade de funcionários beneficiados com a atividade;
• Satisfação – nível de felicidade na realização da tarefa;
• Investimentos – qual o valor é preciso alocar na atividade;
• Cliente externo – como a tarefa impacta a experiência do cliente;
• Operacionalização – dificuldades na execução da atividade.

#3 Matriz RICE

Um outro método de priorização de tarefas é a Matriz RICE. Ela representa as palavras Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço).

Nesse método, a atividade passa por esse funil para avaliar o nível de urgência que ela possui:

• Reach – Avalia o alcance da atividade em um período;
• Impact – Compreende o impacto da ação, usando a seguinte pontuação: 3 – muito grande; 2 – grande; 1 – médio; 0.5 – pequena; 0.25 – mínimo.
• Confidence – Estabelece um percentual para avaliar a necessidade de confiança na atividade, sendo: 100% máxima confiança; 80% confiança média; 50% baixa confiança.
• Esforço – Refere-se ao esforço usado em cada atividade.

#4 Matriz GUT

Essa é uma das técnicas mais usadas para determinar a priorização de tarefas, sendo que GUT são as iniciais de gravidade, urgência e tendência.

O método foi desenvolvido por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe que são especialistas em resolução de problemas empresariais. 

Assim sendo, a Matriz GUT atribui uma nota de 1 a 5 a cada conceito relacionado à atividade desempenhada.

• Gravidade – compreende o impacto que a atividade gera, sendo que 1 – representa nada de gravidade, 2 – pouca gravidade, 3 – gravidade média, 4 – muita gravidade e 5 – gravidade extrema.
• Urgência – considera o prazo da atividade, onde 1 – é possível esperar, 2 – é pouco urgente, 3 – é urgente, 4 – é muito urgente e 5 – é extremamente urgente.
• Tendência – avalia se a questão não for resolvida, ela ficará estável ou irá piorar, sendo: 1 – nada muda, 2 – piora no longo prazo, 3 – piora no médio prazo, 4 – piora no curto prazo e 5 – piora muito rapidamente.

Para usar esse método é preciso primeiramente listar os problemas que devem ser resolvidos e quais podem aguardar mais tempo.

Depois, é essencial atribuir uma pontuação para cada critério, colocando cada uma das tarefas como prioritárias de acordo com suas notas.

Entenda mais sobre a Matriz GUT:

#5 Matriz 4 x 4

Nessa matriz de priorização de tarefas são analisados dois critérios principais para o negócio: custo e benefício. Para isso é feito um gráfico, no qual a linha vertical representa o custo e a linha horizontal o benefício.

Para cada uma das linhas é atribuída uma nota de 1 a 4, sendo que 1 é muito baixo e 4 muito alto. Portanto, quanto mais baixo o custo e maior o benefício, mais rápido a atividade precisa ser feita.

Quanto mais alto for o custo e menor o benefício, mais tempo a atividade pode esperar. Essa é uma forma bem interessante de priorizar atividades.

Leia também:

• O que é a estratégia empresarial e 4 simples passos que definem como fazer uma estratégia empresarial de sucesso;
• Você sabe o que é planejamento estratégico? Faça o seu respondendo 3 perguntas.

O que são critérios de priorização?

Conforme vimos, há várias matrizes de priorização que podem ser usadas, sendo que cada uma delas possuem os seus próprios critérios de priorização.

Eles nada mais são que determinações para estabelecer o grau de urgência de uma atividade. Ou seja, é uma forma de avaliar se aquela tarefa precisa ser feita rapidamente ou se ela pode esperar.

São esses critérios que melhoram o planejamento diário do gestor e o dia a dia de cada colaborador, elencando as tarefas mais urgentes e as que podem esperar.

Como usar uma matriz de priorização de tarefas?

Independentemente de qual matriz você escolher, para ter sucesso na priorização das atividades cotidianas é preciso:

1. listar as prioridades;
2. enumerar os critérios de seleção;
3. atribuir uma pontuação para cada critério;
4. montar uma tabela com as informações;
5. associar as pontuações de cada demanda;
6. criar um ranking de demandas.

1 – Listar as prioridades

A primeira coisa a ser feita é listar as prioridades. Para isso analise o processo ou projeto como um todo e pense no impacto que aquela atividade terá.

Se houverem projetos e processos dentro das suas tarefas cotidianas, faça duas listas, ou seja, não coloque-as no mesmo lugar para não se confundir depois.

2 – Enumerar critérios de seleção

Depois de listar as prioridades você terá que levar em consideração a gravidade e urgência de cada uma delas. Nessa etapa você pode escolher a matriz que achar mais conveniente.

Esse é o momento de separar o joio do trigo. Ou seja, encontrar quais são as atividades que realmente precisam ser executadas rapidamente.

3 – Atribuir uma pontuação para cada critério

Ao enumerar os critérios de seleção pode ocorrer de não ter somente uma atividade urgente, mas várias. E aí vem a pergunta: qual priorizar?

Para facilitar isso são atribuídas notas dentro de cada um dos critérios. Por exemplo, dentro do critério urgente, quais realmente são as demandas mais urgentes e as um pouco menos urgentes. Após criar as notas fica mais fácil organizar a rotina.

4 – Montar uma tabela com as informações

Depois de pontuar cada critério você precisa pensar em um método para visualizar mais facilmente as atividades. Geralmente um software ajuda bastante nessa fase.

No entanto, você também pode criar uma tabela, onde as linhas contém as demandas e as colunas os critérios de pontuação.

5 – Associar as pontuações

Dependendo da matriz que você escolher poderá haver pesos para as notas. Ou seja, você pode multiplicar, somar ou até dividir para encontrar quais são as demandas mais urgentes.

Portanto, a forma que você associa as pontuações varia de matriz para matriz, e por isso é fundamental escolher aquela que você tenha mais facilidade de manuseio.

6 – Criar um ranking de demandas

Uma vez associadas às pontuações é só criar o ranking de demandas. Nesse caso você vai das mais prioritárias até as menos, e faz o planejamento do time para realização das atividades.

Vale dizer que algumas matrizes não trabalham com ranking, mas sim com sugestões de ações que podem ser feitas de acordo com cada quadrante do gráfico.

De todo modo, é importante que você consiga criar esse ranking, pois ficará mais fácil de encontrar as tarefas mais prioritárias e as que podem esperar mais tempo.

O uso da tecnologia na priorização de tarefas

Conforme vimos neste post, a priorização de tarefas é essencial para aumentar a produtividade do seu time sem sobrecarregar ninguém.

Para isso, você pode escolher qualquer uma das matrizes disponíveis. No entanto, sem um bom sistema de comunicação interna, fica muito mais difícil de trabalhar a priorização de tarefas no dia a dia.

Afinal, um bom software ajuda não só a organizar as demandas, como também comunicar de forma clara e objetiva quem será o responsável por executá-la. E um dos melhores sistemas do mercado nesse sentido é o STRATWs One.

Com ele você constrói relatórios personalizados, conecta-os diretamente com as fontes das informações e gerencia as atividades de forma muito mais estratégica.

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