Matriz BASICO: o que é e como utilizar?

Para trazer mais assertividade para a tomada de decisão, priorizar tarefas é fundamental em qualquer ambiente profissional. Não é à toa que muitos profissionais utilizam de ferramentas de priorização na sua rotina e uma delas é a matriz BASICO.

A matriz BASICO é uma metodologia estratégica que permite aos profissionais de negócios priorizar tarefas e projetos com base em critérios bem definidos, assegurando que os recursos da empresa sejam alocados de forma inteligente e que as ações escolhidas impulsionem a organização em direção aos seus objetivos estratégicos.

Além disso, essa ferramenta é particularmente útil em ambientes onde as decisões precisam ser tomadas rapidamente e onde a clareza sobre o impacto das ações é fundamental.

Se quiser saber mais sobre a matriz BASICO, continue a leitura deste conteúdo e confira!

O que é uma matriz BASICO?

A matriz BASICO permite que as empresas avaliem e classifiquem suas iniciativas de acordo com critérios pré-estabelecidos, ajudando a garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que as iniciativas mais críticas sejam realizadas primeiro. Dessa forma, ao aplicar a matriz, as empresas podem tomar decisões mais informadas e estratégicas sobre onde alocar seus esforços.

Na matriz, o acrônimo BASICO representa:

• Benefícios para a organização (B): avalia o potencial de retorno que uma iniciativa pode trazer para a empresa, seja em termos financeiros, de marca, de posicionamento no mercado ou de vantagem competitiva.
• Abrangência dos resultados (A): considera o alcance dos resultados que a iniciativa pode gerar, ou seja, se os efeitos serão sentidos em uma pequena parte da organização ou em toda a empresa, incluindo possíveis impactos em stakeholders externos.
• Satisfação interna dos funcionários (S): mede como a iniciativa afetará a moral, a motivação e a satisfação dos colaboradores. Projetos que melhoram o ambiente de trabalho ou que são altamente desejados pela equipe tendem a ser mais bem-sucedidos e podem melhorar a retenção de talentos.
• Investimento necessário (I): analisa o custo total associado à implementação da iniciativa, incluindo recursos financeiros, tempo e outros recursos que serão necessários para sua execução.
• Cliente externo (C): avalia como a iniciativa afetará os clientes da empresa. Projetos que têm um alto impacto positivo na experiência do cliente ou na satisfação geral são frequentemente priorizados.
• Operacionalização (O): considera a facilidade ou dificuldade de implementar a iniciativa. Projetos que podem ser realizados rapidamente e com facilidade, ou que utilizam recursos já existentes, podem ser priorizados em relação àqueles que são mais complexos ou que exigem mudanças significativas.

Como funciona a matriz BASICO?

A matriz BASICO funciona como um sistema de pontuação onde cada projeto ou tarefa é avaliado com base nos seis critérios do acrônimo BASICO, apresentados anteriormente. Confira um passo a passo de como a matriz pode ser aplicada:

Passo 1: Listagem de projetos/tarefas

Comece listando todas as tarefas ou projetos que precisam ser priorizados. Isso cria um inventário de iniciativas que serão avaliadas.

Passo 2: Definição dos critérios

Defina claramente o que cada critério significa no contexto da sua organização e como você irá medir cada um. Por exemplo, para o critério de “Benefícios para a Organização“, você pode considerar fatores como aumento de receita, redução de custos, melhoria da eficiência, etc.

Passo 3: Avaliação e pontuação

Avalie cada projeto ou tarefa com base em cada um dos seis critérios. A pontuação pode ser feita em uma escala (por exemplo, de 1 a 5 ou de 1 a 10), onde uma pontuação mais alta indica maior importância ou impacto positivo no critério em questão.

Passo 4: Ponderação dos critérios

Se alguns critérios são mais importantes do que outros para a sua organização, você pode atribuir pesos diferentes a cada um. Por exemplo, se “Benefícios para a Organização” é mais crítico do que “Operacionalização“, você pode atribuir um peso maior a ele.

Passo 5: Cálculo das pontuações

Multiplique a pontuação de cada critério pelo seu peso correspondente (se aplicável) para cada projeto ou tarefa. Em seguida, some todas as pontuações ponderadas para obter uma pontuação total.

Passo 6: Classificação

Classifique os projetos ou tarefas com base em suas pontuações totais. Aqueles com as maiores pontuações são considerados os mais prioritários.

Exemplo Prático:

Imagine que você tem dois projetos, A e B. Você avalia cada um deles de acordo com os critérios BASICO e atribui as seguintes pontuações numa escala de 1 a 5:

• Projeto A: B=4, A=3, S=2, I=5, C=4, O=3
• Projeto B: B=2, A=4, S=3, I=2, C=5, O=4

Se todos os critérios tiverem o mesmo peso, você somaria as pontuações para cada projeto. O Projeto A teria uma pontuação total de 21, e o Projeto B teria uma pontuação total de 20. Portanto, o Projeto A seria considerado mais prioritário.

Quem criou a matriz BASICO?

A matriz BASICO não é tão amplamente reconhecida ou documentada como outras ferramentas de gestão e priorização, como a Matriz de Eisenhower ou o Método MoSCoW. 

É possível que a matriz BASICO seja uma adaptação ou uma criação derivada de práticas de gestão empresarial que foi desenvolvida dentro de uma organização específica ou por um consultor de negócios e que ganhou popularidade em certos círculos ou indústrias.

Quais os benefícios dela?

A matriz BASICO oferece vários benefícios para organizações que buscam uma metodologia eficaz para priorizar projetos e tarefas. Dentre eles se destacam:

• Priorização eficiente: a matriz BASICO ajuda a identificar quais projetos ou tarefas devem ser tratados primeiro, com base em critérios claros e objetivos, o que é essencial para a gestão eficaz do tempo e dos recursos.
• Decisões baseadas em dados: ao utilizar uma abordagem sistemática para avaliar iniciativas, as decisões são mais informadas e menos sujeitas a vieses pessoais ou políticas internas.
• Alinhamento estratégico: a matriz BASICO incentiva a avaliação de como cada projeto se alinha com os objetivos estratégicos da empresa, garantindo que os esforços estejam direcionados para o que é mais benéfico para a organização a longo prazo.
• Consideração de múltiplos fatores: ao incluir diversos critérios como benefícios, custos, impacto no cliente e facilidade de implementação, a matriz fornece uma visão holística que pode prevenir escolhas unidimensionais.
• Foco no cliente: ao considerar o impacto no cliente externo, a matriz ajuda a garantir que as iniciativas priorizadas contribuam para a satisfação e fidelização do cliente.
• Gestão de recursos: avaliando o investimento necessário e a facilidade de operacionalização, a matriz ajuda a garantir que os recursos da empresa sejam alocados de maneira eficiente.
• Melhoria contínua: a matriz pode ser usada não apenas para priorização inicial, mas também para reavaliação contínua de projetos à medida que novas informações se tornam disponíveis ou quando as condições de mercado mudam.

Qual a diferença entre a matriz GUT e a BASICO?

A matriz GUT e a matriz BASICO são ambas ferramentas de priorização usadas em gestão de projetos e processos de tomada de decisão, mas elas têm focos e estruturas diferentes.

A matriz GUT é uma ferramenta que prioriza problemas ou situações a serem resolvidas com base em três critérios:

• Gravidade (G): a seriedade do problema e o impacto que ele pode ter se não for resolvido.
• Urgência (U): o quão rápido o problema precisa ser resolvido.
• Tendência (T): como o problema vai evoluir com o tempo se não for tratado.

Cada problema é avaliado em uma escala (geralmente de 1 a 5) para cada um dos critérios, e as pontuações são multiplicadas para dar uma pontuação final. Problemas com pontuações mais altas devem ser tratados primeiro, pois representam um risco maior ou uma oportunidade perdida para a organização.

Dessa forma, a matriz GUT é mais focada em problemas e sua resolução imediata, enquanto a matriz BASICO é utilizada para avaliar e priorizar projetos ou tarefas com base em uma variedade de critérios que consideram o impacto a longo prazo e a estratégia organizacional.

Exemplo de aplicação da matriz BASICO

Imagine uma empresa de tecnologia média que está passando por um período de crescimento acelerado. Com o aumento da demanda por seus produtos, a empresa enfrenta uma série de projetos potenciais que poderiam ajudar a sustentar e gerenciar esse crescimento.

No entanto, os recursos são limitados, e a liderança precisa decidir quais projetos priorizar.

Aqui estão cinco projetos em consideração:

1. Desenvolvimento de um novo produto (Projeto A): um produto inovador que pode abrir um novo mercado para a empresa.
2. Atualização da infraestrutura de TI (Projeto B): melhorias necessárias para suportar a crescente carga de trabalho e o número de funcionários.
3. Programa de treinamento de funcionários (Projeto C): um plano para aumentar as habilidades da equipe atual para melhorar a produtividade.
4. Campanha de marketing digital (Projeto D): uma campanha para promover os produtos existentes e alcançar um público mais amplo.
5. Implementação de software de CRM (Projeto E): aquisição e implementação de um novo sistema de CRM para melhorar o relacionamento com o cliente.

A liderança decide usar a matriz BASICO para avaliar e priorizar esses projetos. Eles definem os critérios e dão a cada um uma pontuação de 1 a 5, onde 5 é o mais favorável. Aqui está uma simulação de como eles poderiam avaliar cada projeto:

Com base na pontuação total, a liderança decide priorizar o Projeto D (Campanha de Marketing Digital), seguido de perto pelo Projeto E (Implementação de Software de CRM) e Projeto C (Programa de Treinamento de Funcionários).

O Projeto A, apesar de seu alto potencial de benefícios e impacto no cliente, é considerado arriscado devido ao alto investimento necessário e à dificuldade de operacionalização. O Projeto B, embora importante, não tem um impacto imediato tão grande quanto os outros projetos

Próximos passos

Se você chegou até aqui, sabe que a matriz BASICO de priorização é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização. 

Aliás, a metodologia pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Com a solução, pode-se unir o pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados, além de acompanhar facilmente diversos indicadores do negócio, de maneira realmente estratégica.